檔案網站建設是檔案信息化建設的重要組成部分,是信息時代檔案事業發展的需要,是國家各級檔案館在互聯網上發布公開檔案信息資源的重要窗口和提供在線服務的綜合平臺。檔案網站建設的宗旨是服務經濟、服務社會,目的是充分利用互聯網為社會公眾提供已公開檔案信息、已公開現行文件及其他政府公開信息服務在國家關于發展檔案信息網站的政策，引導下,近幾年各地檔案部門紛紛建立自己的信息網站,并加大力度促進網站建設和發展。然而,根據實際調查情況和其他有關資料顯示,檔案網站建設在發展中還存在很多微觀問題。因此,應當認真研究檔案網站的各種問題, 總結過去的經驗,掌握和分析現在的情況 ,面向發展,積極采取妥善的對策并不斷改進與完善,以此推動檔案網站建設在總體上更上一層樓。
一、談檔案網站建設的完善與提高
1.明確網頁設計的任務,突出特色。網頁的主題、性質不同,其設計的任務也不同,并由此決定網站的內容以及讀者對象等。同時,檔案網頁應突出自己的行業特點,突顯檔案工作的學術性、歷史性和服務性,以簡單明確的語言和畫面體現檔案站點的主題。主頁的設計要根據主題的內容決定其風格與形式,只有形式與內容的完美統一,才能達到理想的宣傳效果。所以它的設計風格應該是莊重、高雅大方、貼近百姓、通俗易懂等這幾方面的融合。
2.建立完善的目錄檢索系統。檔案網站上應建立完善的目錄檢索系統,供利用者網上查詢,最好是文件目錄,案卷目錄次之。在建立目錄檢索系統時,可進行單項或組合查詢,檢索方式可分為檢索和在現有結果中檢索兩種檢索方式。在檢索中,當輸入一個或若干個關鍵詞,按照相應的檢索條件,符合條件的目錄就會顯示出來。還可以根據檔案利用率的實際需要,按不同的利用目的預先做成若干個專題庫,以方便利用者查詢和瀏覽。
3.做好宣傳,建好鏈接。網站建好后,應加強對它的宣傳,利用傳統媒體歡迎所有人瀏覽;在互聯網上的導航臺提交本站點的地址和關鍵詞,以便于搜索引擎識別檢索;注冊規范的域名,便于訪問者記憶;如果有能力的話,網頁還應該制作外文版本,如英文、日文等,以滿足海外人士的需要。
4.網頁設計的內容層級要適中、條理要清晰。條理清晰就是指分類適當,明確而有邏輯地說明館藏情況。做得好的網站內容、條理清晰且層級適中,約在三、四層之內,過少的內容層級只能反映該欄目內容的不足。因此,對于一定量的內容來說,層級(點擊次數)和各層級內容數量之間需要平衡,既要提供豐富的內容,又要盡可能減少點擊次數,以方便查詢和瀏覽。
二、檔案網站建設的幾點思路
1.以為社會公眾提供服務為核心。檔案網站建設要本著“以人為本”,圍繞以為社會公眾提供服務為軸心去設計。檔案網站不僅僅是面向檔案工作者的,而且應面向檔案利用者,更要面向社會公眾。檔案信息資源是為社會公眾提供服務的源泉,建立網站的最主要目的就是為社會公眾提供跨越時間和空間的檔案信息,要實現這一目標,加強檔案數據庫建設是基本的前提。
2.研究制定切實可行的管理制度。為保障檔案網站開通后高質量的為社會公眾提供信息服務,網站建設必須“制度先行”,需要在大量調研的基礎上,制定切實可行的規范標準和管理制度,如:檔案網站崗位規范、設備管理、網絡管理、人員管理等制度,建立評估體系。只有這樣才能保證信息上網及時,安全有效,保證檔案網站建設沿著健康的道路發展。
3.建立強有力的組織機構。 檔案網站建設必須要有專門的組織機構,實施強有力的組織領導,加強督促檢查指導。對各個檔案館建立的檔案網站進行評估打分,使檔案館在網站建設方面形成一個競爭的氛圍,對先進經驗予以表彰和推廣,對低水平建設的檔案網站提出整改期限,督促搞好檔案網站建設不斷完善、健康發展。
4.采用高效的安全措施。檔案網站建成后,必將受到廣泛關注,需要高度重視網站安全問題。為防范攻擊,在網站建設過程中,應加強安全保障系統的建設,特別要建立災難恢復的安全應急預案和數據安全保護策略，同時還要注意防止非法操作,越權訪問等安全問題,加強各項安全管理制度的落實,加強技術規范和技術管理的貫徹實施,加強崗位責任制的落實,確保檔案網站的安全。
三、企業檔案信息化建設中問題的對策
企業檔案網站的獨特性，決定了其建設過程中必然遇到不同于政府檔案網站的問題，其中，企業檔案信息化的問題尤為突出，這里提出幾點對策。
1. 我國企業信息化建設目前存在的問題
雖然我國的企業信息化建設已經有了一定的基礎,取得了較大的成效,具備了加快推進的條件,但由于我國企業信息化建設起步較晚,從目前發展水平看,仍落后于發達國家10～20 年。在企業信息化建設過程中,也還存在不少問題。
1.1 傳統的企業經營管理體制與企業信息化的要求不相適應
企業信息化建設就是利用現代信息技術。目前,我國大多數企業沿襲傳統的經營管理體制,與企業信息化的要求不相適應,企業的信息管理機構不健全,領導者信息管理意識淡薄,信息管理不規范,報表的數據格式不符合標準,信息處理和傳輸手段落后,信息工作人員技術素質不符合要求,導致許多企業花大量資金購買了硬件,但最終未能獲得理想效果。
1.2企業信息化建設資金投入不足
據原國家經貿委經濟信息中心對300 家國家重點企業的問卷調查,有70 %的企業認為對信息化建設的投資不足。中小企業信息化建設資金投入不足的主要原因是,不愿意承擔由信息化帶來的沉沒成本。通常它們想通過信息化降低成本,增強競爭能力,而不是降低利潤來獲得業務流程的優化。一部分民營企業則認為,企業是以盈利為目的的,每一項投入都要有高額的回報。
1.3 利用網絡開展信息服務的層次低
雖然企業已經接通互聯網,但多數僅在網上建立了 Email 地址,有的企業網站長時間不更新信息,成為有名無實的空站。既沒有充分利用網絡資源,更沒有借助網絡開展商務活動。
1.4信息化解決方案提供商方面存在的問題
IT 方案提供商能否提供良好的產品和服務,直接影響著中小企業信息化建設的成敗。目前 IT 方案提供商方面存在的問題較多,表現在 ERP軟件應用的失敗案例紛紛曝光,直接影響了企業信息化建設的積極性。
1.5缺乏統一規劃和標準,法律法規不完善
目前,我國企業信息化尚無統一規劃和標準,如企業信息化缺乏行業標準,電子商務的有關政策法規尚待出臺。對引進的信息技術和產品的中文說明缺乏強制性措施,影響到企業的應用與管理,對計算機和網絡犯罪缺乏有效的法律和技術防范手段。
2.加強企業信息化建設的措施
2.1建立一支自己的高素質的信息技術隊伍
企業信息化需要一支既懂技術,又懂管理,知識結構合理、技術過硬的復合型信息技術人才隊伍。企業要通過加強人才培訓、技術交流與合作等方式來造就一大批精通專業知識,具有創新精神和實踐能力的高層次專門人才,來推動企業內部的信息化建設。
2.2建立健全法律法規體系
完備的法律法規是企業信息化和電子商務運行的保證。政府應制定包括電子合同的有效性、有效的電子文件的規范、電子簽名的合法性和其他身份辨認程序、知識產權的保護、企業和個人隱私的保護等方面的法律法規,以保證電子交易雙方能按照共同的規則進行交易。
2.3充分利用各種信息網絡,建立網上協同作業體系
信息技術尤其是網絡技術的迅速發展和普及,使企業生存環境和信息環境發生了根本性的變化,也迫使企業從偏重內部信息的開發利用轉向重視內外部信息的雙重開發利用,由于 Internet 的迅速普及,可使企業獲取大量有用的外部信息,通過網上協同作業可以得到可觀的經濟效益。
2.4推進網絡基礎設施建設
網絡基礎設施建設是信息化建設的基礎條件,它主要包括各種信息傳輸網絡建設、信息傳輸設備研制、信息技術開發等設施建設。在充分利用現有資源的基礎上,政府要加大資金投入,建設一個寬帶、高速、大容量、高水平的國家信息主干網,逐步消除部門間、地區間的網絡分割壁壘和資源壟斷的體制性障礙。
2.5加強和完善安全認證體系
解決網上購物、交易和結算中的安全問題是企業信息化建設和開展電子商務的關鍵。要制定和完善安全認證體系,以確保網上交易合同的有效性,防止系統故障、計算機病毒和“黑客”攻擊,防范內部商業犯罪,確保交易內容、交易雙方賬號及密碼的安全。
我國企業,特別是中小企業,要在借鑒發達國家檔案網站的建設，在當前信息化時代的環境下,我們要做好檔案信息化建設工作,研究當前形勢和信息技術的發展,通過各種檔案信息服務手段,是企業檔案網站應有的作用，借此充分利用社會力量,提升企業信息化水平。
一、談檔案網站建設的完善與提高
1.明確網頁設計的任務,突出特色。網頁的主題、性質不同,其設計的任務也不同,并由此決定網站的內容以及讀者對象等。同時,檔案網頁應突出自己的行業特點,突顯檔案工作的學術性、歷史性和服務性,以簡單明確的語言和畫面體現檔案站點的主題。主頁的設計要根據主題的內容決定其風格與形式,只有形式與內容的完美統一,才能達到理想的宣傳效果。所以它的設計風格應該是莊重、高雅大方、貼近百姓、通俗易懂等這幾方面的融合。
2.建立完善的目錄檢索系統。檔案網站上應建立完善的目錄檢索系統,供利用者網上查詢,最好是文件目錄,案卷目錄次之。在建立目錄檢索系統時,可進行單項或組合查詢,檢索方式可分為檢索和在現有結果中檢索兩種檢索方式。在檢索中,當輸入一個或若干個關鍵詞,按照相應的檢索條件,符合條件的目錄就會顯示出來。還可以根據檔案利用率的實際需要,按不同的利用目的預先做成若干個專題庫,以方便利用者查詢和瀏覽。
3.做好宣傳,建好鏈接。網站建好后,應加強對它的宣傳,利用傳統媒體歡迎所有人瀏覽;在互聯網上的導航臺提交本站點的地址和關鍵詞,以便于搜索引擎識別檢索;注冊規范的域名,便于訪問者記憶;如果有能力的話,網頁還應該制作外文版本,如英文、日文等,以滿足海外人士的需要。
4.網頁設計的內容層級要適中、條理要清晰。條理清晰就是指分類適當,明確而有邏輯地說明館藏情況。做得好的網站內容、條理清晰且層級適中,約在三、四層之內,過少的內容層級只能反映該欄目內容的不足。因此,對于一定量的內容來說,層級(點擊次數)和各層級內容數量之間需要平衡,既要提供豐富的內容,又要盡可能減少點擊次數,以方便查詢和瀏覽。
二、檔案網站建設的幾點思路
1.以為社會公眾提供服務為核心。檔案網站建設要本著“以人為本”,圍繞以為社會公眾提供服務為軸心去設計。檔案網站不僅僅是面向檔案工作者的,而且應面向檔案利用者,更要面向社會公眾。檔案信息資源是為社會公眾提供服務的源泉,建立網站的最主要目的就是為社會公眾提供跨越時間和空間的檔案信息,要實現這一目標,加強檔案數據庫建設是基本的前提。
2.研究制定切實可行的管理制度。為保障檔案網站開通后高質量的為社會公眾提供信息服務,網站建設必須“制度先行”,需要在大量調研的基礎上,制定切實可行的規范標準和管理制度,如:檔案網站崗位規范、設備管理、網絡管理、人員管理等制度,建立評估體系。只有這樣才能保證信息上網及時,安全有效,保證檔案網站建設沿著健康的道路發展。
3.建立強有力的組織機構。 檔案網站建設必須要有專門的組織機構,實施強有力的組織領導,加強督促檢查指導。對各個檔案館建立的檔案網站進行評估打分,使檔案館在網站建設方面形成一個競爭的氛圍,對先進經驗予以表彰和推廣,對低水平建設的檔案網站提出整改期限,督促搞好檔案網站建設不斷完善、健康發展。
4.采用高效的安全措施。檔案網站建成后,必將受到廣泛關注,需要高度重視網站安全問題。為防范攻擊,在網站建設過程中,應加強安全保障系統的建設,特別要建立災難恢復的安全應急預案和數據安全保護策略，同時還要注意防止非法操作,越權訪問等安全問題,加強各項安全管理制度的落實,加強技術規范和技術管理的貫徹實施,加強崗位責任制的落實,確保檔案網站的安全。
三、企業檔案信息化建設中問題的對策
企業檔案網站的獨特性，決定了其建設過程中必然遇到不同于政府檔案網站的問題，其中，企業檔案信息化的問題尤為突出，這里提出幾點對策。
1. 我國企業信息化建設目前存在的問題
雖然我國的企業信息化建設已經有了一定的基礎,取得了較大的成效,具備了加快推進的條件,但由于我國企業信息化建設起步較晚,從目前發展水平看,仍落后于發達國家10～20 年。在企業信息化建設過程中,也還存在不少問題。
1.1 傳統的企業經營管理體制與企業信息化的要求不相適應
企業信息化建設就是利用現代信息技術。目前,我國大多數企業沿襲傳統的經營管理體制,與企業信息化的要求不相適應,企業的信息管理機構不健全,領導者信息管理意識淡薄,信息管理不規范,報表的數據格式不符合標準,信息處理和傳輸手段落后,信息工作人員技術素質不符合要求,導致許多企業花大量資金購買了硬件,但最終未能獲得理想效果。
1.2企業信息化建設資金投入不足
據原國家經貿委經濟信息中心對300 家國家重點企業的問卷調查,有70 %的企業認為對信息化建設的投資不足。中小企業信息化建設資金投入不足的主要原因是,不愿意承擔由信息化帶來的沉沒成本。通常它們想通過信息化降低成本,增強競爭能力,而不是降低利潤來獲得業務流程的優化。一部分民營企業則認為,企業是以盈利為目的的,每一項投入都要有高額的回報。
1.3 利用網絡開展信息服務的層次低
雖然企業已經接通互聯網,但多數僅在網上建立了 Email 地址,有的企業網站長時間不更新信息,成為有名無實的空站。既沒有充分利用網絡資源,更沒有借助網絡開展商務活動。
1.4信息化解決方案提供商方面存在的問題
IT 方案提供商能否提供良好的產品和服務,直接影響著中小企業信息化建設的成敗。目前 IT 方案提供商方面存在的問題較多,表現在 ERP軟件應用的失敗案例紛紛曝光,直接影響了企業信息化建設的積極性。
1.5缺乏統一規劃和標準,法律法規不完善
目前,我國企業信息化尚無統一規劃和標準,如企業信息化缺乏行業標準,電子商務的有關政策法規尚待出臺。對引進的信息技術和產品的中文說明缺乏強制性措施,影響到企業的應用與管理,對計算機和網絡犯罪缺乏有效的法律和技術防范手段。
2.加強企業信息化建設的措施
2.1建立一支自己的高素質的信息技術隊伍
企業信息化需要一支既懂技術,又懂管理,知識結構合理、技術過硬的復合型信息技術人才隊伍。企業要通過加強人才培訓、技術交流與合作等方式來造就一大批精通專業知識,具有創新精神和實踐能力的高層次專門人才,來推動企業內部的信息化建設。
2.2建立健全法律法規體系
完備的法律法規是企業信息化和電子商務運行的保證。政府應制定包括電子合同的有效性、有效的電子文件的規范、電子簽名的合法性和其他身份辨認程序、知識產權的保護、企業和個人隱私的保護等方面的法律法規,以保證電子交易雙方能按照共同的規則進行交易。
2.3充分利用各種信息網絡,建立網上協同作業體系
信息技術尤其是網絡技術的迅速發展和普及,使企業生存環境和信息環境發生了根本性的變化,也迫使企業從偏重內部信息的開發利用轉向重視內外部信息的雙重開發利用,由于 Internet 的迅速普及,可使企業獲取大量有用的外部信息,通過網上協同作業可以得到可觀的經濟效益。
2.4推進網絡基礎設施建設
網絡基礎設施建設是信息化建設的基礎條件,它主要包括各種信息傳輸網絡建設、信息傳輸設備研制、信息技術開發等設施建設。在充分利用現有資源的基礎上,政府要加大資金投入,建設一個寬帶、高速、大容量、高水平的國家信息主干網,逐步消除部門間、地區間的網絡分割壁壘和資源壟斷的體制性障礙。
2.5加強和完善安全認證體系
解決網上購物、交易和結算中的安全問題是企業信息化建設和開展電子商務的關鍵。要制定和完善安全認證體系,以確保網上交易合同的有效性,防止系統故障、計算機病毒和“黑客”攻擊,防范內部商業犯罪,確保交易內容、交易雙方賬號及密碼的安全。
我國企業,特別是中小企業,要在借鑒發達國家檔案網站的建設，在當前信息化時代的環境下,我們要做好檔案信息化建設工作,研究當前形勢和信息技術的發展,通過各種檔案信息服務手段,是企業檔案網站應有的作用，借此充分利用社會力量,提升企業信息化水平。
