新型國家檔案館的功能發揮與拓展

國家檔案館是永久保存檔案的基地,是提供檔案信息為社會服務的中心,是科學文化事業性質的機構,這些性質和任務決定了它具有四大社會職能:積累和管理國家檔案財富的職能,傳播檔案信息為社會服務的職能,提供原始憑證維護歷史真實面貌的職能,承擔宣傳教育的職能。而通過各種方式和手段積極開發檔案信息資源,有效組織檔案信息交流,廣泛傳播檔案信息,為經濟、政治、科學、技術、文化藝術等各項活動服務,則是國家檔案館的中心任務。隨著改革開放的不斷深化和政府職能的逐步轉變,國家檔案館的服務對象、服務方式、服務內容隨之也發生了很大變化,檔案館服務功能也得到了拓展。２００９年在全國檔案館工作會議上,國家檔案局局長楊冬權在工作報告中重新對新型國家檔案館明確做出了“五位一體”的功能定位,即國家檔案館是愛國主義教育基地、檔案安全保管基地、檔案利用服務中心、政府信息公開中心、電子文件管理中心。對新時期如何更好地拓展和實現國家綜合檔案館的社會功能,筆者談點淺顯的認識。

１　檔案館的社會服務功能在構建和諧社會建設中有著重要意義

構建社會主義和諧社會,是我們黨順應歷史發展變化,推進中國特色社會主義偉大事業作出的重大戰略舉措,是我國處于體制轉軌、社會轉型這一特殊歷史時期經濟社會發展的必然要求,是滿足人民群眾不斷增長的物質文化需要的必然要求,是全面落實科學發展觀、實現全面建設小康社會奮斗目標的必然要求。

和諧社會是一個以人為本的社會,一切活動的根本目的,都是為了人的生存、享受和發展。它表現為法制健全、社會各階層享有平等的民主政治權利;實行科教興國戰略,人民文化素質大大提高,人們精神文化生活豐富多彩;人與人、人與社會、人與自然都和諧相處,環境質量提高,社會保持可持續發展。構建社會主義和諧社會是一項系統工程,涉及經濟、政治、文化等各個領域,必須依靠全黨全社會的共同努力。

按照“開放性、文化性、多功能性、時代性和標志性”建筑理念建造的縣級國家綜合檔案館,集檔案資源安全保管基地、愛國主義教育基地、檔案利用服務中心、政府信息公開中心、電子文件管理中心五大職能為一體,體現了“以人為本”的科學發展觀,正確把握了檔案館事業的發展和對檔案館職能的科學定位,提升了檔案館的社會服務功能。隨著檔案館整體功能的不斷完善,檔案館的服務功能也在不斷加強,充分體現在保存人類文化遺產、維護歷史真實面貌、資政襄政、繁榮科研、發展經濟、宣傳教育等社會功能上。因此,構建社會主義和諧社會離不開檔案事業的發展,而檔案館的社會服務功能又是檔案事業發展不可或缺的一部分,它必將與其他社會事業同步協調發展,成為和諧社會的重要體現之一。

２　現階段縣級國家綜合檔案館在發揮社會服務功能上還存在一定的局限性

２.１　檔案館館藏內容相對單一、結構還不合理

這是影響檔案館社會服務功能發揮的主要原因。近年來,按照?中華人民共和國檔案法??檔案法實施辦法?及?河南省檔案管理條例?的有關規定,夏邑縣檔案局(館)對夏邑縣所轄２４個鄉鎮和縣直有關單位的共１３６個全宗的文書檔案和部分專業檔案進行了接收進館,館藏檔案增加到１１萬多卷、１.８萬件。雖然館藏量得到了很大提高,但其中絕大多數是利用率極低的文書檔案。隨著改革開放的深入和政務公開制度的實施,人民群眾的民主意識和法制意識增強,對檔案的需求也日益高漲,公民個人查閱利用檔案率呈直線上升趨勢。利用者除了工作查考外,大多是個人查找與其利益密切相關的婚姻檔案、招工檔案、知青檔案等。從利用效果登記看,２０１３年,夏邑縣檔案館全年共接待利用者４２６０人次,利用婚姻檔案３６２１人次,利用招工檔案５８９人次,工作查考僅為５０人次。統計結果使我們感到尷尬,占館藏內容絕大多數的文書檔案利用率極低,而利用率很高的民生檔案種類相對很少。我們明顯感到了館藏內容結構單一、資源不足的缺陷。受資金、制度等各方面條件的制約,許多與公眾利益相關的檔案不能被接收進館,作為基層檔案管理人員,我們感到非常無奈。

２.２　檔案館管理手段和方法相對落后

受資金和技術方面的限制,縣級國家綜合檔案館接待查閱檔案還是以傳統的手工檢索為主。檔案的接待利用是檔案館的基本任務之一,是充分發揮社會服務功能的一項重要工作,從一定意義上來說,檔案的利用決定了檔案館的生存和發展。近年來,隨著婚姻檔案等民生檔案的接收進館,館藏檔案的利用率比往年大有提高,但檔案的查全率和查準率卻不是很高。２０１２年,夏邑縣檔案局(館)將縣民政局１９８６至２０１２年上半年的婚姻檔案全部接收進館,并及時調整工作重心,組織人員在２個月內將３１６６卷１５萬余對婚姻檔案信息全部錄入計算機。值得一提的是,我們錄入計算機用來檢索婚姻檔案的軟件是微軟公司的辦公軟件EXCEL,而不是專門的檔案管理軟件。因為夏邑縣檔案館使用的檔案管理軟件是某公司開發的一款名為“商丘檔案管理系統”的軟件,一是錄入方式復雜,錄入速度慢;二是擔心其是否符合國家行業標準及以后的可擴容性(筆者認為,從國家檔案館到縣級檔案館甚至基層檔案室,應使用統一的檔案管理軟件。這樣,有利于檔案行政管理部門統一培訓、統一指導,也有利于檔案人員之間的交流學習,有利于系統管理部門對下屬單位的監督和指導。另外由于不同軟件之間的數據無法共享,個別特殊軟件的數據無法轉入通用軟件的數據庫中,從檔案的進館的角度來看,可能造成錄入數據的作廢和資金的浪費)。開放檔案目錄計算機檢索率較低,查閱接待人員還是以傳統的案卷目錄、卷內目錄、全引目錄等手工專題目錄為主,有時查一份是含有某人姓名的招工文件往往需要花費一天甚至幾天的時間,給利用者帶來諸多不便。

２.３　現行文件查閱中心收集文件困難,涵蓋范圍和數量與公民的利用需求不相適應

夏邑縣檔案館已公開現行文件利用中心成立幾年來,收到各部門上交的文件只有２００件左右。許多單位以自己沒有政策性、法律性、公益性、服務性現行文件為理由,不及時向檔案館報送,有的還干脆不送,報送制度成了一紙空文,大大影響了公民對現行政策法規的知情權,不利于政府工作開展和社會穩定。現行文件的查閱利用率極低,在冊查閱登記的人數也寥寥無幾。

２.４　檔案館工作人員隊伍中文化知識結構不合理,難以適應新形勢新任務縣級檔案館由于編制受限,人手不夠,真正具有檔案專業畢業的人才極少。據了解,整個商丘市各縣市區僅有一人是檔案專業的畢業生,現也已調出檔案部門。因此,由于文化知識結構的不合理,在檔案工作中真正具備實用操作技能、熟悉了解館藏情況的人不多,內耗不少,思想保守,缺乏開拓創新的精神。

２.５　檔案信息化建設任重道遠

雖然從上世紀８０年代開始計算機就已經應用于檔案館工作中,但大多數還是處于對檔案的檢索統計等工作,社會提出的檔案利用需求與檔案館所提供的檔案信息、利用方式之間的矛盾一直難以解決,也可以說檔案館的信息化過程與人類社會信息化過程是不同步的。大量電子文檔的產生,決不僅僅意味著一種新型載體檔案的誕生,而且也標志著人類記錄信息、承載信息、傳達信息、留存信息和開發信息的方式發生了深刻的革命。這場革命對縣級檔案館在如何進一步拓展社會服務功能,構建和諧社會建設帶來了新的挑戰。

３　如何進一步拓展檔案館的社會服務功能

３.１　集中力量,加強國家檔案館館庫建設

當前,我國各級各類檔案館有近４０００個,保存著整個國家各種門類各種載體的檔案,保存檔案資料３億多卷(件)。在這個檔案館網中,國家綜合檔案館就有３０００多個,其他門類的檔案館有５００多個。這樣一個龐大規模的檔案網絡體系,需要大量的資金、人力、物力來支持。而國家檔案館又是社會公益性事業單位,資金的投入完全依賴國家各級財政。以往傳統管理模式上追求檔案館小而全的觀念,造成布局不合理、投資分散的現象,使有效的資源得不到優化配置,盡管檔案工作者付出了很多辛勞,卻難以發揮它的社會功能。當前國家綜合檔案館無論是在館藏內容、技術裝備、管理水平,還是在人員素質與結構方面都是其他各級各類專業檔案館無法比擬的。我們應該充分利用它的綜合優勢,集中力量搞好建設,發揮其應有的效應,從而贏得政府的支持、社會的認同,不斷推動檔案事業的向前發展。首先是國家各級財政投資要盡量集中,保證重點,使其效益充分發揮。當前各地所形成的有價值的檔案保存過于分散,各級各類專門檔案館不同程度地存在;國家綜合檔案館館藏檔案內容仍局限于“黨政檔案”,文書檔案多且結構單一,與綜合檔案館名實不符,難以發揮其社會功能。檔案行政管理部門要充分認識到這一點,積極爭取國家在政策導向,資金投入上向綜合檔案館傾斜,逐步建設成功能齊全、設施完備、經濟實用、適度超前,滿足檔案收集、整理、保管和利用等工作需要的國家綜合檔案館,以保證檔案事業的全面、可持續發展。同時按照檔案館“五位一體”的功能需要,國家各級財政要逐步完善檔案保管保護、愛國主義教育、政務信息公開、檔案信息化建設所需要的設施設備,為檔案館建設提供必要的硬件保障,確保檔案館各項工作的順利開展。

３.２　明確目標,重點抓好國家檔案資源建設

目前國家綜合檔案館的檔案,或多或少地存在著精蕪混雜、結構不合理的問題。１９８６年２月７日國家檔案局制發的?各級國家檔案館檔案范圍的規定?中規定了建國后檔案的接收范圍。但實際上,館藏檔案中各級黨政機關、群眾團體產生的文書檔案多,科技檔案、專門檔案極少,名為綜合性檔案館,實為黨政機關檔案館。作為人類社會活動真實記錄的檔案,包括經濟、政治、科學、文化等各個方面的內容,檔案館館藏檔案應該內容廣泛、門類齊全,“不僅要涉及政府的職責和保護公民的個人公益,而且更多的還應為他們提供根源感、身份感、地方感和集體記憶”。這項重任應由國家綜合檔案館來承擔,安徽和縣檔案工作就是一個大膽的創新,被稱為“和縣模式”。國家各級綜合檔案館要繼續加大檔案資源整合力度,依法確定檔案的接收范圍,積極開展檔案接收和征集工作,不斷豐富館藏內容、改善館藏結構,為國家積累更多的檔案財富。可采用定期和不定期兩種形式,接收、征集和保存機關文書檔案、電子檔案、重大活動檔案、重點工程檔案、民生檔案、照片檔案、實物檔案以及其他專門檔案。在豐富館藏內容、優化檔案結構的基礎上,國家綜合檔案館要嚴格執行檔案館工作各項業務技術標準,搞好檔案館基礎業務建設,做到館藏檔案全宗劃分準確、分類清楚、排列有序、索引標示明確、管理規范,實現檔案的安全保管。

３.３　與時俱進,切實加強檔案館信息化建設

加強檔案館信息化建設步伐是檔案館工作適應時代和社會發展的必然選擇,是提高檔案服務工作水平的必由之路。國家各級檔案館要把檔案信息化建設納入到政府信息化建設規劃之中,努力保持與政府信息化建設同步發展。檔案館自身也要搞好“三網一庫”建設,利用電腦外部設備,實現文件、資料完全電子化;運用網絡資源,實現辦公自動化;開展政務網、社會公眾網、內部局域網和檔案數據庫建設,盡快建立起檔案全息數據庫;不斷加大館藏檔案資料文件錄入、掃描、存儲力度,實現重點檔案內容的全部數字化。

在抓好外部建設的同時,必須下大力氣搞好檔案信息資源的開發和利用,而檔案信息資源開發利用又是信息化工作的重中之重,國家檔案館要及時改變服務方式,按照?中華人民共和國政府信息公開條例?和河南省政務公開、檔案開放利用的有關要求,認真做好檔案的鑒定工作,扎實開展已公開現行文件利用工作和政府信息公開工作,把國家檔案館建設成為政務信息公開的重要平臺,成為向社會提供政府信息的主要渠道,成為社會各界和人民群眾了解黨和政府方針政策的場所,成為密切黨和政府與人民群眾聯系的橋梁。要積極利用館藏檔案傳播信息,在切實保障公民、法人或其他組織利用政府信息的權利,化解社會矛盾、維護社會穩定以及促進社會和諧等方面發揮積極作用。

檔案還是宣傳教育的最有說服力的教材,利用館藏檔案信息,通過陳列展覽檔案、出版公布檔案等形式,對公民進行愛國主義教育、革命傳統教育、歷史知識教育和科學知識教育,是檔案館不可忽視的功能。

３.４　以人為本,全面開展檔案干部隊伍教育

科學技術的進步,使檔案館工作任務、工作環境、服務對象、管理方式都發生了很大的變化,“檔案工作由保管、記錄活動的證據,變為確保這種證據的確實產生,進而確保上述活動本身有可信證據作為證明。檔案人員也因此由消極的文獻記錄保存者,變為檔案遺產的積極塑造者,從不僅僅繼承公正的、不帶偏見的保管者,變為在檔案形成過程中明確歷史責任感的積極干預者”。再加上檔案館工作又是集政治性、技術性、服務性為一體的特殊工作。這些都迫使檔案工作者必須盡快地調整自己,迎接挑戰,而迎接挑戰的關鍵是提高檔案工作者的整體素質。目前,國家檔案館特別是基層檔案館現有的工作人員普遍面臨著知識老化、新技術知識貧乏的問題,這就使檔案館工作跟上社會的發展節奏、滿足社會的需求受到了一定的制約。檔案局(館)的領導已經意識到人才素質和人才結構在工作中的重要性,結合實際,堅持以人為本,不斷加強對在職檔案干部的教育培養,積極選派業務骨干參加省、市檔案管理技術培訓,努力提高檔案干部隊伍的綜合素質。同時要積極推進檔案干部人事制度改革,大力引進高層次和復合型人才,將思想政治素質好、業務知識水平高的人員吸納到檔案工作崗位上來。

國家檔案館功能的拓展和實現,是一個復雜的系統工程,它涉及國家經濟發達程度、國家方針政策、社會對檔案需求,檔案館自身的業務建設等諸多方面。因此,我們的檔案工作者應該正確理解和認識檔案館工作的特點,找準工作的定位,以劉義權和張樹勛為榜樣,努力奉獻,開拓創新,為檔案事業的發展作出應有的貢獻。