文字信息的加工方法

（一）選錄

選錄是指對入選的科技檔案全文或部分原文，進行少量文字處理的信息加工方法。這種方法在基本上保持科技檔案原文面貌的基礎上，只是為了便于閱讀和理解科技檔案信息，進行了必要的文字的連貫與標準化等加工處理。編研成品中的文件選編或匯編主要采用此種方法加工加工而成。

（二） 摘編或摘譯

摘編是對科技檔案原文進行選擇性摘錄，按照既定的要求，整理成語言凝練、重點突出的短文的信息加工方法。摘譯與摘編的區別在于，摘譯需要首先將其他語言文字的科技檔案信息翻譯成中文，然后再進行摘編。摘編的方法是對有關科技檔案信息客觀的提煉和濃縮，它所提供的信息是科技檔案內容的梗概，但是不再保持科技檔案原文的面貌，屬于對檔案文獻的二次加工。摘要或摘譯是目前最常用的科技檔案信息加工方法，編研成品中的簡介、文摘和手冊等均是以這種方法加工而成的。

1.摘編的內容構成

摘編或摘譯是信息加工的基本方法，針對不同信息的特點和信息需求，形成了指示性、報道性等多種“文摘”類型，科技檔案編研形成的文摘應該是其中比較詳細地報道性文摘，即可以部分的代替原文利用的文摘，一般由以下各部分組成：

（1）題名，是經過概括的科技檔案的題名，如，文件題名、項目題名等。

（2）簡述部分，也稱文摘文，是文摘的主體，即介紹相關科技檔案信息的部分。一般應該包括：對科技活動的過程、技術原理、技術方法和結論的介紹。為了保證簡述部分的質量，應該根據摘編對象具體確定其內容要素。

（3）管理線索，即科技檔案信息的出處或來源，如檔案號、圖號、文件編號或者存址代號，以及檔案的原作者或摘編人等。

2.摘編的內容要素

內容要素是指文摘中共同反映相關科技檔案內容梗概的基本信息成分。由于科技活動的復雜性，不同性質科技活動的內容要素具有一定的差別。諸如：

科技成果檔案的內容要素有：技術概況、技術特征、技術經濟效益、鑒定意見、主要研制人員等；產品檔案的內容要素有：用途或功能、規格與結構、質量與售后服務、市場情況等；基本建設工程檔案的內容要素有：設計規模與用途、結構形式、開竣工時間、施工特點、總造價、驗收與獲獎情況；科技管理檔案的內容要素有：對象、范圍、觀點或規定、效果等。可見，各種科技活動的檔案內容都是由若干內容要素有規律構成的。因此，研究內容要素對于保證文摘的質量，提高摘編的效率具有重要的意義。

3.摘編的步驟

（1）根據原文的種類，確定內容要素；

（2）根據原文內容的學科或專業，確定其技術要點；

（3）閱讀原文找出重點段落，并標出關鍵詞語；

（4）逐一審查關鍵詞語是否正確表達原文，有無重復或遺漏；

（5）將關鍵詞語連成短文，并注明管理線索；

（6）審查短文內容，修改不當之處；

4.摘編的基本要求

（1）突出主題，在深刻領會主題內容的基礎上，應該著力反映編研對象的基本內容，特別是原作者強調的觀點，盡量回避常識性和一般性信息；

（2）摘編是以第三人稱形式簡要、準確地表達原文內容，應該盡量采用科技檔案原文的語言，保持原文的邏輯次序，一般不進行評價；

（3）正確使用簡化字和通用的術語、符號，采用國家法定的計量單位；

（4）文字簡練、語義連貫、重點突出。字數一般控制在300-400字以內；

（5）摘編深度，以不必查閱原文即可了解其有關內容和數據為標準，摘要是否劃分段落，可酌情對同一編研成品中的摘要作出統一規定。

（三）著述

著述是在系統研究相關科技檔案信息的基礎上，重新組合相關科技檔案信息，進一步推導、論證有關結論，形成新的研究成果的加工方法。這種加工方法已經從單純的對科技檔案信息進行文字加工或系統化，發展為對科技檔案信息進行再研究再創造。以著述形式加工的信息產品，其內容與形式都具有一定的創新性，屬于對科技檔案文獻的深層次的加工。編研成品中的專題著述、科技史、科技年鑒等，主要采用此種方法加工而成的。

1.著述的成果的結構

著述成果分為研究報告和學術著作兩種基本形式。學術著作的結構與編研成品的結構相同，其正文結構應根據編研成品主題范圍大小和內容多少來確定，內容豐富的可以分為編、章、節，內容簡單的可以劃分為幾個部份或幾個問題。

研究報告的結構主要包括：前言、主體、結論和檔案材料的出處四部分。由于研究報告一般分為：概括性研究報告、評價性研究報告、預測性研究報告、定量分析（數據型）研究報告等類型。其結構的前三部分，在不同形式的研究報告中，具體內容的分配又有區別。在概括性研究報告中，前言主要反映的是研究目的、研究過程和檔案材料情況；主體部分用于概述基本內容，如歷史回顧、目前狀況、存在問題與發展趨勢；結論作為概述的總結。在評述性和預測性研究報告中，前言作為對評述對象的概述，主要介紹評述對象的歷史與現狀、研究的目的意義；主體部分用于評述分析，主要包括技術經濟水平對比及技術經濟評價；結論部分用于反映必要性可行性、具體建議，或者發展前景與趨勢的預測。在數據性研究報告中，前言用于介紹分析對象及數據來源；主體部分反映數據分析的內容，主要是大量的表格、技術經濟指標；結論部分用來論述數據對比的結果和補充說明。

2.著述的撰寫方法與要求

（1）擬定主體部分的結構。主體部分的結構是編研成品的骨架，規定了正文部份的輪廓，體現出各部份的基本內容及其邏輯聯系。既集中反映了編研成品的主要內容，也是指導著述加工的依據。

主體結構是否科學合理，直接影響正文分析、論述的質量以及利用者接受的程度，必須反復討論、修改后予以確定。擬定主體結構應該注意：充分表現主題內容，選擇與正文主題相適應論述方法，處理好各論述部分的比例，注意各部分之間的邏輯聯系。

在擬定正文結構的基礎上，還要進一步落實編寫著述的執筆人。篇幅小的編研項目可以集體討論后由一人執筆，篇幅大的則應在集體討論的基礎上，按章節或者結構部分分別確定執筆人，最后再由執筆人通審定稿。

（2）運用準確的語言，保持樸素的文風。科技著述要注意適當地運用語言文字，以便準確地存貯和傳遞科技檔案信息。在語言的使用方面，首先，要采用規范化的文字和標準的專業術語，尤其應較多地使用圖形、數據和公式等符號系統，這是科技檔案編研信息的加工方法與一般歷史檔案編纂加工方法的顯著區別。其次，在詞匯和語法修辭方面，要充分體現科技文獻的寫作特點，力求精確、簡約地表達科技檔案信息，避免夸張、虛構，特別強調分析、說理要嚴謹、客觀，不先人為主，以充分體現科學性。再次，行文要規范，科技文件的形成有嚴格的規定，既包括文件名稱、文件內容、文件結構、文件幅面，又包括文件編號、文件簽署等，這就要求編研人員自覺養成科技寫作的習慣。

（3）把握著述與科技檔案原文的關系。編寫著述可以發揮較大創造性，使著述不再是科技檔案原文的直接組合，而是在現有的科技檔案信息基礎上進行的知識創新，這是著述與其它編研信息加工方法的不同之處。但是，作為科技檔案編研成品其著述的內容與結論，必須受科技檔案信息的制約，不能全然脫離科技檔案信息而任意發揮，這又是著述與一般學術研究的不同之處。因此，著述必須更全面、更深入、更準確地理解相關科技檔案信息，使著述成為它們合乎邏輯的發展。在寫作形式上，必要注意保持著述成果與科技檔案的密切聯系，如適當反映信息的出處、原作者等，以便利用者進一步查找有關檔案，進一步擴大研究線索。