科技檔案編研作業的管理

科技檔案編研作業的管理，是指針對一個編研項目，以制訂編研方案到編研成品完稿的全部作業過程為對象，進行的編研質量和編研效率的控制，從而不斷提高編研工作的集約化和科學管理水平。科技檔案編研工作是檔案部門向信息產業過渡的“排頭兵”，這項工作是否能夠達到預期的目的，不僅依據社會對這項工作的客觀要求，而且還要取決于它是否具有一定的客觀效益。編研工作質量和效率的管理成為編研作業管理的基本內容。

（一）掌握計劃評審技術，合理安排編研作業過程

科技檔案編研項目的效益取決于生產編研成品投入——產出之比。科技檔案編研的投入，包括人力、物力、資金和時間的投入，運用計劃評審技術謀劃編研作業過程，能夠比較集中地將這些問題一并考慮，在編研工作實踐中取得了良好的效果。

計劃評審技術簡稱PERT（Program evaluation and Review Technique），是一種以時間因素為中心，運用統籌法擬訂、評價與調整編研作業的計劃進度，進而確定最佳編研作業方案的科學管理方法。PERT是通過繪制網絡圖體現的，網絡圖即把某一活動分解成以箭線表示的一個個相對獨立的作業過程，用標志著順序號的圓圈（稱結點）表示作業的起點與終點，直現地展示該編研活動預計的全過程，以此作為制定作業計劃的依據。

在編研工作中加強全過程的計劃，對提高工作效率有重要意義。特別是在編研工作逐漸成為科技檔案信息開發工作重點的情況下，研究編研作業的科學管理方法更加必要。運用PERT謀劃編研工作，一改過去編研作業自發性有余，計劃性不足的狀況，科學、精確地安排編研作業的時間、進度與責任，保證高質量、高效率地開展編研作業。具體作法如下：

1.將具體編研工作分解。將它們分解為一個個相對獨立的作業過程，根據它們的具體情況（工作量、難度），可以按階段粗分，亦可按工作的步驟或其他要求細分。例如，按照編研過程可粗分為選題、擬定大綱、選材、材料核實、信息加工、材料編排、審核、與復制等作業過程，也可以根據編研加工的具體要求，對某些作業過程進一步細分，如將某編研項目的選材過程，按照取材的方式細分為：去檔案館（復制）、去本地協作單位索取、到外地有關單位查證和在本單位查找等4個更小的作業過程。

2.確定各作業過程的名稱、代號與順序號。根據網絡圖的繪制要求，所有編研作業過程都要用箭線表示出來。每條箭線都要有相應的名稱或代號，同時，還要確定每個作業過程完成的先后順序，以便為繪制網絡圖提供依據。

3.確定各作業過程的時間值。作業時間是網絡圖的基本參數一定要準確，否則將直接影響PERT的實施效果。估算時間、最慢可值采用的方法有：“一時估算法”，即接照正常情況，憑工作經驗提出具體時間值；“三時估算法”，即在估算時間時考慮多種因素提出三種時間的預測，包括最快可能完成的時間值（a）、最慢可能完成的時間值（b） 和最有可能完成的時間值（m），按（1/6（a+b+4m）的經驗公式，計算出一個比較客觀的平均值。

4.繪制網絡圖。網絡圖的繪制規則是：第一，網絡圖有方向性，必須從左到右地展開，不能形成向后倒退的回路。第二，所有過程都必須表現出來，其中消耗時間的過程用實箭線表示，不消耗時間的過程由虛箭線表示。第三，前一個作業過程未全部完成，不允許著手后續作業過程（見圖10-1）。

5.明確關鍵路線、預測網絡時間。所謂關鍵路線，是指網絡圖上表示作業時間的最長的主線（如圖10-2中的①②③⑥⑦⑨⑩）。關鍵路線是編研計劃的評審重點，也是提高工作效率、縮短工作時間的關鍵。評審時要逐個地分析其每一作業過程時間規定得是否合理，逐一評價各作業過程的時間安排是否合適、匹配是否得當，及時調整安排不當的計劃時間，盡可能的使各作業過程配合得更加緊湊、和諧。在此基礎上，就能夠精確地預算出這項任務完成的有效工作時間，大大提高了編研工作的計劃性以及計劃的準確性。

用PERT設計和組織編研工作具有以下優點：第一，以簡單的圖形直觀地表現了復雜的編研過程。明確了各項編研作業的責任，便于檢查與協調。第二，通過網絡圖在編研工作的計劃階段，就能準確把握其重點或關鍵內容，便于有的放矢的采取措施，實施科學管理。第三，可以準確地計算出該項編研活動的時間，便于編研工作的整體組織、安排與檢查。PERT的優勢主要體現在科學、精確地安排編研作業計劃，科學的計劃固然主要，而更主要的還在于計劃的實施。因此，必須堅決執行預定的計劃，隨時將編研作業實際進度與計劃相對照，及時發現和解決問題，才能保證編研計劃任務的圓滿完成。

（二） 運用目標管理方法， 加強編研工作的全面質量管理

編研工作的效益取決于編研的質量，編研工作的組織管理必然包括對編研成品的質量和全面控制，通過目標管理將其質量標準具體落實到各編研作業之中，管理效果更為可靠。目標管理簡稱MBO(Managing By Objective) ，指為了實現預定的目標，把它分解為每個人可能實現的若干分目標，以便最終實現其總目標的科學管理方法。MBO是以成果管理為中心的科學管理方法，它一改傳統管理只重分工的傾向，圍繞制訂和實現科學目標使管理活動更具操作性。同時，MBO創造了人人實行自我控制的氛圍，將質量管理由少數人進行的控制行為變成人人參與的民主管理活動，充分調動了參與者的積極性。全面質量管理的突出特點是，全員參加質量管理和質量管理范圍涉及產品生產、形成和實現產品價值的全過程。科技檔案編研成品的質量同樣應該這樣要求，因此，將全面質量管理與目標管理相結合，以編研作業的具體質量要求作為管理的目標，切實保證編研成品的質量，強化了編研作業的科學管理。

在編研管理活動中采用以質量為中心的MBO，對于改善編研工作的運行機制，提高編研質量有重要意義。目前編研作業多采取一種分工合作的作業方式，一旦明確了編研主題與編研人員各自的任務分工，具體編研任務如查找選材、材料的鑒定、信息加工等任務，都是由編研人員分別獨自完成的。編研成品的質量雖然有編研大綱的控制，但實際上主要取決與各編研人員的業務能力與工作態度，缺乏更有效的控制手段。而且MBO法為我們提供了一種通過調動編研人員自覺性，層層把關實現全面質量控制的好方法。對編研作業實行MBO，要經過以下三個階段。

1.科學地制訂質量目標是MBO的關鍵

MBO的目標是指一定時期或階段，每個人編研人員預期的質量成果。為利用者提供高質量的檔案信息，是編研工作的基本目的，這一目的需要通過各項具體的編研作業來實現。例如，把“反映某項技術的最新研究成果”作為某項編研作業的總目標，編研工作的MBO就要針對這一目標，具體界定“最新”的標準是什么，進而明確相應的技術內容和選材的范圍，將“反映最新成果”的總目標分解為可操作的具體要求或標準，并且將它們明確反映在編研方案之中。根據編研工作的特點，科技檔案編研提出的質量目標，應該具備四個條件。

（1）目標要明確。目標是MBO的依托，沒有可操作的目標MBO就成為一句空話。例如，“選材率為85%”、“文摘加工的差錯率低于0.3%”與“ 選材要有余地”、“ 減低文摘加工的差錯率”的目標相比更加明確，也更便于實施。

（2）目標要優化、可行。目標要優化是指確定或分解的目標要有較高的水準，即需要經過一番努力才能達到的目標。這樣的目標能夠激發編研人員的工作熱情與積極性，達到提高編研成品質量的目的。目標要可行，是指確定或分解目標時應該實事求是，以保證目標經過努力確定能夠實現。

（3）確定的目標應該互相匹配、具有系統性。確定分解目標不僅應該與總目標緊密聯系，而且各目標之間也應該相互協調、相互制約、以達到總體平衡。例如，將選材范圍擴大5%，就必須考慮在相應庫藏范圍內，將增加的選材工作量，那么所規定完成選材時間的目標也應該相應調整。

（4）確定的目標應該便于衡量。明確目標是為了實施目標，必須考慮目標成果的鑒定問題，特別是多數科技檔案編研作業，過去都用定性方式來衡量其隨意性較大，制訂一些易于衡量的目標就顯得更加必要，否則MBO也難以完成。

（5）不斷控制達標。目標可以從整體上確定，也可以分階段設定。關鍵是編研項目的負責人要及時將目標集中、公布，以此提高每個編研人員的協作意識和全局觀念，使他們更加努力地實現自己的目標，進而完成對實施目標的控制。

總之，目標是MBO的關鍵，必須重視目標的制訂。為此，應該使所有編研人員參與有關目標的制訂，通過制訂目標的過程，使他們深入了解各層次目標的關系，深入理解自己的目標要求。通過討論目標增強編研人員的相互了解，進一步把握總目標，讓目標的制訂過程成為互相激勵、相互促進，調動每個編研人員的積極性的過程。

2.努力達到目標

爭取達到既定目標是MBO的靈魂。一旦確定了質量目標，編研人員就要在各自的工作范圍內，自覺地以質量目標要求自己，在不斷地將自己的工作質量與質量目標相對照的過程中，調整與完善自己的工作質量，進一步挖掘個人的潛能，努力達到并超過自己的既定目標。在每個人的積極努力之中，形成互相促進、積極向上的良好氛圍，促使全體編研人員共同為總目標的實現而不懈努力。

3.目標成果的鑒定

根據編研目標的期限，在編研任務完成或告一段落時，編研項目的負責人應該及時組織編研人員進行達標情況的評價，進一步保證編研目標的落實。具體方法分為兩個層次。首先，由編研人員對自己達標成果進行自評，按照實現程度、目標難度、個人努力程度等因素，評定自己的達標等級。然后，進行認定公布，即由編研項目負責人分別對每個編研人員的達標情況進行檢查認定，并且將認定結果公布于眾。依此作為考核與獎勵的依據，而且將有關經驗積累下來，為而后的編研工作的質量目標管理提供經驗。