檔案信息化業務外包的風險與控制

韓亞洲

    外包（Outsourcing）是指企業動態地配置自身和其他企業的功能和服務，并利用企業外部的資源為企業內部的生產和經營服務。它是一個戰略管理模型，在專業分工進一步細化的今天，企業為維持組織競爭核心能力，將組織的非核心業務委托給外部的專業公司，以降低營運成本，提高品質，提高顧客滿意度。檔案信息化業務外包就是檔案部門在檔案信息化建設的過程中，將檔案信息化業務中的非核心業務交由外部力量負責，以降低運營成本、優化資源配置、提高效率、增強競爭力。

    一、檔案信息化業務外包的優勢

    1.降低檔案信息化的成本

    檔案部門進行檔案信息化業務外包，避免了檔案部門在技術、設備上的大額投資，從而降低了檔案信息化的成本。檔案信息化建設對基礎設備和應用系統要求很高，所以投入很大。借助檔案信息化業務外包使得檔案部門不用再投資購買，可以在一定程度上降低檔案信息化的成本。另外，檔案部門人手不足、人才匱乏，既懂檔案專業知識又懂信息化的人才比較少。而外包公司人力資源充足，有專門從事信息化的工作人員，不僅可以解決檔案部門人手不足的問題，還可以給檔案部門提供新的理念和技術，間接地提高檔案工作人員的技術，進一步降低了成本。

    2.檔案館集中精力發展核心業務

    人力、物力、財力的有限性是制約檔案事業發展的重要“瓶頸”，通過外包可以讓檔案館將檔案信息化建設中事務性、程序性的工作交給外包商來做，檔案部門從業人員則進一步從日常的瑣碎工作中解放出來，集中精力在檔案館的核心業務上，從而實現了檔案館資源的優化配置，使檔案館真正建立起自己的核心能力并使其不斷提升。在后保管時代，檔案館最核心的工作就是知識服務，檔案部門應該努力做好知識服務，更好的為社會服務。檔案信息化業務外包公司一般都有檔案信息化領域的專家，不僅擁有一流的技術裝備和高素質的工作人員，而且還擁有完善的管理體制，能夠在各方面為客戶提供高質量的服務，縮短信息化周期，從而在更短的時間更好地實現檔案信息化。

    3.提升檔案館形象

    檔案信息化業務外包是檔案館開放自己的重要標志。檔案事業的發展是一個開放、動態的過程，必須走向社會、走向公眾。檔案館的開放是一種綜合性的開放，是從思想意識到檔案館工作允許他人參與的開放，檔案信息化業務外包就是在檔案館開放過程中產生的。檔案館開展信息化業務外包，可以使檔案館在開放自己的同時，不斷汲取社會力量、不斷提升自己。通過檔案信息化業務外包，檔案館與外包商建立了合作關系，外包商根據檔案館的需求進行檔案信息化業務，促使檔案信息化更好地實現，提升檔案館的服務水平，提升檔案館的形象。

    二、檔案信息化業務外包的風險

    1.來自外包市場的風險

    來自外包市場的風險主要表現在相關法律法規的不完善和外包市場的不成熟。完善的法律法規是檔案外包機構依法開展服務的基本依據，是檔案外包服務規范開展的重要保障。但是，目前國內還沒有專門針對檔案外包的法律法規，只有一些地方政府較為籠統的相關規定，這給檔案信息化業務外包的進行帶來了一些風險。另外，由于檔案外包服務在全國各地發展的時間還比較短，現有的市場還缺乏合理有效的機制和規范，這也會給檔案信息化業務外包帶來一定風險。

    2.來自檔案館本身的風險

    第一，外包范圍和外包商選擇錯誤的風險。一方面，外包范圍的選擇錯誤。在檔案信息化業務外包的過程中，首先要確定哪些檔案可以進行外包，哪些檔案不能進行外包。檔案館形成的檔案中有一些機密甚至絕密的檔案，這些檔案可能涉及黨和國家的秘密，檔案館在將檔案信息化業務外包時，如果將密級相對較高的檔案也納入外包范圍，極有可能成為風險隱患。另一方面，外包商的選擇錯誤。檔案信息化業務外包商的選擇必需多方面進行考慮，外包商的實力和信譽尤為重要。但是，很多檔案館決定是否將檔案信息化業務外包首先考慮的是外包成本是否低于自制成本，因而選擇外包商時常以價格高低作為主要評判點，而忽視了外包機構的專業水平、業務能力、服務信譽等，造成潛在風險。

    第二，檔案人員自身學習能力下降的風險。由于檔案信息化業務進行了外包，檔案工作人員對檔案信息化的關注度可能會降低，檔案工作人員可能會產生依賴思想，認為工作已由外包公司來做，學習不學習都一樣，從而降低了創新意識和學習主動性。隨著時間的推移，檔案工作人員可能會對信息化這一事物失去興趣，回歸到傳統的工作中去。另外，檔案館的工作人員從實際工作中獲得相關業務的經驗、知識、技能可能會越來越少，還會造成檔案館對外包服務的評估能力下降或無法準確認識檔案館不斷變化的需求。而且一旦與外包機構的合作終止或出現問題，將給檔案館帶來管理風險，失去對檔案信息化的控制，增加檔案部門正常運轉的不確定性。

    第三，監督缺失的風險。一些檔案人員以為，將檔案信息化業務外包后，檔案部門就可以不用再參與了，坐等工作完成進行驗收就可以了。殊不知，正是這樣的做法，使得外包的質量、進度等難以控制。

    3.來自外包商的風險

    第一，檔案安全的風險。檔案安全的風險包括檔案實體安全的風險和檔案信息安全的風險。一方面，在檔案信息化業務外包過程中，檔案實體必然經歷出入庫搬運、拆卷整理等環節，各類人員的接觸、設備的接觸、場地環境的變化等因素都有可能導致檔案實體的損壞甚至丟失。另一方面，檔案信息化業務外包過程中，由外包公司派人進行檔案信息化建設，對這部分人員而言，被信息化的檔案也就變得沒有秘密了，給檔案信息的安全性帶來了嚴重的威脅。

    第二，外包商信譽的風險。近些年，檔案信息化外包業務迅速興起。但是，由于缺乏嚴格的市場準入機制及備案登記制度，致使檔案服務行業進入門檻比較低，中介機構內部管理水平相對較差，專業技術水平較低。一些外包商由于業務繁忙或技術設備不齊全，會延遲交貨時間、降低項目質量，妨礙了檔案館整個信息化規劃的進行，這將給檔案館帶來不可估量的損失。endprint

    三、檔案信息化業務外包的風險控制

    檔案信息化業務外包將一些職能交給外包機構，但是，在外包前后各個環節都可能發生風險因素。檔案部門既要識別這些因素，更要做好風險控制。

    1.外包前的分析

    1.1選擇恰當的外包內容

    檔案館必須明確檔案信息化業務中，哪些業務可以外包，哪些業務不適合外包。檔案信息化業務外包的一個重要作用就是使檔案人員從日常瑣碎工作中解放出來，更好的發展檔案館的核心業務。所以，正確的外包范圍是將事務性的工作外包出去，檔案館的核心工作留給檔案部門工作人員自己來搞。當然，外包內容的選擇應當根據檔案館自身的實際情況進行，有些檔案館由于自身規模小、業務少等原因確實沒有對檔案信息化業務進行外包的必要，切忌盲目跟風，進行外包。另外，選擇恰當的外包內容，也能防范檔案館對外包商的依賴。一方面，檔案館在制定檔案信息化策略時會受制于服務商的配合程度與完成能力；另一方面，隨著合作時間的延長，檔案館對外包商提供服務的依賴程度不斷加大，受其服務質量的影響也逐漸加強，無形中就降低了檔案館的自主性和靈活性。

    1.2制定正確的外包策略

    檔案館應根據檔案信息化業務的實際情況制定檔案信息化業務外包實施方案，指導檔案信息化業務外包的進行。第一，根據檔案的利用率、對檔案外包的控制程度以及外部市場成熟度等建立和完善檔案信息化業務外包管理制度。第二，設定具體外包項目要達到的目標，根據設立好的目標確定外包規模和內容。第三，在外包策略中搞好成本分析，估算出需要投入的成本。第四，重視信息安全問題，對一些涉密的檔案應慎重外包，并在外包過程中防止信息技術外部接入的風險。另外，檔案信息化要從檔案部門發展的長遠和全局考慮，而不能為了短期的費用節省而降低標準，同時也不能過分追求社會上的最先進技術，應更多地關心它在給利用和管理檔案提供方便方面的作用。

    1.3選擇優秀的外包機構

    選擇有優質的外包機構，降低檔案信息化業務外包的風險。檔案館與外包商之間本質上是一種委托代理關系，合作雙方的信息不對稱容易產生風險，外包機構可能會實施偷工減料、放松管理、泄密信息等損害檔案館利益的行為。因此，在國內外包服務市場發展并不完善的環境下，正確選擇外包商是檔案信息化成功的關鍵第一步。對服務商的選擇，除了價格外，還應當從公司實力、專業背景、客戶口碑等方面進行全面的了解，并針對檔案信息化建設的特點，選擇可靠的外包商。[8]檔案部門要盡量選擇實力雄厚、有豐富經驗、在檔案信息化上具有專長、以及客戶評價良好的外包商。

    2.外包時的協議

    簽訂外包協議，明確雙方職責。確定外包商后，檔案館與外包機構的合作關系必須用具有法律效力的外包合同來約束雙方的行為，明確雙方的權利和義務，明確服務標準、質量標準、保密事項、費用結算標準和違約責任等。第一，充分考慮外包商未能識別的風險因素，并通過合同條款予以有效規避或降低；第二，合同的服務標準和質量標準方面，明確外包商提供的服務標準、服務內容、管理方式、管理期限、服務費用等細節；第三，合同上要明確外包商隨時接受檔案館的監督，并就工作進度及時報告給檔案館；第四，限制成本增加，合同應指明服務的費用及其計算方法，并明確在成本結構改變的條件下，任何可能發生的情況以限制成本的增加；第五，終止合同的權利，必須在合同中提出終止合同的權利，包括成本的顯著增加、服務水平多次未達標、不能對關鍵服務提供支持等；第六，合同上還應要求外包商嚴守檔案機密，即使在檔案館與外包服務商終止外包關系后，也不能泄露機密。

    3.外包后的防范

    3.1加強對外包商的監管

    檔案館要把監督機制貫穿于檔案信息化業務外包的整個過程中，重視對外包機構的持續監督，關注外包商的進程。主要做到：第一，成立專門的檔案信息化工作組織，指派專人負責外包過程中的安全監管工作；第二，強化檔案信息化業務外包安全監管的職責，在相關工作規定中明確相應安全保密要求；第三，檔案部門應認真把關，對項目進行專門檢查驗收。另外，為了保障檔案的安全，要做到三個方面：第一，加工場所的安全監管，外包機構的工作場所應符合檔案安全管理要求，工作區域應配備視頻監控并由檔案部門專人管控，工作人員上崗、下崗要登記及安全檢查，嚴禁擅自將信息化工作區域內的任何物品帶離現場；第二，規范檔案實體安全監管，落實安全管理機制和質量管理機制，對每個加工人員及工作環節規范操作，檔案部門應與信息化外包機構人員對所調檔案進行清點與核對；第三，加強檔案信息安全監管，檔案部門必須加強對外包全過程的檔案信息安全監管，對檔案信息化加工系統進行安全檢查。

    3.2檔案人員要加強學習

    檔案信息化業務外包是檔案館在檔案信息化過程中，為了降低成本，集中精力發展核心業務而實行的。雖然實行了外包，也不是說檔案人員就可以不理不問，可以不學習了。外包后，檔案人員依然要不斷提高專業素質和專業化水平。如果忽視了學習，過分依賴檔案館以外的力量開展檔案信息化工作，就很容易使檔案館喪失檔案信息化工作的主動性和自主性。另外，許多檔案館原本的技術力量很薄弱，如果在檔案信息化業務外包后仍舊缺乏學習，就很難獲得主動權。因此，必須高度重視組織學習，不斷提高檔案人員的研發能力。

    4結語

    檔案信息化業務外包目的是把繁瑣復雜的工作交給外包機構處理，以緩解檔案部門人少事多的矛盾，從而集中精力發展核心業務。但是，在外包過程中，會產生來自市場、檔案館自身和外包商的一些風險，為此檔案部門要在外包前、外包時、外包后三個方面加強對檔案信息化業務外包風險的防范，努力實現檔案部門在信息化業務外包中的利益最大化。

（作者單位：上海大學圖書情報檔案系）