確定入選檔案信息的標準與方法

確定入選檔案信息，即對查找的檔案材料的內容和價值做進一步的鑒定，最終確定入選的檔案信息，并且以集中入選信息（材料）的形式完成編研選材工作。

（一）入選檔案信息的標準

1.反映典型的科技信息

典型的科技信息，指科技檔案的內容反映了相關科技活動的主流或規律，具有一定的代表性。提供典型的科技檔案信息，是編研成品廣泛利用價值的內在基礎，對于常用的或具有歷史意義的編研成品，尤其應該強調入選信息（材料）的典型性。

2.反映先進的科技信息

編研成品是否反映先進的科學技術信息，是維系該編研成品現實價值與歷史價值的紐帶。先進的科技檔案信息能夠激發廣泛的利用需求，而反映一定時期先進技術的檔案信息，才具有歷史意義，先進的科技檔案信息也是利用者的利用交點。因此，為科技檔案編研成品確定入選信息，必須將先進性作為決定其取舍的主要條件。

由于技術先進性是一個相對概念，其尺度難以把握，在判斷入選檔案材料的技術先進性時，應該結合特定服務對象的特點和編研的目的，具體分析有關科學技術是否為首創，是否具有一定的新穎，是否與相同技術有本質區別或顯著優勢，是否有良好的社會效益等因素，對科技檔案信息進行綜合分析。

3.反映具有實用價值的科技信息

實用價值是科技檔案編研成品使用價值的特殊標志，即針對特定的現實需要，選擇比較成熟、穩定的科技檔案信息。科技檔案編研成品的根本目的是報道、交流科技檔案信息，推廣新的科學技術。為了使每個編研成品都具有特定的功能，實用性就成為決定檔案材料能否入選的重要尺度。為此，除了要考慮到科技檔案信息是否具有先進性或啟迪借鑒、或傳授知識的作用以外。還要具體分析這些檔案信息是否具有一定的傳播潛力。實用性就是促使編研信息廣泛交流的“催化劑”。認識科技檔案信息是否具有實用性，應該把握入選信息的以下技術特征：第一，成熟度，即該技術是否經過實踐考驗或者進入實際使用階段；第二，適用性，即該技術是否適合我國的國情或者本地區資源與技術發展的需要；第三，效益，即該技術的技術效益、經濟效益或社會效益是否顯著。

4.符合編研方案的要求

編研成品的多樣性決定了具體入選信息標準的具體或者特殊性，編研方案將具體的編研目的融入特定的選材要求之中，提出了可操作性的選材標準。根據編研方案提出的這些標準，就能準確、有效地確定入選信息，為編研成品的高質量奠定基礎。

（1）入選檔案信息（材料）的內容應切近編研成品的主題。確定入選信息（材料）與查找材料的目的不同，其具體要求也各有側重。查找材料提倡“寧寬勿漏”，以便為材料的比較與鑒別留有充分的余地；而確定入選信息講求“嚴格標準”，為的是保證編研成品的質量。因此，對于那些與編研主題關系不夠直接或在技術水平上距離較大、可選可不選的檔案的檔案材料，一般不應該入選。這樣會使編研成品內容精練，重點突出，使利用者花費較少的時間，就能獲得大量、高質量的科技檔案信息。為領導服務或專題性編研成品，尤其要強調這一點。

（2）入選檔案信息（材料）的專業水平應適合編研成品的利用對象。編研方案明確編研成品類型的實質是明確其特定的利用群體，而利用群體具體的技術水平、信息能力，對科技檔案信息提出了不同的技術要求，這是確定入選檔案信息的基本出發點。例如，對于科學技術先進性的要求，工程技術人員與科研人員，技術人員與管理人員，研究人員與操作人員的認識和需要存在很大懸殊。因此，確定先進性的具體尺度，必須與編研成品利用群體的狀況和需要相適應。

（3）人選檔案信息（材料）的形式應該適合編研成品的類型。類型規定了編研成品的不同的信息特點與作用。例如，簡介式編研成品與研究性編研成品，對檔案材料詳略的程度要求不同；普及性編研成品與研究性編研成品，對科技檔案信息內容的加工深度要求不同；內部使用的編研成品與公開發行的編研成品，對檔案材料機密等級的要求不同等等。可見，入選檔案材料必須適合編研成品的類型，選材工作才能實事求是、順利地完成，編研成品也才能及時、有效地發揮作用。

（二）鑒別入選檔案信息的基本方法

確定檔案材料的實質是分析、鑒別檔案信息的價值，根據價值決定其是否入選。分析、鑒別入選信息，一般要經過初選、復選、定選等反復地篩選等過程才能完成。初選，一般是與查找檔案材料同步進行的。通過初選，排除了與主題內容無關、不太可靠的檔案材料，進一步縮小了選材的范圍。復選，通過對初選的檔案材料的深入研究，排除疑點提出取舍的初步意見。定選，則是在復選的基礎，從整體出發對準備入選的檔案信息（材料）進行綜合評定，最終決定其棄取。對定選中難以判定的檔案材料還可以要進行復議。

選材采用獨立工作與集體研究相結合的篩選方法。選材工作強調發揮編研人員的鉆研精神，由他們根據入選檔案信息（材料）的具體標準，分別完成個人分擔部分檔案材料的初選與復選。為了保證選材的總體質量，人選檔案材料最終還要在編研項目負責人的主持下，由集體研究確定，必要時還可以請有關專家審核。鑒定時應該注意掌握以下尺度：

1.根據檔案材料的狀況，靈活掌握選材標準

選材中經常遇到這樣兩種情況：第一種，為單份文件的判定，指對查到的唯一一份反映某一科技、生產活動的檔案材料進行判定。為了防止出現材料的空白，應該適當放寬單份材料的入選標準。只要檔案材料可靠性，其他入選條件均可作為參考，對于它存在的缺陷，可以通過補充、核實等方法加以完善。第二種，為多份檔案材料的判定，是指對反映同一科技、生產活動的多份科技檔案材料進行的判定。這種情況一定要嚴格掌握標準，通過比較與鑒別，認識檔案材料的內容特點，從中篩選出最典型的一份或少數幾份高質量的檔案材料入選。

2.根據科技檔案的形成規律，掌握鑒別信息價值的客觀標志

鑒別科技檔案信息的依據是其信息的價值。根據科技檔案的形成特點，其價值往往具有一定的外在表現形式，研究和掌握這些外在表現形式，就能比較簡便地在內容相同或相近的檔案材料中，鑒別出更適宜入選的檔案材料。

（1）責任者標志，即科技檔案的形成單位或個人的技術水平特征。科技檔案責任者的情況直接影響著檔案的質量，包括：責任者的技術實力、管理水平、商業信譽等，都在一定程度上反映了該單位科技活動的科學性與規范性。這些可以通過科技檔案形成單位的專業資質等級、國際質量管理認證，以及責任者個人的職務、職稱得到證明。選擇最具權威的責任者形成的檔案材料，是鑒別檔案材料價值的有效依據。

（2）時間標志，既科技檔案的形成時間。當前，科學技術發展日新月異，科學技術活動發展、變化的節奏越來越快。一般而言，相對同一科技活動的檔案材料，科技檔案形成的時間越晚，與科技活動的現狀就越接近，技術越成熟。選擇最近形成的檔案材料，是判定同一內容檔案材料可靠性的依據。

（3）持續積累標志，即科技檔案連續形成或反映相關科技活動的時間跨度。科技活動的延續性要求科技檔案動態反映相關科技活動的面貌，而連續積累能夠提高科技檔案信息的價值，如，長期積累的自然觀測檔案才能客觀反映自然規律，相關科技檔案的持續積累也會擴展它們多方面的使用價值。選擇持續形成或積累的檔案材料，是選擇性質同類科技檔案材料的重要標志。

（4）應用標志，即科技檔案材料在使用過程中留下的修改等各種標記。市場經濟條件下科技創新具有可觀的經濟意義，技術發明者為了獲得發明的優先權，往往急于公布自己的科技成果，許多沒有經過正常生產試驗科技檔案信息，難免帶有某些不確定性，影響了它們的實際使用價值，因此，選擇經過生產實踐的檔案材料可靠性更高。

（5）文種標志，即科技檔案材料的文件種類名稱，文件種類反映了文件的作用范圍、作用性質，也反映了文件的可靠程度與權威性。根據文種能夠鑒別相關科技檔案材料的不同價值。

（6）文本標志，即科技檔案原文的稿本形式。科技文件在形成、制作過程中，形成了草稿、定稿、原本、正本、副本，以及同一文件的不同版次等文本形式，不同文本反映了它們的內容與作用的差別。應該根據編研的目的選擇不同的文本，如依據性或公開流通的編研成品應該選擇定稿或正本，研究性或資料性的編研成品可酌情選擇其他文本，特別是最原始的文本。

（7）技術參數標志，即檔案信息反映技術對象的性能、規格、結構等技術指標，技術參數能夠直接反映相同技術產品的特征、功能、技術水平，是鑒別科技檔案材料的客觀依據。

（三）集中入選檔案材料

集中入選的檔案材料是編研選材的成果及其完成的標志，目前一般采取將確定入選的科技檔案信息或原文轉移到其他載體上，以集中這些載體的轉移形式實現入選信息的集中。根據編研選材的經驗，編研人員創造了選材工作單，將入選信息大都被轉移到“選材工作單”上，以集中選材工作單的形式實現了編研材料的集中。

1.選材工作單的作用

選材工作單是如實反映科技檔案入選信息的表格。在編研工作中，選材工作單既作為入選檔案材料的替身，實現了科技檔案信息的集中；又作為編研加工與材料編排的對象，不僅方便了編研工作，保護了科技檔案原件；而且能夠解決集中有關科技檔案材料與其利用者借閱科技檔案的矛盾，保證了檔案利用工作的正常進行。

2.選材工作單的內容

選材工作單根據選材對象的不同，分為一般性選材工作單和聲像選材工作單，其內容如表4-1和表4-2。

3.選材工作單的使用要求

利用選材工作單集中反映入選的科技檔案信息，可以隨著選材工作的深入不斷地補充和完善，方便可行。在使用時應該注意以下問題：

（1）信息登錄要單元化。所謂“單元化”即根據入選檔案材料所反映的信息量與內容特征，將其分解為若干相對獨立的最小信息單元，使每一張選材工作單只代表一條獨立的信息，以便于而后的信息加工和編排。具體作法是，內容較少的信息，可直接抄錄在選材工作單上；內容較多的信息，可以將它們原文的復印件附于選材工作單之后，只將其信息特征，如題名、數量等填寫在選材工作單上。信息記錄單元化，保證了選材工作單作用的實現，是優化編研程序的必要條件。

（2）信息登錄的規范化。為了便于信息的分析、比較與加工，選材工作單記錄的信息應該忠實、完整地反映入選的科技檔案信息，應該包括選材工作單記錄事項和登錄內容深度一致等規范化要求。前者通過精心設計選材工作單來實現，后者則要由登錄內容的規范化來控制。登錄的規范化要求登錄的科技檔案信息不僅要反映結論、成果等科技特征信息，而且還應反映它們的背景、性質、狀態、過程、特征、作用和方法等相關信息。這些對保證人選的信息的質量和一致性具有重要作用。

另外，登錄時還應該注意將選材過程中了解到的其他有關信息，如對入選檔案材料的客觀評價意見等，記錄在選檔案材料工作單的相關事項欄中，以便為下一步的編研加工提供更多可資參考的信息。