管理電子文件的目的是利用，為了從海量電子文件中查找到利用者所需要的文件，必須借助文件的特征信息，又稱著錄信息。著錄是電子文件管理的重要基礎工作，它是對文件的內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程,而編目工作就是以目錄的形式將著錄信息記錄下來。

    電子文件的著錄比傳統著錄的內容要豐富得多，除了傳統的著錄項目以外，一般還需要包括：（1）“制作環境”，即電子文件制作、修改、運行所使用的軟、硬件，包括軟件的類型、版本等；（2）“文件類型”，即第一講中介紹的字處理、圖像、圖形、影像、聲音、數據庫、程序文件等；（3）“文件名”，即文件的名稱，包括文件名和擴展名；（4）“載體類型”，即光盤、磁帶等；（5）“存儲地址”，即存儲的物理地址，包括終端號、驅動器號、路徑名或統一資源地址（URL）；（6）“背景信息”，包括責任者、制作時間、修改時間、遷移時間、相關文件等。

電子文件的編目在沒有專用的管理軟件可供使用時，可采用EXCEL表格進行編目。以下是該目錄的頁面。

    值得說明的是，該目錄是電子文件和紙質文件一體化管理，即“雙軌制”管理的目錄，它將著錄項一分為二，反映了文件的三種狀態：如只標紙質文件登記日期，則表示該文件為紙質文件；如只標電子文件登記日期，則表示該文件為電子文件；如同時標紙質和電子文件登記日期，則表示該文件為電子和紙質載體雙套保存。這種方法簡單易行，一方面可以避免電子和紙質文件