檔案信息數字化是隨著計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存貯，以網絡化的方式互相連接，從而可以及時利用，實現資源共享。

（一）辦公自動化要求企業檔案管理數字化

“九五”期間，企業信息化建設始終保持以應用為導向，以數據為基礎，以網絡建設為中心，積極吸引新技術，完善各種應用系統并向網絡化發展，無紙化辦公已成普及之勢。正是由于計算機的廣泛使用，因而形成了大量的數字檔案信息，同時也為檔案的數字化管理提供了可能。

（二）檔案數字化較之傳統檔案管理有不可替代的先進性

1．提高經濟效益

社會經濟的飛速發展使落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成尖銳的矛眉，過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的推一手段，致使企業成本大幅上漲。而數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

2．提高辦公效率

數字化檔案管理使資料能及時歸檔，井盡快提供利用。以人事檔案管理為例，由于企業的管理對象繁多，且具有很強的流動性，如職工人廠、退休、調動等，要想準確統計、動態了解這些情況，按以往傳統管理方法，必須“歸檔”后才能查知，而通過網絡計算機管理的數字化檔案卻能準確反映當前的情況。同時數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基地變成了提供利用方便的信息控制中心。