內部調整：相關檔案業務環節的調整

隨著檔案信息網絡化建設的全面深化，相關檔案業務環節會有所調整。檔案管理工作的發展是一個動態的過程，這種調整是符合其發展規律的。長期以來，我國檔案界將檔案管理業務分成 “六個環節”，后來隨著實踐發展，檢索與編研日益趨向分立，又成為“八個環節”。“隨著檔案管理現代化的發展，檔案管理業務的內容與結構還將發生新的變化?！痹诰W絡環境下，原有的、適合手工管理的傳統檔案業務環節必將進行相應的調整。與檔案信息網絡化建設相適應的環節將得到更多的重視，如鑒定、著錄標引、檢索、電子文件的保管等；不適應檔案信息網絡化建設的環節相應被弱化，如整理環節。為此，檔案工作者必須認真地重新思考檔案管理的全過程，并使之適應新的網絡環境。

一、強化收集工作

收集是檔案管理工作的首要環節，用以解決檔案的分散形成與集中利用之間的矛盾。在網絡檔案信息發布與利用過程中，依舊要首先做好收集工作，尤其要加強對電子文件的收集，以全面地保持社會記憶。檔案管理工作的特點是“藏以致用”，所收集的檔案的數量與質量是其賴以生存的基礎，為此收集工作必須做到數量豐富、質量優化、成分充實、結構合理。數量豐富是指館藏檔案的數量必須足以全面、系統地反映出檔案機構職責管理范圍內工作活動的歷史全貌；質量優化是指保存的檔案信息有現實利用價值和歷史研究價值；成分充實是指館藏檔案記述的內容詳實，能夠反映出社會政治、經濟、軍事、科學、文化等各個方面；結構合理是指館藏檔案的門類齊全，文書檔案、科技檔案和各種專門檔案合理配置。

我國以往的館藏檔案主要以接收政府機構的文書檔案為主，館藏結構比較單一，鮮有面向社會利用需求收集的檔案。在網絡環境下，檔案機構不能再局限于接收送上門來的檔案，檔案收集不僅限于利用因特網或內部網將應接收的職責范圍之內的檔案信息接收過來，還要積極擴大收集范圍，將一些職責范圍之外，但具有重要價值的檔案信息收集并管理起來。利用網絡的便利條件，加大宣傳力度，暢通收集渠道，直接或間接地通過網絡收集傳統載體形式的檔案和電子文件。這有利于切實改變以往館藏結構不合理的現象，為檔案信息利用服務和信息資源開發奠定基礎，使館藏檔案信息在主要為政治服務、為編史修志服務的原有基礎上積極向為經濟服務、為科研服務、為文化和社會教育服務的方向延伸，盡力滿足社會多方面的利用需求，迎合信息時代的要求。

積極實現電子文件的網絡收集。電子文件數量的迅猛增長，對收集工作提出了新的要求。在電子文件的收集、發布、利用等管理過程中，網絡扮演著不可或缺的角色。實現電子文件的在線歸檔，通過網絡對電子文件進行接收、管理和提供利用，是適合電子文件生存與發展的收集方式。目前的管理、商務、科技、經濟活動中有大量的電子文件有等收集，例如國外許多公司將與業務有關的電子郵件列入收集范圍之內。

此外，有人提出，檔案館要同圖書館等機構一樣，將一些有關的網絡信息列入收集范圍。筆者認為，這部分信息在傳統檔案管理中就不屬于檔案職責范圍內，它們也不具備檔案的價值與意義，對這部分信息在部分程度上可以通過信息組織與檔案信息相鏈接，方便地供利用者利用，以達到為利用者提供相關背景知識等目的。

二、加強鑒定工作

加強鑒定工作包括二個方面，一是強化對已有檔案的鑒定工作，二是提高對電子文件鑒定的水平。

首先，要強化對已有檔案的鑒定工作。我國以往的檔案鑒定決不輕言銷毀，文書檔案留存率一般在40%至50%左右。這不僅使得為保存許多不必要的文件而消耗和浪費大量的人力、物力、財力，更使得檔案管理工作遠遠跟不上文件工作的步伐，永遠疲于奔命地整理檔案，無法分出更多的精力更好地實現利用服務工作。在網絡環境下，在檔案信息數字化過程中這個問題顯得更為突出。并且在網絡環境下，各種文獻與信息還在不斷地以指數級的速度形成與增長。在這種情況下，檔案工作人員必須“為未來選擇歷史”，大力加強鑒定工作，制定極為詳盡的、具有很強的可操作性的保管期限表，嚴格控制文件轉化為永久檔案的比例。在這方面，可以借鑒其他國家的有益經驗。以美國為例，美國國家檔案與文件署特別重視文件鑒定工作，設置了由14人組成的專門鑒定小組，負責制定和修改鑒定標準與鑒定指南，審批文件形成機關報送的文件處置申請表，指導文件中心的鑒定工作。其中供文件形成機構參考的保管期限表制定得極為詳盡，具有很強的可操作性。保管期限短則幾個月，長則百年以上，有的還注明特殊的計算方法。其檔案鑒定工作在進館前已完成，通過鑒定工作只有很少部分文件轉化為檔案。各部門機構中約20%的文件被送往文件中心，文件中心中3%至4%的文件轉化為檔案。嚴格的鑒定工作使得館藏檔案具有很高的利用價值，減輕了日益膨脹的庫房壓力，以寶貴的時間和經費保存真正有價值的檔案。

其次，要提高對電子文件的鑒定水平。對電子文件的鑒定有許多不同于以往檔案鑒定的特點，包括許多新的方法與工作內容。在電子文件鑒定中要確保電子文件的真實性、完整性；內容鑒定與技術鑒定必須相輔相成，缺一不可；從事鑒定的工作人員中必須吸收一些行政管理人員和計算機技術人員。這其中每一個問題都是一個內容復雜，難以以傳統鑒定方法解決的大課題。目前，許多接收電子文件的檔案機構都是文件形成單位交什么就收什么，或是僅對二套制中的紙質文件進行鑒定而對電子文件的鑒定工作尚未展開。

此外，在網絡環境下的鑒定工作，還要包括許多新的鑒定內容。不僅要進行收集鑒定、銷毀鑒定，還要進行等級鑒定、數字化鑒定、知識產權鑒定等。我國檔案界必須積極研究鑒定問題，提高鑒定工作水平。

三、簡化整理工作

整理工作是采用一系列方法使檔案有序化，解決檔案的零亂與管理和利用的系統化要求之間的矛盾，便于檔案實體管理與查找利用。我國檔案工作歷來重視整理，其整理方法在國際檔案界獨樹一幟。這在檔案的手工檢索階段取得了顯著的成效。但是，在以網絡傳播與計算機輔助管理為特色的環境下，我國的檔案整理工作已跟不上時代的發展。由于信息量劇增，整理過程過于繁瑣而跟不上檔案積累的速度。另外采用計算機自動化檢索，可以方便地找到指定的文件，過細的整理工作已失去存在的意義，而且整理過程中對檔案的裝訂加工也是對檔案載體和原始性的一種損害。為此必須簡化整理工作使之簡明實用，檔案整理只要做到在充分尊重文件形成的自然形態的基礎上保持文件之間的內在聯系，不必強求外觀上的整齊劃一，而且整理工作的重點應放在為檔案計算機檢索系統或管理系統做好數據準備上。

我國自2001年1月1日起施行的檔案行業標準《歸檔文件整理規則》的頒布實施，就是我國機關檔案管理工作面臨信息化、網絡化建設形勢而對檔案管理進行改革的一項重大舉措。《規則》在充分調研國內外歸檔文件整理方法的基礎上，適應檔案管理現代化的需要，提出了完全不同于傳統立卷方法的“文件級”整理方法。由于取消了“案卷”這一檔案管理單位，卷內頁號、卷內備考表、卷皮、案卷標題、案卷目錄等將不復存在，跟案卷有關的一系列整理任務，如進行案卷的系統排列、案卷裝訂、檢查案卷質量等都可以省略了。同時，以“件”為單位管理降低了人為因素在文件歸檔整理工作中的影響，檔案人員只要能夠判斷文件的保存價值和文件所反映的職能工作就可很好地完成歸檔工作。以“件”代“卷”大大簡化了歸檔文件整理的工作程序，客觀上避免了進館文件的反復整理，在一定程度上影響和帶動了歸檔前的鑒定工作，提高了檔案整理工作的質量。

那么，如何體現全宗內文件間的有機聯系呢？此時，就要完全發揮計算機的作用。計算機輔助檔案管理可以做到一次著錄標引，多次輸出。可以通過計算機技術進行虛擬“組卷”，此處只是引用“組卷”這個概念以方便理解，其實質是利用數據庫技術或超媒體技術在各份有聯系的文件的目錄或內容之間建立關系，隨時自動整序，互相參見指引。計算機可以對檔案目錄和內容從任何角度進行分類組合，盡情展現文件之間在來源、內容、時間、形式等方面的聯系。這提高了其后的保管和利用工作的效率。

以“件”為檔案整理的基本單位，是從傳統的檔案管理向網絡環境下的檔案管理過渡的一種銜接，它符合電子文件的形成和發展規律，有助于計算機輔助檔案管理，有助于實現電子文件的網絡歸檔。在以“件”為單位對檔案進行整理的過程中，作為文件向檔案轉化的一個環節， “立卷”已是名不符實，在歸檔這一環節，只是進行介質歸檔或網絡歸檔。當檔案管理中電子文件達到相當比例，技術應用發達到一定程度，電子文件的歸檔、鑒定與整理有可能合而為一。

四、深化檢索工作

在網絡環境下，檔案信息檢索這一工作環節日趨重要。它決定了數字檔案信息的著錄標引及存儲，決定數字檔案信息的現實使用價值和歷史參考價值能否得以充分實現。目前我國網絡檔案信息檢索系統還存在數量少、數據準備不充分、可供檢索的信息范圍比較小等不足，極大地影響了檔案檢索系統的檢索效率。在網絡環境下，必須過一步深化檔案檢索工作，為利用者提供高效的信息服務。

五、研究和實現數字檔案信息的保管保護工作

數字檔案信息的保管保護，不同于以往任何載體檔案的保管保護。由于信息容量大，數字檔案信息的存儲載體如磁盤、磁帶、光盤等的排架長度與占用空間比較小。這一點，利于檔案庫房管理。但是，數字檔案信息的存儲載體在其保管條件上又有不同于紙質檔案的特別要求，包括必須存放在專用庫房中，對庫內溫濕度進行嚴格控制，配置防塵、除塵、防磁場和電場的設施。對于使用設備必須嚴格防范計算機病毒，傳統的裱糊、殺蟲等紙質檔案保護手段已失去意義。定期或不定期的檔案檢查，不僅是清點檔案信息載體的磁盤、磁帶、光盤數目，還要在計算機屏幕上審閱有關計算機文件數目與內容有無刪減、短缺，定期進行移植、備份等等。這些數字檔案信息的存儲、管理都是檔案保管保護工作的新課題。解決這些新課題既要建立新的管理理論、標準和方法，又要采用先進技術手段。

六、加強利用服務工作

利用服務工作是檔案信息化建設的重點。一份檔案若只被盡善盡美地保管著而得不到開發和利用，那么雖然它“活”著，我們也稱其為“死檔”。檔案工作最主要的目的就是要有效地開發檔案信息資源，變檔案潛在價值為現實價值，最大限度地服務于社會。在傳統檔案管理中，檔案工作人員不得不把大量時間花費在對大量繁雜的檔案進行整理、著錄等基礎工作上。但在網絡環境下，檔案管理采用自動化手段，從而可以使檔案工作人員從繁重、復雜的手工勞動中解脫出來。這有利于檔案工作改變以往“重藏輕用”的思想，向利用服務方向轉變。檔案工作者應致力于開發檔案信息資源，更好地進行咨詢、編研、服務、統計等工作。制定實行一系列有效措施，多渠道、多角度地為利用者提供快捷的信息服務。