檔案工作的發展規律

檔案工作作為一種社會現象，伴隨著歷史的延續與發展，其本身也處在動態發展變化之中。古今中外的檔案工作，盡管在組織制度、原則與方法，檔案服務的方向、對象和范圍等方面都存在很多差異，但是，檔案工作在發展過程中也表現出一系列的共性特征與規律。

一、檔案工作的分化與整合規律

從檔案工作的發展歷史來看，在相當長的時間內檔案工作與文書工作是不分的，檔案工作與圖書資料工作也是不分的。如周代設有五史，即大史、小史、內史、外史和御史，他們的職責是起草文書和保存檔案，即所謂“史掌官書以贊治”。這說明檔案工作和文書工作是不分的。又如，漢朝的石渠閣、東觀、蘭臺，既保管檔案，又保管圖書，這說明當時檔案工作與圖書工作也是不分的。這種文書工作、檔案工作、圖書工作界限模糊，相互交錯的狀況一直延續到民國時期。中華人民共和國成立之后，我國檔案工作才真正從文書工作、圖書工作中分化出來發展成為一個獨立工作系統。各級檔案行政管理機關和檔案館（室）的單獨設立就是一個顯著的標志。從此以后，我國檔案工作在國家文化建設事業中承擔起任何其他工作都無法替代的作用。建國后幾十年的實踐表明，檔案工作已成為維護黨和國家歷史真實面貌、推動社會主義物質文明與精神文明建設的重要事業。

伴隨著檔案工作自身的不斷發展壯大，特別是檔案信息資源觀的形成和信息技術在檔案工作中的廣泛運用，檔案工作的發展又面臨著一些新的變化。這些變化主要表現在：

（一）文書檔案管理工作一體化

“文書與檔案管理體化” ， 是指將目前機關中的“ 文書處理” 和“ 檔案管理”工作，整合成為一個既統一又分工，既有聯系又有區別的管理過程。在新中國成立之初，為了提高我國文書工作、檔案工作的水平，我國針對文書工作、檔案工作分別制定了一系列管理原則和操作規范。理論界和基層實踐工作者一般都以“歸檔”環節作為文書工作與檔案工作的界限。應該說，文書工作與檔案工作的分離對處于初創階段的社會主義國家檔案事業，特別是對總結相關的工作經驗，提高文書工作和檔案工作的水平有著極為重要的意義。而且圍繞著“歸檔”這一關口設置，我國分別形成了一系列文書工作制度（如文書處理部門與業務部門立卷的制度）和檔案管理制度。這些管理制度的建立與健全，對加強我國文書工作與檔案管理工作無疑發揮了積極貢獻。但是，文書工作與檔案工作的分離，也帶來了一系列的問題和消極影響。這具體表現為：

第一，由于在日常機關工作中，人們大都只注重文件的現行目的和現行作用，只關心文件的內容與辦理過程及結果，加上缺乏對文書工作的專門管理，使得文件在質量上出現了物質形態不統一、制成材料不合乎質量要求、信息記錄要素不完整、歸檔范圍內的材料不齊全等一系列問題。

第二，由于“歸檔”是文書工作和檔案工作的結合部，因此，歸檔工作質量的好壞就從根本上決定著檔案工作的質量。為了確保歸檔工作的順利進行，在我國，自1956年印發的《機年國務院發布《關于加強國家檔案工作的決定》起，就開始全面推行文書處理部門立卷制度。中共中央辦公廳、國務院辦公廳1983年印發的《機關檔案工作條例》又重申了這一制度。然而，從幾十年來的工作實踐看，文書部門立卷制度并沒有全面地、切實地得到貫徹執行。在省級以上大型機關，立卷工作多由文書部門與檔案部門配合進行，文書工作部門和檔案工作部門之間也并沒有嚴格、機械地劃分歸檔工作的界限；在省級以下中小型機關，因文書人員兼管檔案工作，文書工作與檔案工作也不可能截然分開。

第三，由于我國沒有統一管理全國文書工作和檔案檔案工作各自作為獨立的系統理應由兩組管理機構體系來分別承擔，但實際情況并未滿足這種要求。就檔案工作而言，管理機構體系較為完整，管理職責也比較明確；而與檔案工作系統相比，文書工作系統從上到下沒有一個專門業務管理機關對文書工作全面履行“指導、監督和檢查”的職責，文書工作的各項制度、辦法難以得到全面落實。

為了解決上述問題，理論界和實際工作者都認為要對文書工作與檔案工作進行新的整合。特別是，在辦公自動化和網絡環境下，電子文件大量涌現，電子文件具有其自身的諸多特點，電子文件和電子檔案在管理方法上與紙質文件和紙質檔案的管理存在很大不同，新技術的運用要求實現電子文件全過程連續一體化管理，才可能保證電子文件與電子檔案一體化管理的實現，文書檔案管理一體化將成為今后我國檔案工作的重要發展趨勢之一。檔案界討論多年的文書檔案管理一體化將會在信息技術廣泛運用的背景下真正得以實現。從一定意義上看，信息技術的運用既是文書檔案管理一體化的誘發動因，又是文書檔案管理一體化的支撐條件。

從誘發動因的角度看，信息技術的廣泛運用生成了大量電子文件，電子文件的數字化信息形態以及其他特征，使文件信息的形成、處理和利用方式都會發生變化。如要求在電子文件產生之初對其進行鑒定，職能鑒定法得到了較為廣泛的認同和應用；文件信息的利用服務方式發生明顯變化，用戶可以跨越時間、空間障礙利用文件、檔案信息等。

從支撐條件的角度看，信息技術的運用為我們在文件管理中強調業務流程的整合提供了有效工具保證。例如，為了保證電子文件的內容、背景、結構等信息的完整性，必須實行文件與檔案的一體化管理。從中外一體化管理的實現條件和已有的實踐方法看，運用信息技術建立科學的一體化管理信息系統則是行之有效的。

運用新技術對文書與檔案管理流程（或稱為廣義的文件管理）進行重組有著極其重要的意義。這具體表現在兩個方面：

一是有利于將文件與檔案管理作為一個整體進行總體設計和通盤考慮，從而提高文件管理質量。在長期的文件管理實踐中，我國檔案工作者往往將檔案管理的重點放在對非現行文件管理上，雖也強調對現行文件質量控制發揮作用，但實際上在歸檔組織工作中的“指導”與“監督”作用卻很難發揮，尤其對在文件形成與現實使用過程中多種相關因素對文件質量產生的影響無法進行有效調控。由于電子文件對背景信息和元數據的依賴性，使其在形成、傳遞與使用過程中的質量狀態對文件最終質量產生決定性影響。適應這一新的變化，在文件管理流程中，突出“前端控制”的作用就顯得尤為重要。只有將文件管理的全流程當做一個系統進行通盤考慮，才能兼顧文件管理的前端控制、入口控制和滯后控制，從而有效保證文件從“出生”開始就有一個較高的質量。

二是可以為文檔管理一體化軟件設計提供新的設計思想。從我國現有的文檔管理一體化軟件設計與使用的情況來看，基本上還是停留在對紙質文件管理過程的環節“模擬”上，這樣的軟件對紙質文件的輔助管理有一定效果，對電子文件管理則不一定十分有效。電子文件及其管理的新特點要求在電子文件管理系統的設計階段突破紙質文件管理環節“分工”程序上的常規，將有關管理內容重組后嵌入管理程序中。

（二）檔案、圖書、情報管理的一體化

從一般屬性來看，檔案、圖書、情報都屬于人類的知識財富，都具有信息屬性和知識屬性，它們在管理的基本方法上有許多相似之處，如果將其綜合管理并進行聯合開發，可以發揮三者在功能上的互補，實現信息資源共享的目的。可以說，檔案、圖書、情報管理一體化是一個世界性的趨勢。

我國檔案界對檔案、圖書、情報管理一體化的認識基本上是統一的，但對一體化管理的具體模式卻存在分歧。一種觀點認為應建立全國一體化的協調機構，統一規劃和安排檔案、圖書、情報工作，實現工作的標準化和規范化，共同開發信息資源，發揮信息的整體優勢；另一種觀點則主張建立一體化的實體管理機構，對檔案、圖書、情報實行統一管理。在選擇檔案、圖書、情報一體化管理的模式時應具體情況具體分析。一般來說，對面向社會的檔案、圖書、情報工作進行一體化的實體統一管理應持慎重態度。而在機關、企業、事業單位內部則可以考慮建立統一管理檔案、圖書、情報的信息中心， 以發揮信息系統的整體效應。

上述兩個“一體化”管理趨勢，不僅出現在國內，它們在國外也有不同程度的反映。以史實而論，信息資源管理的最早生長領域就是美國政府部門的文書管理領域。美國政府各部門向來有重視文書管理的傳統，20世紀初開始的地方政府一體化和國際化進程，尤其是第二次世界大戰期間臨時增設的各種機構，導致了文書數量和文書管理成本的激增，對此，美國政府運用行政和立法雙管齊下的辦法實施整治，其結果卻意外地促成了信息資源管理的產生。1980年， 美國政府頒布的《文書削減法》是信息資源管理理論形成的標志。從此以后，美國政府各部門和工商企業領域就逐步將信息資源的一切要素（對信息資源的含義有狹義與廣義之分，美國及西方絕大多數國家都采用廣義認識）都納入到管理范疇，并經歷了一個由信息的物理控制、信息的技術管理、信息資源管理到知識管理的發展過程。20世紀80年代后，信息資源管理理論的影響波及到了西方其他國家，并在英、法、德等國家的工作實踐中得到了深刻反映。由此可見信息資源的綜合管理是一個國際性趨勢。

隨著上述兩個一體化趨勢的日趨明顯，檔案工作與文書工作、圖書工作、情報工作將逐步實現分化基礎上的新的整合。這種整合不是上述幾項工作的簡單合并，也不是回歸到早期的“三位一體”，而是要求檔案工作、文書工作、圖書情報工作在融合、滲透基礎上實現綜合管理，從而實現信息資源管理系統的功能放大。檔案工作的分化整合規律，要求檔案學界在注重研究檔案信息及檔案信息管理個性特征的基礎上，也應重視對信息管理的一般理論方法的探討與研究，并注重引進和借鑒相關學科理論成果，真正使檔案管理工作成為信息資源管理家族中獨具個性又不可缺少的一員。

二、檔案工作的智能化發展規律

檔案工作的智能化發展規律突出表現在檔案技術設備的變化上。幾千年來，人們管理檔案主要是手工操作。到了現代，各種新技術應用于檔案管理不僅可能，而且正在逐步變為現實。在檔案管理中逐步推廣應用的以計算機為核心的包括電信、縮微復制、聲像技術在內的一切先進手段，實質上都是物化的智能。這些物化的智能在檔案管理工作中的應用具體表現在如下幾個方面：

（一）運用電子計算機實現檔案管理的自動化

根據計算機所具備的信息處理能力和世界各國檔案、圖書和情報部門進行文獻處理的實踐，目前計算機在檔案工作中主要應用于檔案業務管理、檔案編目與檢索、檔案庫房管理和檔案部門行政管理等方面。

（二）運用計算機及其相關技術和現代通訊技術，實現文件與檔案信息資源的數字化及檔案信息傳遞的網絡化

在現實工作中，檔案管理的對象主要有兩類，即數字化的檔案信息和紙質檔案。數字化的檔案信息是在電子環境中生成和運轉的記錄形式，近年來數量日增。但在相當多的單位紙質檔案仍占主導地位。為了促進檔案信息資源的共享，推動我國數字檔案館的建設，在現階段和今后相當長的時期內，我國各級各類檔案部門，特別是檔案館將面臨著大量的檔案信息資源數字化任務。只有實現了檔案信息資源的數字化處理，才有可能在數字檔案館建設時，構建以用戶為中心的虛擬檔案信息館藏，使檔案館成為在網絡上能夠靈活方便地搜尋、選擇和連結檔案信息資源的動態信息系統。因此，從這一意義上看，運用計算機及其相關技術實現對紙質檔案的數字化處理，并保證實現對數字檔案信息的“動態搜尋與組織”是我國數字檔案館建設成功的關鍵。在檔案信息資源數字化基礎上，運用相關技術可以實現檔案信息傳遞的網絡化，實現遠距離檔案信息的檢索與利用，從而提高檔案工作的社會效果。

（三）檔案縮微化與檔案保護技術水平的提高

檔案縮微化是指利用專門的光電攝錄裝置，把紙質載體的檔案文件或電子文件按照一定的縮小比例拍攝在感光材料上，制成縮微復制品，進行貯存、傳遞和利用。檔案縮微化能提高檔案信息的存儲密度，縮小檔案體積，有利于檔案原件的保護，并可利用縮微技術與計算機技術的結合使用提高檔案信息的檢索水平。由于檔案是黨、國家和人民的寶貴財富，因此，采用先進的檔案庫房保管設備與檔案保護技術，盡可能地減少自然理化因素對檔案的損壞、延長檔案的壽命就是檔案工作的重要任務。

特別應注意的是，由于新技術運用帶來的技術設備智能化發展，必將引起檔案人員在檔案工作中地位和作用的根本性變化，而且，也會給檔案學基本理論的創新提出更多的要求，檔案工作者需要進一步思考一系列的理論問題。這突出表現在：

第一，對檔案原始記錄性提出新的界定標準。對于紙質文件來說，其內容的原始性通常要借助于形式的原始性來證實和確認，原件成為集兩種原始性于一身的代表。而電子文件便于修改、便于拷貝的特點使人們對其原始性的確認有了很大的難度。人們可以根據需要對電子文件進行復制；當生成電子文件的軟硬件平臺升級或更換時，需要將原文件遷移到新的系統中，以保證其可讀性。這樣一來，“原件”的概念就變得難以定義。如何認識電子文件的原始性與證據性便成為新的課題。

第二，由于電子文件的證據性尚無有效保障，管理方法亦無定規，所以，機關即使是在無紙辦公條件下完成了“文件”的辦事職能，在轉化為檔案時也必須將其紙質化，也就是說為保存而專門制作一套紙質檔案。鑒于電子文件便于傳輸、檢索等特點，很多單位已經開始對電子文件進行歸檔保存以供日常查找利用。可以預見，從實用性出發，這種雙套保存的方法將會逐漸變得普遍起來并將存在相當長一段時間。如何在理論上與實踐上對待“雙套制”則是擺在檔案工作者面前的又一課題。

第三，來源原則重又成為檔案學者關注的理論熱點。這一歷經一個半世紀，在世界各國廣為流傳的檔案原則在計算機技術的沖擊下是否仍然具有生命力，對此，各國檔案學者的觀點不盡相同。不同觀點大都圍繞電子文件系統的文件來源不再嚴格對應于現存的機關、組織機構這種現象而產生，實質根源是對來源原則本質的不同理解。任何原則與理論都不是一種具體的方法，都應該隨著時代的前進和客觀現實的變化而不斷發展。

第四，檔案管理工作中前端控制思想的提出。檔案工作者早就提出文件檔案工作一體化的設想，電子計算機的出現加速了這一設想的實現。在計算機文檔管理系統中，各業務環節的要求應在系統設計時統一考慮，一些原流程中后期的工作將移至前期實施。系統的思想、協調的思想和前端控制的思想必將貫穿于整個系統的設計 與運行過程中。

第五，文件管理體制和檔案部門的職能將可能發生變化。對于非現行期的電子文件是否必須由檔案館統一保存，目前國際檔案界存在著不同的認識和實踐。電子文件時代的檔案館或許不再必須接受各機關的“檔案”，而主要是行使對分散的檔案信息集中控制并使其便于公眾利用的職能，即從檔案文件的保管基地轉變為檔案信息的控制中心。

檔案工作的智能化發展帶給檔案工作者的新問題涉及方方面面，迫切需要檔案人員用更深刻的理論思維指導新的實踐。

三、檔案工作發展與社會環境變化的互動性規律

檔案工作與社會環境有著普遍的、密切的聯系。檔案工作與社會環境變化的互動性規律主要表現在：一方面，社會環境狀況影響和制約著檔案工作的生存與發展。堅持環境適應性就是要求我們注意檔案工作內部各要素之間的協調，而且要考慮檔案工作發展與社會環境變動的關系，使其與外部環境相互協調統一。另一方面，檔案工作在參與社會事務的過程中，也對社會環境變動，特別是社會精神文明與物質文明的建設作出貢獻。檔案部門也可通過卓有成效的管理活動，建立良好的社會公共關系，從而為檔案工作的進一步發展創造條件。

（一）影響檔案工作生存與發展的社會環境因素

檔案工作作為社會環境系統的一個組成部分，它的生存與發展既是檔案工作本身內在矛盾沖突與協調的結果，又受多種社會環境因素的影響和制約。

1.社會物質生產與檔案工作

物質生產活動是人類最基本的社會活動從一定意義上說，檔案工作是適應了人類物質生產活動的需要而發展起來的。社會物質生產活動對檔案工作的影響體現在：

（1）社會物質生產活動不斷對檔案工作提出新的任務與要求。由于人類物質生產活動的廣度與深度的擴展，使檔案產生的領域日益擴大、檔案的種類日益繁多，檔案工作也就隨之擴展到物質生產的各個領域，出現了各種專門檔案的管理工作；而物質生產活動中利用檔案的需要，又不斷對檔案工作提出新的要求，促使檔案工作不斷改進完善。

（2）物質生產的發展決定著檔案工作的基本物質條件和技術條件。檔案工作不能脫離一定的物質技術條件而存在。社會物質生產的發展規模和水平，決定了一定時期內社會所能用于檔案工作的總投入，而投入水平將決定檔案工作在一定時期內所能達到的規模與水平，限制著檔案工作所能采用的物質技術設備，影響著技術設備的更新過程。

2.社會經濟政治制度與檔案工作

（1）社會經濟政治制度決定著檔案工作的目的和性質。在階級社會中，檔案工作都是為統治階級的經濟、政治利益服務的。奴隸、封建制時代的經濟、政治關系，決定了檔案工作體現奴隸主、封建地主階級的意志，為其經濟政治利益服務；近代資產階級在爭奪統治地位的過程中所進行的檔案工作改革，矛頭直指封建制度的檔案工作，通過改革使檔案工作成為資產階級鞏固政權，發展資本主義經濟的重要助手；社會主義的經濟、政治關系，決定了檔案工作為社會主義事業服務，為廣大人民的利益服務，它不再是統治階級統治、壓迫人民的工具，而成為全體勞動人民進行經濟建設，發展科學文化事業的重要組成部分。

（2）社會經濟政治制度決定了檔案工作的基本原則。國家體制直接影響檔案管理體制；各國政治民主化進程與程度影響和決定檔案開放程度。在我國，檔案工作實行的是集中統一管理。隨著政治體制改革的不斷深入，檔案開放也必將在現有基礎上有更大發展。

3科學文化事業與檔案工作

首先，科學文化的繁榮，使人們在科學研究和各種創造性勞動中產生了更多的檔案信息需求，從而對檔案工作提出了新的要求；其次，科學文化活動的發展能夠推動檔案學理論的研究與普及，檔案學在良好的科學文化環境中，能夠與其他學科相互推動、相互影響，加快發展步伐；第三，科學文化事業的發展還能為檔案工作提供新的管理理念和科學技術，促使檔案工作日益科學化與現代化，同時也能給檔案部門輸送各種人才，改善檔案工作者隊伍的素質。

4.社會檔案意識與檔案工作

檔案意識是人們對檔案和檔案工作的認識水平與敏感程度。社會上各行各業、擔負著不同工作的人們，對檔案和檔案工作的認識水平與敏感程度，共同構成了社會的檔案意識。它反映著整個社會對檔案和檔案工作的認識和態度，表現出社會對檔案和檔案工作的重視程度。

社會的檔案意識作為一種觀念存在，是現實社會發展水平的反映。社會經濟、文化發展水平是影響社會檔案意識的根本因素。經濟文化愈落后，社會的檔案意識水平就會愈薄弱；社會的檔案意識也受到國家方針政策的影響，受政府部門對檔案工作重視程度的影響；社會的檔案意識還受到檔案工作自身發展水平的影響，檔案工作取得的成就，檔案工作者的努力，能夠起到增強社會檔案意識的作用，而壁壘森嚴、手續繁瑣、查用困難的檔案工作狀態，則會影響檔案工作的形象，削弱社會的檔案意識。

我國的社會檔案意識，建國以來已經有了重大的發展變化，尤其是種信息成本占產品總值的檔案工作恢復整頓以來，由于黨和國家對檔案工作的高度重視，檔案工作本身的迅速發展，社會的檔案意識在不斷增強。但是，同我國經濟、政治發展的速度和需要相比，我國的社會檔案意識仍然顯得非常薄弱。這具體表現在：

第一，重視檔案的史料價值，忽視檔案的決策參考價值。檔案的史料價值已經受到了史學界和社會的廣泛重視。在歷史上，檔案就被作為修史的重要依據；在現代科學研究中，檔案仍舊是編史修志的重要資料。但是，檔案不僅具有史料價值，而且還具有重要的現實決策參考價值，可以產生巨大的社會效益與經濟效益，但這種價值的潛力卻遠未被社會所廣泛認識。

第二，重視檔案的憑證價值，忽視檔案的情報價值。在多年的政治運動中，檔案一直被作為核對事實的憑據；在日常管理工作中，檔案也是維持管理工作正常進行的依據。檔案的憑證作用已被大多數管理工作者廣泛認識。但是，入們在重視檔案憑證作用的同時，又往往認為檔案都是對已經進行了的社會活動的客觀記錄，因而沒有現實的情報價值。應該指出，在過去的社會活動中形成的檔案可能具有一定的情報價值。這是因為：一是一些重要的政治、軍事、科技類檔案本身就是重要的情報；二是通過對一系列具有聯系的檔案進行歸納、分析研究后，可以從中發現事物發展的某種潛在趨勢。因此，社會檔案意識的強化，也包括社會對檔案作用認識的逐步強化。

第三，不少管理者將檔案工作看做是一種單純消耗性、輔助性和事務性工作，對檔案工作缺少必要的投入。這個問題必須在理論上加以澄清。首先，檔案部門向有關方面提供的各類檔案信息，在社會化大生產中都是以知識資本的形式出現的。許多國家都已在管理工作中將知識和信息的投入計入信息成本，一般這種信息成本占產品總值的15%-36%，而且這一比例仍在繼續上升。如果管理工作者都能看到檔案工作的這種經濟效果，就不會將檔案部門看做是一項單純的消耗性工作，而應將其看做是一項能夠獲得有形或無形產出的工作；其次，檔案管理對本單位的主要職能活動具有輔助作用，而這種輔助作用是通過代表其所依附的主體獨立地行使對本機構文件、檔案管理活動的計劃、組織、指揮、控制和調節等職能來實現的；最后，檔案工作不是一般事務性工作，而是一項對各類檔案信息進行科學管理和開發利用的專門性業務。它有專業結構需求、專業工作程序和專業管理目標、必須由具有檔案專業素質的專業人員來承擔。

各級政府和檔案部門應進行一系列卓有成效的工作以提高和改善社會的檔案意識。一是國家應采取正確的檔案工作政策和有力措施，完善檔案工作的體制，為檔案工作的發展創造條件；二是檔案部門應利用各種手段廣泛宣傳檔案、檔案工作和檔案人員；三是檔案部門應加強基礎性工作，科學開發檔案信息資源，使社會各界從檔案工作中直接受益，從而提高對檔案和檔案工作的認識水平。

（二）檔案工作的社會貢獻與檔案部門的公共關系

正如在本書前文中闡述的一樣，檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業，是黨和國家各項建設事業必不可少的環節。具體而言，檔案工作的社會貢獻集中表現在：為延續和維護社會記憶而積累資料；為國家的政治、經濟、科學文化管理活動的開展提供必要的資料，創造社會效益和經濟效益等。

為了給檔案工作的發展營造一個良好的社會環境，檔案部門和檔案工作者也必須樹立較強的社會意識，開展公共關系活動。這是由檔案工作自身的諸多特點，特別是由檔案工作效益的特點所決定的。

1.檔案行政管理機關的職能拓展需要良好的公共關系

對檔案行政管理機關而言，為了有效行使其監督、指導和檢查職能，必須處理好上下級檔案行政管理機關、檔案行政管理機關與檔案業務機關（檔案館、基層檔案室）之間的關系。由于檔案、圖書、情報一體化管理趨勢的新要求，檔案行政管理機關還應協調好與圖書、情報機構的關系。

2.檔案館的科學文化性質決定了檔案部門必須建立良好的公共關系

檔案館作為為社會各方面提供利用檔案史料的中心，必須以豐富館藏、優化館藏結構作為基礎。檔案館只有搞好公共關系，才能收集到有特色的檔案資料，才能把屬于個人所有的檔案，如名人檔案收集到檔案館中來，使其發揮更廣泛的社會作用。

3.機關檔案業務的擴大需要良好的社會公共關系

我國基層檔案業務工作經歷了一個從無到有、從小到大的發展過程。近年來，我國基層檔案業務工作出現了一些新的特點，如保管成分多樣化（內容豐富、載體多樣、種類繁多）、接收檔案制度化、檔案管理規范化等，這就決定了檔案部門既要與機關內各機構發生聯系，又要與形成或利用檔案的部門或人員發生聯系，這就涉及到公共關系問題。

4.新時期檔案事業的發展需要樹立檔案部門的良好形象，開展公共關系建設

長期以來，檔案部門較強的內向性、封閉性特征，較弱的社會服務意識和服務能力，影響了自身公眾形象。提高社會服務能力和水平，拓展職能，是檔案工作公共關系的核心內容，是樹立檔案部門良好的，具有公眾親和力的社會形象的關鍵。此外，檔案工作人員不僅要具有默默無聞、甘于奉獻的工作作風，也應具備較強的社會意識，利用各種時機宣傳檔案和檔案工作，不斷擴大檔案工作的社會影響，取得社會各界的理解和支持。

檔案部門公共關系活動的開展主要可以考慮下列途徑：一是充分利用檔案工作系統內的專業報刊和系統外的大眾傳媒工具進行檔案宣傳活動；二是通過策劃新聞事件制造公關時機擴大檔案工作的影響；三是定期聯系社會公眾，協調各方面的關系；四是舉辦檔案展覽，宣傳檔案工作的效益等。

四、檔案工作的社會化發展規律

檔案工作的社會化發展規律主要表現為隨著人類社會活動領域的擴大，社會分工的細化和社會文明程度的提高，檔案的來源與形式日益廣泛和多樣，檔案信息服務逐步社會化，檔案管理越來越具有廣泛的社會意義。

隨著人類社會活動領域的擴大和生產力水平的提高，不同歷史時期的檔案在來源、內容與形式上都有很大變化。從來源上看，檔案是人類文明的產物，是社會發展到一定階段，適應處理國家事務或記載公私生活的需要而產生的。但在相當長的時間內，檔案的內容往往只是涉及國家政務和生產管理等社會活動的側面。隨著生產力水平的提高和科技進步，復雜的人類社會活動決定了檔案來源的廣泛性和檔案內容的豐富性；從形式上看，無論是載體形式，還是檔案信息的記錄方式都出現了多樣性變化，要求檔案工作者針對各種類型檔案的不同特點，采取不同的管理方法和保護方法。

檔案管理的社會化是指檔案是全社會的共同財富，檔案管理是一種社會各級各類組織、機構和個人的共同行為，其目的在于把全社會的檔案以不同形式分層分類集中控制起來，形成一個社會性的開放管理系統。這種社會化檔案管理的實現是以方方面面的條件保證作為基礎的。我國檔案工作的基本原則和檔案行政管理部門的執法權，是實現檔案管理社會化的基本條件；較為完整的國家檔案管理網絡是檔案管理社會化的可靠基礎；檔案館是檔案管理社會化的基本形式；而文件中心、檔案事務所、檔案寄存中心和其他商業化運作的檔案中介機構則是檔案管理社會化的有效補充。

檔案信息服務的社會化，是指檔案部門在保證國家和公民個人的根本利益不受損害的前提下，最大限度、最大范圍地向社會各方面提供檔案信息。在不同歷史時期，檔案信息服務社會化的實現程度有很大差異。古代的檔案所有權和利用權均為少數統治者所壟斷，平民百姓無權問津。到了近代，與資產階級革命相伴隨，許多國家先后建立了國家意義上的檔案館。這種檔案館兼具政府輔助機關和科學研究機關的性質。當時，除統治集團外，國家機關工作人員和一部分學者也產生了利用檔案的要求，并在一定程度上獲得了這種權利，這就使檔案館兼具保管職能和服務職能。檔案館服務職能的強化，使檔案工作開始產生了一定的社會意義，并由此推動了檔案事業的發展?，F在，許多國家（包括我國）已明確規定公共檔案館是科學研究或科學文化性質的機構，允許更多的利用者走進檔案館，檔案館的社會服務水平與服務面得到大幅度的提高。與檔案信息服務的社會化趨勢相適應，我國檔案工作的根本目的也經歷了一個由“便于本機關利用”，到“便于黨和國家各項工作的利用”，再到“便于社會各方面利用”的發展過程。1988年生效的《中華人民共和國檔案法》對檔案信息服務社會化的要求作出明確規定，我國的檔案工作必須以“便于社會各方面的利用”作為根本目的。具體而言，檔案信息服務社會化主要表現在：一是檔案工作有明確的面向社會的宗旨，各項工作的展開都要有利于檔案信息資源的開發利用；二是有便于社會利用的檔案政策，在保守機密的前提下，使利用者能盡可能方便地利用所需檔案。為此，我國專門制定了開放檔案的若干政策。如《檔案法》規定：“國家檔案館保管的檔案，一般應當自形成之日起滿30年向社會開放。經濟、科學、技術、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于30年，涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限，可以多于30年”；三是有完善的服務手段和較高的服務水平，不僅能滿足被動查找的需要，同時應能主動地將有關檔案信息提供給各類利用者，作為各項工作的參考和依據，從而使檔案機構與社會各方面建立起廣泛而密切的聯系。

總之，伴隨著社會進步和人們對檔案信息這一經濟與社會發展的資源要素在認識上的深化，社會對信息資源共享的要求將會更加強烈。檔案工作者應適應檔案工作社會化發展規律，堅定不移地把檔案信息服務的社會化作為檔案工作的發展方向。同時，也應注意到，隨著人類社會交往范圍的擴大，我國檔案工作正在逐步融入國際檔案工作交流的體系之中，參與日益頻繁的國際檔案事務，處理檔案工作國際交往中日益復雜的各類關系問題。