檔案工作的內容

檔案工作，從廣義上說，包括檔案管理工作、檔案行政管理工作、檔案教育P69工作、檔案科學研究工作、檔案宣傳工作、檔案國際合作與交流工作等。

一、檔案管理工作

檔案管理工作是指用科學的原則和方法管理檔案，為黨和國家各項事業服務的工作。它的基本內容包括：檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、編輯與研究、統計和利用服務。上述檔案管理業務內容的劃分只是相對的，我國檔案界長期以來將檔案管理業務分成為“六個環節節”或“八個環節”.隨著檔案管理現代化的發展，檔案管理業務的內容與結構還將發生新的變化。

檔案管理業務的諸環節是適應社會實踐的需要而產生和發展的。國家機關、社會組織和個人在參與社會活動時形成了大量文件，社會活動的延續又需要經常使用這些文件。由于文件形成后的自然狀況并不能完全適應社會對其實際利用的需要。為此，必須按照科學的原則和方法對這些文件進行專門的管理，這就形成了檔案管理業務的各項內容。

1．檔案的收集工作

各個機關、機關內部各個組織單位形成和使用的文件，往往是分散的，而且在數量上也是浩繁的，而機關與社會對檔案的利用則要求一定程度上的集中。為了解決檔案的分散形成與集中利用之間的矛盾就形成了檔案的收集工作。

2．檔案的整理工作

收集起來的檔案不僅在數量上是巨大的，而且仍然處于零亂狀態，而日常管理和實際利用則要求將檔案材料進行系統化。為了解決檔案的零亂與管理和利用的系統化要求之間的矛盾，就形成了檔案的整理工作。

3．檔案的鑒定工作

隨著時間的推移和社會活動的繼續，新的檔案在不斷形成，檔案的數量在不斷增長，有些檔案也會因其存在環境的變化而失去保存價值。為了使有保存價值的檔案能夠得到優先保管并能發揮最大作用，以滿足社會利用的需要，就形成了檔案的鑒定工作。

4．檔案的保管工作

由于自然和社會的各種原因，檔案總是處于漸變性的自毀過程中，或者可能會遭到突變性的破壞，而社會利用則要求長遠地擁有完好的檔案。為了解決檔案自然壽命的有限性與社會長遠利用需要之間的矛盾，就形成了檔案的保管工作。

5．檔案的編目與檢索工作

數量龐大的檔案，通常是按照它的自然形成規律進行整理存放的。檔案一經整理，其體系將保持相對穩定。由于檔案往往是孤本，這就決定了檔案整理排放的體系具有單向線性特征，而社會對檔案利用的需要則是多樣的和變化的。為了 P70 解決檔案館藏體系的單向線性排列與社會多樣的和變化的利用需要之間的矛盾，為檔案的查找提供手段，就形成了檔案的編目與檢索工作。

6．檔案的編輯與研究工作

檔案部門收存的檔案，主要是原始材料，有的相當珍貴，一般只適宜館內利用，而社會利用檔案的需要是廣泛的。為了滿足社會多樣的和廣泛利用檔案的需要，需要對檔案進行研究，匯編出版各種檔案參考資料，這就形成了檔案的編輯與研究工作。

7．檔案的統計工作

為了了解檔案工作的基本情況，分析檔案工作的規律性，提高檔案管理的水平，需要對檔案和檔案管理的狀態進行數量觀察和分析研究，這就形成了檔案的統計工作。

8．檔案的利用工作

對檔案進行一系列的管理活動，其最終目的是為了發揮檔案的作用，檔案的作用是在對其利用的工作中得以實現的。為了滿足社會實際利用檔案的需要，需要通過各種方式向用戶提供檔案材料，這就形成了檔案的提供利用和服務工作。／由此可見，檔案管理業務的各個環節，實際上可以劃分為兩個基本的組成部分，即檔案基礎工作和檔案提供利用工作。檔案基礎工作為提供利用工作創造條件；提供利用工作則反映了檔案基礎工作的成果，同時也向基礎工作提出了新的要求。

二、檔案行政工作

檔案行政工作是以國家各項事業的需要為目標，對全國以及地方檔案工作進行統籌規劃、組織協調、統一制度、監督指導的活動。檔案行政管理的目的是不斷調節檔案事業系統的內部關系和外部關系，促進檔案事業的發展，為國民經濟和社會發展服務。

檔案行政工作的主要內容是：以檔案行政部門為組織協調中心，培訓和提高檔案工作人員的行政能力和水平，依法行政，通過調查研究和加強管理，完成規劃制定、統一制度、行政監督、組織協調、業務指導和咨詢服務的任務，提高檔案行政效率，從而促進檔案事業整體水平的提高。

三、檔案教育工作

(一)我國檔案教育的歷史與現狀

檔案教育是檔案事業的重要組成部分。檔案事業建設需要發展檔案教育，培養檔案專業人才。

我國檔案教育始于20世紀30年代。1934年，私立武昌文華圖書館專科學P71校設立檔案管理特種教席，標志著我國檔案教育的問世。1939年該校兼辦一年制的檔案講習班，1940年正式改為兩年制的檔案專科，1947年后又改為三年制。1946年3月，殷鐘麒等人在重慶創辦了一所私立崇實檔案函授學校(后改名為崇實檔案學校)。可見，我國的檔案教育始于20世紀30年代，于40年代有了一定的發展。當時的檔案教育盡管未形成系統的檔案教育體系，但已有了第一批檔案教育的師資，先后培訓了兩千多名檔案管理人員，這對當時檔案工作的開展無疑起到了一定的作用。同時，舊中國檔案教育的多層次性、專業課程設置上的實用性等亦為新中國檔案教育積累了一定的經驗。

中華人民共和國成立后，在黨和政府的支持下，隨著我國檔案事業的發展，檔案教育事業也取得了較快發展。新中國成立初期，我國檔案教育處于早期醞釀階段。1950年9月至1951年1月，中南軍政委員會和湖北省人民政府曾聯合委托原武昌文華圖書館專科學校開設檔案訓練班，1951年北京大學圖書館專科辦過檔案專科班，1952年遼西省委(后并人遼寧省)曾舉辦過檔案工作短期研究班。上述多種類型檔案教育的嘗試，為新中國檔案教育的創建進行了開拓性的探索。

1952年11月15日，中共中央和政務院聯合做出決定，批準中國人民大學設立檔案專修班，這標志著新中國檔案教育事業的正式創立。1953年7月改為專修科；1955年9月擴充為歷史檔案系；1974年被迫停辦；1978年重新恢復并更名為檔案系；1985年，經國家教委批準成立了中國人民大學檔案學院，成為全國檔案教育與檔案學研究中心和培訓高等學校檔案師資的基地。

進入20世紀80年代后，隨著我國檔案事業的發展，我國檔案教育進入了一個大規模、實質性發展的階段。發展至今，我國已基本形成一個多層次、多渠道的較為合理的全國檔案教育網絡體系。

隨著信息技術運用的普及和社會對信息管理與檔案管理人才需求的變化，在今后一段時期內，我國檔案教育還會在培養目標、課程設置等方面有新的發展。

(二)檔案教育結構

檔案教育結構是指檔案教育的諸因素及其相互關系。檔案教育的目的是造就不同水平、不同層次的各類檔案專門人才。檔案教育結構是一個多層次、多系列的復合結構。

從宏觀上看，我國檔案教育體系一般包括高等教育、中等教育、在職繼續教育和社會教育四個部分。

檔案高等教育是我國檔案教育的核心部分。我國檔案高等教育是培養中、高級檔案研究人才、檔案管理人才、信息開發人才以及檔案事業管理人才的主要途P72徑。我國檔案高等教育包括研究生(含博士學位研究生和碩士學位研究生)、本科生和專科生三個教育層次。

檔案中等教育是培養初級檔案管理人員、技術人員的主要途徑，它是我國檔案教育體系結構中的重要組成部分，它的辦學形式主要有中等專業學校和職業學校兩種。

檔案在職教育是對已從事檔案工作的人員進行檔案專業知識的提高性教育。它包括兩個方面：一是對受過檔案專業教育的人員進行繼續教育，以新理論、新技術、新方法的傳授為主要目的；二是對未受過檔案專業系統教育的檔案人員進行培訓，以檔案基礎理論、基本管理方法的普及作為主要目的。

檔案社會教育是指向社會各方面宣傳檔案學知識，增強社會的檔案意識。這種類型的檔案教育可以采取舉辦檔案展覽、編寫各類通俗讀物等多種方式進行。

我國檔案事業的發展需要高、中、初級的檔案專業人才有一個合理的比例，一個國家、地區或專業系統檔案人才的能級結構是否合理，直接關系到人才的使用效益。因此，檔案教育也必須根據一定時期一個國家、地區或專業系統的檔案人才需求狀況，合理確定檔案高等、中等及在職教育的發展比例。

檔案事業的發展需要不同專業知識結構的人才。從事檔案學研究、檔案業務管理、檔案事業組織管理等工作的各類人才所需專業知識結構各不相同。因此，檔案教育應根據檔案事業發展所需要的各類人才比例結構，合理設置各類人才的專業知識結構。

四、檔案宣傳工作

(一)檔案宣傳的涵義

檔案宣傳是向人們傳播檔案、檔案工作有關信息、思想，從而影響人們行為的過程。具體而言，就是向廣大檔案工作者宣傳黨和國家有關檔案工作的法規與政策，對其進行思想教育，向社會宣傳檔案和檔案工作，以增強社會檔案意識的一種輿論引導和輿論監督性質的工作。它是黨和國家整個宣傳工作的一個方面，又是檔案事業的一個重要組成部分和發展檔案事業的一個重要條件，同時，它也是對檔案事業實行宏觀管理、進行監督指導的一種手段。

檔案宣傳工作的目的是通過宣傳動員、教育和激勵檔案工作者，使他們積極投身于檔案事業的建設和發展。同時，通過宣傳擴大檔案工作的社會影響，增強社會的檔案意識，使社會各方面均能關心、重視和支持檔案事業，使檔案事業能與其他社會事業協調發展，并有效地服務于社會主義現代化建設事業。

(二)檔案宣傳的內容

檔案宣傳的內容由以下幾個方面構成：P73

1．宣傳檔案

一方面，宣傳檔案機構及其他部門、個人保存檔案的狀況、價值，以及通過利用它們所實現的社會效益和經濟效益，使人們更好地了解、認識和熟悉檔案，得到啟發或線索，利用所需的檔案信息。另一方面，通過展覽、書刊等形式宣傳館藏檔案中有普及利用價值的檔案信息內容，使用戶能借此直接利用檔案信息。

2．宣傳檔案工作

包括宣傳黨和國家有關檔案工作的方針、政策、法規制度；宣傳檔案工作的重要意義、取得的成就、先進的經驗；宣傳檔案工作的基本知識等。

檔案宣傳工作的內容極其廣泛，隨著檔案事業的發展，檔案宣傳工作的內容也將不斷開拓新的領域。同時，在開展檔案宣傳工作時，也應根據不同時期的任務，使檔案宣傳工作的內容有所側重。

3．宣傳檔案人員

宣傳在檔案戰線上的先進人物及其先進事跡，提高檔案人員的社會地位，激發檔案人員的工作熱情。

(三)檔案宣傳的形式

檔案宣傳的形式有如下幾種：

1．口頭宣傳

口頭宣傳包括：向領導和有關部門口頭匯報檔案工作的情況和成就，請示反映急需解決的問題、困難；舉辦各種座談會、講座、報告會等活動；結合收存檔案、接待用戶、業務監督與指導等工作進行宣傳。

2．運用大眾傳播媒介

大眾傳播媒介指報紙、期刊、廣播、電視等傳播手段。運用大眾傳播媒介，必須疏通與新聞部門的聯系渠道。一般可采取兩種形式：一是邀請新聞記者采訪；二是組織并鼓勵檔案機構與人員向新聞機構投稿。此外，有條件的檔案機構，可與有關部門協作拍攝制作介紹檔案和檔案工作的影片、錄像片等。

3．檔案陳列與展覽

檔案陳列展覽是以檔案實物、圖表、照片等進行宣傳的一種復合性的檔案信息傳播形式。檔案陳列展覽按照時間長短可以分為長期陳列展覽和短期陳列展覽；按照形式又可分為流動展覽和固定展覽等。舉辦檔案陳列展覽時，應注意以下問題：確定展題與目的；辦理展品審批手續；確定參觀者的類型及展出地點；挑選培訓講解服務人員；準備輔助材料；合理布置展品等。

4．檔案專業報刊

利用檔案專業報刊宣傳檔案工作和檔案學的最新成果，從而達到指導工作、P74傳播信息、交流經驗和普及專業知識的目的。

5．檔案網站

檔案網站是指檔案業務部門或檔案行政管理部門通過建立自己的專業網站宣傳檔案和檔案工作。由于檔案網站具有傳播信息快、影響面廣、具有交互功能等特點，這就決定了檔案網站在檔案宣傳工作中具有不可忽視的作用。檔案網站主要可以宣傳檔案的線索、內容與價值，也可對檔案工作政策與法規、檔案工作基本知識等進行宣傳介紹。

五、檔案科學技術研究工作

檔案科學技術研究工作(以下簡稱檔案科研)，是通過調查、觀察、實驗、比較、分析等手段，把檔案工作實踐的感性材料加以研究、提煉，上升為理性成果的一項創造性工作。在我國檔案事業體系中，檔案科研是其中重要的組成部分，是檔案事業建設與發展的重要條件。

在現階段，我國檔案科研工作的主要指導思想與根本任務是：運用科學的世界觀與方法論，理論聯系實際，全面總結我國檔案事業發展的經驗，批判繼承中外檔案科學技術遺產，探索我國檔案事業改革、發展的規律以及實現檔案管理現代化的理論、技術與方法，為檔案事業的進一步發展服務。

我國的檔案科研工作按其研究對象的性質劃分，主要包括以下內容：

1．檔案科學的基礎理論研究

檔案科學理論基于檔案工作實踐，同時又高于檔案工作實踐，因此，理論研究具有前瞻性和引導性的特點。我國檔案科學的基礎理論研究包括對檔案事物的認識、對檔案工作客觀規律的理性揭示和對檔案事業發展的理論探索等幾個方面。

2．檔案科學的應用理論研究

檔案工作是一項管理性、操作性較強的工作。在檔案管理工作中，具體各項業務工作的開展需要以檔案科學的應用理論作為指導。我國檔案科學的應用理論研究主要是對檔案收集、鑒定、保管、編目與檢索和編研等基本管理理論的研究。

3．檔案科學的應用技術研究

檔案管理工作是一項專業技術性工作。在檔案科學的應用技術研究工作中，核心內容是檔案建筑與保護技術研究和檔案現代化管理技術研究。檔案建筑與保護技術研究，具體涉及檔案館庫建筑設計規范研究、檔案庫房溫濕度控制與調節研究、檔案載體防護研究、檔案蟲害防治研究、檔案修復與字跡加固技術研究等。檔案現代化管理技術研究具體涉及電子計算機輔助檔案管理技術研究、電子P75文件管理研究、電子文件管理系統設計研究、檔案縮微復制技術研究、檔案標準化技術研究等。

六、檔案國際合作與交流工作

參與檔案國際合作與交流工作，是我國社會主義檔案事業的一個重要組成部分，是發展我國檔案事業的外部條件。同時，它又屬于國家外事活動的組成部分，是國家對外文化與科技交流活動的一個重要方面。

新中國成立后，我國檔案界國際合作與交流工作主要是通過參加國際檔案組織的活動、國家間雙邊檔案工作的交流與合作和國際檔案學術交流與合作等形式展開的。對此，后文中將作具體介紹。