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2019-02-25 10:45 400檔案數字化 檔案數字化數據驗收

檔案數字化數據驗收7.1.數據驗收應由機關檔案人員會同檔案行政管理部門業務指導人員進行。7.2.以抽檢的方式檢查已完成數字化轉換的所有數據，包括目錄數據庫、圖像文件及數據掛接的總體質量。7.3.數據驗收時抽檢的比率不得低于5%。7.4.目錄數據庫與圖像文件掛接錯誤，或目錄數據庫、圖像文件之一出現不完整、不清晰、有…

2019-02-25 10:44 3135檔案數字化 檔案數字化數據掛接

檔案數字化數據掛接6.1.掃描的公開文件掛接在“XX市檔案信息資源管理系統”中，建立每一個檔號文件夾與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號的一一對應關系，并將公開文件夾存儲到可移動存儲設備中。6.2.非公開文件連同檔號文件夾一起存儲到可移動存儲設備（軟盤除外），不得與公開文件存儲在同一文件夾中。數據驗收合格后刻…

2019-02-25 10:44 293檔案數字化 檔案數字化圖像存儲

檔案數字化圖像存儲5.1.源版數字副本的命名規則本規范規定了兩種源版數字副本的命名規則。數字圖像名稱由3部分構成：檔案館代碼+文件級檔號+件內頁面流水號。文件按“年度-保管期限-機構（問題）”分類的，選用命名規則1；文件按“年度-保管期限”分類的，采用命名規則2。⑴ 命名規則1。示例1：一份檔號為“001-2010-永…

2019-02-25 10:43 239檔案數字化 檔案數字化圖像處理

檔案數字化圖像處理4.1.圖像數據質量檢查4.1.1.對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發現不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像的處理。4.1.2.由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描。4.1.3.發現文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。4.1.4.發現掃描圖像的排列順序與檔案原件不一…

2019-02-25 10:39 258檔案數字化 檔案數字化 檔案掃描色彩模式 掃描分辨率 檔案圖像處理

檔案數字化3.1.原則上使用平板掃描儀進行數字化掃描。3.2.檔案裝訂物影響掃描工作時，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。3.3.破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理（壓平或熨平等）后再進行掃描。3.4.掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案…

2019-02-25 10:37 221檔案數字化 檔案著錄

2.5.8.密級：文件密級按照文件實際標注情況填寫。沒有密級的，不用標識。2.5.9.頁數：每一件歸檔文件的總頁數。文件中有圖文的頁面為一頁，空白頁不計。來文和復文作為一件時，頁數為各文件頁數總和，如:關于****問題的請示和批復分別為4頁和1頁，作為一件時，該件總頁數為5頁。2.5.10.盒號：檔案所存放的檔案盒，用阿拉…

2019-02-25 10:37 153檔案數字化 文號錄入應注意問題

文號錄入應注意問題2.5.7.1.正式文件的文號應錄入齊全，文號由機關代字、年度、發文順序號三個部分組成，應照實錄入，不能缺字漏字；2.5.7.2.年度應錄入4位阿拉伯數字，用六角號“〔〕”括入。2.5.7.3.多個文號用“；”隔開。2.5.7.4.沒有文號，不用標識。2.5.7.5.涉密文件的文號為空。

2019-02-25 10:36 195檔案數字化 文件日期錄入應注意問題

文件日期錄入應注意問題2.5.6.1.文件日期應錄入齊全。2.5.6.2.多份文件組成一件時，以第一份文件的日期為準。2.5.6.3.文件的形成時間，以國際標準日期表示法標注年月日，如20140918。2.5.6.4.當沒有文件年代時，應根據文件內容和特征考證出文件年代，如果沒有文件月份和文件日期，則只需錄入文件年代即可，月份和日期用…

2019-02-25 10:36 389檔案數字化 責任者錄入應注意問題

責任者錄入應注意問題2.5.5.1.責任者應依照文尾的落款、或印章、或文件的文頭錄入齊全，聯合發文的各責任者之間用“;”隔開，責任者不能有錯字和空格。2.5.5.2.責任者須著錄全稱或通用規范簡稱，不能濫用省略，同一時期同一責任者的名稱應該前后統一。2.5.5.3.責任者中不能出現“本委”、“本府”、“本局”、“本公司”…

2019-02-25 10:35 140檔案數字化 題名錄入應注意問題

題名錄入應注意問題2.5.4.1.題名應錄入齊全，字與字之間不能有空格，不能有錯別字。2.5.4.2.題名中的有“本委”、“本局”、“本部”等字樣，根據文頭或印章或文件內容等查明全稱或通用簡稱后錄入；如：“本局2003年工作總結”，錄入時應查明確切名稱“****局2003年工作總結”。2.5.4.3.題名中有關任免職、介紹信等涉及…

2019-02-25 10:28 204檔案數字化 檔號結構

紙質檔案數字化-檔號2.5.3.1.檔號結構（1）2016年以前形成的歸檔文件，按年度-保管期限-機構（問題）分類的檔號結構為：全宗號-年度-保管期限-機構（問題）代碼-件號，如：001-2010-永久-BGS-0001。按年度-保管期限分類的檔號結構為：全宗號-年度-保管期限-件號，如：001-2010-永久-0001。（2）2016年以后形成的歸檔文件…

2019-02-18 18:14 186檔案數字化 檔案數字化的四個層級

檔案數字化的四個層級檔案掃描及案卷級著錄檔案掃描及文件級著錄檔案全文識別處理檔案數據挖掘

2019-02-18 18:09 162檔案數字化 檔案數字化和數字檔案室的關系

紙質檔案數字化和數字檔案室的關系 數字檔案室：是指機關在履行職能過程中，運用現代信息技術對電子檔案和傳統載體檔案數字副本等數字檔案信息進行采集、整理、存儲、管理，并通過不同類型網絡提供共享利用和有限公共檔案信息服務的檔案信息集成管理平臺。數字檔案室建設應當遵循“資源為先，標準規范，整體推進，確保安…

2019-02-18 18:05 436檔案數字化 檔案數字化的意義 檔案數字化的概念

紙質檔案數字化的意義：一、確保傳統載體檔案實體安全，檔案數字化后，檔案利用以數字資源（電子目錄+掃描圖像）為主，檔案實體可以少動或者不動，從而大大減少對檔案實體的各種人為損害或自然侵害。二、提高檔案現代化管理水平，檔案數字化前，必須進行手工檢索紙質目錄，逐卷逐件查找檔案內容，數字化后，利用檔案管理…

2019-02-18 17:37 297檔案數字化 檔案數字化成果

檔案數字化成果管理（一）加強對紙質檔案數字化成果的管理采取有效的技術手段，確保數據不被非法改動，確保其安全、完整和長期可用。建立有效、可操作性強的存儲載體與存儲設備維護規范，對狀態檢測、預防性檢查、常規性作業等提出具體要求。（二）定期對數據內容進行檢驗主要采用計算機自動檢驗的方式，對圖像文件正常…