紙質(zhì)檔案數(shù)字化的概念
采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工,將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程(DAT/31-2005)。
采用掃描儀等設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工,使其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù)字圖像,并按照紙質(zhì)檔案的內(nèi)在聯(lián)系,建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過程。
紙質(zhì)檔案數(shù)字化的意義
一、確保傳統(tǒng)載體檔案實(shí)體安全
檔案數(shù)字化后,檔案利用以數(shù)字資源(電子目錄+掃描圖像)為主,檔案實(shí)體可以少動(dòng)或者不動(dòng),從而大大減少對(duì)檔案實(shí)體的各種人為損害或自然侵害。
二、提高檔案現(xiàn)代化管理水平
檔案數(shù)字化前,必須進(jìn)行手工檢索紙質(zhì)目錄,逐卷逐件查找檔案內(nèi)容,數(shù)字化后,利用檔案管理軟件,可以實(shí)時(shí)檢索檔案電子目錄,通過OCR技術(shù),可以實(shí)現(xiàn)檔案的全文檢索,檔案的查全率查準(zhǔn)率得到極大的提升。同時(shí)檔案數(shù)字化也可以帶動(dòng)檔案基礎(chǔ)工作的全面完成,使檔案管理狀況得到全面改善,是檔案管理水平得到全面提升。
三、降低工作強(qiáng)度,提升工作效率
檔案數(shù)字化后,閱覽、編研、舉辦展覽等利用檔案實(shí)體的工作,都不需要到庫房提調(diào)檔案,也不用檔案歸還入庫時(shí)逐件逐頁清點(diǎn),降低了檔案管理工作的強(qiáng)度,避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。檔案實(shí)體封存后,節(jié)省很多檔案的日常管理工作,提升了工作效率,同時(shí)檔案由于年代久遠(yuǎn),表面附著大量有毒有害灰塵,越老的檔案有毒有害灰塵越多,檔案封存減少了與檔案實(shí)體的接觸,側(cè)面保護(hù)了檔案工作者的健康。