檔案信息特征及其組織方式

檔案信息是通過各種檔案載體儲存的記錄和反映各種事物運動狀態及其規律的原始文獻信息。它是以檔案為物質存在形式的信息, 是文獻信息的重要組成部分, 既有一般文獻信息的共同特點, 又有不同于其他文獻信息的特性。

一、檔案信息特征

(一) 檔案信息與載體的不可分割性

與其他文獻信息一樣, 檔案信息是一種固化于一定物質載體上的信息, 其載體可以是以文字為表述形式的紙質材料, 也可以是以圖像、聲音等非文字手段為表述形式的聲像、縮微、機讀材料等。這些載體材料是檔案信息存在的必要條件, 一旦載體被毀, 該載體所存儲的檔案信息也會隨之消亡。

(二) 檔案信息傳遞中的增值性

檔案信息在傳遞過程中被廣泛利用, 其內在價值不但完整無缺, 不受損耗, 反而會在信息交流中擴散、增值, 產生直接和間接的社會效益和經濟效益。檔案信息經過人們吸收、利用之后,再經過人腦加工和一定方式制作, 或重新編撰, 或重新研制, 或重新設計, 會再生出與原始檔案信息形式完全不同的新的檔案信息或其他文獻信息, 反映了檔案信息實現其價值的多次性和高效性。例如, 方志、年鑒、大事記、機構沿革、統計資料匯集、科技成果匯編、產品介紹等常見的史料和參考資料, 就是由檔案信息增值而成的再生信息。

(三) 檔案信息的可濃縮性

檔案信息可以通過加工、選擇、組織等一定的技術手段進行壓縮, 使之小型化, 以便利用。檔案信息日積月累, 信息量十分巨大, 要在如此繁多的信息中找到特定需要的檔案信息, 不是件容易的事, 只有在對檔案信息進行加工處理, 消化吸收, 合理組織的前提下, 其效用才能得到真正發揮。常見的檔案目錄、索引、檔案數據庫等就是經過濃縮加工了的檔案信息。

(四) 檔案信息存儲與擴散的一致性

檔案信息的存儲與擴散是相互依存, 相互促進的。存儲檔案信息的根本目的, 是為了對它進行傳遞、擴散和交流, 以供社會共享。檔案信息存儲是擴散的先決條件, 要使檔案信息得到充分的傳遞和利用, 首先就要收集大量的檔案信息加以存儲, 檔案信息總是處于不斷積累和傳遞使用的動態循環之中。

(五) 檔案信息的原始性

檔案信息記錄和反映的是已發生過的工作、生產、科研、經貿、文化教育、醫療衛生、軍事等各方面的原始信息, 是人類社會實踐活動的歷史紀錄, 真實反映了社會組織和個人的職能活動, 是第一手材料, 具有原始性的特征。由于不少檔案材料涉及到國家、集體和個人機密, 這就使得某些檔案信息還帶有機密性特征。檔案信息的原始性和機密性使得它不能像其他文獻信息那樣可以不受限制地廣為傳播。

二、檔案信息組織方式

檔案信息組織是將處于無序狀態的特定檔案信息, 根據一定的原則和方法, 使其有序化、系統化的過程, 以便人們有效地傳遞和利用檔案信息。通過對檔案信息內容加以揭示和組織, 可以提供多種檢索手段和檢索途徑, 滿足社會利用檔案信息的需要,使檔案信息資源得到充分開發和利用。檔案信息組織直接采用了信息科學的理論、方法和技術, 信息科學中的系統論、控制論、信息論為檔案信息組織提供了方法論基礎, 而計算機技術和人工智能則為檔案信息組織提供了先進的技術手段, 從而大大提高了檔案信息組織的效率和質量。尤其是計算機信息網絡的發展, 必將改變傳統的檔案信息組織方式,產生新一代的檔案信息系統, 使檔案信息組織與檢索步入新的階段。

(一) 按對檔案信息內容的揭示程度, 檔案信息組織方式分為目錄組織法、索引法、文摘法、綜述法等

檔案目錄組織法是將檔案的內容特征和形式特征進行全面系統的揭示, 并按一定的方式加以記錄和編排的方法, 其表現形式是各種檔案目錄, 如分類目錄、主題目錄、題名目錄、責任者目錄等。檔案索引法是深入揭示檔案的某一方面特征, 注明其來源出處, 并按一定方式加以編排的方法。與目錄組織法相比, 索引法揭示檔案信息內容更為深入、細致。檔案文摘法是對檔案信息內容進行濃縮加工, 簡明確切地揭示檔案內容, 提供精練的檔案信息的方法。與目錄組織法和索引法相比, 文摘法不僅能提供檔案線索, 還能忠實而準確地反映和報道檔案原文中的信息。檔案綜述法是將一定時期、一定數量的檔案材料中的檔案信息進行綜合加工的方法。它不限于揭示某一份檔案的信息, 而是對一定范圍內眾多檔案材料進行分析、研究、綜合加工, 是大量檔案信息的集合體。

(二) 按對檔案信息特征揭示的角度, 檔案信息組織方式分為分類組織法、主題組織法、代碼組織法、題名組織法、責任者組織法等

分類組織法是將檔案信息內容依據檔案分類法進行揭示和著錄, 并依分類號順序進行系統排列的方法。

主題組織法是將檔案信息內容依據檔案主題詞表加以揭示和著錄, 并依主題詞的字順進行系統排列的方法。

代碼組織法是利用檔案代碼系統如檔號、文號等來組織檔案信息的方法。

題名組織法是從檔案題名特征入手, 對檔案信息內容加以揭

示和著錄, 并依題名字順進行系統排列的方法。

責任者組織法是從檔案責任者的角度, 對檔案信息內容加以揭示和著錄, 并依責任者姓名( 或單位名) 字順進行系統排列的方法。

(三) 按排序方式, 檔案信息組織方式分為編號組織法、字順組織法、時序組織法、地序組織法等

編號組織法是將檔案信息特征依號碼順序進行組織和排列的方法。分類組織法和代碼組織法都屬編號組織法。字順組織法是將檔案信息特征依字順進行組織和排列的方法。主題組織法、題名組織法、責任者組織法等就屬字順組織法。時序組織法是將檔案信息內容依時間順序進行組織和排列的方法。如檔案綜述中的大事記就屬時序組織法。地序組織法是依法定的和慣用的行政區劃和地名順序對檔案信息內容加以組織和排列的方法。如地名索引就可依地序組織法加以組織。