電子公文等當(dāng)前文書檔案歸檔整理的幾個(gè)問(wèn)題

作者：杭州市余杭區(qū)檔案學(xué)會(huì)高建華來(lái)源：中國(guó)檔案資訊網(wǎng)

    有了電子公文系統(tǒng)，還有必要一五一十地貫徹《公文處理辦法》嗎？我認(rèn)為可以研究。以下講的可能不符合某些“標(biāo)準(zhǔn)”或“規(guī)范”，但更接地氣。只要在區(qū)委辦公室協(xié)調(diào)下，區(qū)檔案局與信息化管理中心達(dá)成共識(shí)，就合法了。

    1.電子公文系統(tǒng)產(chǎn)生的公文如何歸檔與整理 

   1.1要落實(shí)“出處生根”的歸檔理念，也即誰(shuí)發(fā)文誰(shuí)歸檔。不是本單位的發(fā)文，即以區(qū)委區(qū)政府或兩辦名義發(fā)的文件，也不再作為永久性文件歸入職能部門的文件中。當(dāng)然，以本單位為主辦的聯(lián)合發(fā)文還有必要由本單位歸檔。

    1.2要樹(shù)立“電子公文的紙質(zhì)歸檔是異質(zhì)備份”的思想，這類文件既然有了電子備份（當(dāng)然，電子備份庫(kù)內(nèi)文件要盡快實(shí)現(xiàn)共享），那么，紙質(zhì)歸檔也只是一個(gè)異質(zhì)備份，這樣的紙質(zhì)備份可以簡(jiǎn)化整理。如何簡(jiǎn)化？比如，區(qū)檔案局即將“余黨組”“余檔”“余檔學(xué)”等幾個(gè)發(fā)文系列的文件下載到后打包由印刷廠印制成“發(fā)文匯集”就可以了。

    1.3要抓好“落實(shí)性文件材料”的歸檔。電子公文的歸檔簡(jiǎn)化后不是沒(méi)有事情可做了，而是要把重點(diǎn)放在往往由職能部門經(jīng)辦的落實(shí)性文件材料的歸檔上，扭轉(zhuǎn)“紅頭文件”反映情況有始無(wú)終的尷尬局面。以下“群眾路線教育活動(dòng)”為例說(shuō)明。為開(kāi)展“群眾路線教育活動(dòng)”，第1個(gè)文件是一般均為實(shí)施意見(jiàn)，它規(guī)定了活動(dòng)開(kāi)展的幾個(gè)階段，具體做法，考核要求等。這第1個(gè)文件是版式文件，也即我們通常說(shuō)的紅頭文件。活動(dòng)中會(huì)形成個(gè)人剖析材料，單位階段性工作總結(jié)，考核時(shí)本單位領(lǐng)導(dǎo)的匯報(bào)材料，或典型發(fā)言材料，簡(jiǎn)報(bào)等。現(xiàn)實(shí)情況是：“紅頭文件”肯定歸檔了，其它的形成主體多元，不便收集，分散在各職能部門或個(gè)人手中。如果真是這樣，那么，憑一個(gè)“紅頭文件”是反映不了“群眾路線教育活動(dòng)”的全貌的。我這里沒(méi)有提到，實(shí)際活動(dòng)中還會(huì)形成照片、聲像、光盤等特種載體檔案呢。所以，落實(shí)性文件材料是我們收集的重點(diǎn)。 

   1.4整理可以簡(jiǎn)化。因?yàn)椋媸轿募皇莻€(gè)紙質(zhì)備份了，實(shí)際查找、利用率下降了，所以，把“發(fā)文匯集”作為第1件，蓋上件號(hào)章并且填寫好檔號(hào)信息就可以了。“落實(shí)性文件材料”劃分一下保管期限，簡(jiǎn)單地分一下類，蓋上件號(hào)章，跟在第1件后依次排列就行。

    2.歷次修改稿如何處理    筆者歷來(lái)認(rèn)為，文件起草稿在檔案館利用中極少查閱利用，這里其一；其二，區(qū)（縣）以下的黨政機(jī)關(guān)沒(méi)有制訂規(guī)章之類有高度法律效力的文件，可以說(shuō)，我們的黨政機(jī)關(guān)70%的文件是具體的辦事辦文辦會(huì)的，至多出臺(tái)幾個(gè)規(guī)范性文件（一年之中很少），轉(zhuǎn)發(fā)的倒多點(diǎn)。因此，這類文件的歷次修改稿沒(méi)有保存價(jià)值。有保存價(jià)值的，我認(rèn)為必須是思想形成復(fù)雜的文件，歷次修改稿反映文件出臺(tái)的曲折過(guò)程，比如說(shuō)《檔案法》，要修改，已說(shuō)了五、六年了，想必也形成了多稿，它的歷次修改稿有保管價(jià)值了。而以此比對(duì)，我們的黨政機(jī)關(guān)碰不上這樣的事。因此，歷次修改稿不必歸檔。建議，各單位起草文件者務(wù)必定了稿的文件再上傳電子公文系統(tǒng)，這樣可以減小電子文件的容量。

    3.發(fā)文稿如何處理    發(fā)文稿紙上面主要有擬發(fā)文的各種信息，如題目、主送單位、抄送單位、擬稿、核稿、校對(duì)、主題詞等，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)也是在發(fā)文稿紙上。可以從電子公文系統(tǒng)中打印，并以蓋章代替領(lǐng)導(dǎo)手簽，解放勞動(dòng)量，提高工作效率。還可以打破文書四處逮（候）領(lǐng)導(dǎo)簽字的尷尬局面。    4.關(guān)于成立文件中心問(wèn)題    文件中心是一種社會(huì)化、集約化和專業(yè)化的檔案管理機(jī)構(gòu)，它的設(shè)置一般不像檔案室一樣隸屬于一個(gè)文件形成單位，而是按地區(qū)、按系統(tǒng)建立的介于文件形成單位和地方綜合檔案館之間、一種過(guò)渡性檔案管理機(jī)構(gòu)。文件中心所保管的文件屬原形成單位所有，保持原來(lái)的順序和標(biāo)記，只供原形成單位使用，其他單位未征得原形成單位同意不得利用。文件一旦從文件中心移交到檔案館，就成為公共財(cái)產(chǎn)，可在解密后向公眾開(kāi)放。 

   據(jù)了解，江蘇太倉(cāng)“文檔管理中心”的工作在設(shè)計(jì)理念、功能定位、管理方式、運(yùn)行模式等方面都比較超前，而且檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)扎實(shí)、現(xiàn)代化管理程度高，為政府集中辦公后節(jié)約政府資源，有利于政府信息公開(kāi)查閱，檔案信息資源的共建共享等方面提供了優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)了“文檔管理中心”的社會(huì)價(jià)值。筆者認(rèn)為，我區(qū)建文件中心，不必另起爐灶，放在已經(jīng)由區(qū)編制辦公室批準(zhǔn)成立的電子文件登記備份中心，一個(gè)機(jī)構(gòu)同管紙質(zhì)與電子兩種形式的文件即可。而建立文檔在我區(qū)很有意義：一是建立文檔中心提前介入機(jī)關(guān)（紙質(zhì)）檔案管理，可提高工作質(zhì)量和效率；二是要積極創(chuàng)新檔案管理模式和集約化管理形式，減少行政成本，解放兼職檔案員的勞動(dòng)強(qiáng)度。三是要統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，因地制宜，積極穩(wěn)妥地規(guī)劃我區(qū)今后機(jī)關(guān)文檔中心建設(shè)藍(lán)圖，使我區(qū)檔案工作能更快更好地走上規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化的軌道。