行政信息貯存方法
企業信息的貯存是指把有備用價值的信息保存和積累起來,建成有自己特色的信息庫。信息的貯存,不同于原始形態的信息收集,它主要是貯存那些經過利用的或暫時用不著的有價值的信息資料,以備今后查找和利用。常用的信息貯存方法有以下幾種:
一、登記
信息貯存的最初環節是登記,以建立完整的信息記錄。信息資料的登記可以分為總括登記和個別登記兩類。總括登記應反映一個信息庫內貯存的信息資料的全貌,一般只登記貯存的冊數、種類及總額等;個別登記是對每一類、每一份、每一冊的信息資料的詳細記錄,以便于掌握各類信息資料的具體情況。
二、編碼
對登記貯存的信息資料要進行科學的編碼。信息資料的編碼結構應表示出資料的組成方式及其相互關系,一般由字符( 字母或數字) 組成基本數碼,再由基本數碼結合成基本數據。編碼有許多方法,最常用的是分組碼( 區間編碼) ,即按后繼數字來分別大小類,進行單獨的編碼,從左向右分類,左大右小,左邊數碼表示大類,而一個向右排標的后繼數碼標志著更細的小類。如:
1000 某地區市場信息資料
1100 某地區市場紡織品信息資料
1110 某地區市場化纖織品信息資料
1111 某地區市場純滌綸織品銷售信息資料
1112 某地區市場混紡織品銷售信息資料
當然,信息資料的貯存還可以采取順序編碼法,即按信息發生的先后順序或規定一個統一的標準編碼。這種方法簡單明確、用途廣泛,追加新號方便,可用于不太重要或無需分類的信息資料的貯存。
三、排列
經過科學編碼的信息資料,還必須有序地存放排列,這樣一旦需要時,才容易查找。常用的排列法有三種:
1. 登記號排列法,這是一種按信息登記號的先后順序進行排列的方法。這種方法簡便易行,也不需要倒架,適用于信息資料不多、服務對象比較單純的企業。
2. 來源排列法,即按信息資料來源的單位和部門( 結合時間順序) 依次排列。
3. 內容排列法,即按信息資料所反映的內容分類排列。
從目前來看,信息貯存的方式主要有案卷貯存和計算機貯存,但是,不論采用哪種方式,信息貯存都應該遵循以下原則:便于查找、提取和利用、更新;企業應有統一的信息分類方法,各部門貯存的信息資料可以共享;將集中貯存與平時散存結合起來,定期集中,形成制度;能按不同的要求和用途實現精確、快速的檢索。
四、信息貯存注意事項
傳遞信息的目的在于應用。但是,有些信息的傳遞時機不適宜,需暫時貯存備用;有的信息已經用過了,但也要儲存起來,以備將來用。
為此,處理企業信息還需要做到如下兩點:
1. 有效貯存,妥善保管
( 1) 收集來的信息都要保存。信息資料有近期價值、遠期價值、潛在價值等。不能因為暫時用不著或者已經用過了就丟棄。為此,應堅持“寧存不棄”的原則。
( 2) 信息資料的分類必須合理、方便。
( 3) 力保安全。
2. 學會使用電腦
電腦是人腦的外延,但有人腦難以比擬的強大的傳遞和貯存功能。如一個藏書100 萬冊、每冊約有20 萬字的圖書館,其全部信息可以貯存在一個火柴盒大小的“數據庫”的介質中。目前利用互聯網,只要用幾秒鐘到幾分鐘,就可以獲悉世界各地行情的變化。用幾分鐘,可查詢本國與各國進出口貨物的品種、規格等資料,可以查詢和調查國內一萬多個公司的當年或前20 年的經營及生產情況。