檔案工作的現代化進程
新技術革命的浪潮正沖擊著社會生活的各個方面，整個社會的面貌正發生著深刻的變化，檔案工作也無例外地受到了深刻的影響。為了迎接新技術革命的挑戰，實現檔案工作的現代化，已成為我國檔案工作者當前和今后相當長時期內面臨的重大課題，已成為我國檔案工作的發展方向和必然趨勢。
一、檔案工作現代化的標志
“現代化”是一個滾動的概念，今天有今天的現代化標準，下世紀有下世紀的現代化標準，而且處于不同社會條件下的國家又有各自不同的現代化標準。從我國的國情出發，根據檔案工作基本特點和科學技術發展趨勢，當今我國檔案工作現代化的基本標志應該是:技術現代化、管理科學化、結構合理化和服務社會化。
(一)技術現代化
技術現代化是指檔案工作技術與裝備的現代化。檔案工作現代化的重要標志是采用現代化的技術和裝備，使檔案信息的存儲、加工、檢索、傳遞等方面經歷著技術上的一場革命，大大地提高檔案工作的質量和效率。
技術現代化主要包括以下三個方面的內容:
1)檔案工作計算機化。現代化的檔案工作技術以電子計算機為核心和主要內容。電子計算機具有高效率的信息處理功能，能以極快的速度讀人、存儲和輸出數據，能夠進行邏輯推理和判斷，因而在檔案工作中有著廣泛的用途和明顯的效果。目前，電子計算機在檔案工作中至少有以下一些用途。
第一，檔案檢索和編目。檔案工作者把檔案文件的形式特征和內容特征按照固定的格式輸人計算機后，計算機便可根據事先編制的程序將輸人內容按一定順序編成“文檔”，這些文檔的總和便構成了計算機數據庫。當利用者需要查閱檔案時，只要按照某種排檢項目提出查詢要求，計算機便可迅速準確地在數據庫中搜尋出利用者所齋檔案的有關記錄，并通過計算機屏幕顯示或由打印機打印出結果通知利用者。計算機還能將數據庫中的各種數據編制成各種形式的檢索工具，如分類目錄、主題目錄、專題目錄以及文摘、索引等。
第二，業務管理。檔案部門的業務管理計算機化包括:一般業務管理、庫房管理和行政管理。在一般業務管理方面，計算機可用于接收檔案的記錄和統計;提供各種統計數字和基本目錄;辦理檔案的借閱和歸還手續;通報鑒定和銷毀檔案的期限等。在庫房管理方面，計算機可用于庫房的自動化管理，諸如自動監視控制庫房溫濕度、記錄分析庫房空氣清潔度、自動報警、自動滅火等;也可利用計算機隨時了解庫房的庫存情況，諸如每個庫房中存放了哪些檔案，占用了多少空間，還有多少剩余空間等。在行政管理方面，計算機可用于編制各種報表，進行人事管理、財務管理等。
第三，檔案處理。最典型的是自動標引、自動分類和自動編文摘。標引、分類和編文摘是檔案工作的重要內容，要投人大量的人力和時間。自動標引是由計算機根據文獻中詞匯出現頻率的統計辦法，并利用事先編好的機器主題詞典，分析并選定能代表文獻主題的主題詞;自動分類是用計算機代替人工對文獻進行分類，它與自動標引一樣，是一個根據正文主題抽取檢索標志(類號)的過程，因此自動分類也是一種自動標引;自動編文摘則是根據詞匯在文獻中所處的位置和語義關系，計算、分析和確定文獻中句子的重要性，然后選定文獻的主要內容。自動標引、自動分類和自動編文摘均屬人工智能的范疇。
2)檔案信息傳遞網絡化。在計算機檔案檢索系統中采用現代通訊技術(包括數據通信、光纖通信、衛星通信等)，可將檢索系統由成批檢索、聯機檢索發展成聯網檢索，實現檔案信息傳遞網絡化。所謂成批檢索是指用戶提出的要求不能馬上回答，要等一段時間，把許多用戶的提問匯集在一起，通過計算機一次運算，就可以處理若干用戶的提問。這種方法是由計算機專職檢索員統一處理的，用戶不直接與計算機接觸，故稱為脫機檢索。聯機檢索是把以計算機為主的中心處理裝置和分散在各地的終端設備用電話線路直接聯系起來，從終端輸人提問并直接得到答案。這種檢索方式實現了人機對話，并可迅速得到結果，但各終端只能利用一個中心處理裝置中存儲的檔案信息，無法實現館際查詢。而聯網檢索是指用通信線路通過數據傳遞把廣泛分布在不同地區、不同檔案館的電子計算機及其終端設備、數據庫、各種輸人輸出裝置等互相連接，使之形成一個網絡系統，利用者在網絡內的任何一臺計算機及其終端上都可以檢索到其它任何計算機存儲的檔案信息。
建立計算機檢索網絡進行聯網檢索主要有兩大優越性:一是有利于開發計算機資源，實現計算機資源共享。網絡內的用戶共享各個網點的計算機資源(包括硬件與軟件)，可以避免重復設計、重復投資，從而增強了計算機的可靠性和可擴展性，同時還相當于增加了各臺計算機的存儲容量，提高了計算機的使用效率。二是有利于開發檔案信息資源，實現檔案信息資源共享。檔案信息資源分布的重要特點是地區性強、專業性強和重復率低。一般說來，除普發性文件外，每一份檔案都保存在特定的檔案館，沒有其它復本。特別是我國地域遼闊，檔案館多而分散，在傳統的手工檢索方式下要進行館際利用，只能是利用者往返奔波，費力費時。而計算機檢索網絡的建立可以克服檔案利用的空間障礙，實現遠距離檢索。只要網絡擁有的檔案信息資源，利用者只要用幾分鐘便可以檢索到，從而使檔案信息資源得到更廣泛的開發利用。
聯網檢索是計算機檢索的高級階段，它是計算機技術與現代通信技術相結合的產物。聯網檢索的實現將從時間上和空間上為檔案利用者提供了極大的方便，大大改善了檔案工作的社會效果，檔案工作也因此而走上了檔案— 計算機— 通信三位一體的新階段。
3)檔案信息存儲高密度化。傳統的檔案載體是紙張，它雖有閱讀直接方便的優點，但存儲介質體積大，信息存儲密度低。隨著檔案數量的急劇增加，檔案部門面臨著庫房日趨緊張的嚴重問題。同時，在聯機檔案檢索系統中，由于系統的存儲量有限，目前人們還不能把檔案文件中的全部內容存人計算機內，這樣就給用戶查找使用信息帶來不便。紙張的這個缺點迫使人們去尋找新的檔案載體，來實現檔案信息存儲高密度化。
一是縮微品。把紙質檔案用光學記錄技術按一定的比例縮小，攝錄在膠片或膠卷上就成為縮微品。目前，檔案縮微品的制作方式有縮微攝影、激光全息超縮微攝影等。
二是磁帶。此乃是一種月錄像磁帶和數字磁帶存儲檔案的方法，它既可以用錄像機或終端機閱讀，又可以通過打印設備獲得硬拷貝輸出。
三是光盤。光盤作為一種新型的多媒體信息 (文字、圖形、圖片、視頻和音頻信息等)存儲介質，正在成為信息存儲中最常用的高密度檔案載體。一張直徑為300px ，厚度僅l.2m m的CDROM光盤具有650MB(兆字節)的存儲容量，這相當于15萬張A4(約500px X 750px)印刷紙的文字量。現在，一張同樣尺寸的高密度光盤DVD-ROM，其存儲容量可高到4. 7GB(千兆字節，單面單層紀錄)至17GB(雙面雙層紀錄)，真正實現了海量存儲。另外，應用光盤檢索也很方便快捷可靠，而且信息存儲壽命可長達百年。
信息存儲的高密度化，尤其是檔案的縮微化優點是十分明顯的。
首先，它縮小了檔案體積。普通縮微攝影可縮小到七分之一至四十八分之一，超縮微可達九十分之一至二百一十五分之一，一張lOc m X 375px的特超縮微平片可存儲3200頁文件。目前，一些國家已承認縮微復制品與原件具有同等法律作用，經縮微后的檔案可不再保存檔案原件，這樣就有可能有效地解決檔案數量不斷增加與存儲空間有限的矛盾。
其次，它有利于保存檔案原件。檔案縮微品能準確地反映其原貌，可以代替原件發揮作用，從而避免了珍貴檔案原件因大量翻閱而造成的破損。此外，由于縮微品體積小，便于管理，便于轉移，故能夠較好地應付各種自然的或人為的災害。全息存儲還具有不怕破損的特點，因全息照片上每一點都受到被拍攝文件反射光的作用，即使破碎成幾塊小片，也能再現被拍攝文件的全貌，這對于確保檔案文件的完整與安全是十分有利的。
再次，縮微技術與復印技術、計算機技術相結合，可大大提高檔案的檢索水平。計算機的存儲設備主要是磁存儲器，由于其存儲量有限，因此一般只能達到二次文獻檢索，即只能檢索出檔案的題名、分類號、作者等著錄項線索，而不能進行全文存儲和檢索。而縮微品的信息存儲量大大超過計算機的磁存儲器，而且存儲技術簡單，成本低廉，但它不具備邏輯判斷能力，檢索速度慢。縮微品計算機輔助檢索系統(CAR)運用縮微技術全文存儲檔案文件，將縮微影像終端與計算機檢索系統相連接，就可以通過計算機的快速檢索，并按檔案縮微品的全文讀出、還原復印或遠距離傳輸等方式來提供利用，從而構成一個完整的、高速的、自動的和全文的檔案信息檢索系統。
(二)管理科學化
管理科學化是指檔案工作組織管理的科學化，即按照檔案工作的客觀規律安排和協調一個檔案館的全部工作乃至全國的檔案事業，使各方面工作的質量和效率得以不斷提高。管理科學化是檔案工作現代化的重要內容。因為，檔案工作現代化的目的是為了把檔案工作的效率提高到現代先進水平，又快又好地滿足社會的需要，而高效率的獲得離不開科學的組織管理。在經濟建設中，人們把先進的生產技術和先進的管理手段比作推動現代經濟高速發展的兩個車輪，在檔案工作中也是如此。只有將先進的技術設備與科學的管理方法結合起來，才能夠使檔案工作的面貌得到根本的變化。
技術現代化與管理科學化有著密切的聯系，一方面科學管理需要運用電子計算機等先進技術作為管理手段，另一方面先進技術設備的運用又要以科學的組織管理為基礎。這不僅是因技術設備本身就存在著管理問題，更重要的是，如果沒有對檔案工作的科學管理，那末再先進的技術設備也無法得到有效的應用。例如，應用計算機進行檔案業務管理，其前提條件是要求這些管理活動自身程序化，并在管理活動中形成準確、完整的數據，計算機的應用實際上是對管理活動程序的模擬，取得完整準確的數據正是計算機進行邏輯運算、形成判斷結果的對象和依據。總之，只有通過科學的管理，獲得必要的數據，并在系統分析和系統設計的基礎上提出合理的數據加工要求，才有可能編制出適用的計算機應用程序，電子計算機也才有可能在檔案業務管理中有效地發揮其作用。
管理科學化需要摒棄傳統的經驗管理，應使管理思想、管理組織、管理方法、管理手段和管理人員步入現代化。
1)管理思想現代化。對于管理思想現代化，就世界范圍內90年代的發展趨勢看，是一種普遍重視預測的思想。結合我國的實際情況，管理思想現代化應包括下列內容:
一是重視知識、重視人才的思想。因為在管理手段中，機構和法固然重要，但它們必竟是受管理者支配的兩個因素。管理者知識的多少、水平的高低、能力的大小和素質的優劣，都要影響機構和法;在管理內容中，人是實踐的主體，主體因素的數量、質量和結構如何，對其它管理內容如財、物、時間及信息管理狀態起決定性的作用。
二是民主管理的思想。民主對于社會主義國家來說，既是手段又是目的。作為手段，它可以調動人的積極性，作為政治制度和國體，人民是國家的主人，人民參與決策和管理是應有的權力。由“家長制”管理到民主管理，這是我國管理思想現代化的重要標志。
三是重視預測的思想。領導的職責是決策，而決策的前提條件是預測。在多變的社會和競爭的時代里，重視預測就成了現代管理者必備的科學思想。
2)管理組織現代化。管理組織現代化的主要標志是高效化。管理機構的設置和權限的劃分應以實現高效化為目的，為此要合理設置管理層次，盡量縮短指揮戰線，嚴明每個人的職責，保證貴與權的統一。這種按科學原則建立起來的管理機構是有效管理的組織保證。
3)管理方法現代化。管理方法現代化的主要標志是科學化，亦即運用科學的管理方法從事管理活動，如系統工程方法、行為科學方法、價值工程方法及決策技術方法等。
4)管理手段現代化。管理手段現代化的主要標志是自動化，就是運用電子計算機進行管理系統的信息收集、存儲、加工、傳遞等。
5)管理人員現代化。管理人員現代化的主要標志是專業化，專業化的概念不只是有文憑、有職稱、有技術、有專業知識，更重要的是有“軟科學”知識，會管理。
(三)結構合理化
結構合理化是指檔案保管機構布局的合理化和館 (室)藏結構的合理化。合理的檔案保管機構布局和館(室)藏結構，是檔案工作的組織保障和物質保障，其合理化的程度會直接影響檔案工作服務于社會的效果，因此，結構合理化也是檔案工作現代化的標志之一。
所謂合理的檔案保管機構布局，是指在全國范圍內建立起一個從縱向看有從中央到省、地(市)、縣檔案館和各級機關檔案室，從橫向看有各類專門檔案館，形成一個多層次、多門類、分工協調、布局合理的檔案保管機構組織系統。全國檔案保管機構所形成的縱橫交錯的網絡是一個大系統，各個檔案館(室)就是網絡中的一個節點，即整個大系統中的一個子系統。全國檔案保管機構網絡這個大系統的目標是十分明確的，這就是以分工協作的形式實現對國家全部檔案的集中統一管理和有效地利用。能否實現這一目標，不僅取決于各個子系統的功能，即每個檔案館(室)的水平，同時也取決于整個系統的結構是否合理。如果全國檔案保管機構的網絡布局不合理，如疏密不當或覆蓋不全，就會導致整個網絡功能的降低，影響系統目標的實現。
所謂合理的館 (室)藏結構，是指各個檔案館 (室)應藏有屬自身收藏范圍內的豐富而優質的檔案，全面反映該地區、機關、行業的歷史真實面貌，滿足機關與社會、當前與長遠的利用需求。豐富與優質的館(室)藏是檔案館(室)工作的物質基礎，如果這個基礎不雄厚扎實，檔案館(室)的技術設備無論怎樣先進，管理無論怎樣科學，也無法滿足社會的需求，于是實現自身職能和工作水平的提高也就成了一句空話。豐富與優質是辯證的統一，只強調豐富而忽視優質，豐富就會變得雜亂和臃腫;反之，只強調優質而忽視豐富，優質就會變成貧乏。對于全國的檔案館(室)來說，合理的館藏結構并沒有一個固定的模式，這一方面是因為不同類型的檔案館或檔案室有著不同的收藏范圍，其檔案的種類、價值、分布特點等各有不同;另一方面是因為作為檔案形成者的國家機關和社會組織經常發生變動，這就要求各級各類檔案保管機構在認真細致調查研究的基礎上，根據當時該地區、該機關、該專業的特點，具體確定本館(室)的檔案收藏范圍，逐步建立合理的館(室)藏結構。
合理地設置檔案保管機構和合理地確定館 (室)藏結構，從根本上說是為了使國家全面、有效地掌握和控制全國的檔案信息資源，并使之服務于社會。檔案與圖書不同，它不是以傳播知識為形成目的，而是為了解決某一機關、團體的特定問題而形成的。因此，它不像圖書那樣，一經出版發行就進人社會流通領域為整個社會服務，而是在較長時間內保存在檔案形成者手中，其作用范圍也僅限于為檔案形成者自身服務。只有將這些分散形成的檔案有效地集中到各機關檔案室，并將其中的有廣泛社會利用價值的檔案集中到國家各級檔案館中，檔案才有可能成為社會性的信息資源而為全體人民所共享。由此可見，建立合理的檔案保管機構組織網絡和館(室)藏結構，可以保證對檔案信息資源的集中統一管理，并為開發這一寶貴資源，滿足社會利用需求奠定堅實的基礎。
(四)服務社會化
服務社會化是指檔案館要在保證黨、國家和公民個人的根本利益不受損害的前提下，最大限度、最大范圍地向社會各方面提供檔案信息服務。現代化的檔案工作是先進的服務手段與良好的服務效果的統一，而服務效果的優劣不僅在于檔案部門向利用者提供檔案信息服務的能力，而且在于這些信息服務的質量。因為不斷提高服務效果，是檔案工作的發展方向，同時也是檔案工作發展的強大動力。只有擴大檔案信息服務的范圍，提高檔案信息服務的質量，才能使檔案工作產生良好的社會效益和經濟效益，檔案工作也因此具有存在的價值和發展的動力，現代化技術手段的采用即會成為必要。
向社會提供檔案信息服務的任務主要是由各級國家檔案館和專門檔案館承擔。現代檔案館與古代、近代檔案館相比，不僅在規模、工作手段等外在形式方面有很大的區別，而且在其職能、性質等內在因素方面也有很大的區別。而這些內在因素的變化，對檔案館的服務方向、服務效果起著決定性的作用。古代檔案館是作為奴隸制政權或封建專制政權的附屬物而出現并存在的，檔案的所有權和利用權均為少數統治者所壟斷，廣大人民大眾是無權問津的。近代檔案館兼具政治機關和科學研究機關的雙重性質。不僅統治集團利用檔案治理國家，鞏固其統治地位，而且國家機關工作人員和專家學者也在一定程度上獲得了利用檔案的權利。這就使近代檔案館在原來單一的保管職能的基礎上又增加了一個新的職能— 交流職能，即充當檔案與利用者之間的媒介，把館內檔案提供給社會利用，從而使檔案工作產生了一定的社會意義，并由此而推動了檔案工作的發展。現代檔案館是具有科學文化性質的機構，它允許有更多的利用者走進檔案館，其利用面和利用量的擴大與增加，又促使了現代檔案館職能在近代檔案館保管、交流職能并重的基礎上大大強化了交流職能，并從交流職能中衍生出了社會教育、參考咨詢等以交流為目的的多種職能形態，于是使交流職能成為現代檔案館的主要職能。社會的需要推動了檔案館性質、職能的變化，這一變化又促使檔案信息在更為廣泛的社會活動領域中發揮作用，進一步擴大了社會對檔案信息的需求，并由此提出了檔案工作現代化的課題。
檔案信息服務社會化的具體表現在以下三個方面:
第一，檔案館有明確的面向社會的辦館宗旨。檔案館的主要社會職能是交流，即開發檔案信息資源，為社會各方面服務。因此，檔案館的各項工作都要有利于檔案信息資源的開發與利用，一切與辦館宗旨不相符的思想和做法，如單純保管的思想、形而上學的檔案保密觀和封鎖檔案的做法等都是錯誤的。
第二，檔案館有便于社會利用的檔案政策。《檔案法》第四章第十九條規定:國家檔案館保管的檔案，一般應當自形成之日起滿三十年向社會開放，經濟、科學、技術、文化等檔案向社會開放的期限，可以少于三十年。該條文還規定:中華人民共和國公民和組織等有合法證明，可以利用已經開放的檔案。這就使檔案的社會利用有了法律保證。
第三，檔案館有完善的服務手段和較高的服務水平。社會的發展使人們對檔案信息的需求也發生了變化，不僅檔案信息的需求量迅速增加，而且利用檔案信息的范圍不斷擴展。查閱的方式也從零星、隨機的方式，轉變為以有系統、有計劃查閱為主的方式。利用者不僅需要提供檔案原件，而且還要求提供經過加工過的檔案信息;不僅需要提供原始信息，而且還要求提供分析預測的檔案情報。因此，檔案信息服務的方式從被動傳遞轉變為主動與被動相結合的傳遞，從多向傳遞轉變為單向與多向相結合的傳遞，服務水平也相應地有較大的提高。
二、檔案工作現代化的基礎條件
實現檔案工作現代化并不是一個孤立的過程，檔案工作內部和外部的許多因素都對這個過程產生程度不同的影響，其中有些因素是實現檔案工作現代化的基礎條件，如果這些條件不具備或不成熟，全面實現檔案工作現代化就會有困難。因此，在向現代化進軍的過程中，要密切關注各方面條件的變化，并在可能的范圍內積極創造條件，根據條件的成熟情況，不失時機地推進檔案工作現代化的進程。
檔案工作現代化的基礎條件，可分為社會條件和內部條件兩個方面。
(一)社會條件
社會條件中首先是政治條件，檔案工作現代化與其它各行各業的發展一樣，需要一個安定的、政治民主化的社會環境，特別是由于檔案工作既有維護黨和國家重大歷史面貌的一面，又有作為科學文化事業的一面，其發展狀況就更與政治條件密切相關了。歷史表明，專制政治必然壟斷檔案的所有權和使用權，篡改檔案以達到篡改歷史、維護自身統治的目的。而開放檔案，允許檔案信息資源在最大范圍內為廣大民眾所享用，以及尊重歷史事實，維護檔案原貌是民主政治化的必然產物。社會政治條件對檔案工作的興衰影響極大，社會不安定，政治不民主，檔案就只能是少數人手中的工具，而不能成為全社會的文化歷史財富，不能為廣大人民群眾所共享，供與求的矛盾不可能充分表現出來，檔案工作的現代化就失去了基本動因和正確的方向，即便搞了現代化，也只能是片面的純技術的發展，而不是全國的真正意義上的現代化。
其次是經濟條件。搞檔案工作現代化是要花錢的，無論是采用現代化的技術設備，還是建設檔案館網絡都不能沒有錢。檔案部門是以國家財政撥款為其資金來源，因此，檔案工作現代化的進程必然受到國家經濟狀況的制約。
第三是科學技術條件。實現檔案工作現代化需要運用現代科學技術成果，因此，檔案工作現代化在很大程度上取決于一個國家的科學技術發展水平。例如，要在全國范圍內普及檔案管理的自動化，藉要國家供給大量的具有較高的文獻處理能力的、且成本低廉的電子計算機;檔案檢索網絡化的實現，則有賴于國家現代通信技術水平的提高和具有文獻傳輸能力的現代化通信線路的建成;檔案信息的高密度存儲對縮微技術、聲像技術、復印技術、激光技術等提出了相應的要求。而科學理論與方法對促進檔案工作現代化更是必不可少，因為管理的科學化，館網結構和館藏結構的合理化，以及服務的社會化都需要科學理論作指導，運用科學方法來實踐。
(二)內部條件
1)檔案工作標準化。標準是為了取得最佳效益，依據科學技術和實踐經驗的綜合成果，在充分研究和協商的基礎上，對生產技術活動、經濟活動和對其它具有多樣性、相關性特征的重復事物，依據特定的程序，由一定的權威機構按特定形式頒發的統一的規定。標準化是指以制定標準和貫徹標準為主要內容的全部活動過程。因此，檔案工作標準化就是對檔案工作中具有多樣性、相關性特征的重復事物制定和實行統一規定的過程。所謂具有多樣性、相關性特征的重復事物是指具有多種表現形態的、與其它事物有關聯因素的、反復出現的事物，這種事物在檔案工作中是經常遇到的。以檔案著錄為例，這是檔案管理部門為編制檔案目錄所必需的，對每一件(卷)檔案提取有關信息的重復活動。長期以來，我國各級檔案管理部門一直以不同的著錄項目、著錄格式和著錄規則進行著錄，從而使這一事物具有多種表現形態。檔案著錄的質量直接關系到檔案目錄的質量和檢索的效率，因而這一事物也具有相關性的特征。對于類似事物如果不制定和實行統一的規定，檔案管理的水平就無法得到提高，現代化技術與設備也就無法得到有效的運用。
(1)實行檔案工作標準化的意義在于:
第一，它是提高檔案管理水平的有效措施。檔案工作標準化實際上是按照檔案工作的客觀規律，消除其中多余的、可替換的部分及低功能的形式，使各項業務、技術的構成更精練、更合理，并使同類業務、技術在基礎特性、功能甚至形式上具有統一性、規范性、互換性，從而減少檔案管理的重復勞動和因不必要的多樣化而造成的混亂狀態，從而提高檔案管理水平，為檔案信息的開發與交流創造條件。
第二，它是在檔案工作中運用現代化技術設備的前提和基礎。計算機技術的應用是檔案工作技術現代化的中心，而電子計算機的高效率，必須建立在檔案工作標準化尤其是檔案管理基礎工作標準化的基礎之上。對于雜亂無章、沒有定規的檔案業務，計算機是無法進行管理的，即使可以管理，也會因為運算程序的復雜化而使其效率大為降低。
第三，它是檔案工作趨于整體化乃至納人國家信息系統的重要條件。目前，社會上對檔案信息資源共享的呼聲越來越高，同時，檔案信息系統也日益明確地成為國家信息系統的組成部分。在檔案工作系統內部，各檔案保管機構自成一體的局面將由互相協調、密切合作的局面所代替，在其外部，也需要與圖書、情報等其它信息系統取得協作。如果各檔案保管機構沒有統一的業務技術標準，各行其是，各搞一套，那么無論內部還是外部的有機協作都將難以實現。制定和實行檔案工作標準化，可以使檔案信息系統中各部分建立合理的秩序，遵循統一的規則，實現內部與外部的協調。
(2)檔案工作標準大體包括以下十項內容:
①檔案工作專業名詞術語標準。任何一個專業，為了闡明其內容，均使用特定的名詞術語，并賦予每個概念以明確的含義，作為彼此交流的共同語言，便于開展工作。我國在1992年制定了《檔案工作基本術語》行業標準，對檔案工作基本術語予以了明確的闡釋。
②檔案工作代號代碼標準。代號代碼是利用文字符、數字符、圖像等表示一個具體對象。代號代碼的使用具有簡捷明了、易讀易記、易于輸人計算機存儲和檢索，也便于出版報道和傳遞等特點。檔案著錄工作中采用了統一的代號代碼來表示著錄項目和內容。
③檔案著錄標準。檔案著錄是在編制檢索工具時，對文件或案卷的內容或形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。制訂檔案著錄標準是為了建立和健全我國統一的檔案檢索體系，開展檔案檢索工具的報道與交流。1985年頒布的《檔案著錄規則》就是這樣的國家標準。
④檔案標引語言標準。檔案標引語言標準是指在檔案標引和檢索時所使用的語言標準。作為檔號標引的語言標準，是1991年印的《工業企業檔案分類試行規則》;作為分類標引的語言標準，是1987年出版的《中國檔案分類法》;作為主題標引的語言標準，是1988年出版的《中國檔案主題詞表》。
⑤檔案管理基礎工作標準。檔案管理基礎工作對于檔案館(室)業務建設至關重要，此類標準主要包括:案卷質量標準、案卷格式標準、檔案銷毀標準等。目前已有《文書檔案案卷格式》、《照片檔案管理規范》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、《全宗單》等四個國家標準和《全宗卷規范》、《科學技術研究課題檔案管理規范》等行業標準頒布實施。
⑥檔案編研及其出版格式標準。檔案編研成果的出版涉及面廣，與文獻、編輯、印刷等工作均有關聯。因此，出版格式的標準化有利于檔案情報交流、信息資源共享和文獻的科學管理。其中《檔案館指南編制規范》已作為行業標準實施。
⑦檔案工作現代化技術標準。隨著現代技術設備在檔案工作中的廣泛運用，必須盡快制訂此類標準。這類標準一般應包括:計算機數據庫設計標準、計算機網絡接口標準、磁帶交換格式標準、信息處理編碼字符標準、縮微品技術規格標準、檔案復制技術標準、聲像檔案技術規格標準等。目前，在縮微攝影技術方面已有兩項行業標準頒布實施。
⑧檔案保護、裝具、設備和庫房建筑標準。檔案保護、裝具、設備和庫房建筑將在較長時間內對檔案安全保管產生影響。因此，制訂系統的標準十分必要。目前，已頒布實施的行業標準主要有《檔案裝具》、《直列式檔案密集架》、《檔案館建筑設計規范》(試行)等。
⑨檔案制成材料標準。檔案制成材料的質量和耐久性直接關系到檔案的使用性能和保管壽命。為此，應有國家檔案局會同有關部門制訂諸如檔案用紙張、墨水、圓珠筆芯、膠片、磁帶等各種專用信息記錄材料的質量標準。
⑩檔案統計標準。檔案統計標準是為了提高檔案統計工作質量和效率而制定的，應以《全國檔案事業統計年報制度》為藍本，在實踐的基礎上，修訂完善而成標準。
(3)我國近年來檔案工作標準化發展迅速，但就整體而言，其基礎仍十分薄弱，水平還不高。因此，加強我國檔案工作標準化體系的建設是現代化的需要。要制定出適合國情的完備、系統、優質、配套的標準體系，應遵循以下四條原則:
①統一性原則。即在檔案工作標準體系內，必須確保每一項標準的內容前后協調一致，同時又要保證各相關標準之間在內容與技術水平上協調銜接，維護檔案工作標準體系內的系統性及與其它相關標準之間的一致性。
②優化性原則。即在檔案工作標準體系內的每項具體標準，其內容必須反映優化的技術水準和組織程序，同時又必須具有高于具體管理工作的操作內容，具有一定的技術與管理的先進性。
③適時性原則。標準化是一項政策性很強的工作，標準本身雖好，若不予以適時付諸實施，亦將無濟于事;反之，如果標準脫離實際工作水平和發展需要，硬性作出規定，不僅會錯過時機，而且會貽誤工作。因此，檔案工作標準體系的建設必須根據檔案工作發展的需要和可能，適時制訂出標準，體現計劃性和有序性。
④繼承性原則。在推進檔案工作標準體系的過程中，必須注意使標準能在一定的時空范圍內保持相對的穩定性，絕不能孤立地考慮標準的科學性和先進性而忽視其穩定性和繼承性，否則會引起實際工作的混亂。同時，在制訂實施標準時，應充分考慮檔案工作的原有基礎，難以執行的標準是起不到應有的作用的。
2)檔案工作人員專業化。在實現檔案工作現代化的過程中，檔案工作人員專業化是一個不可缺少的條件。因為，檔案工作的方針政策要靠檔案工作人員來貫徹執行，檔案部門的職能要靠檔案工作人員的活動來實現，檔案工作的科學管理需要檔案工作人員來實施，現代化的技術設備也需要檔案工作人員來運用等等。總之，檔案工作人員是構成檔案工作的主體，除受社會政治、經濟等條件的制約外，可以說檔案工作的方向和水平是由檔案工作人員的素質所決定的。
現代化的檔案工作是以先進的技術設備、高效的組織管理、嚴密的組織結構和廣泛的社會職能為特征的，上述特征僅憑檔案工作人員的良好愿望、熱情和積極的工作態度來體現是遠遠不夠的。它需要有一大批具有專業知識和技能的檔案專門人才，用科學的態度、方法和手段來從事檔案工作，沒有這樣一批專門人才，檔案工作的現代化是不能實現的。
檔案工作人員的專業化有兩個方面的涵義:對于每一個從事檔案工作的人員來說，專業化不僅要有良好的政治素質和職業道德，同時要具有一定的業務專長，能夠熟練運用現代科學的方法和手段來駕馭該項業務活動，成為某一方面的內行、專家。對于每一個檔案部門來說，專業化需要建立起一支結構合理的專業化隊伍，這支隊伍應由精通檔案業務，善于科學管理和掌握現代化技術的各方面人才所組成。
三、實現檔案工作現代化的途徑和方法
在我國實現檔案工作現代化是一項長期而艱巨的任務，需要檔案工作者以開拓的精神、科學的態度和不懈的努力朝著這個方面邁進。在這個過程中，必須從中國的國情出發，認真借鑒國外的經驗和教訓，開創出一條具有中國特色的實現檔案工作現代化的道路。當前，應著手抓以下幾個方面的工作:
(一)創定可行的規劃
對推行檔案工作現代化的進程進行合理規劃，不僅可以使檔案工作者對實現現代化的長遠目標和近期任務做到心中有數，而且可以減少因規劃的盲目性而造成人力、物力、財力的浪費，保證實現現代化的每一步驟都能獲得較好的效益。實現檔案工作現代化是一項巨大的全國性的系統工程，需要有一個整體規劃和統籌安排。如果沒有規劃，必然會出現顧此失彼、各行其是、資金濫用、重復勞動等各種問題。例如，對計算機軟件的開發要有統一的規劃和協調，否則各地檔案部門都會由同一起點出發去研究，造成相同水平工作的互相重復，難以解決較深層次的問題。
(二)加強基礎性工作
實現檔案工作現代化需要做大量的基礎性工作，認為只要有幾臺現代化設備就什么都可以解決了，這是不切實際的想法。檔案工作現代化的基礎性工作主要有以下四個方面的內容:
1)檔案學理論研究。在檔案工作現代化的過程中，需要應用各學科的最新成果，但這種運用必須根據檔案工作的特點加以論證、消化、吸收、創新后才能被運用。檔案學理論研究就擔負著新理論和新技術引進、消化、吸收的任務。因此，加強檔案學的理論研究，以現代最先進的科學理論為指導，實現檔案工作者的思想觀念現代化，正是檔案工作現代化的一項基礎性工作。
2)檔案管理業務。檔案管理業務狀況對發揮現代化技術裝備的效率至關重要。例如，檔案縮微設備的利用率很大程度取決于檔案整理的基礎，對一堆沒有整理過的零散文件進行縮微，其準備工作時間約占全部工作時間的80%左右。因此，提高檔案業務管理水平，做到收集齊全、整理有序、鑒定準確、保管安全，是檔案工作現代化的一項基礎性工作。
3)數據庫建設。檔案檢索的自動化和傳遞的網絡化，不僅需要計算機、通信線路等硬設備和計算機程序語言等軟設備，同時還需要可供計算機識別、判斷的檔案信息資源，即計算機可讀形式的數據庫，否則再好的計算機網絡也只能是無米之炊。外國采用計算機管理檔案的經驗之一，也就是要先抓數據庫建設。目前，我國的檔案數據庫的建立還是以手工方式加工的二次文獻為基礎，二次文獻的質量直接關系到數據庫的功能，因此，必須注意檔案著錄和標引工作的質量。
4)人才培養。實現檔案工作現代化，人才培養要先于設備購置。檔案管理技術手段越是先進，對檔案工作人員的素質要求也就越高。而人才的培養是需要經過長時間的努力才能完成的，因此人才的培養宜早不宜遲。
(三)實現檔案工作改革
檔案工作現代化實際上是一場以技術為中心的全面改革，因此，改革應貫穿于為實現現代化而努力的全過程。現代化技術的采用，要求有與之相適應的管理體制和管理方法，如果將不斷進步的現代技術束縛于一成不變的傳統管理體制和方法之中，是不可能充分發揮其效能的。改革要有利于檔案信息資源的開發利用，有利于提高檔案工作的質量和效率，有利于人力、物力、財力的節約，有利于現代化技術設備的應用，凡是不符合上述要求的管理制度、方法、機構等都應進行改革。
(四)正確處理幾個關系
由于我國的經濟、技術條件較差，技術人才也較缺乏，所以檔案工作現代化的起步較晚，為此，在實現檔案工作現代化的過程中必須正確處理以下幾個關系:
1)現代技術與傳統技術的關系。實現檔案工作現代化必然要用大量的現代化技術去取代傳統的手工操作技術。但從我國的實際情況來看，傳統技術在相當長的時間內還將不同程度地發揮著作用，從而形成了現代技術與傳統技術長期并存的局面。其原因是:一從目前科學技術的發展水平來看，檔案工作中許多現代化技術的運用還必須以傳統技術為基礎。例如，檔案縮微要以檔案的系統整理為基礎，使用計算機檢索檔案要以檔案的著錄標引為基礎，而檔案的整理、著錄標引至今仍以傳統的手工操作方式完成。二從我國的經濟狀況來看，在短時間內還不可能為檔案部門提供足夠的現代化設備，對于檔案部門來說，在人才、業務基礎等方面也尚未具備全面采用現代化設備的條件。因此，我國的檔案工作現代化應當采取現代化技術與傳統技術并存的形式，從手工操作向機械化、自動化過渡是一種歷史的必然，但必須經歷一個較長的過渡時期。
2)技術引進與技術革新的關系。在實現檔案工作現代化的過程中，向國外購買先進設備、引進先進技術是必不可少的，但是切不可認為用錢能買來或引進一個現代化。這是因為:其一，國家不可能撥出足夠的資金來購買檔案管理自動化所需的全套技術設備;其二，有些現成的設備和技術不一定完全適合我國檔案部門的實際需要，還需要經過一定的改造;其三，還有一些技術設備在國外也屬空白，無法購買與引進。為此，在積極進行設備購買和技術引進的同時，還要提倡檔案工作者發揚自力更生的精神，開展技術革新和發明創造。只有堅持兩條腿走路的方針，才能加快檔案工作現代化的步伐。
3)改善檔案管理手段與完善檔案部門職能的關系。改善檔案管理手段，實現檔案管理手段的現代化，這是檔案工作現代化的重要內容和標志，但不是它的全部。完善檔案部門的職能，實現檔案信息服務的社會化，這也是檔案工作現代化的重要內容和標志。前者是解決檔案工作現代化的手段問題，后者是解決檔案工作現代化的方向問題。強調前者而忽視后者，再先進的技術與設備也不可能獲得良好的社會效益和經濟效益，反之強調后者而忽視前者，檔案工作水平和效率的提高也只能是一句空話。我們要把現代化的目標建立在兩者相統一的基礎上，在積極穩妥地采用現代化先進設備與技術的同時，完善檔案部門的職能，擴大檔案工作的社會功效。
