文件材料的收集歸檔工作
文件材料的收集歸檔工作是檔案工作的第一步，也是基礎工作，它是重中之重，沒有它，就談不上之后的任何環節，所以文件材料的收集是極為重要的一環。
什么是企業文件材料收集歸檔工作：是將已經辦理完畢或告一段落的具有保存價值的企業文件材料，按照歸檔制度隨時或定期移交到企業檔案部門。企業文件材料收集歸檔工作作為檔案管理工作的重要前提和基礎，為檔案管理工作提供了實際工作的對象，是企業檔案部門檔案形成的重要渠道和手段。那么，如何做好文件材料的收集工件呢？
1、制定符合本企業實際的《文件材料歸檔與不歸檔范圍》和《檔案保管期限表》
每個企業不僅配備專職檔案員，而且還在各處室設置了兼職檔案員，我們應充分調動他們的積極性，不斷提高他們的責任感和檔案業務水平，把各處室形成的所有文件材料調查清楚，制定出詳實的《文件材料歸檔與不歸檔范圍》和《檔案保管期限表》,便可收集到齊全、完整、準確、系統的企業所形成的各類檔案材料。
2、增強平時收集文件材料的意識
我們制定的《文件材料歸檔與不歸檔范圍》和《檔案保管期限表》不是一成不變的，它是隨著企業應對市場經濟變化相應調整生產、經營策略而發生變化的，如新產品研制、科研課題的研發、技改項目的實施改造等等，這就要求我們應及時把新形成的文件材料補充到《文件材料歸檔與不歸檔范圍》和《檔案保管期限表》內，以確保其齊全完整。
3、明確歸檔時間
企業管理性文件材料的歸檔時間，一般要在文件材料形成第二年的上半年內交企業檔案部門歸檔；企業科技文件材料的歸檔時間，一般要在項目結束后1~3個月內歸檔，但對于外購設備特別是引進先進技術和設備的圖紙、文字材料以及機密性較強的文件材料，應隨時歸檔；會計文件材料歸檔時間，按《會計檔案管理辦法》規定，在年終暫由企業財務部門保管一年期滿后移交本企業檔案不門保管；人事文件材料歸檔時間，一般在辦理完畢后的10~15天內向企業檔案部門歸檔。
4、明確歸檔份數
應該歸檔的企業文件材料，一般歸檔1份。重要的、使用頻繁的企業文件材料，其復制件可以歸檔保管2~3份。比如企業管理文件材料中的規章制度、辦法、重要通知等，科技文件材料中的加工或施工的藍圖、科技研究成果報告等，可以歸檔1~3份。
5、明確歸檔要求和手續
歸檔工作應由辦公室和企業文件材料形成部門承擔。由形成文件材料的部門和人員承擔歸檔工作，既能保證歸檔文件材料的質量，也便于日后查閱利用。歸檔的文件材料要選用優質材料，如應當選用優質的紙張，不易脫色的墨水。對破損、模糊不清的文件材料應予以修復或復制；歸檔的文件材料要進行組卷、編目以后方可歸檔；向檔案部門移交時，應填寫移交單一式2份，由交接雙方按清單移交點收，并且簽字、注明交接日期，然后各存一份，以備查考。
