當今油田檔案工作的研論

人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分。隨著人事管理制度改革的不斷深化,對人事檔案工作也提出了更高地要求,為進一步提高人事檔案工作水平,充實人事檔案內容,精煉人事檔案材料,使其編排更合理,管理更科學,更好地服務于人事管理制度改革和經濟社會發展,我們一定要認真做好新時期人事檔案工作,做到人事管理工作與檔案工作同步發展。筆者通過參與近年來中原油田檔案集中管理后人事檔案工作在不斷創新中研討檔案工作中存在的問題及對檔案工作管理的建議。

１　從中原油田人事檔案管理中心隊伍結構分析:

１.１　人事檔案管理力量薄弱

人事檔案管理中心由２０１１年５月份重組,現存實物檔案１７萬余卷(件),大多數都是剛調來的新員工,沒有從事檔案專業工作,思想上保守、觀念有所約束,導致新的管理方式在推廣應用難以順利開展,解決工作中遇到的新情況和新問題力不從心。

１.２　檔案管理人員中缺少專業性知識

由于新檔案工作人員檔案知識培訓較少,大多數檔案人員幾乎是在崗位上邊學邊干,慢慢熟悉;而人員少,工作內容繁瑣、量又大,直接影響檔案管理工作的質量和工作效率。

１.３　檔案隊伍中的性別比例差距太大

女職工占８８％以上,可以說女性職工是檔案隊伍的主體力量,男性職工相對較少,不足２０％,遠遠低于油田其他系統干部隊伍中男性比例。

１.４　檔案隊伍中的文化程度有所差距

大專以上學歷占１００％。４０歲以下的占７２％,這部分人員計算機及網絡技術水平比較高,其中４０歲以上的占２８％,這部分老同志計算機及網絡技術水平比較落后,難以適應當今時代檔案管理工作和檔案信息化管理的需要。

１.５　檔案隊伍中缺少檔案專業畢業的人才

專家型、復合型、全能型人才比較缺乏,部分具有高級職稱和中級職稱的同志,存在“高職低能”的問題,即具有職稱等級與具備能力不匹配,在實際工作中難以發揮骨干作用,需要盡快提升綜合素質,培訓檔案專業知識。

２　從油田基層領導及個別人對檔案的認識分析

２.１　對人事檔案管理的重要性認識不夠

人事檔案工作是一項默默無聞的工作,不像其他工作那樣容易引人注意,也不容易取得明顯成績。長期以來,相當一部分人員包括部分領導干部對人事檔案工作的認識都存在一些誤區,認為人事檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作,不是單位的主要工作,不能給單位創造經濟效益,只要“守好攤”,不丟失,不泄密,能應付外調、查檔就行了。因此。一些單位領導往往容易忽視人事檔案管理工作,形成“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”的狀況,這樣會導致人事檔案工作長期處于被動應付的狀態,檔案工作人員難以高質量地為干部隊伍建設服務。

２.２　一部分歸檔材料還不夠真實和準確

人事檔案材料本是客觀、歷史地記載干部本人情況的,具有很強的真實性和唯一性。但在實際檔案中,“三齡一歷”虛假現象較為嚴重。有些材料在內容和形式上是雷同的,如一些鑒定、考核和評價材料大多是套話,給人以“千篇一律” “同出一轍”的感覺,不能準確反映每個人的真實情況。這些都嚴重影響了檔案的質量,降低了檔案的利用率。

２.３　人檔分離、棄檔不用的人員數量不斷增加

隨著社會的發展,特別是隨著人才資源配置市場化,人才流動日益頻繁,越來越多的 “單位人”變為“社會人”,人才的流動造成人檔分離,棄檔不用的人員越來越多。據統計,中原油田有份與主人失去聯系的“棄檔”和“死檔”。

２.４　人事檔案管理的科學化、信息化程度不高

隨著科學技術手段的不斷更新,人事檔案信息管理系統已得到普遍采用,計算機信息的水平也在不斷提高,但有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發揮,計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用,中原油田人事檔案管理中心只把個人基本信息輸入計算機,查閱(借)檔案等還用手工操作,無紙化閱檔基本沒有實施。這樣既不利于檔案的保管,又影響工作效率。

３　從面對實際困難人事檔案管理中心創新檔案管理工作分析

３.１　優化體制,完善機制,切實提供有力保障

３.１.１完善管理制度,強化監督與考核　先后印發了?中原油田人事檔案管理細則??人事檔案安全管理制度?等３３項制度,完善了科室及崗位職責,編印成冊并組織實施,提升了標準化、規范化管理水平。制定了?中原油田直屬單位人事檔案管理考核標準?,將人事檔案工作納入各單位經營承包和績效考核體系中,考核結果與單位領導干部年薪和員工績效工資掛鉤,一季一考核、一年一兌現,強化了管理職能,提升了各單位對人事檔案管理工作的重視程度,確保了檔案材料的及時歸檔和有效利用。

３.１.２健全管理網絡,構建聯動成合力　針對職工總量大、人事檔案材料形成數量多的實際,油田機關處(部)室、所屬各單位人力資源、組織人事部門均配備了兼職人事檔案管理人員,專門負責本單位人事檔案材料的收集、審核、移交和利用工作。油田建立了兼職檔案人員備案制度,兼職檔案人員調整時,必須先配備后調整,先培訓后上崗,先交接后離崗。目前,全油田共有兼職人事檔案管理人員４１９人,形成了以組織、人事部門為指導,以人事檔案管理中心為紐帶,以兼職人事檔案管理人員為基礎的覆蓋全面、運行高效的人事檔案管理網絡。

３.２　優化流程,創新管理,促進工作上水平

中原油田實行人事檔案一體化管理之后,緊緊圍繞“抓基礎、促規范、上水平”的工作思路,嚴格管理,規范運作,創新提升,促進了局處兩級人事檔案管理工作邁上新臺階。

３.２.１創新收集方式　過去人事檔案材料歸檔時間固定,形式單一,無法適應檔案利用者需求。人事檔案管理中心成立以后,采取定期、不定期、重點收集相結合的方式,實行分片包干、靠前服務、上門指導,定期開展工作講評及業務交流,強化人事檔案材料收集歸檔工作。為方便市場單位歸檔,開展了網上預審。凡預審通過的,可隨時歸檔。堅持對歸檔材料逐份審核,凡不符合歸檔要求的材料,堅決退回,限期整改。這些措施,提高了檔案材料的歸檔效率,保證了歸檔材料的規范準確、齊全完整。中心成立以來,先后收集歸檔材料３５３６８０份,退回整改材料１８３９６份,收集歸檔量是中心成立前的６倍。

３.２.２創新服務方式　組織開展庫藏檔案信息核查工作,建立了由檔案編號、勞動合同號、職工姓名、性別、民族、出生時間、工作時間、工作單位等關鍵字段組成的人事檔案目錄數據庫;組織開發了人事檔案信息查詢系統,在油田局域網開通人事檔案管理中心門戶網站和中原油田人事檔案信息查詢平臺,全油田授權用戶均可通過該平臺查詢人事檔案基礎信息。目前,該系統共有目錄數據５９７１３條,注冊用戶２０９個。系統開通以來,已提供網上查詢４.５萬人次,方便了人事檔案利用,促進了信息資源共享。

３.２.３創新管理模式　油田改制企業員工檔案的管理問題,一直是改制企業領導、員工關注的熱點問題,如果員工檔案保管不善,將直接影響員工的切身利益和合法權益,關系到油田的和諧穩定。經過充分聽取各方意見,廣泛論證,油田對改制企業員工檔案實行了有償代管。每年由人事檔案管理中心與７家改制企業簽訂委托保管協議,明確雙方責任和義務,確保了３２１６名改制企業員工檔案的安全和有效利用。

３.２.４創新安全管理　油田始終將確保人事檔案安全作為第一要務,全面落實HSE責任制和安全生產禁令,修訂完善HSE管理體系,嚴格推行“２１１”安全工作法,抓好安全活動。堅持“雙人入庫”制度,在庫房設置了門禁指紋識別系統,嚴格出入庫管理。抓好特殊時期的檔案安全管理,完善安全防范預案,強化安全考核,確保了庫藏檔案安全。多年來,未發生一起安全責任事故。

３.３　拓寬渠道,強化利用,充分發揮檔案價值

堅持“服務人才、創造價值,服務群眾、促進和諧”的工作理念,努力探索,豐富人事檔案利用方式,拓寬人事檔案利用渠道,提高人事檔案利用價值,充分發揮人事檔案的功能作用。

３.３.１服務油田三支隊伍建設　持續開展油田中層干部、技術專家、高級技師三類人員檔案審查工作,累計審核整改檔案１１９９卷,補充完善材料２萬余份。把好科級干部任前人事檔案預審關,凡油田所屬單位擬提拔科級干部,在上報局黨委組織部審批前,均由專人對其人事檔案進行嚴格審核,人事檔案不完整、不規范的,督促所在單位限期整改,整改不到位的,不予審批,確保了干部管理的規范性和嚴肅性。積極為組織部門建立完善科級干部數據庫、黨員數據庫提供檔案服務,確保了數據信息的詳實準確。

３.３.２服務生產經營促進發展　始終把提供人事檔案服務、協助生產經營、促進油田發展作為工作重點目標之一,先后配合油田外闖市場單位成功中標９個項目,標的總額４.６９億元。２０１１年９月２２日,工程建設總公司參加“西氣東輸”工程鐵路套管穿越等項目的投標,因缺少兩名工程技術人員的勞動合同書,無法通過資質認證,無法投標。情急之下,公司人力資源部門來到人事檔案管理中心,工作人員及時為他們辦理了檔案借閱手續,提供了兩名技術人員的勞動合同書原件,最終工程建設總公司順利中標造價４９２萬元的工程。２０１２年３月１８日,建筑集團公司投標上海至武威國家重點公路南陽至內鄉段高速公路土建工程第５合同段項目,按照甲方要求,需提供６名工程技術專家的個人資質審批材料原件,人事檔案人員及時調取相關材料,提供了有效服務,使建筑集團公司成功中標,標的總額１.８８億元。

３.３.３服務民生保障職工權益　始終把“服務油田和諧建設”作為切入點,找準工作節點,瞄準關注熱點,急職工群眾所急,想職工群眾所想,積極為油田廣大職工家屬提供優質高效的檔案服務。中心成立以來,先后為油田職工辦理退休審批、工傷認定、子女就業、遺產繼承、住房分配、社會保險、工齡認定、扶貧濟困等工作提供檔案利用服務１８１３人次,１７５８９卷次,出具檔案證明５２５份,復印檔案材料１４７０份,受到了油田廣大職工家屬的一致好評,促進了油田的和諧穩定。２０１１年,油田人事檔案管理部門改變原有的服務方式,在河南省社保部門審檔過程中,堅持檔案人員全過程參與,做到人檔不分。當發現材料不全時,及時補充完善,提高了工作效率,確保了檔案安全。河南省勞動和社會保障廳邢東處長評價說: “在全省辦理員工退休手續的企業中,人事檔案工作人員全程參與的只有中原油田一家,你們的責任意識非常強,效果很好,經驗值得推廣!”

由于歷史原因,油田存在個別職工檔案缺失的問題,個人權益受到損害,時有因人事檔案信訪的事情發生,成為油田不穩定因素之一。２０１２年,油田開展了缺失人事檔案查補專項工作,先后派出２個外調小組,奔赴大慶、長慶、勝利、江漢等油田進行外調、追索工作。目前,已索回職工檔案１４卷,落實存放地４６卷,索回重要原始材料９２份,６４名缺失檔案職工得以正常辦理退休手續,為油田創造了經濟效益和社會效益。

３.４　內強素質,外樹形象,打造和諧高效團隊

堅持高標準、嚴要求,外樹形象,內強素質,努力建設一支作風過硬、業務精的專業隊伍。

３.４.１強化敬業意識　堅持開展責任意識、團隊意識教育,深入開展“為民服務創先爭優”、創建“黨員先鋒崗” “蘭臺巾幗示范崗” “我為中心發展獻計策”等活動,舉辦“感動蘭臺”演講比賽。

３.４.２增強綜合素質　通過舉辦培訓班、組織業務交流、實施網上培訓、開設“員工大講堂”等形式,提升專兼職人事檔案工作人員的理論和業務水平。

３.４.３打造品牌形象　油田人事檔案系統在建立職務聘任、業務考核、“２４小時暢通服務”等激勵約束機制的基礎上,制定了?人事檔案工作人員守則?,實行首問負責制,設立服務監督電話,主動接受服務對象的監督。通過舉辦培訓班、組織業務交流、實施網上培訓、開設“員工大講堂”等形式,提升專兼職人事檔案工作人員的理論和業務水平。

４　實現企業檔案管理現代化的幾點建議

４.１　重視檔案工作人員專業技能和素質的提高

檔案人員是連接檔案與利用者的橋梁和紐帶,檔案人員的素質直接影響到檔案的利用在企業人心目中的形象。所以,提高檔案工作者素質,是加速檔案科技進步,推動檔案事業發展的關鍵。首先,檔案人員要熟悉工作流程,在檔案接收、整理、歸檔、入庫、上架的過程中嚴格把關。把住人才入口關,注意引進招聘一些有文化專業知識,有專業技術、技能的人才充實檔案隊伍。當前社會和經濟生活處于快速發展時期,新的行業和領域不斷形成,這些對檔案業務的管理、服務等工作提出了新的要求和挑戰。檔案人員應努力學習,拓寬視野,了解所涉及工作的各領域的現狀及發展動態,提高自身素質,運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作,實現單一型向多樣復合型轉變,扎實有效地推進專業繼續教育。

４.２　調動企業檔案管理人員工作積極性

４.２.１增強激勵機制　檔案工作應當引進競爭激勵機制,改變在檔案部門實際存在的“鐵飯碗”現象,積極推行全員聘任合同制,對現有人員實行公平競爭、擇優上崗,真正做到優勝劣汰,能者上庸者下,從而使檔案工作者清楚地認識到自己的工作成績與其生存和發展息息相關,從而激發每個人的工作活力,最大限度地發揮個人潛力,使檔案工作人員充滿競爭活力、開拓創新的新局面。

４.２.２更新觀念,實現自我價值　有時搞檔案工作的人未必都能明白檔案工作的重要性,這是因為他們以前純粹為了工作而工作,忽視了總結自己對企業的影響。這就要求相關領導人員做好企業檔案管理工作的宣傳和教育工作,使職工特別是檔案人員對工作有積極的認識。使檔案人員積極進取,對自己的各方面都做出相應的調整和重新定位,一改過去“收攤看點” “倉庫保管員”的現象,在埋頭苦干的同時,多一些敏感和睿智,有為才能有位,使檔案工作創造出更豐厚的社會效益和經濟效益。

４.３　檔案的現代化要與企業的信息化同步

企業檔案必須適應信息化要求,把電子文件妥善保管起來。信息化的迫切要求及飛速發展,對檔案部門提出了更高的要求和一些亟待解決的問題。當前,在企業信息化建設過程中,也有檔案部門不了解、不懂的東西,特別是信息管理系統、資源管理系統等。在這種情況下,檔案部門要知難而上,積極參與企業信息化建設,使企業檔案管理成為企業信息化的一個重要組成部分。檔案人員要邊干邊學,在管理的過程中學習和掌握信息化的有關知識,使檔案現代化與企業信息化有機結合,同步發展。

綜上所述,科學規范的檔案管理只有堅持與時俱進,才能適應新形勢的需要,開創檔案管理工作的新局面。科學規范的檔案管理可以不斷地提升一個企業的管理水平,做好檔案的開發和利用工作,不但可以實現檔案管理工作的自身價值,而且可以為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。展望未來,機遇和挑戰共存,機遇大于挑戰,只要我們搶抓機遇,避免消極因素帶來的不利影響,充分發揮我國特有的管理優勢,堅持走中國特色社會主義檔案管理道路,一定會實現檔案管理工作的規范化、科學化、法制化。