在大型跨國(guó)公司中，比如葛蘭素史克，毫無(wú)疑問(wèn)有諸多優(yōu)先事項(xiàng)，而檔案服務(wù)條款卻很少被列入其中。與公共部門組織不同，立法方面很少會(huì)要求公司系統(tǒng)地管理其檔案遺產(chǎn)。此外，像葛蘭素史克是以成本控制為中心的，會(huì)將不能為企業(yè)商業(yè)利益帶來(lái)顯著價(jià)值的部分砍掉。可獲取性是葛蘭素史克檔案工作的另一個(gè)障礙，傳統(tǒng)的查閱室和檢索工具等在葛蘭素史克是不可能實(shí)現(xiàn)的。因?yàn)椋c成本控制一樣，公司必須進(jìn)行安全考量和入口限制。由于缺少專用的檔案查詢空間，他們往往只能在辦公室或會(huì)議室接待查檔者。

如何突破檔案訪問(wèn)局限，是葛蘭素史克檔案工作的重大挑戰(zhàn)。這篇文章將深入介紹公司面臨的困難，并討論如何通過(guò)社交媒體和內(nèi)部營(yíng)銷破解難題。

葛蘭素史克公司由幾十家公司組成，這些公司或合并拆分組建新的子公司，或接管其他公司，或剝離部分業(yè)務(wù)開發(fā)新產(chǎn)品，整個(gè)公司架構(gòu)非常復(fù)雜，簡(jiǎn)言之，葛蘭素史克公司主要有葛蘭素、威康、中美史克和美占4大部分。鑒于如此悠久的歷史，檔案館必須在公司架構(gòu)中反映這一點(diǎn)，并清楚地顯示出每家公司形成的檔案內(nèi)容。當(dāng)然，每家公司都有自己的檔案管理方式，有的公司擁有專職檔案管理員和成熟的檔案管理項(xiàng)目，然而還有些小公司甚至還沒認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值所在。這使得各個(gè)子公司的檔案管理水平差異巨大。

筆者已經(jīng)做了兩年的檔案管理員，我先是用了一個(gè)月的時(shí)間盤點(diǎn)檔案，第二個(gè)月編目、打包了近十年的文件材料，然后轉(zhuǎn)而整理英國(guó)的文件材料。但是，隨著文件材料越來(lái)越多，我意識(shí)到，這是一件永遠(yuǎn)都在進(jìn)行中的工作。毫無(wú)疑問(wèn)，英國(guó)的檔案工作與商業(yè)機(jī)構(gòu)合并和變革一樣復(fù)雜，最好以公司為單元進(jìn)行整理。

醫(yī)藥行業(yè)的商業(yè)屬性也給檔案管理項(xiàng)目賦予了重要性與特殊性。美占公司的檔案管理系統(tǒng)非常有效，一旦檔案達(dá)到審核期限或喪失法律和商業(yè)價(jià)值，就會(huì)被銷毀。對(duì)于可能有助于查考或研究的檔案，公司會(huì)將其捐贈(zèng)給當(dāng)?shù)貓D書館或檔案館。因此，美占公司內(nèi)部的檔案總量很少，主要包括廣告及20世紀(jì)80年代的精選檔案。亨利·威康先生生前熱愛收藏，威康公司一直保存著他的遺物。威康公司在20世紀(jì)80年代和90年代初期有一名專職檔案管理員，并在1995年與葛蘭素公司合并時(shí)將檔案也一同歸納起來(lái)。葛蘭素史克公司及其主要的子公司艾倫-漢伯斯也自己保管檔案。

從過(guò)去到現(xiàn)在，一系列的合并、重置以及較大的公司變革意味著在很大程度上可能會(huì)失去對(duì)檔案的控制。21世紀(jì)初期，由于專業(yè)檔案工作者的缺失，一些檔案被捐贈(zèng)給威康公司圖書館這樣的組織，其余部分被分送不同的公司，還有一些甚至被送到了外包公司進(jìn)行檔案?jìng)}儲(chǔ)，并被封存了數(shù)年。

為增強(qiáng)員工榮譽(yù)感，2010年，葛蘭素史克遺產(chǎn)項(xiàng)目組專門拿出一筆資金用于舉辦展覽。因此，公司認(rèn)識(shí)到，檔案需要進(jìn)行整理編目，并且需要利用線上平臺(tái)吸引更多觀眾。項(xiàng)目的第一階段開始于2011年，當(dāng)時(shí)全球信息與檔案管理團(tuán)隊(duì)獲得了資金用于支付美國(guó)地區(qū)檔案的整理、重新編目、篩選花銷。第二階段，公司用同樣的方法處理英國(guó)地區(qū)的檔案，并按照編目慣例將兩類檔案整合到一起。這些檔案的排架長(zhǎng)度差異相當(dāng)大，美國(guó)地區(qū)的有110米，英國(guó)地區(qū)的有650米，其他儲(chǔ)存地點(diǎn)的多達(dá)700米。

由于天然的商業(yè)屬性，可獲取性是檔案面臨的一個(gè)重要問(wèn)題。任何跨國(guó)公司都會(huì)圍繞檔案查詢利用進(jìn)行安全管控，尤其要對(duì)訪客進(jìn)行全程監(jiān)督。此外，還要對(duì)發(fā)布內(nèi)容進(jìn)行控制。事實(shí)上，公司大多數(shù)檔案內(nèi)容是無(wú)關(guān)緊要的。但是，作為公司資源的一部分，葛蘭素史克檔案的訪問(wèn)和利用都受到非常嚴(yán)格的控制。

因此，我們決定采取虛擬方式推廣檔案，通過(guò)內(nèi)部博客文章和內(nèi)部新聞網(wǎng)展示檔案，并借助社交媒體進(jìn)行外部宣傳。我們一直與公司傳訊部合作，開設(shè)了一個(gè)抒發(fā)觀點(diǎn)的推特賬戶，用戶可以在帖子旁設(shè)置標(biāo)簽，帖子可以顯示與公司歷史相關(guān)的圖片或評(píng)論。

我們收到數(shù)字化資金后，首個(gè)舉措就是通過(guò)社交媒體開展互動(dòng)。現(xiàn)在，葛蘭素史克的所有員工都可以根據(jù)需要訪問(wèn)、瀏覽、利用這些資料，有些檔案甚至能在年會(huì)等活動(dòng)中被反復(fù)利用。

此外，準(zhǔn)確預(yù)測(cè)公司股東和部門特別是傳訊部的未來(lái)需求對(duì)于確保檔案項(xiàng)目的成功是非常重要的。公司的傳訊部可以稱為社交媒體世界中的“守門員”，無(wú)論是在公司內(nèi)部還是外部，如果想了解他們的需求，必須先理解他們正在做的事。方法之一是熟悉其戰(zhàn)略，并根據(jù)其以往日程和當(dāng)前計(jì)劃，分析未來(lái)所有的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和相關(guān)主題活動(dòng)。早些時(shí)候，我們?cè)黄鹩懻摿藵撛诘臒狳c(diǎn)話題，并從公司歷史書籍中提取出有用信息。如果當(dāng)月沒有任何特殊事情或特定內(nèi)容，這些信息就可以留作備用。“把它留在家里”是我們?cè)O(shè)計(jì)的主題之一，該主題是一系列關(guān)于公司初創(chuàng)期的內(nèi)容，比如，世界艾滋病日等重要紀(jì)念日、創(chuàng)始人及相關(guān)重要人士、新舊產(chǎn)品對(duì)比、以往的圣誕節(jié)活動(dòng)，以及并購(gòu)、處置危險(xiǎn)藥物的有關(guān)檔案等。

社交媒體有弊有利，為不同網(wǎng)站匹配不同的發(fā)帖格式是我們面臨的技術(shù)難題，而社交媒體的好處是便于監(jiān)控，利用情況矩陣能夠客觀分析出實(shí)際效果，判斷所做工作是否成功。每個(gè)帖子的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表格展現(xiàn)了公司內(nèi)部乃至更大范圍內(nèi)受眾對(duì)遺產(chǎn)故事的興趣和需求情況。數(shù)據(jù)表明，隨著帖子數(shù)量的增多，受眾數(shù)量呈遞增態(tài)勢(shì)，因?yàn)橥ㄟ^(guò)受眾的網(wǎng)絡(luò)分享，受眾也應(yīng)越來(lái)越多，還擁有一批穩(wěn)定的跟帖者，由此構(gòu)建出檔案工作的良好形象，以便受眾繼續(xù)支持或更加堅(jiān)定地用資金支持我們后續(xù)的工作。這個(gè)項(xiàng)目仍處于初級(jí)階段，重點(diǎn)仍是檔案數(shù)字化、檔案編目等工作。

對(duì)于葛蘭素史克公司來(lái)說(shuō)，檔案項(xiàng)目的成功與否主要取決于公司管理層，公司對(duì)檔案工作的態(tài)度和興趣直接決定了檔案工作的地位。目前，公司嘗到了利用檔案的甜頭，并能夠在資金等資源上給予支持。

崔珍珍 編譯