編制歸檔文件目錄

歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。 

歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等七個項目。

歸檔文件目錄樣式如下：

填寫方法如下：

1、件號：填寫室編件號。

2、責任者：填寫文件的發文機關或署名者。多個責任聯合發文時，應選填二個以內的重要責任者。如“XX市檔案局” 。

3、文號：文件的發文字號。如漢檔發[2010]18號

4、題名：文件標題。沒有標題或標題不規范的，可自擬標題，外加“〔〕”。

5、日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數字標注年月日，如20100325。

6、頁數：每一件歸檔文件的頁數。

7、備注：注釋文件需說明的情況。如：缺損、密級等。

歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。     

      歸檔文件目錄封面可以根據需要設置全稱、年度、保管期限、機構(問題)等項目。

示例：

歸檔文件目錄封面（A4）