網絡檔案信息利用的特點

網絡檔案信息利用，是指檔案機構通過各種類型的網絡直接傳遞檔案信息，為利用者服務、為黨和國家各項工作服務。網絡檔案信息利用將信息生產者、信息、信息技術組織在一起，使信息資源在網絡環境下直接作用于利用者。其目的是源源不斷地提供便捷、豐富的檔案信息及相應的服務。

網絡環境所支持的檔案信息利用，伴隨著網絡所能提供的優勢和檔案信息在數量、結構、分布和傳播范圍等方面的變化，滋生出一些新的特點。

一、網絡檔案信息利用具有開放性

系統思維的觀點認為，系統與環境是互塑共生的。網絡作為一種信息環境具有開放性特點，這決定了網絡檔案信息利用的開放性。長期以來，檔案管理工作作為一個系統，基本上停留在以自給自足為特征的封閉型模式上，缺乏協作與協調的全局觀念，缺乏與利用者的廣泛交流。而在網絡環境下，可以通過網絡廣泛地向社會發布檔案信息，這些信息涉及一次檔案信息、二次檔案信息、三次檔案信息等各個層面。尤其是對于一次檔案信息，即檔案原件的內容，以往只能到檔案館閱覽，極少數情況下可以外借，而在網絡中可以供利用者隨時隨地閱讀。網絡檔案信息利用是一種開放型的利用，它可以超越時空界限，實現各個層次的交流。

在時間上，網絡檔案信息利用不再受時間的限制，利用者可隨時檢索和利用所需檔案信息。網絡上提供檔案利用服務的服務器可以不間斷地開機，利用者在任何時間都可以利用它所提供的開放檔案。

在空間上，網絡使得檔案利用服務擺脫了地域的限制，影響范圍擴展到無限大。利用者作為網絡用戶可以從任意地點對檔案信息進行提取，網絡檔案信息利用打破了地點區域的局限，甚至突破了國界的限制。檔案信息利用突破空間限制，一方面使得利用者可在異地遠程獲得檔案信息，免除長途奔波的勞累，省時省力；另一方面，有利于檔案這一人類共同的文化遺產得以被人們共享，推進世界上多種文化的共生和交融。

網絡檔案信息利用的開放性必將引導檔案管理工作由封閉型、半封閉型向開放型轉變，面向社會開放。打破自我封閉，改變“等、靠、要”狀況，促進檔案工作的開放程度，促進檔案信息服務社會化。

二、網絡檔案信息利用具有及時性

信息社會是一個高速高效的時代，科學技術不斷創新，知識老化節奏加快，技術成果應用周期縮短。檔案信息通過網絡提供利用，可以及時更新檔案信息，大大縮短對最新檔案信息利用的時差，使得檔案利用服務跟上時代發展的節奏。

網絡檔案信息的更新不僅僅是指網絡數據庫中檔案信息實時動態地進行增、刪、改，更主要的指檔案事業的新發展、檔案實踐工作的新突破、檔案學研究的最新成果、檔案工作的最新動向，以及檔案界的新熱點等信息在網絡中以最快的速度加以報道。在各檔案網站“新聞與事件”欄目中，往往是昨天的新聞變成了今天的舊知；在“出版物”欄目又刊出了新的研究成果；開放檔案欄目中又公布了若干剛剛解密開放的檔案信息 ；……。例如，許多檔案信息網頁都標有最后更新的時間。美國國家檔案與文件署（NARA）下屬的胡佛總統圖書館主頁上標有“Last Updated：November 15,2002 7:50 AM”的信息。加拿大國家檔案館（NA）的主頁上標有“Date Modified：2001-11-28”以顯示數據修改日期，并且多數網頁都標有“Last Updated：021116”等字樣，以說明本網頁內容的最后更新日期。再如，檔案網站對于新近開放或公布的檔案信息都有專門的內容介紹。如NARA的許多欄目下都有“What’s new”來介紹新增的內容。另外，NARA數據庫內容更新也很快，其數據每周進行一次更新，每年的數據更新量在44萬份檔案左右。對于數據庫中新增內容一般都有按時間排序的專門的介紹。檔案網站的網頁布局也會隨著功能的增減形成新的版面。

檔案利用者會發現，網絡中檔案信息的流轉速度遠遠超過傳統工作中的檔案信息，只有在網絡環境下，檔案信息資源的時效性才能夠得以充分發揮。

三、網絡檔案信息利用具有全面性

傳統的檔案利用工作是以某一個檔案機構本身為主體為利用者提供服務的，在全面性、系統性方面一直無法更好地滿足利用者的要求。而網絡環境下的檔案信息利用，可以進一步提供更為全面的信息。

從縱向上看，網絡檔案信息由于其來源的不同，在網絡中的分布具有明顯的層次性。網絡檔案信息的分布主要可表現為四層次：第一層次是有關各類檔案館的檔案信息。包括中央級檔案館的檔案信息、州或省級檔案館的檔案信息、市級檔案館的檔案信息、區縣級檔案館的檔案信息。此外，還有各種專門檔案館、專業檔案館、內部檔案機構的檔案信息；第二層次是檔案行政管理機構的檔案信息；第三層次是國際上和各個國家的檔案學術組織與專業組織的檔案信息；第四個層次是其他相關的檔案信息。

從橫向上把網絡中全部的檔案信息作為一個資源系統來看，其內容具有綜合性的特點。無論是檔案館的信息，還是檔案學術組織與專業組織的信息，除具有自身的特點之外，在內容上都顯現出一定的綜合性。以檔案館的檔案信息為例，其內容既包括了對整個國家檔案信息資源的全面介紹，又有各個檔案館具體的館藏檔案信息內容；既提供了各種檢索工具，又提供了一次檔案信息；既有檔案學研究理論信息，又有檔案實踐工作發展的最新動態；既有檔案學專業教育信息，又為各方面的受教育者提供進行學習與研究所需的檔案信息；既有檔案學術活動的信息，又有檔案科研項目的最新報道；? .。總之，內容林林總總，具有較強的綜合性，體現了檔案館全部的工作內容。再以檔案學術組織與專業組織的檔案信息為例，其信息涉及面也很廣。其中既有本組織長遠發展的戰略報告和計劃，又有年度發展報告及年度計劃；既有組織結構和行政管理情況介紹，又有其所辦主要刊物的內容介紹和近幾年刊物的內容提要或目錄；既有一些學術熱點問題的專欄討論，又有學術界最新動態的信息發布等等?？傊?，通過網絡可以發布館藏檔案信息；通過網絡可以發布檔案機構的職能信息，如部門設置、主要領導、崗位職責、例行服務、聯系途徑以及檔案館室的歷史背景、發展計劃、近遠期目標、實施項目等介紹性信息；通過網絡可以發布服務信息，介紹各檔案機構服務對象、服務時間、服務方式、服務政策和服務限制；通過網絡可以提供查檔指南，包括查檔手續、查檔范圍、查檔方法、查檔程序、查檔收費及為研究者提供的各種可用工具等；通過網絡還可以發布檔案工作信息，例如國家、省市及國外檔案工作動態信息，國家與地方的檔案政策法規信息，檔案工作的統計數據，檔案會議信息，檔案展覽信息，檔案刊物信息，公共活動安排等。這種綜合性實質上體現出網絡檔案信息的系統性。從而使我們在網絡環境中得到了一個與現實檔案界類似的虛擬的檔案界。

這樣，網絡環境下的檔案信息資源盡可能地達到豐富，利用者對整個社會的檔案信息占有度提高，從而可能在總體上對所有檔案信息進行全面的利用。在這樣的前提下，利用者無不想盡可能全面地得到與自己需求相關的檔案信息。而各類檔案信息可以在網絡中形成以利用者為中心的虛擬的信息體系，圍繞利用者特定需求進行信息的檢索、獲取、處理。各種利用需求可以通過靈活聯結和調用各類系統與資源集成地完成。這與傳統檔案利用服務方式有了本質的不同。過去只是在一個檔案館或一定范圍內全面滿足利用者的需求。而網絡環境下，利用者的需求可以在更加全面地得以滿足。

四、網絡檔案信息利用具有檢索的方便性

這是網絡檔案信息利用優于傳統檔案利用的最大特點。以信息社會的觀點來看，一個人知識水平的高低并不取決于他已獲得知識的多少，而取決于他獲取信息能力的強弱。方便而快捷的檢索系統，是人們獲得檔案信息必不可少的工具。將功能完善、方便易用的檢索工具在網絡上發布，利用數字化的檔案信息資源和網絡化的傳輸手段，形成對全社會開放利用的服務平臺，極大地擴展了檔案利用服務的空間，使利用者可以更方便地檢索所需檔案信息。如在美國國家檔案與文件署（NARA）、加拿大國家檔案館（NA）、英國公共檔案館（Public Record Office，PRO）網站所提供的檢索系統中，都設置了基于自然語言的關鍵詞檢索，并支持布爾邏輯檢索，而且有很詳細的使用說明，檢索方便快捷。再如NARA網站、山東省臨沂市檔案局（館）網站所提供的網絡檢索系統中，根據易用程度分為基本檢索與高級檢索。前者是為普通檔案利用者設計的，后者則專為檔案專業人員或具備一定檢索知識的專業人士設計。這樣一來，普通的檔案利用者可以方便地檢索檔案信息，而專業人士也可通過各種檢索優化技術更精確地檢索檔案信息，從而滿足了不同層次的利用者的需求。

網絡技術突破了傳統檔案利用中的線性檢索結構，創造了全新的超媒體檢索方式。網絡環境下檔案信息的聯結不再是線性的，而是網狀的，可以有多種組織方式和檢索方式，從而打破了傳統文本單一的線性結構。網絡技術的發展加速了檔案信息檢索的速度，使網絡檢索工具具有方便性、大眾化的特點。這無疑為檔案信息資源的開發和利用奠定了最好的基礎。網絡檔案信息只有在易于被檢索到的情況下，才能發揮其真正的價值。

五、網絡檔案信息利用具有交互性

網絡是一種雙向主動式的服務手段，是知識經濟時代最具傳播發展潛力的大眾傳媒。網絡尤其是因特網的全球化和開放性加強了國際檔案信息的交流。檔案信息不僅是人類社會寶貴的資源，更可以通過網絡進行交流使得這些寶貴資源在國際檔案界以及人類社會活動中發揮作用，從而更好地促進人類社會發展。與傳統的檔案信息傳播交流方式相比，網絡檔案信息利用具有很強的交互性。

對于傳統檔案材料，主要通過全宗介紹、案卷目錄等方式來體現其關聯性，引導利用者查找檔案信息。而在網絡環境下，可以利用超媒體技術、通過鏈接手段指引利用者查閱具有各方面聯系的檔案信息，使具有某種聯系的檔案信息圍繞利用者的需求在邏輯上形成一個關聯系統。網絡中還有專門供檔案專業人員和利用者進行交流的空間，如檔案專業協會及討論組、檔案論壇等。檔案工作者、檔案學專家、檔案利用者可以就某一問題在網上及時交流觀點，展開討論，實現信息交換。利用電子郵件等網絡工具，還可以提供參考咨詢、開展定題服務、傳送檢索結果和目錄文件等、為利用者提供復制件乃至在技術許可的條件下提供檔案證明，并隨時接受反饋信息。網絡中各種檔案機構一般都清楚地列出本機構的電子郵件地址，鼓勵利用者： “請把你的意見和建議發送給我們?！睓n案機構還可以通過網絡發行本機構的電子刊物，將館藏檔案信息和檔案宣傳信息輸送到特定利用者的郵箱內，做到“送貨上門”。利用者可以隨時自主地訂閱，以定期獲取最新的檔案信息。這些網絡交流手段在世界范圍內敞開了檔案工作者之間、檔案工作者與利用者之間交流的大門。

實現網絡檔案信息交流的關鍵和基礎，是檔案部門通過檔案信息資源的網絡系統吸引大批研究者涉獵其中，這些研究者在研究利用檔案信息過程中又迸發出更多思想的火花反饋給檔案部門。能夠實現廣泛的交流，無疑為更好地指導檔案學術研究、檔案實踐工作及檔案教育工作，促進檔案事業發展注入了新的活力。檔案部門之間、檔案利用者之間、檔案部門與檔案利用者之間的地理距離將因網絡連接而消失，彼此之間的交流與合作將變得頻繁而快捷。網絡檔案信息利用的交互性極大地深化了檔案信息服務的服務層次和服務水平。

六、網絡檔案信息利用在形式上具有多樣性

基于多媒體技術的支持，網絡中的檔案信息除了抽象化的文本信息之外，還有照片、圖片、動畫、音頻、視頻等多種表現形式。傳統檔案管理工作中不同載體的檔案轉化為網絡中的檔案信息后，仍可保持其原有的表現特性。如在世界建筑檔案館網站中的檔案信息（The Digital Archives of Architecture），多數以圖片、照片、聲音、影像等多媒體形式表達，利用者可以全面地感受到這些檔案信息的各種表現特性。以多媒體文件的文件格式作為檢索入口，還可以相應地提高檢準率。文字、圖片、照片、聲音、影像、??，多樣性的網絡檔案信息為利用者呈現了一片檔案開發與利用的新天地。這種形式的多樣性還有利于開展網絡檔案宣傳。對于各館珍貴檔案、特色檔案可實現在線展覽，史料匯編也可以進行在線出版。還可以抓住各種重大活動或重大事件等社會熱點，公布相應館藏，吸引更多利用者。

七、網絡檔案信息利用具有資源共享性

自古以來所有文獻形式的記錄，無論是文件還是圖書，其信息都被固定在某一載體上，信息與載體構成不可分離的一個“實體”。離開了其中任何一方，文件便不成其為文件，圖書也不成其為圖書。在傳統檔案的利用中，由于原始性的限制，一份檔案往往只保存在一個特定的檔案館中，一次只能供一個利用者利用。而網絡檔案信息可以供所有需要它的人共享，一份檔案可以同時在若干個利用工作站上進行查閱。網絡檔案信息可以根據需要隨時改變其存儲載體，可以從磁盤拷入軟盤或光盤，可以從一張軟盤、磁盤拷入其他軟盤或磁盤之中，還可以通過網絡“流”向異地。有人將網絡檔案信息的這種特性歸納為“信息與載體的可分離性”。這樣，有利于網絡檔案信息的資源共享。

隨著信息社會的發展，信息資源日益成為一種能產生巨大價值的資源，獲取信息就意味著占據了資源，能創造出為當前社會所承認的效益。因此，有別于過去檔案利用方式，網絡環境下的利用者對檔案信息的需求與使用，可能會成為日常行為必需的一部分，利用者群體空前龐大。信息資源較之材料資源和能量資源的優越之處，就是能夠實現共享而不損害其本身的完整性。網絡檔案信息可以從其原始載體上游離出來，根據利用需要，進行多種形式的顯示、輸出，充分發揮信息資源共享的優勢。

八、網絡檔案信息利用具有服務的主動性

網絡檔案信息利用有利于發揮網絡優勢，變被動服務為主動服務。一般來說，所有的檔案都有可利用性。由于以往檔案工作長期處于封閉半封閉狀態，許多利用者往往不知道檔案館保存著什么檔案，因而不會利用檔案。檔案部門也未能及時宣傳館藏內容，造成保管與利用的脫節。

有人曾舉過一個例子：當年在沈陽，隨著教育改革的深入，民辦教育、私立教育作為新生事物初露頭角，相關部門為了實現對其發展過程的政策引導工作而進行調查研究。在調查私立教育發展歷史時，他們是“踏破鐵鞋無覓處”，不得不到一些已退下來的老校長、老教師那里去找信息、問情況。與此同時，在沈陽市大東區檔案館館藏檔案中，60年代就有一些零星的、分散的私立教育、私立學校的檔案，改革開放后也陸續有這方面檔案進館。但由于檔案部門沒有向社會介紹過館藏檔案中存有私立教育方面的信息，那些檔案只能靜靜地躺在那里，無人問津。在網絡環境下，這種供需脫節的情況可以得到極大改善。檔案部門可以積極利用網絡“推銷”各類檔案信息，定期或不定期地針對社會生活及經濟發展的熱點、重點，對外發布檔案信息。廣泛宣傳檔案館有哪些可利用的檔案信息，從而使社會各方面逐步為檔案館的存在提供一個心理”位置，使他們一有利用需求時，就會很自然地想到檔案館。傳統檔案利用服務很容易受到時間地域、利用手續、需求心理等方面的限制。網絡服務的出現，實現了便捷的人機對話方式，利用者很容易從被動的檔案利用者，變為主動的檔案信息資源探索者。在網絡環境下利用者利用檔案信息，不再僅僅是為取得某種檔案憑證而被迫利用，而且常常是主動地為了獲得知識，甚至是為了獲得對歷史文化的審美樂趣而利用檔案信息。

總之，網絡可以充分發揮檔案機構和利用者的主動性，便于全社會了解檔案的可用性和使用價值，使檔案信息利用服務跟上整個經濟和社會事業改革發展的步伐。

九、網絡檔案信息利用范圍還有一定的限制

網絡檔案信息利用服務的范圍，必須是依據國家有關規定，經過鑒定、劃密等工作后被確定為對社會開放的檔案信息。由于網絡檔案信息的內容范圍還缺乏法律的界定，網絡檔案信息是否具有憑證價值還沒有法律定論，目前只有一部分檔案信息可以成為網絡中的公共信息。根據檔案的特殊性，網絡中開放的檔案信息還應區分無條件利用和有條件利用兩部分。無條件利用的檔案信息可供任何身份的利用者隨時自由利用。而有條件利用的部分，要在物理網絡、使用權限、費用等方面進行限制，對利用者必須要經過身份確認或實行有償服務。對開放檔案之外的檔案信息利用還只能采用傳統的利用方式，到相應的檔案館進行利用。

網絡檔案信息利用是檔案管理工作與現代科學技術結合的產物，具有潛在的強盛生命力。與傳統的靜態信息服務相比，利用者更愿意接受現代化的動態的網絡信息；與傳統的單一性信息服務方式相比，利用者更愿意選擇新型的網絡交流方式。但要順利實現網絡檔案信息利用，必須認真研究檔案利用工作的新特點，解決好相關技術難題，構建出便捷的利用形式，將檔案信息以最快的速度、最佳的效能和最好的流向分配給最適宜的利用者，提高檔案利用服務的功能與效益。