網絡檔案信息利用流程設計

在許多網絡中，尤其是在因特網等公共信息網絡中，檔案信息利用流程十分簡單，但對于一些安全性和保密性要求較高的網絡檔案信息利用，利用過程比較復雜。本書對網絡檔案信息利用的整個工作流程進行了設計（參見圖5），并針對這個設計的每一部分進行分析，以此來探討網絡檔案信息利用的全過程及其中的主要問題。

利用者在各種網絡（內部網、外部網、因特網）中進入檔案網站，訪問檔案網站的服務器，在網頁上所顯示的各種圖文的提示下，按步驟實現網絡檔案信息利用。

（1）-（6）-（10）是最簡單的利用過程。利用者進入檔案網站，直接瀏覽網頁內容，網頁中含有各類檔案信息。這種利用簡單方便，利用者進出自如，檔案信息隨手可得。如果網站中檔案信息十分豐富，或者是網站中提供了專門的檔案計算機檢索系統用于檢索館藏檔案信息，那么利用過程就是（1）-（2）-（4）-（6）-（10）。利用者要進行檢索提問，然后執行檢索，得到符合利用需求的檔案信息，進而閱讀和利用。如果執行檢索后得到的檢索結果不能令利用者滿意，那么要重新進行檢索提問，然后執行檢索，或者進行二次檢索，這個過程可能重復幾次，那么利用過程就是（1）-（2）=（4）-（6）-（10）。某些檔案信息利用在利用者進行檢索提問時，可能要確認利用者的身份及權限，利用過程就是（1）-（2）/（3）=（4）-（6）-（10）。在執行完檢索之后，對于某些特定的內容可能還要收取一定的費用，利用過程就是（1）-（2）/（3）=（4）-（5）-（6）-（10）。另外 某些利用要求 。可能與圖中所示不同，這些利用要先確認利用者的身份及權限或滿足付費要求以后才能進行檢索，此時利用需求的過程就是（1）-（3）/（5）-（2）-（4）-（6）-（10）。

在圖5中的第（6）步利用檔案信息包括利用網絡上開放的檔案目錄信息或檔案原文信息。若對檔案原文有一些控制要求，那么利用者需要專門提出利用要求，獲得相應檔案的數字副本。利用過程就是（1）-……-（6）-（7）-（9）-（10） 。當然，在利用者提出要求后，有可能還要涉及確認利用者的身份及權限、滿足付費要求的問題，利用過程就是（1）-……-（6）-（7）-（8）-（9）-（10）。

在網絡環境下，檔案信息利用的最高形式就是得到檔案原件的數字副本。但利用者利用檔案的目的不僅是為了解檔案內容，許多利用者還要獲得檔案機構出具的檔案證明，這也是檔案利用有別于圖書館等領域信息利用的顯著特點。如果利用者在網絡中檢索到相關檔案信息，要求檔案機構制發檔案證明，那么這個利用需求可以通過網絡傳達給檔案機構，相關手續也可能通過網絡進行辦理，但只能通過檔案機構郵寄或利用者親自到館才能真正取得檔案證明。這就是第（11）步所表現的內容。也許隨著技術的發展，如電子印章、數字水印等技術的實現，不久的將來可以實現利用者直接從網絡上下載相應的檔案證明。另外，還有一些比較特殊的、不適合通過網絡傳遞的檔案內容。如照片檔案等多媒體形式的檔案，在網絡中直接下載的數字副本質量達不到利用者的要求。此時，有可能通過網絡之外的其他方式將這些檔案的復制件傳遞給利用者，這也是第（11）步所表現的內容。

以上過程描述了網絡檔案信息利用的流程。從中可以看出，在網絡環境中，檔案信息利用有一些特殊的要求。主要表現在對某些受一定條件限制的檔案信息進行利用時，需要經過身份認證并獲得相關使用權限、交付一定費用、獲得復制件及檔案證明等步驟，這些步驟也是網絡檔案信息利用中的重點和難點。