題名錄入應注意問題

2.5.4.1. 題名應錄入齊全，字與字之間不能有空格，不能有錯別字。

2.5.4.2. 題名中的有“本委”、“本局”、“本部”等字樣，根據文頭或印章或文件內容等查明全稱或通用簡稱后錄入；如：“本局2003年工作總結”，錄入時應查明確切名稱“****局2003年工作總結”。

2.5.4.3. 題名中有關任免職、介紹信等涉及人名的文件，需要把題名中無法反映出的人名補充完整。如： “關于***等3同志任職的通知”，錄入時需要把其他人名一并錄入“關于***[***、***]等3同志任職的通知”。

2.5.4.4. 題名中有關人員花名冊、補發工資通知單等，需要把單位名稱補充完整，外加方括號“[ ]”。如：“人員花名冊”，錄入應考證單位 “[****局 ]人員花名冊  ”。

2.5.4.5. 沒有標題或標題不規范的文件，要按照“責任者+事由+文種”結構部分或全部自擬題名。自擬內容外加方括號“[ ]”。如：“關于加強汛期檔案安全保管的緊急通知”應擬寫為“[****局]關于加強汛期檔案安全保管的緊急通知”。

2.5.4.6. 文件題名含糊不清，不能揭示或不能全面揭示文件內容時，應根據其內容另擬題名。如：原題名為“關于進一步貫徹執行中共中央[****]**號文件的通知”，從題名上看不出檔案的具體內容，應根據其內容，再另外擬寫題名，即：“關于進一步貫徹執行中共中央[****]**號文件[關于*************的通知]的通知”；

2.5.4.7. 以文件責任者和文種為題名的文件以及只有文種的文件，要根據內容，擬寫一個簡明確切的題名。如：“XX市人民政府第***號令”，應自擬題名“XX市人民政府[關于發布*****]第***號令”；“通知”應自擬題名“[共青團中央關于紀念一·二九的]通知”；“****檔案局通報”應自擬題名“****檔案局[關于市直機關檔案管理情況的]通報。

2.5.4.8. “會議記錄”需錄入會議議題，外加方括號“[ ]”。如：會議記錄[研究檔案庫房安全設施改造方案]。

2.5.4.9. 當正題名不能正確揭示檔案內容時，需要把能夠反映檔案主題內容的副題名作為題名的一個部分錄入正題名之后，副題名前用“－”表示。如：文件正題名為“抓住機遇、打牢基礎、共建美好家園”，錄入時，需要連同副題名一并錄入，即：“抓住機遇、打牢基礎、共建美好家園—***同志在全市社區建設工作會議上的講話”。

2.5.4.10. 同時存在正題名和并列題名的，應一并著錄。

2.5.4.11. 來文和復文為一件時，對復文的文件題名后面應著錄體現來文的內容，還應增加“及請示”、“及函”等字樣。外加方括號“[ ]”。如:“****局關于檔案室建設規模的批復[及請示 ]”。

2.5.4.12. 附件是正文的重要補充與說明的，應在正件標題后著錄附件標題，外加方括號“[ ]”，多個附件之間用“；”隔開。如：“關于發布《數字檔案室建設指南》的通知” [附件1：數字檔案室建設指南；附件2：重點問題解答 ]。

2.5.4.13. 附件單獨作為一件的，應在附件題名前著錄正文題名，外加方括號“[ ]”，并標注“附件”字樣。如：“[關于發布《數字檔案室建設指南》的通知]附件：數字檔案室建設指南”。

2.5.4.14. 定稿、歷次修改稿單獨作為一件時，應標注稿本性質。如：“****局十三五檔案事業發展規劃[定稿 ]”。

2.5.4.15. 涉密文件的題名統一寫為“無”。