近年來，信息技術在國民經濟和社會各領域廣泛滲透，世界經濟和社會發展朝著信息化的方向邁進 ，信息技術、信息資源的開發應用和信息產業正展示其巨大的發展空間和乘數效應，有力地推動著現代社會經濟的發展。《2006―2020年國家信息化發展戰略》指出：大力推進信息化，是覆蓋我國現代化建設全局的戰略舉措，是貫徹落實科學發展觀、全面建設小康社會、構建社會主義和諧社會和建設創新型國家的迫切需要和必然選擇，實現檔案信息化是新時期檔案工作的一項重要任務，檔案部門要結合自身特點，認真思考，積極行動，以加快實現檔案信息化的步伐。
思考之一：充分認識檔案信息化在社會信息化建設中的地位和作用
    檔案信息化是社會信息化建設的一項必不可少的內容。社會信息化是指國民經濟和社會各方面應用現代信息技術，深入開發和廣泛利用信息資源，使國民經濟和社會生產力得到極大提高，加速實現國民經濟現代化的過程。檔案作為過去和現在的國家機構、社會組織及個人在政治、經濟、文化等方面實踐活動的真實歷史記錄，其所涵蓋的信息量涉及到社會生活的各方面，是社會各方面了解政策、工作查考、學術研究等的主要材料來源。錢學森說：“信息是代表某一種物質的某一種狀態的資料”，“情報資料、圖書、文獻和檔案都是一種信息。”1984年鄧小平給《經濟參考》題詞：開發信息資源，服務四化建設。檔案部門提出了開發檔案信息資源，服務四化建設的口號。檔案作為一種重要的信息資源，在經濟和社會建設中發揮出了無以替代的作用。檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。①隨著現代信息技術在檔案管理活動中的滲透，檔案管理模式將從保管檔案實體為主轉向為社會提供檔案實體的數字化信息服務為主。“數字檔案館所提供的信息極其豐富、重要，而其中的檔案信息更是不可替代的。”②對此，檔案部門必須有清醒的認識，那種認為檔案是過時的信息，在社會信息化建設中無足輕重的觀點是錯誤的。檔案部門尤其要注意做到與時俱進，隨著辦公自動化程度的提高，電子文件的出現，無論是檔案管理理論、管理模式、應用技術還是檔案存貯載體都會發生很大的變化，目前，在檔案界，檔案生命周期理論、檔案價值理論等正面臨著一場革命，檔案部門要正確分析信息經濟時代檔案工作面臨的變革，從舊的思想框框中走出來，充分認識檔案信息化在未來信息網絡中將占有的重要位置，唯其如此，才能抓住機遇，迎接挑戰，否則，將會落伍于時代，犯歷史性的錯誤。
     檔案信息化也是檔案事業發展的出路所在。在知識經濟時代，信息是與能源、材料并列的重要的資源，大力開發和利用各種信息，成為一種革命，在信息革命中，各相關行業都必須進行深刻的變革，走信息化的道路。我國把推進國民經濟和社會信息化放在優先的位置，在全社會的各行各業廣泛應用信息技術，加快現代信息基礎設施建設，政府在政策法規、信息人才、市場機制、信息服務等方面也提供了良好的發展機遇。檔案部門如果能抓住這一難得的機遇，爭取在資金、政策、人才等方面獲得有利的發展條件，將會在新形勢下求得新的發展空間，通過加強檔案信息化建設，加快推動檔案現代化進程，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理和有效開發利用，與其他信息行業一起，共同推動社會信息化進程。
思考之二：正確分析目前檔案信息化納入社會信息化建設所面臨的問題
    按照信息化戰略的總體要求，信息化是以全社會信息資源有效開發利用為核心的，這就要求作為社會基礎信息的檔案信息資源必須要實現信息化。目前，在檔案信息化建設中還面臨著許多不容忽視的問題，主要是：
   一、觀念上存在誤區。目前 ，雖然社會信息化浪潮以不可阻擋之勢洶涌而來，已經對國民經濟和社會各部門產生了一定的影響，但在檔案部門，由于受長期以來形成的舊觀念的影響，仍有一些人對檔案信息化的重要性認識不足，或抱著優越感，認為檔案信息具有可靠性、原始性、單一性，其他信息不可替代，因此可以高枕無憂；或抱著自卑感，認為檔案信息都是過時的信息，利用率低而不用過多地投入；或片面強調檔案的保密性，對檔案信息上網諱之莫深，總之，認為檔案信息化對于檔案部門來說無關緊要，因此，對檔案信息化采取無所謂的態度，沒有壓力感和緊迫感。
    二、檔案信息化人才匱乏。面對日新月異的信息技術，檔案部門人員原有的知識結構和思想觀念已無法適應時代發展的需要，在檔案人員中，尤其缺乏檔案信息化建設所需人才，這已成為制約檔案信息化建設進程的重要因素。
   三、檔案信息的數量劇增和館藏結構單一問題。高速發展的現代信息技術，提供了新的信息存儲載體、傳遞渠道及信息處理方式，使得檔案信息數量劇增，形式各異，特別是隨著多媒體技術、計算機網絡技術和現代通訊傳輸技術的發展，檔案縮微制品、錄音、錄像制品等各種載體形式大量增加，打破了檔案構成長期以文書檔案為主的格局，但由于種種原因，作為集中保管一個地方檔案資料中心的綜合檔案館卻依然存在著館藏結構單一的問題，如何改變長期以來形成的接收檔案的工作模式，接收、征集地方特色檔案、經濟類檔案、新型載體檔案，特別是運用現代化的技術手段收集、處理信息，是擺在各級綜合檔案館面前的一項重要的任務。
     四、社會利用需求的增加和檔案利用率低的問題。隨著國民經濟和社會各項事業的發展，人們對檔案信息的需求會不斷增加，由過去為政治服務，擴大到為經濟建設、學術研究、解決法律糾紛等方面服務；由為單位服務，擴大到為社會每個公民服務。但是，檔案館的利用率卻始終不容樂觀，有資料表明，地市級檔案館在有效工作日平均每天接待利用者4人次，而縣級檔案館平均每天僅接待1.8人次。除了社會檔案意識和公民素質因素外，無庸諱言，在提供利用方面，檔案部門沒有抓住檔案信息的特點，缺乏針對性，有效性，服務目標不明確，服務方式被動單一也是主要因素。忽略了社會不僅需要原始信息 ，更需要經過分析、預測的綜合信息，尤其需要與國民經濟和社會發展密切相關的經濟、科技信息。
思考之三：抓住機遇，大力加強檔案信息化建設
     一、突破觀念上的誤區，高度重視檔案信息化建設。在檔案信息化建設上，要堅決突破觀念上的誤區，增加緊迫感和壓力感，要認識到：檔案是信息社會經濟和社會發展的寶貴信息資源，檔案信息化對檔案事業創新與發展具有重要意義，是新世紀檔案事業發展的必然趨勢，要把檔案信息化提到戰略高度來思考，如何抓住歷史賦予我們的難得的發展機遇，推動檔案信息化步伐，這是新世紀檔案事業光榮的責任與使命。檔案信息化不僅關系到檔案事業創新與改革的方向，甚至關系到今后檔案事業的生存與發展，這絕不是危言聳聽。
    二、做好檔案信息化人才的培養工作。要實現檔案信息化，必須首先培養一支既掌握檔案管理知識，又能熟練掌握現代信息技術的人才隊伍，能夠承擔起系統開發與維護、檔案數字化加工與管理、標準規范建設與實施、檔案信息化建設運營與管理等方面的工作。在人才方面注重研究型人才、管理人才和實用操作人才的分層培養。“高層次的研究型人員是信息化建設的帶頭人，管理型人員是信息化建設的紐帶，實用操作型人才是信息化建設的基層力量。三個層次結構相互聯系，互為基礎、相互滲透，共同承擔起信息化建設的的巨任。”③
    三、制定檔案信息化的發展規劃。制定檔案信息化規劃，對搞好信息化建設至關重要。檔案部門要注意結合國家和當地制定的國民經濟和社會信息化戰略，確定檔案信息化的目標措施步驟與要求，制定中長期發展計劃，制定以檔案信息數據庫、檔案信息網絡設施建設為重點的金檔工程，并且爭取將計劃納入政府發展計劃和部門工作計劃，作為今后檔案工作的重點，扎扎實實地推進信息化計劃的實施。尤其要注意對檔案信息化涉及的館際合作、資源配置、協作開發、信息共享、網絡建設等問題，進行充分的可行性研究，制定科學的計劃，以求協調配合，共同發展，穩步推進檔案信息化進程。
    四、加強檔案信息資源建設，促進館（室）藏特別是館藏檔案結構的完善。檔案部門要對本區域本部門的檔案信息資源進行合理配置、分工協調，形成檔案信息資源庫，以有效提供檔案信息，滿足和保障社會對檔案信息資源的需要。首先檔案館要依法將接收范圍內的檔案接收進館，其次，還要做好本地區重大活動檔案和名產、名人、名勝等特色檔案的征集工作。最后，要高度重視現代技術在檔案領域運用后產生的新型載體的檔案的收集，逐步建立起資源配置合理，特色突出，利用方便的檔案信息資源庫，有效地實現檔案信息的共享，滿足社會對檔案信息的需求。
    五、以提高檔案利用率為目標，采用全新的檔案信息服務模式。全新的檔案信息服務模式是相對于原來單一的服務模式而言的，它是全方位、多層次、網絡化的服務。一要樹立新的信息服務理念，強化改革創新，主動服務的意識，不斷擴大服務范圍，拓寬服務領域，力求面向社會各行各業和每一個公民，最大限度地開發利用檔案信息資源，實現檔案信息服務的社會化。二要加強檔案數據庫建設，按照不同歷史時期，不同載體的檔案情況，對檔案進行組織、加工和生產。檔案數據庫可分為全文檔案數據庫和目錄數據庫。全文數據庫是對所收集的檔案全文進行數字化處理，并把檔案全文信息輸入數據庫，通過檢索即能直接找到要查詢的所有檔案信息。它包括全文文本數據庫，全文圖像數據庫，通過鍵盤或圖像采集設備將檔案的內容錄入數據庫。目錄數據庫指把案卷目錄、卷內目錄輸入數據庫，實現案卷目錄的自動化管理，以提高案卷目錄管理效率，檢索速度和查準率。檔案部門可根據經費、人員和檔案的具體情況，有計劃地開展檔案數據庫建設，其一可以申請專項經費，集中開展。其二可以利用自身優勢，采取與其他部門合作的方式，分期分批進行。如中國第二歷史檔案館與郵電部、中國銀行、中國人民銀行進行合作，開展館藏檔案的數字化，取得了較好的效果。自1998年以來，二史館已將近46000卷400多萬頁的民國時期郵電檔案、中國銀行檔案、近3萬幀館藏歷史照片、1000余份珍貴歷史檔案掃描刻錄，制成光盤近千張。采用數據庫管理，可以提高檢索速度，查準率和查全率，將檔案數字化后上網，使之能夠向社會提供檢索瀏覽和鏈接的信息集合，為檔案信息更好地發揮社會作用打下了基礎。三要注意采用新的技術優化服務環境，增加服務手段。可以逐步建立電子閱覽室，利用網絡終端、多媒體觸摸屏等現代化技術，使檔案利用者享受到方便快捷直觀的服務；建立數據庫局域網和檔案館網上主頁，實行新信息上網發布、電子郵件服務，聯機公共目錄查詢，光盤遠程檢索服務等，進一步拓展檔案館的服務功能，提高為社會服務的質量和水平。
主要參考文獻：
①楊公之主編《檔案信息化建設導論》，中國檔案出版社，2001年9月第一版第1次印刷，第7頁；
②國家檔案局檔案館室司綜合調研組，《跟上時代發展大潮，提高檔案服務質量——深圳市數字檔案館調查報告》，《中國檔案》2001年第12期；
③何竹芳，李寶玲，《檔案信息化建設對人才的需求與培養》，《中國檔案》2001年第12期；