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行政信息貯存方法

放大字體  縮小字體 發布日期:2018-08-13 15:35:30    瀏覽次數:37    評論:0
導讀

行政信息貯存方法企業信息的貯存是指把有備用價值的信息保存和積累起來,建成有自己特色的信息庫。信息的貯存,不同于原始形態的信息收集,它主要是貯存那些經過利用的或暫時用不著的有價值的信息資料,以備今后查找和利用。常用的信息貯存方法有以下幾種:一、登記信息貯存的最初環節是登記,以建立完整的信息記錄。信息資

行政信息貯存方法

企業信息的貯存是指把有備用價值的信息保存和積累起來,建成有自己特色的信息庫。信息的貯存,不同于原始形態的信息收集,它主要是貯存那些經過利用的或暫時用不著的有價值的信息資料,以備今后查找和利用。常用的信息貯存方法有以下幾種:

一、登記

信息貯存的最初環節是登記,以建立完整的信息記錄。信息資料的登記可以分為總括登記和個別登記兩類。總括登記應反映一個信息庫內貯存的信息資料的全貌,一般只登記貯存的冊數、種類及總額等;個別登記是對每一類、每一份、每一冊的信息資料的詳細記錄,以便于掌握各類信息資料的具體情況。

二、編碼

對登記貯存的信息資料要進行科學的編碼。信息資料的編碼結構應表示出資料的組成方式及其相互關系,一般由字符( 字母或數字) 組成基本數碼,再由基本數碼結合成基本數據。編碼有許多方法,最常用的是分組碼( 區間編碼) 即按后繼數字來分別大小類,進行單獨的編碼,從左向右分類,左大右小,左邊數碼表示大類,而一個向右排標的后繼數碼標志著更細的小類。如:

1000 某地區市場信息資料

1100 某地區市場紡織品信息資料

1110 某地區市場化纖織品信息資料

1111 某地區市場純滌綸織品銷售信息資料

1112 某地區市場混紡織品銷售信息資料

當然,信息資料的貯存還可以采取順序編碼法,即按信息發生的先后順序或規定一個統一的標準編碼。這種方法簡單明確、用途廣泛,追加新號方便,可用于不太重要或無需分類的信息資料的貯存。

三、排列

經過科學編碼的信息資料,還必須有序地存放排列,這樣一旦需要時,才容易查找。常用的排列法有三種:

1. 登記號排列法,這是一種按信息登記號的先后順序進行排列的方法。這種方法簡便易行,也不需要倒架,適用于信息資料不多、服務對象比較單純的企業。

2. 來源排列法,即按信息資料來源的單位和部門( 結合時間順序) 依次排列。

3. 內容排列法,即按信息資料所反映的內容分類排列。

從目前來看,信息貯存的方式主要有案卷貯存和計算機貯存,但是,不論采用哪種方式,信息貯存都應該遵循以下原則:便于查找、提取和利用、更新;企業應有統一的信息分類方法,各部門貯存的信息資料可以共享;將集中貯存與平時散存結合起來,定期集中,形成制度;能按不同的要求和用途實現精確、快速的檢索。

四、信息貯存注意事項

傳遞信息的目的在于應用。但是,有些信息的傳遞時機不適宜,需暫時貯存備用;有的信息已經用過了,但也要儲存起來,以備將來用。

為此,處理企業信息還需要做到如下兩點:

1. 有效貯存,妥善保管

( 1) 收集來的信息都要保存。信息資料有近期價值、遠期價值、潛在價值等。不能因為暫時用不著或者已經用過了就丟棄。為此,應堅持“寧存不棄”的原則。

( 2) 信息資料的分類必須合理、方便。

( 3) 力保安全。

2. 學會使用電腦

電腦是人腦的外延,但有人腦難以比擬的強大的傳遞和貯存功能。如一個藏書100 萬冊、每冊約有20 萬字的圖書館,其全部信息可以貯存在一個火柴盒大小的“數據庫”的介質中。目前利用互聯網,只要用幾秒鐘到幾分鐘,就可以獲悉世界各地行情的變化。用幾分鐘,可查詢本國與各國進出口貨物的品種、規格等資料,可以查詢和調查國內一萬多個公司的當年或前20 年的經營及生產情況。


 
關鍵詞: 行政 信息 貯存 方法
(文/小編)
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