科技檔案編研工作的作用

科技檔案編研工作是適應(yīng)客觀需要而產(chǎn)生的，標(biāo)志著科技檔案資源開發(fā)利用工作的重大進(jìn)展，這種形式一經(jīng)面世立即產(chǎn)生了積極效果，受到社會各方的肯定，充分顯示了科技檔案編研工作的重要作用?？萍紮n案編研工作的作用源于科技檔案編研技術(shù)與成果，運(yùn)用科技檔案編研技術(shù)對科技檔案信息進(jìn)行分析、研究，通過對科技檔案信息進(jìn)行的一系列編研研究與加工，使科技檔案編研成品具備了高質(zhì)量、高效率滿足利用需求的能力。將科技檔案編研成果提供給利用者，能夠大大節(jié)省利用者查找科技檔案材料的時間，減少了利用者的一部分勞動，提高了科技檔案信息的實(shí)用性，并且極大地方便了利用者，使他們能夠?qū)⒏嗟臅r間和精力用于生產(chǎn)技術(shù)和科學(xué)研究，從而提高他們科技、生產(chǎn)及其管理工作的效率。具體表現(xiàn)為：

（一） 科技檔案編研工作提高了科技檔案的利用效率

1.科技檔案編研創(chuàng)造了便捷的利用形式。利用是科技檔案工作存在和發(fā)展重要依據(jù)，與一切信息服務(wù)業(yè)一樣，方便是其利用的前提。如果利用者感到獲得科技檔案信息很麻煩，就會放棄這一利用途徑，遠(yuǎn)離該信息系統(tǒng)，而選擇使用更加方便的其他信息?？萍紮n案作為一種原始信息，雖然具有極大的利用價值和潛力，但是其信息離散分布的存貯形式，與系統(tǒng)查找的利用要求有一定的矛盾；其孤本的特性也不適宜同時滿足大規(guī)模的利用要求，嚴(yán)重影響了科技檔案利用的便捷性。常此下去，將動搖利用者對科技檔案部門的信任和依賴感，如果沒有人利用科技檔案，科技檔案工作將失去生存和發(fā)展的意義。

編研工作通過對龐雜的科技檔案信息進(jìn)行優(yōu)化與有序化，集中相同科技檔案信息，增強(qiáng)了科技檔案信息的針對性，緩解了科技檔案利用的矛盾。如，某航天檔案館根據(jù)基本用戶的利用要求，將衛(wèi)星研制檔案中1600多個研制過程的相關(guān)技術(shù)信息，分別加以系統(tǒng)化，使有關(guān)科技檔案內(nèi)容的查找時間從十幾天降至2-50秒，而且查全率大大提高。為該檔案館吸引來源源不斷的利用者。

2.擴(kuò)大了科技檔案的利用范圍。由于科技檔案是科技活動的直接記錄，其反映的信息內(nèi)容十分豐富，能夠滿足多種目的和不同角度的利用需求。由于科技檔案信息的現(xiàn)實(shí)作用能夠給利用者帶來可觀的技術(shù)經(jīng)濟(jì)效益，使得科技檔案所有者要求控制對它們的利用，以便保護(hù)自己的合法權(quán)益，對此國內(nèi)外檔案的利用概莫能外。長期以來，控制科技檔案信息的利用，主要通過按時間或內(nèi)容劃定科技檔案的保密范圍，禁止保密科技檔案的利用。這種從整體上控制的方法，在保證檔案信息安全的同時，也遏制了其中無須保密的科技檔案信息的利用，縮小了它們的正常利用范圍，這是提供檔案原件的利用方式無法避免的。實(shí)際上，即便是保密的科技檔案，也應(yīng)該在一定條件下被利用，否則就違背了保存科技檔案的宗旨，其關(guān)鍵在于以何種方式控制或者提供科技檔案信息?？萍紮n案編研能夠根據(jù)保密要求，通過確定不同的選材范圍和流通方式，回避保密信息，解決了提供原件利用的這一棘手問題。例如，某特種工程設(shè)計院在一種武器庫拱門的研究設(shè)計中，提出的新的設(shè)計理論和依據(jù)，具有廣泛的推廣應(yīng)用價值。但是該項(xiàng)目的特殊性決定了其工程設(shè)計檔案的保密性，使具有廣泛應(yīng)用前景的拱門設(shè)計信息難以“得見天日”。但是，《拱形門設(shè)計數(shù)據(jù)》這一編研成品，將那些有價值的科技檔案信息從其原件中摘編出來，既“解放”了這些信息，相對擴(kuò)大了科技檔案的利用范圍；又以其信息的新穎性，提高了科技檔案的利用效果。

3.提高了科技檔案信息的質(zhì)量?？萍紮n案編研工作一方面通過比較、核實(shí)、分析，在相同或相似的科技檔案信息中排除價值小的突出其最準(zhǔn)確、科學(xué)的信息；在相同科技檔案信息中排除陳舊的保留其新穎的；并且將同類科技活動最新、最優(yōu)的信息及時提示給其利用者；使他們通過科技檔案編研成品，準(zhǔn)確掌握最有價值的科技檔案信息。另一方面，還要將科技檔案信息的原始形式改編成利用者易于接受的信息形式，創(chuàng)造更加便于利用與傳播的科技信息載體。如，某省農(nóng)業(yè)科學(xué)研究院通過編研工作，將科研人員形成的專業(yè)技術(shù)文件，改編為我國廣大農(nóng)民一看即懂的科普性讀物，直接指導(dǎo)科學(xué)種田。這兩方面的努力，顯著地改善了科技檔案的利用效果。

（二） 科技檔案編研為科學(xué)技術(shù)的商品化創(chuàng)造了條件

科技商品化或者科技成果價值的實(shí)現(xiàn)取決于流通的范圍，這些科技成果信息流通得越快越廣，被知曉的范圍越大，就可能實(shí)現(xiàn)更大的效益。科技成果檔案信息是一種具有較高技術(shù)、經(jīng)濟(jì)價值的，實(shí)用性強(qiáng)的科技信息，應(yīng)該成為科技成果交流的重要媒介。但是在以往的檔案信息交流中，為了保證檔案信息的安全，不允許以檔案原件進(jìn)行交流。編研工作形成了相關(guān)科技成果檔案的“替身”，并且可以根據(jù)需要進(jìn)行復(fù)制，使處于靜止、離散狀態(tài)的原生科技檔案信息，變?yōu)閯討B(tài)、系統(tǒng)的信息流，為科技成果的交流創(chuàng)造了條件，也進(jìn)一步完善了國家的科技信息系統(tǒng)。

1.科技檔案編研為現(xiàn)代技術(shù)貿(mào)易提供了媒介

社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制為科技成果的轉(zhuǎn)化創(chuàng)造了條件，科學(xué)技術(shù)市場的形成進(jìn)一步疏通了科技成果商品化的渠道?？萍汲晒D(zhuǎn)化對于國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有重要意義，是多、快、好、省地提高國家科技水平的重要決策。如果說現(xiàn)代科技推動社會經(jīng)濟(jì)的增長是通過新技術(shù)成果的廣泛應(yīng)用實(shí)現(xiàn)的，那么，新技術(shù)應(yīng)用就離不開市場機(jī)制、離不開技術(shù)貿(mào)易。發(fā)達(dá)國家國民經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展無一不是如此。戰(zhàn)后日本把促進(jìn)科技成果轉(zhuǎn)化作為重要的科技政策，技術(shù)成果的轉(zhuǎn)化率為60%，有力地促進(jìn)了日本國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。相比之下，我國技術(shù)成果轉(zhuǎn)化率只有20%左右，說明在科技成果轉(zhuǎn)化方面我國還存在很大的潛力。

科技檔案部門在科技成果轉(zhuǎn)化方面負(fù)有不可推卸的責(zé)任。這不僅由于現(xiàn)代科技檔案部門已經(jīng)成為科技生產(chǎn)系統(tǒng)的組成部分，越來越直接地參與科技成果的推廣應(yīng)用活動；并且還因?yàn)?，在計劃?jīng)濟(jì)條件下，科技活動一旦通過成果鑒定便結(jié)題歸檔，大量科技成果只是作為科技檔案被“束之高閣”，致使目前科技檔案部門積存了大量的未被開發(fā)的科技成果檔案，這就為檔案部門推廣科技成果，特別是開發(fā)大量積存的“老”科技成果創(chuàng)造了條件。

當(dāng)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，促進(jìn)了科技分工與科研設(shè)施的完善，導(dǎo)致技術(shù)發(fā)明越來越多的出于科技實(shí)驗(yàn)室。而信息技術(shù)的發(fā)展使科技成果的載體形式日益完善，技術(shù)發(fā)明有可能與其物質(zhì)形態(tài)產(chǎn)品相脫離。上述二者的結(jié)合，造就了現(xiàn)代科技貿(mào)易以科技信息作為載體的基本形式，使科技文件成為科技貿(mào)易的主要承擔(dān)者，進(jìn)一步為科技檔案部門參與科學(xué)技術(shù)貿(mào)易開辟了新天地。

技術(shù)貿(mào)易作為特殊的貿(mào)易形式，對非物質(zhì)形態(tài)的技術(shù)商品提出了特殊的要求，即交易的技術(shù)商品（技術(shù)文件）應(yīng)具有創(chuàng)新或先進(jìn)性、實(shí)用性、繼承性和壟斷性，作為技術(shù)貿(mào)易主要承擔(dān)者的技術(shù)文件要滿足這些要求，必須源于其原始形態(tài)的科技成果檔案。但是，技術(shù)商品出讓方不可能直接以自己的科技檔案作為技術(shù)商品，這是因?yàn)?，科技檔案是科技成果研制活動的“全息”記錄，不僅反映了科技成果的最終面貌，而且還反映著與成果相關(guān)的其他研制信息，其中包含的某些自備技術(shù)、技術(shù)訣竅、特殊的制造工藝以及其他中間成果等科技信息，有可能比出讓的科技成果具有的價值。這些是科技檔案所有者不愿意輕易出售的，至少是不能以這種價格出售的。由于技術(shù)貿(mào)易的雙方不可能直接交易相關(guān)科技成果的檔案，就要求專門為技術(shù)成果交易準(zhǔn)備一套技術(shù)文件。顯然，這樣的科技文件必須通過對原科技檔案信息的加工編研工作來完成。某化工廠的科技檔案部門根據(jù)80年代形成的一批“老”技術(shù)成果檔案，選擇了目前可能進(jìn)入技術(shù)市場的科技成果，編寫了相關(guān)的技術(shù)貿(mào)易文件。通過技術(shù)市場以技術(shù)轉(zhuǎn)讓、技術(shù)投資等形式，一次成交12項(xiàng)化工產(chǎn)品的生產(chǎn)技術(shù)，不僅為企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟(jì)效益，還產(chǎn)生了改善技術(shù)引進(jìn)方的生產(chǎn)條件、節(jié)約能源，救活了小企業(yè)等良好的社會效益。

2.科技檔案編研成品為物質(zhì)商品流通疏通了渠道

在商品經(jīng)濟(jì)時代“酒香不怕巷子深”的程式已經(jīng)成為“昨日黃花”，其商品交易額不僅取決于商品的信譽(yù)和質(zhì)量，同時還取決于商品的宣傳力度?？萍紮n案編研成品在這方面也大有“用武之地”。某化肥廠利用聲像檔案分別編制了介紹復(fù)混肥新產(chǎn)品效力和使用方法的電視片《為了豐收的田野》和《追肥》。企業(yè)將該片的錄象帶分發(fā)給推銷人員，推銷員們每到一地首先放錄象片，農(nóng)民看了覺得“眼見為實(shí)”可信可行，紛紛訂購，結(jié)果新產(chǎn)品當(dāng)年就銷售3011噸，并開辟了多個外省市場。

（三） 科技檔案編研工作適應(yīng)了國民經(jīng)濟(jì)信息化趨勢

黨的“十五大”將國民經(jīng)濟(jì)信息化列入國家的發(fā)展日程。所謂國民經(jīng)濟(jì)信息化，即在建成具有世界先進(jìn)水平的信息基礎(chǔ)設(shè)施的基礎(chǔ)上，使用現(xiàn)代信息技術(shù)，現(xiàn)實(shí)信息的快速傳遞和充分利用，從而提高各項(xiàng)工作的效率和管理水平，促進(jìn)社會生產(chǎn)力的發(fā)展和人民生活水平的提高的過程。信息化的突出特點(diǎn)是創(chuàng)造、使用智能工具與信息的數(shù)字化。信息化導(dǎo)致了科技檔案多媒體化及其形成與交流的網(wǎng)絡(luò)化，科技檔案信息將成為科技信息數(shù)據(jù)庫的重要組成部分。

信息基礎(chǔ)設(shè)施是信息化的前提，包括信息保障、信息設(shè)備與設(shè)施、信息資源、信息組織和信息人才建設(shè)。人們形象地將信息設(shè)備與設(shè)施稱為“信息高速公路”。而一旦建成“信息高速公路”，信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)必將成為信息化的關(guān)鍵。發(fā)達(dá)國家為了占領(lǐng)現(xiàn)代“信息戰(zhàn)”的“制高點(diǎn)”，從60年代起開始科技信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，當(dāng)前國外的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，已經(jīng)從科技信息數(shù)據(jù)庫，發(fā)展為面向社會和人民生活的全方位數(shù)據(jù)庫。我國的數(shù)據(jù)庫建設(shè)起步較晚，經(jīng)過十幾年的發(fā)展雖然初具規(guī)模，但是仍有很大差距。一項(xiàng)題為《我國科技電子信息資源的開發(fā)利用》的調(diào)查報告分析，“在整個因特網(wǎng)上信息輸入與輸出，我國分別僅占0.01%和0.05%，我國信息基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)中，最薄弱的環(huán)節(jié)是信息資源的開發(fā)利用。目前我國數(shù)據(jù)庫的發(fā)展水平僅相當(dāng)于發(fā)達(dá)國家60-70年代的水平。” 1996年我國的數(shù)據(jù)總量約占世界數(shù)據(jù)庫總量的1%，數(shù)據(jù)庫產(chǎn)值僅占世界總產(chǎn)值的1%。為了解決有“ 路”無“ 車”和有“ 車”無“ 貨”，即信息資源缺乏的問題，國家積極倡導(dǎo)了一系列“金字工程”，其中的“金企”、“金策”、“ 金衛(wèi)”、“ 金房”、“ 金關(guān)”等工程都必須以科技檔案作為它們的信息源。但是，短期內(nèi)科技檔案還不能以其原文形式直接“入網(wǎng)”。一方面，科技檔案信息需要經(jīng)過加工，形成滿足一定結(jié)構(gòu)形式要求的數(shù)據(jù)信息，才能“加盟”數(shù)據(jù)庫；另一方面，由于科技檔案信息顯著的技術(shù)經(jīng)濟(jì)效益，為了保證科技檔案所有者的利益及其檔案信息的安全，科技檔案信息必須經(jīng)過鑒別與改編，才能進(jìn)行公開的交流。這些鑒別與加工的任務(wù)，也要由科技檔案編研工作來完成。這種趨勢，從發(fā)達(dá)國家“CIO”，的職能活動中“可見一斑”。

（四）科技檔案編研工作促進(jìn)了企業(yè)文化建設(shè)

科技檔案編研工作不僅在科技信息交流，推動科學(xué)技術(shù)進(jìn)步方面發(fā)揮了重要作用，而且在社會主義精神文明建設(shè)中也是“功不可沒”的。社會主義精神文明建設(shè)，包括社會文化建設(shè)和思想建設(shè)兩方面?？萍紮n案編研以其編研成品豐富著社會主義文化寶庫，以其信息交流促進(jìn)了社會主義道德風(fēng)尚的傳播。這些更突出地表現(xiàn)在，科技檔案編研成品作為在企業(yè)文化建設(shè)中的成果和依據(jù)，對社會主義企業(yè)文化建設(shè)的促進(jìn)作用。

企業(yè)文化是在民族意識和現(xiàn)代意識影響下，企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營管理活動中形成的價值觀念、行為準(zhǔn)則和道德規(guī)范等群體意識。企業(yè)文化建設(shè)將傳統(tǒng)管理作為只關(guān)注企業(yè)生產(chǎn)力與經(jīng)濟(jì)效益的少數(shù)人的行為，將傳統(tǒng)的激勵理論和方法，變?yōu)橐浴捌髽I(yè)精神”創(chuàng)造一種約定俗成的文化氛圍，促使企業(yè)成員彼此趨同、彼此作用，形成企業(yè)整體優(yōu)勢的全員管理方法。

我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的建立，使現(xiàn)代企業(yè)成為獨(dú)立的社會法人，企業(yè)必然更加重視企業(yè)文化建設(shè)。企業(yè)文化建設(shè)包括著豐富的內(nèi)涵，一般通過制定企業(yè)目標(biāo)和口號、完善企業(yè)管理制度、培養(yǎng)企業(yè)榜樣、形成企業(yè)典禮儀式和文化網(wǎng)絡(luò)等工作加以實(shí)施?？萍紮n案編研形成的企業(yè)史志、企業(yè)家傳、反映企業(yè)勞動模范和先進(jìn)集體事跡的《企業(yè)英雄譜》等都是企業(yè)文化建設(shè)的具體成就；而編寫的《企業(yè)管理制度匯編》又為企業(yè)文化建設(shè)提供了依據(jù)；由企業(yè)出版的學(xué)術(shù)著作不僅宣傳了企業(yè)的科技成就，而且進(jìn)一步樹立起企業(yè)良好的社會形象。從這個意義上講，科技檔案編研工作是企業(yè)文化建設(shè)的重要組成部分。

（五） 科技檔案編研工作促進(jìn)了科技檔案工作的發(fā)展

縱觀科技檔案事業(yè)的產(chǎn)生與發(fā)展可以看出，科技檔案工作是適應(yīng)社會需要而產(chǎn)生的，我國科技檔案工作的發(fā)展始終與國家科學(xué)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展同步前進(jìn)，也必然要隨著社會發(fā)展，不斷地調(diào)整、完善自己的工作內(nèi)容及其重點(diǎn)?？萍紮n案編研工作的發(fā)展恰恰適應(yīng)了這一規(guī)律。

1.科技檔案編研工作完善了科技檔案工作的職能。雖然，科技檔案工作一直擔(dān)負(fù)著保管和利用科技檔案的社會責(zé)任，并在自己的活動中逐漸形成了“六個環(huán)節(jié)”的業(yè)務(wù)內(nèi)容。但是在科技檔案工作發(fā)展的各個階段，圍繞各自的主要矛盾形成了不同的工作重心。在科技檔案工作的創(chuàng)建階段，主要矛盾是集中科技檔案，否則就沒有開展科技檔案業(yè)務(wù)工作的物質(zhì)基礎(chǔ)，因此，長期以來科技檔案工作的主要精力，都放在收集和立卷等檔案業(yè)務(wù)建設(shè)方面，形成了側(cè)重于科技檔案實(shí)體管理的傳統(tǒng)管理方式。經(jīng)過40多年的積累與發(fā)展，科技檔案部門已經(jīng)成為蘊(yùn)涵豐富的科技檔案資源管理部門，充分發(fā)揮科技檔案的作用必然成為當(dāng)前科技檔案工作的關(guān)鍵。解決問題的方法是將科技檔案管理推向深入，通過科技檔案編研活化科技檔案信息，實(shí)現(xiàn)對科技檔案的“智能管理”。這是科技檔案工作邁出的關(guān)鍵的一步，這一步突破了傳統(tǒng)科技檔案管理自我封閉的羈絆，使科技檔案管理從實(shí)體管理，進(jìn)入實(shí)體與信息管理并重的新階段。而只有施行科技檔案信息的智能控制，科技檔案工作的“六個環(huán)節(jié)”才能更有意義。因此，開展科技檔案編研工作，實(shí)質(zhì)上是完善了科技檔案開發(fā)利用工作的職能，提高了科技檔案工作的社會價值。

2.科技檔案編研工作強(qiáng)化了科技檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)。編研工作是在傳統(tǒng)的科技檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的，編研工作的開展必須依靠雄厚的信息資源基礎(chǔ)，有了種類豐富、內(nèi)容可靠、分類科學(xué)的科技檔案典藏，才能順利地創(chuàng)造出優(yōu)質(zhì)的編研成品。為此，開展編研工作必須進(jìn)一步強(qiáng)化科技檔案的基礎(chǔ)工作。同時，科技檔案編研人員通過利用科技檔案，親身體驗(yàn)了基礎(chǔ)工作的具體問題，使他們能夠自覺地改進(jìn)、完善基礎(chǔ)工作，進(jìn)一步提高科技檔案管理的科學(xué)性。而科技檔案編研工作提供的科技檔案編研成品，作為檔案利用的“替代物”，不僅方便了科技檔案的利用；而且，有利于科技檔案的交流與保護(hù)?？萍紮n案編研成品良好的利用效果，增強(qiáng)了科技檔案利用者對科技檔案部門的理解和信任，為科技檔案工作贏得了廣大利用者的支持，創(chuàng)造了科技檔案工作發(fā)展的良好外部環(huán)境。

3.科技檔案編研工作鍛煉了科技檔案工作者，提高了他們的業(yè)務(wù)能力。科技檔案編研是開發(fā)科技檔案信息資源的高級形式，是對科技檔案信息深層次的加工，因而對編研人員有諸多方面的較高要求。首先，要求編研人員具有強(qiáng)烈的信息資源意識和敏感的洞察力，能夠及時捕捉有價值的信息及信息需求，自覺開發(fā)科技檔案信息資源。其次，這項(xiàng)工作對編研人員有較高的素質(zhì)要求，包括，政治理論和政策水平、相關(guān)專業(yè)科技知識、文字能力、外語能力、檔案業(yè)務(wù)能力和科學(xué)管理能力等。對于科技檔案人員來說，從事科技檔案編研工作是一種新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，迫使他們自覺加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷充實(shí)自我，提高綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。另外，編研工作的實(shí)踐促使編研人員走出檔案部門，加強(qiáng)與技術(shù)業(yè)務(wù)部門、信息流通部門、信息服務(wù)部門和出版印刷部門的聯(lián)系，開闊了他們的視野，鍛煉了他們的組織協(xié)調(diào)能力，進(jìn)一步增長了才干。開展編研工作提高了科技檔案工作者的素質(zhì)，形成了一支高素質(zhì)的科技檔案研究隊伍，必將對科技檔案工作的發(fā)展產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。