我國網絡檔案信息內容

與國外相比，我國檔案信息網絡化建設相對較晚。但近幾年，隨著電子政務的實施，檔案網站數量已逐步增多。目前主要的建設內容是在已具備了一定數量的檔案網站的基礎上，進一步提高網絡檔案信息的質量。

（一）我國網絡檔案信息內容案例

檔案網站是檔案信息在網絡中存在的基礎，在一定程度上能夠反映網絡檔案信息的基本內容和建設情況。自1999年以來，我國的檔案網站從無到有，在數量上呈現逐步上升的趨勢。在因特網中，我國網絡檔案信息主要存在于以下各類檔案網站之中：國家檔案局網站；一些地方綜合性檔案館建立的網站；若干大學檔案館的網站；一些專業檔案館的網站；一些檔案刊物建立的網站；檔案專業教育機構的網站；少數個人檔案網站。據權威的官方統計，截止2002年底，開通的各級各類檔案網站89個，檔案門戶網站32個。預計到2005年底，再開通21個檔案網站和1個檔案門戶網站。除此之外，大量在局域網中發布的檔案信息筆者無法進行了解與統計，但因特網中的檔案信息在一定程度上反映了我國網絡檔案信息建設的水平。

1.國家檔案局網站的網絡檔案信息

2002年12月16日，國家檔案局網站正式開通。該網站的宗旨是全面向社會各界介紹檔案和檔案工作，展示我國檔案事業的成就。不斷增進公眾對檔案和檔案工作的了解，提高社會檔案意識，為檔案事業的發展爭取更廣泛的支持，更好地發揮檔案和檔案工作的作用。網站主頁上最基本的內容如下：

（1）職能介紹。介紹國家檔案行政管理部門的工作職責。

（2）政策法規。介紹保障檔案事業有效發展的法律，法規和標準體系。

（3）檔案館工作。

（4）機關檔案工作。

（5）經濟科技檔案工作。以上三個欄目分別下設“工作概述”、“重要會議”、“重要活動”、“最新動態”等四個子欄目。介紹了全國檔案館、檔案室和企業事業單位檔案工作的基本情況、重要會議、最新工作要求和工作動向。

（6）檔案科技。

（7）檔案教育。以上兩個欄目在介紹檔案科學技術研究和檔案教育發展現狀的同時，重點推出了檔案科研成果介紹和檔案教育動態。科研成果展示了近些年檔案科研緊密追蹤檔案工作實踐，在檔案保護、檔案信息化建設等方面獲得的研究成果，介紹了各項成果的性能、發展前景和推廣價值。

（8）宣傳出版。全面介紹檔案宣傳工作的任務、檔案宣傳的方式。

（9）國際交流。介紹了國際檔案理事會，重點展示了我國作為國際檔案理事會重要成員國，積極參與國際檔案事務、促進國際交流與合作的內容。

（10）工作動態。隨時報道全國各地檔案部門的最新工作消息和新經驗。

（11）檔案論壇。為各方人士就檔案工作面臨的前沿課題展開學術討論提供交流園地。

2.北京市檔案局網站與北京市檔案館網站的網絡檔案信息

北京市檔案局網站主頁上最基本的內容有：

（1）最新動態。

（2）我局概況。包括主要職能、機構設置等內容。

（3）政策法規。其中檔案法規規章部分的內容比較詳細，可以起到很好的參考作用。

（4）檔案政務。包括檔案業務指導、檔案宣傳出版、檔案行政審批、檔案行政備案四個方面。

（5）檔案動態。

（6）公共服務。本欄目幫助利用者了解北京市20個國家檔案館收藏的不同歷史時期形成的300多萬卷冊檔案資料的內容及服務內容；其中檔案利用指南提供檔案開放范圍、查閱手續等信息；檔案法律知識問答為利用者提供檔案事務方面的法律咨詢。

（7）京檔集粹。介紹北京境內的國家檔案館。

（8）古都尋蹤。帶領利用者通過檔案感知北京的王府、街巷、會館、寺廟、四合院，了解北京的民俗風情、店鋪招幌，體會老北京的人文地理、風土人情。

（9）相關鏈接。

（10）網站簡介。

（11）聯系我們。

（12）網站地圖。列出本網站一、二級欄目標題。

北京市檔案館網站主頁上最基本的內容有：

（1）關于我們。

(2）最新消息。

(3）館藏介紹。

(4）檔案檢索。按照文書檔案、專題檔案、專門檔案和現行文件進行分類。前三類中分為基本檢索與高級檢索?；緳z索提供了范圍和關鍵詞二種檢索途徑。高級檢索根據各類檔案的不同特點提供了盡可能多的檢索途徑。現行文件按文件責任者進行分類。

(5）檔案展覽。有關展覽消息和一些展覽檔案的一次信息。

（6）利用服務。介紹了本館利用大廳五個檔案資料閱覽區的功能。

（7）檔案征集。向社會各界征集檔案，如目前正在向社會急征抗非典的相關檔案。

（8）史料出版。

（9）學術研究。公開了本館一些研究課題和獲獎成果。

（10）相關鏈接。

（11）讀者建議。

（12）網站地圖。列出本網站一、二級欄目標題。

（13）聯系我們。

北京市檔案館網站最初發布的網絡檔案信息內容比較簡單，曾有人評價說： “從提供的信息來看，多是檔案館的全宗介紹及簡單的目錄羅列。” 但是在2000年7月，北京市檔案館網站進行了規模較大的改動。在欄目設計上考慮了不同利用者的需求，各欄目相應地充實了內容。新增了“利用服務”、“網站鏈接”欄目，后又增加了“檔案征集”欄目，補充了“全宗介紹”、“精品檔案”、“業務論文”、“ 研究成果”等內容，并提供了“ 讀者建議”、“ 網站地圖”、“網站全文檢索”等輔助功能。改版后的網站與原網站相比，信息量有了很大的增加。除保留原有的52萬余條開放檔案目錄檢索外，網站內容信息從1.2萬字增加到9.3萬字。改版還特別增設了英文版。北京市檔案館還制定了《北京市檔案館網上咨詢服務辦法》，在內部試行，使參與網絡服務的有關部門能夠各盡其責。2003北京市檔案局網站也進行了改版。截止2003年6月底，北京市檔案局與檔案館網站訪問人數達37萬人次。

3.上海市檔案局（館）網站的網絡檔案信息

網站主頁上最基本的內容有：

（1）檔案動態。包括本埠動態、國內縱覽、國際了望。其信息更新及時，內容比較豐富。國際瞭望欄目比較有特色，很有參考意義。

（2）局館簡介。包括機構概況、局館領導、工作紀律、檔案學會四個方面。

（3）公共服務。包括政策法規、技術職稱、科研教育、業務指導、接收征集、檔案編研、檔案利用、檔案保護、檔案寄存等幾個欄目。其中政策法規關于上海市檔案管理規定比較全面；檔案寄存較有特色。

（4）檔案查詢。提供檔案全宗目錄與現行文件目錄。檔案全宗目錄提供瀏覽式檢索、題名檢索、專業檢索三種方式。題名檢索可針對正題名和時間進行檢索。專業檢索途徑有四項：檔號、正題名、責任者、時間，較適合于檔案專業人員使用，普通利用者使用有一定困難?，F行文件目錄提供題名檢索。從2002年9月2日開始，上海市檔案館“現行文件閱覽窗口”正式對外開放。截止到9月30日一個月的時間，就有1765批，2293人次前去查閱現行文件。

（5）網上展覽。近年來，上海市檔案館舉辦了一系列較有影響的檔案展覽。如：《母親河——黃浦江的昨天、今天和明天圖片展》，《走進西藏——來自檔案館的精品》等。這些檔案展在社會上取得了較為廣泛的影響。在本欄目中介紹了這些展覽并在線展出了其中的部分展品，提供了大量豐富的一次檔案信息。

（6）檔案期刊?！渡虾n案》、《檔案與史學》、《檔案學探索》三份期刊的相關信息。

（7）滬上機構。分為政府機關、社會團體、事業單位、知名企業四個類別介紹了相關的機構與職能，體現了上海市檔案局（館）為地方政府和公眾服務的特色。

（8）珍檔薈萃。展示了《共產黨宣言》中文初譯版等一些館藏珍貴檔案。

（9）檔案博覽。包括政界揭秘，軍事鉤沉，文化之謎，科技探索，諜海追蹤，歷史疑案，神州探幽，小說連載等欄目，內容博覽群書，縱橫古今，比較吸引人。

（10）檔案論壇。包括檔案文摘，檔案史話，檔案名詞，百家爭鳴四個欄目，目前內容相對較少。

（11）申城變遷。

（12） 上海之最。

（13） 海上人物。

（14） 上海掌故。

（15） 檔案社會。

其中從第11項到第15項，都屬于檔案信息資源開發，就一些公眾感興趣的主題提供檔案信息，并提供了部分一次檔案信息。

（16）英文檔案館指南。

2003年，上海市檔案局（館）網站進行了全新的改版，改版后內容極大豐富。截止2003年6月底，該網站訪問人數約達19萬人次。

4.浙江省檔案局（館）網站的網絡檔案信息

網站主頁上最基本的內容有：

（1）本周歷史主照。以時間為線索、以星期為單位發布與當前日期相聯系的歷史檔案照片，這些照片也做為主頁上的主照，比較有創意。

（2）機構縱覽。浙江省檔案局、檔案館情況簡介。

（3）新聞視點。

（4）檔案動態。發布檔案工作信息，該欄目的特色是針對每一條動態信息統計訪問人數。

（5）館藏一覽。即全宗介紹。

（6）檔案檢索。可以對館藏浙江方志目錄、浙江革命歷史檔案、清代浙江官員履歷目錄、清朝漢文硃批奏折、民國檔案目錄等幾個類別的檔案進行檢索。

（7）現行文件。提供現行文件的在線閱覽。提供的文件較豐富，內容分類極為詳盡。

（8）人手跡。提供了20位左右的名人手跡，極具生動性。

（9）百年百人。

（10）浙江之最。

（11）大事記。

（12）老照片。

從第10項到第12項，都屬于按專題提供的特色檔案信息。

（13）信息參閱。

（14）史料出版。

（15）查檔指南。

（16）檔案征集。

（17）檔案商務。提供浙江省檔案服務中心檔案用品價目表，浙江省檔案寄存中心服務收費項目及標準等信息，是檔案網站中較有特色的一類信息。

（18）留言信箱、在線咨詢、在線答疑。這三個欄目辦得比較好，通過網絡交流，在一定程度上為利用者解決了一些問題。

（19）政務平臺。包括檔案事業基本情況統計，檔案專業職務評審等信息。

（20）檔案政策法規。

（21）檔案培訓。發布了浙江省檔案局2003年檔案業務培訓計劃表等信息。

（22）蘭臺學苑。有關浙江省檔案學會和一些學術論文的信息。

（23）現行文件目錄。提供了文件作者、編號、標題、時間、內容等較為詳盡的檢索途徑對目錄進行檢索。

（24）提供了網站的繁體版本。

此外，網站提供了站內搜索引擎，為利用者提供了網站信息內容的全方位檢索瀏覽服務。該網站于2001年6月開通，2003年進行了改版，截止2003年6月底，訪問人數達10萬人次。

5.四川省檔案局（館）網站的網絡檔案信息

網站主頁上最基本的內容有：

（1）四川省檔案局（館）簡介。

（2）四川省檔案系統上網庫。介紹了四川省檔案館開放的檔案資料，內容比較詳細。

（3）中華人民共和國檔案法。

（4）四川省檔案館館藏簡介。內容較為詳細。

（5）四川省檔案館（局）機構編制方案。

（6）檔案館動態。

（7）國內外著名檔案網站。

（8）四川省檔案館館藏目錄。提供案卷目錄列表。

（9）四川省檔案上網數據庫。

（10）業務通報。

（11）檔案論壇。

（12）史海拾貝。

（13）海外視窗。

（14）軍事史話。

（15）巴縣檔案。屬于地方特色檔案。

6.營口市檔案局（館）網站的網絡檔案信息

營口市檔案局（館）是遼寧省的一個市級檔案局（館），它能夠代表我國市級檔案局（館）網絡檔案信息資源建設的一般水平。其主頁上有關營口市檔案局的最基本的內容有：

（1）工作要聞。有關本地和外地檔案工作動態的信息快遞。

（2）法規標準。提供的檔案法規與標準比較齊全。

（3）領導簡介。

（4）友情鏈接。

（5）館室介紹。

（6）檔案論苑。包括：檔文薈萃、專家論壇、專題講座、相關文章及營口之聲。收集了報刊雜志中有關檔案界熱點問題的一些文章。內容較豐富。

（7）蘭臺采風。

有關營口市檔案館的最基本的內容有：

（1）本館簡介。

（2）館藏介紹。

（3）檔案利用。提供基本的利用服務信息。

（4）檔案開放。提供檔案開放情況一覽表。

（5）檔案征集。

（6）檔案編研。展示利用或針對本館檔案資料進行編研的成果。

（7）檔案館指南。內容較為豐富。

以上概述了幾個檔案網站的信息內容。下面略述幾個某一方面內容比較有特色或比較突出的檔案網站。

7.臨沂市檔案局（館）網站的網絡檔案信息

其網絡檔案信息內容中最突出的一點是檢索系統質量較好，甚至好于省級檔案館的檢索工具。該網站提供了兩種檢索方式：一種是普通檢索方式，另一種是高級檢索方式。普通檢索方式提供了關鍵字檢索和范圍檢索兩個檢索途徑，適用于普通利用者進行快速檢索。高級檢索提供了范圍、檔號、分類號、責任者、文件編號、題名、主題詞、時間、保管期限、密級、載體類型、編制單位、拍攝者等十二條專業化的檢索途徑，這些檢索途徑還可以進行邏輯組合。通過高級檢索可以對檔案信息進行較為細致精確的檢索。

8.紹興市檔案局（館）網站的網絡檔案信息

其網絡檔案信息內容中也是檢索系統質量較好。其檢索范圍分為開放檔案庫、全宗目錄庫、資料目錄庫、民國時期總目提要、明清檔案總目提要五個部分。對每個庫的內容都有介紹。提供了范圍、關鍵詞、分類號、檔號、文件標題、文號、責任者、保管期限、成文日期等八條檢索途徑。

9.鞍山市檔案局（館）網站的網絡檔案信息

其網上展覽欄目辦得比較有特色，共分為： “山水秀麗，資源豐富”、“悠悠歷史，滄桑歲月”、“勵精圖治，碩果累累”、“ 英杰輩出，群星閃爍”四個類別，每一類下面有若干子類。每一個子類進去后都有簡介和照片檔案等一次檔案信息。內容比較豐富。

10.北京市海淀區檔案館網站的網絡檔案信息

北京市海淀區檔案館是北京市首家開通網站的區級檔案館。該網站的檔案信息涉及檔案館簡介、機構設置、政策法規、檔案館功能、館藏介紹、查詢指南、服務項目、業務交流、附錄、領導信箱等11個方面，提供了網上檢索服務，全面程度與更高一級檔案館的網站相比毫不遜色。該網站開通于2001年9月，截止2003年6月底，訪問人數已達3.1萬人次。

11.大學檔案館的網絡檔案信息

大學檔案館中最有特色的網絡檔案信息應屬學籍檔案查詢。如南京大學檔案館的檔案查詢中，提供了本校學生的學籍檔案，可查詢本校1953年至2002年所有本科生、專科生的姓名、學號、系別、在校時間、籍貫、案卷號等情況，方便用人單位了解相關信息。北京大學推出畢業生認證，可以對本科生和研究生的學位和學歷予以認證。陸續還將有一些大學檔案館在網絡上推出這項服務。

（二）我國網絡檔案信息內容分析

1.從發布機構角度看，網絡檔案信息在整體性和層次性上還存在一些缺陷

在歐美等一些技術較為領先的國家，幾乎每一個州（或?。┑闹荩ㄊ。┝n案館、市級檔案館、大學檔案館、企業檔案館，甚至私人檔案館，都在因特網中建立了網站發布各類檔案信息，檔案行業組織和學術團體也是如此。其中最有代表性、建設水平最高的都是中央級檔案館的網站。

相較而言，我國網絡檔案信息主要集中在各省、市級的檔案局與檔案館網站，以及中國教育與科研網上的一些大學檔案館的網站中。

我國一直缺乏中央級的網絡檔案信息。國家檔案局網站的開通在一定程度上彌補了這方面的缺陷。但國家檔案局網站發布的多是檔案行政管理方面的信息，中央檔案館的館藏信息還沒有在網絡中謀面。同屬中央級的第一歷史檔案館與第二歷史檔案館都預計于2003年開通檔案網站 。這些中央級檔案機構的網站，應該在我國檔案行業網站中起到龍頭作用，帶動整個行業網絡檔案信息質量的提升。

此外，除了幾個城建檔案館在網絡中發布的少量信息外，網絡檔案信息中科技檔案信息和專門檔案信息還很少。我國網絡中檔案信息來源機構多數是綜合性檔案館，而其發布的所謂的“綜合性檔案信息”中其實缺乏科技檔案信息與專門檔案信息。

網絡中有關中國檔案學術組織和學術團體的檔案信息也比較少。

總之，完整而全面的網絡檔案信息應該是集綜合性檔案館信息、專業檔案館信息、中央級檔案館信息、地方級檔案館信息、檔案學術組織的檔案信息等多個層次于一體的。而目前我國的網絡檔案信息還存在整體上、綜合性的殘缺，缺少某些方面及相關領域的檔案信息。

2.我國網絡檔案信息數量少、內容單薄

這體現在幾個方面：

（1）檔案網站數量少

我國已開通和即將開通的檔案網站的總數有一百余個，而全國各級各類檔案機構中僅檔案館的數量就有3500個左右，開通網站的檔案機構所占的比率明顯過低。這導致總體上網絡檔案信息量的不足。

（2）每個網站內的檔案信息內容少

從以上案例中可以看出，我國檔案館網站的主要檔案信息內容大致包括以下幾類：本館介紹、服務信息、政策法規、館藏精選、檔案檢索、全宗指南。其中每一類下面提供了一些文字介紹，多數都比較簡短。許多標題空有其名，向下深入幾乎沒有什么內容。而提供了內容的，向下深入最多達到三個層次就顯示完所有的信息。多數檔案網站目前的水平還稱不上“網站”，僅是一個“主頁”而已。網站內容層次少，信息更新慢，有些檔案網站久不更新，所發布的網絡檔案信息極為有限。

（3）缺乏全面的、具體的館藏檔案信息

網絡館藏檔案信息多是二次、三次信息，缺乏一次檔案信息。二次、三次信息反映的只是館藏的一小部分而非全部。檔案全文信息更是罕見。檔案信息上網的目的是供利用，動態地滿足利用需求。但目前我國網絡中的館藏檔案信息達不到這個層次，缺乏實用性功能。

（4）網絡檔案信息媒體形式單一

大部分是文本信息，只有少量照片。至于圖表形式、三維動畫、音頻文件、視頻文件等形式的檔案信息幾乎沒有。

（5）更新周期較長

許多檔案網站沒有固定的、周期性的更新時間，更新隨意性較大，導致有些檔案網站更新周期較長。

（6）缺乏信息組織與交流手段

站內地圖、站內搜索引擎、鏈接、信息反饋等應是檔案網站不可或缺的組成部分，這些手段有利于組織檔案信息，及時與利用者交流，目前我國檔案網站對這幾個部分的建設還不完善。

3.網絡檢索工具數據覆蓋率低、性能較差

無論網絡檔案信息數量的多少，完善易用的檢索工具都是必不可少的。

在我國省級檔案館網站中，檔案信息檢索工具除了案例中提到的北京市檔案館的“檔案檢索”、上海市檔案館的“檔案查詢”之外，其余的都比較簡單，許多網站甚至沒有檢索工具。省級以下的市級、區縣級檔案館亦是如此。而且網絡檢索工具開發的水平與檔案機構的級別不協調。如案例中所述臨沂市檔案局（館）網站和紹興市檔案局（館）網站的檢索系統研發水平較高，與許多省級檔案館提供的檢索工具相比功能強、內容豐富、效果良好。因此，有些市級、區縣級檔案網站訪問量甚至超過部分省級檔案網站。

此外，我國的網絡檔案信息檢索工具還存在總體數量少、數據覆蓋率低、界面不友好、使用不方便，速度相對較慢，幫助系統不完善等缺點。對于異地查檔的利用者而言，在線檢索所能獲得的檔案信息連案卷級也達不到。有些檔案館的網站甚至連可以瀏覽的檢索目錄都不具備，更不必提具體的檔案全文內容了。

4.網絡檔案信息中提供了一些特色服務信息

我國各級各類檔案機構，在信息化建設過程中，在如何通過網絡吸引利用者方面也采取了一些措施。盡管目前的狀況還不能盡如人意，但也提供了一批有特色的檔案信息。如案例中所述，各大學檔案館提供的學籍檔案查詢。再如一些檔案館在網絡中開設了現行文件利用服務：北京市檔案館網站按文件責任者進行分類，提供現行文件原文供在線閱讀；浙江省檔案館網站提供了數量豐富的現行文件在線閱覽和現行文件目錄在線檢索；上海市檔案局（館）網站提供了現行文件目錄檢索。這些文件是檔案的前身，既有時效性，又與廣大群眾的利益密切相關，因此吸引了更多的利用者。此外，許多網站上提供了特色館藏檔案信息，只是對這些信息宣傳力度還不夠。

5.我國網絡檔案信息正處于不斷豐富和完善的發展進程當中

目前，我國的網絡檔案信息資源建設剛剛起步，網絡檔案信息尚未形成行業規模，可供利用的網絡檔案信息不充足，對現有檔案館藏進行數字化的比例不高，網絡檔案信息在數量及質量上還存在著一定的問題。其中比較突出的問題是沒有與教育對接，缺乏國外那種與教育密切聯系的功能，在培養社會檔案意識方面顯得措施乏力，這一點不利于檔案工作的可持續發展。

但同時也應看到，我國網絡檔案信息內容建設較之以往已有了一定的進步。2000年以來，北京市檔案館網站、北京市檔案局網站、上海市檔案局（館）網站、浙江省檔案局（館）網站等一批檔案網站先后進行了較大規模的改版活動，吸收了網站建設中的一些合理因素，如：增加了“檔案征集”等欄目，添加了“讀者建議”、“網站地圖”、“網站全文檢索”等功能，并對網絡檔案信息在內容上逐步加以完善。由于檔案工作者的努力，檔案網站吸引了越來越多的訪問者。筆者在研究過程中發現，2003年1月至6月半年的時間，一些較好的檔案網站訪問量有了顯著提高。如國家檔案

局網站自2002年12月建成后至今，訪問人數達207萬人次。截止2002年底，北京市檔案館網站、上海市檔案局（館）網站、浙江省檔案局（館）網站、北京市海淀區檔案館網站的訪問人次還分別是19萬、9.3萬、4.3萬、2.4萬，而2003年6月底的訪問人次，分別提高了18萬（包括北京市檔案局網站的訪問人次加入其中）。6月浙江省檔案局（館）網站還開展起全省優秀檔案網站評比活動。當1999年“政府上網工程”實施后不久，有人曾批評其中許多網站建成之后就再沒更改過，成為“死”網站，許多檔案網站也是如此。但應該看到，北京市檔案局、館網站、上海市檔案局（館）網站等在眾多政府網站中顯得十分活躍，顯示出旺盛的生命力。隨著檔案信息網絡化建設的逐步深入，我國的網絡檔案信息必將更加豐富和完善。