歸檔文件的如何編目？

1.   歸檔文件應依據檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應準確、詳細，便于檢索。

2.   歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，對復文的編目應體現來文內容。歸檔文件目錄設置序號、檔號、文號、責任者、題名、日期、密級、頁數、備注等項目。

a）序號：填寫歸檔文件順序號。

b）檔號：檔號按照檔號結構和編制要求進行編制。

c）文號：文件的發文字號。沒有文號的，不用標識。

d）責任者：制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。

e）題名：文件標題。沒有標題、標題不規范，或者標題不能反映文件主要內容、不方便檢索的，應全部或部分自擬標題，自擬內容外加方括號“[ ]”。

f）日期：文件的形成時間，以國際標準日期表示法標注年月日，如19990909。

g) 密級：文件密級按文件實際標注情況填寫。沒有密級的，不用標識。

h）頁數：每一件歸檔文件的頁面總數。文件中有圖文的頁面為一頁。

i）備注：注釋文件需說明的情況。

3.   歸檔文件目錄推薦由系統生成或使用電子表格進行編制。目錄表格采用A4 幅面，頁面宜橫向設置（見圖B1）。

4.   歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應打印裝訂成冊。裝訂成冊的歸檔文件目錄，應編制封面（見圖B2）。封面設置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題），其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時應使用全稱或規范化簡稱。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊，也可每年區分保管期限裝訂成冊。

   5. 紙質歸檔文件的修整、裝訂、編頁、裝盒和排架