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加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2019-10-26 22:28:21    瀏覽次數(shù):329    評(píng)論:0
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在系統(tǒng)內(nèi)建設(shè)數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺(tái)。建立健全內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)和公眾服務(wù)網(wǎng),發(fā)揮網(wǎng)站的作用,使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口。促進(jìn)檔案現(xiàn)行文件信息化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè),根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)需求,采購必要的硬件設(shè)備,為系統(tǒng)提供硬件基礎(chǔ)。提高檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平,為保證檔案信息交換、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)

在系統(tǒng)內(nèi)建設(shè)數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺(tái)。建立健全內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)和公眾服務(wù)網(wǎng),發(fā)揮網(wǎng)站的作用,使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口。促進(jìn)檔案現(xiàn)行文件信息化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè),根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)需求,采購必要的硬件設(shè)備,為系統(tǒng)提供硬件基礎(chǔ)。提高檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平,為保證檔案信息交換、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。制定相應(yīng)的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。


1、電子文件的載體穩(wěn)定性差,易損壞,隨著計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展,越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。上網(wǎng)前,又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換,在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性,對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文檔,應(yīng)由電子文件形成部門編目整理,也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸,可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線,建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門協(xié)商后,要對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求。無論利用何種途徑歸檔,必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后,傳輸給檔案部門,不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載,以保證電子文件形成部門對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤,最好不用磁盤存貯。

2電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛,受制約因素多,僅靠檔案部門獨(dú)家很難完成,應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文悠揚(yáng)形成部門熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù),了解電子文件的自然形成規(guī)律歷史聯(lián)系,是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者,在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán);檔案部門掌握歸檔的原則、方法,又了解全局情況,可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用;計(jì)算機(jī)與信息管理部門既是電子文件的形成單位,又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門,在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個(gè)部門的職能應(yīng)用于相互滲透,揚(yáng)長(zhǎng)避短,發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì),在電子文件歸檔中集成一體,共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

3、做好檔案歸檔電子文件的技術(shù)處理工作,實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行,這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域,對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo),保護(hù)電子文件的原始信息,了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說,通過采取技術(shù)處理,將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件,即只能讀不能寫的不可更改的文件,從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu),保證電子文件的可靠性,使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

4、解決好檔案電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件,從理論上講能夠長(zhǎng)期保存。因?yàn)樗男畔⒆x出是無接觸式的,不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi),不怕外界磁場(chǎng)的影響,不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是,由于電子文件形成的時(shí)間短,缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證。所以,電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前,對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件。需要定期進(jìn)行復(fù)制,以防止信息損失。


 
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