1、借助計算機信息管理網,開通電子文件歸檔專遞網線。
隨著各單位計算機信息管理網的建立與發展,越來越多的重要文件被傳輸上網。這些文件經過各業務管理部門挑選,反映了職能活動的概貌,上網前,又按著信息管理部門的統一要求進行了文件格式的轉換,在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性,是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息網上的具有保存價值的電子文件,應由電子文件形成部門編目整理,也利用網絡技術向檔案部門傳輸,可以借助信息管理網絡技術向檔案部門傳輸,可以借助信息管理網絡在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線,建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統。
2、選擇電子文件信息的匯集點,由計算機與信息管理部門負責歸檔。
為適應辦公自動化工作發展的需要,人們越來越注重信息工作的系統化和標準化水平,計算機信息系統的開發也從以往的“分散各異”轉向“集中統一”,打破了以往的界限,更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內容而建立系統。計算機與信息管理部門負責規劃、統籌本單位信息管理工作,是開發集中統一型信息系統的牽頭部門,成為電子文件信息的匯集點,又具有一定的技術設備及人才條件。由他們負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔,又是最佳歸檔途徑之一。