責(zé)任者錄入應(yīng)注意問題

2.5.5.1. 責(zé)任者應(yīng)依照文尾的落款、或印章、或文件的文頭錄入齊全，聯(lián)合發(fā)文的各責(zé)任者之間用“;”隔開，責(zé)任者不能有錯字和空格。

2.5.5.2. 責(zé)任者須著錄全稱或通用規(guī)范簡稱，不能濫用省略，同一時期同一責(zé)任者的名稱應(yīng)該前后統(tǒng)一。

2.5.5.3. 責(zé)任者中不能出現(xiàn)“本委”、“本府”、“本局”、“本公司”等字樣，應(yīng)根據(jù)文件錄入其相應(yīng)的全稱或通用簡稱。

2.5.5.4. 聯(lián)合發(fā)文時，一般錄入所有責(zé)任者，責(zé)任者過多可適當(dāng)省略，如果立檔單位本身是責(zé)任者的，必需著錄，文號對應(yīng)的責(zé)任者必須著錄。

2.5.5.5. 聯(lián)合發(fā)文時，必需錄入與各責(zé)任者分別對應(yīng)的全稱或通用規(guī)范簡稱，不能省略。如“XX市工商局、XX市物價局”不能錄入為“XX市工商局、物價局”。

2.5.5.6. 個人責(zé)任者應(yīng)錄入個人責(zé)任者的姓名，必要時在姓名后著錄職務(wù)、職稱或其他職責(zé)，并加“（）”號。例：陳毅（外交部長）。所署責(zé)任者有多種職務(wù)時，只著錄與形成文件相應(yīng)的職務(wù)，不能只用“王局長”等含義不明測責(zé)任者。

2.5.5.7. 文件所署責(zé)任者為別名、筆名時，均照原文著錄，但應(yīng)將其真實名稱附后，并加“（）”號。例：矛盾（沈雁冰）。

2.5.5.8. 少數(shù)民族個人責(zé)任者，應(yīng)依照該民族的署名習(xí)慣著錄。外國責(zé)任者，姓名前應(yīng)著錄各歷史時期易于識別的國名簡稱，其后著錄統(tǒng)一的中文姓氏譯名。必要時著錄姓氏和名的縮寫。如：（美）愛因斯坦（Einstein,A）

2.5.5.9. 未署責(zé)任者的文件，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容、形式等特征考證出責(zé)任者，并加“[ ]”號。

2.5.5.10. 多人介紹信（存根）組成一件時，應(yīng)著錄本機關(guān)全稱和通用簡稱。

2.5.5.11. 多份簡報組成一件時，應(yīng)著錄本機關(guān)全稱和通用簡稱。