網絡檔案信息利用服務的經濟效益

（一）案例一：從我國航拍片“回歸”，看網絡檔案信息利用

2002年6月，中國歷史博物館從美國國家檔案館復制回1.1萬張“二戰”期間有關中國大陸的航拍照片。這是一次規模較大的跨國檔案利用活動，而這次利用活動的起點正是網絡檔案信息利用。

1.網絡：宣傳與公布的最佳手段

美國國家檔案與文件署網站自建成之日起，就成為其所有機構宣傳檔案工作、公布檔案內容的基地。美國國家檔案館也在其中發布了大量館藏檔案信息。有了ARC等能夠全面、完善地揭示檔案館藏信息的網絡檢索系統，美國國家檔案館開放檔案的具體內容信息可在瞬間傳遍全球。

1995年開始，美國國家檔案館相繼解密一批航拍照片（aerial photographs）。航拍照片可以說是該館的特色檔案之一，目前共存有9百多萬張。其中關于中國大陸的航拍照片，一部分是“二戰”后從日軍手中得到的，另一部分是20世紀50至60年代冷戰期間美國U2間諜飛機、Corona間諜衛星拍攝的。這些照片解密的消息及部分目錄通過網絡發布后傳向世界各地。我國華東師范大學的劉樹人教授在因特網上發現了相關信息。他意識到這些照片檔案的重要價值，進行呼吁，引起社會各界強烈反響。我國學者認為： “半個世紀前的航拍片，保存了未受現代城市快速發展破壞的原始地表狀態及古代遺跡景觀，??是珍貴的信息資料。”終于，由國家有關部門立項，實現了部分航拍片的“回歸”。可見，網絡的影響范圍是何等廣大，通過因特網發布檔案信息、進行檔案宣傳是何等卓有成效！

2.開放：制度與執行之間的差異

美國檔案工作者以本國的檔案館是“世界上最開放的檔案館”為傲。的確，美國檔案開放工作可以說是有法可依、執法必嚴。在相關法律和原則的制定中，關于文件密級的法規比較嚴密。檔案館的文件要由檔案主管部門會同文件形成機關提出解密的具體意見。一份文件一旦被解密，檔案機構就千方百計要讓利用者可以用到，網絡就是其中主要手段之一。而且“聯邦和州政府并不享有版權，任何一個人都可以公布不被安全保密法和其他法律所特別保護的文件”。“外國利用者擁有美國公民同樣的利用權”。

但是，這次在我國利用者查閱航拍片的過程中，卻遇到了障礙。他們查閱完日軍在其侵華戰爭期間拍攝的航拍片后，按照檔案目錄索引要求查閱美國U2間諜飛機、Corona間諜衛星拍攝的航拍片及影像資料時，遭到了拒絕。“工作人員開始還禮貌地進庫查找，后來就不客氣地婉言拒絕，最終干脆不予理睬。” 從這個事件中，可以看到美國的檔案開放在制度規定與具體執行之間存在著差異，或者說， “言行不一”。

美國關于檔案利用的觀念是：檔案是社會財富，人人有利用它的平等權利。這種觀念還以法律形式認定下來。哪些檔案不能用，為什么不能用，檔案部門必須給予合理的解釋。這些解釋是以《信息自由法案》、《隱私權法》、安全保密法等法律為依據。至于拒絕我國查檔人員利用要求，可能更多地是從國家安全角度考慮。但是，按照美國的司法解釋，美國U2間諜飛機、Corona間諜衛星于上個世紀50至60年代拍攝的航拍片及影像資料已經解密，并列入開放目錄，我國的查檔人員同美國公民一樣有權利用這些檔案。如果美國國家檔案館拒絕利用理由不充分、不能為我們所接受，或許可以執子之矛、攻子之盾，通過法律途徑進行申訴。如果美國法律真的是如他們所宣傳的那般民主，最終應該可以得到相關檔案的利用權。

3.費用：免費與巨資的鮮明對比

在中美檔案工作交流過程中，給人印象比較深刻的是，美國檔案工作者針對我國的有償服務反復強調他們的利用服務是免費的。“在美國，憲法規定政府文件屬公共范疇，?，國家不能通過向公眾出售文件或文件信息來獲取利潤。只能收取用于檔案復印和散發的少許費用。”“對外國利用者收取復制費和其他服務費也和美國公民相同。”

那么這次航拍片“回歸”的“少許”復制費用是多少？我國斥資達20萬美元之巨。這固然與復制量較多，照片幅面較大有關。但也反映出美國檔案利用中復制與拷貝的費用還是相當高的。還有，正如某些壟斷行業的行為一樣，這些復制與拷貝也要在檔案館指定的公司完成。當然，檔案行業這種做法與檔案工作性質相關，有著較為正當的理由，從安全角度考慮可以防止檔案內容通過非法途徑外流。

另外，雖然在美國不能限制任何一個利用者將檔案用于商業用途。但是，若檔案館認為利用目的是用于商業用途，會加倍收費。我國這次利用是通過中國歷史博物館實行。在美國，博物館、檔案館、圖書館、美術館等科學文化設施同屬于公益事業單位，所以據說“檔案館開出的價格還是比較優惠的”。

其實，美國的檔案館雖說主要作為公益事業，提倡免費服務，但是經濟效益也是其考慮問題的主要出發點之一。如何在已有經濟條件下維持與生存下去，是很多檔案館要考慮的主要內容。比如美國的經費來源與利用者數量是掛鉤的，所以他們千方百計地吸引世界各地的利用者。在進行數字化、縮微等工作時，美國的檔案館更多地是從經濟角度考慮問題。以馬里蘭州檔案館為例，該館最初進行數字化時，考慮到數字化后信息太多占用存儲空間過大，存儲費用太高，隨著計算機存儲設備成本下降，該館數字化內容才逐漸增多。

美國國家檔案館的網站（即美國國家檔案與文件署網站）建設可以說是耗時良久、投資巨大。當我們為其實力與魄力暗自感嘆時，從我國航拍片“回歸”的過程也感受到其建設網站潛在的、巨大的經濟效益。

（二）案例二：北京市公路設計研究院的局域網檔案信息利用

北京市公路設計研究院是一個擁有145名職工、各類檔案案卷4100余卷、底圖9600余張的乙級資質的設計院。該設計院的檔案部門通過本院局域網開展網絡檔案信息利用，取得了良好的經濟效益。

1.開展網絡檔案信息利用的必要性

北京市公路設計研究院較早采用了CDA輔助設計。1997年，該院已經達到每位設計人員擁有一臺計算機的水平，計算機出圖率達到100%，電子文件數量迅速增加。一方面，受多種因素干擾，儲存在軟盤等載體上的電子文件很容易丟失；另一方面，電子文件的借用率和復用率比較高。這種現狀給檔案部門提出了一個緊迫的課題：必須有效地對電子文件進行管理，并發揮其應有的功能。特別是面對競爭日益激烈的建筑市場，業主留給設計人員的時間越來越短，檔案工作人員必須幫助設計工程師共享檔案信息資源，有效地利用各類檔案信息以縮短設計周期。在這種情況下，該院的檔案部門引進了一套“工程圖檔管理系統”，利用本單位的局域網來管理和利用檔案信息，以滿足設計人員的需要，提高經濟效益。所以，在總結經驗時，他們認為，開展網絡檔案信息利用是“形勢所迫，激烈競爭的市場要求必須把各種信息轉化為經濟效益。”

2.網絡檔案信息利用實現的經濟效益

“工程圖檔管理系統”為該單位檔案信息利用者提供了一個資料云集、管理有序的信息世界。系統包括科技檔案、文書檔案、音像檔案、期刊雜志、圖書、編研資料等十個數據庫。訪問“期刊雜志”數據庫，可以了解近期國內外同行業的最新研究成果；訪問“圖書”數據庫，可以尋找所需研究資料；訪問“科技檔案”數據庫，在規定的權限內，可以檢索到本單位的設計圖紙。如果需要進一步利用圖紙內容，使用相應的系統功能通過網絡直接向總工程師請示。總工程師批準“下載”的信息通過網絡傳送到系統的總控部門——院檔案室，院檔案室再向利用者發出允許下載的信息。這一系列操作，利用者足不出戶，僅用幾分鐘就能夠在院局域網上圓滿完成。在1998年至2000年兩年左右的時間內，北京市公路設計研究院以這種方式復用圖紙檔案，節省了上百萬元的設計費，并且節省了大量的設計時間。

（三）案例三：美國馬里蘭州檔案館的網絡檔案信息利用

美國馬里蘭州檔案館通過檔案統計工作發現，多數利用者來館利用的檔案主要集中在地圖、地產記錄和本州法律等幾個類別。這些檔案在該館館藏中所占比例并不高，為此，他們將這些檔案進行數字化處理之后通過因特網發布。該館只有千分之一的館藏檔案內容上網發布，但是館里接待的利用者人數較之這部分信息上網之前降低了70%，極大地減輕了館里在接待利用者所需的人、財、物方面所承受的壓力。這個例子給筆者一些啟示：一是進行數字化不必一哄而上，而要針對利用需求重點，有選擇地進行；二是只要對網絡使用得當，網絡利用服務方式會取得明顯的經濟效益。

以上通過實證的方法，對網絡檔案信息利用的效益進行了分析。這些案例體現了網絡檔案信息利用的發展趨勢，也體現出網絡檔案信息利用可以取得極大的社會效益和相應的經濟效益。在此還要強調的一點是，檔案事業是公益性的基礎事業，不能僅僅以局部的、短期的利益來衡量其利用效益。“為子孫后代保存史實這一歷史重任決無可能通過某種產業化機制來完成。??，產業的驅動力是局部的經濟利益，而檔案館理應追求的是要重視社會效益，是潛在的惠及后代的社會整體利益，當然，也要盡可能發揮經濟效益。”