檢查、監督科技文件形成與積累的方法

由于科技文件的形成和積累貫穿于科技生產活動的全過程，與相關的科技生產活動是同步進行的，因此，科技檔案部門對科技文件形成和積累的監督管理，也應伴隨著科技生產活動的進行實行全過程的同步管理。同時，針對不同的專業，不同類型的單位，以及具體的科技生產活動，實施針對性的監督管理。

1 積累科技文件的一般方法

1.科技人員個人積累

這種積累方式，是科技人員個人將自己在科技生產活動中形成的科技文件自行積累。其內容包括：個人記錄的工作筆記、原始記錄、以及自己承擔的科技文件草稿、底稿等材料。為便于科技文件的積累、管理和使用，可以建立“科技文件積累袋”制度，把屬于一個項目的材料以“積累袋”的形式集中到一起。一個科技項目，可以視材料的多少設立一個或幾個積累袋進行保管。對積累袋中的材料，可以按其形成的先后順序或相互聯系，做大致的排列，并隨時做好登記。

為便于登記，在每一個科技文件積累袋中，可以事先放置一張統一印制的文件目錄單，也可以在科技文件積累袋的封面上印制材料目錄的格式。

2.兼職資料員積累

在專業科、室或科技項目（設計項目或科研課題）小組，設立兼職資料員，由兼職資料員負責日常科技文件的積累和管理工作。

兼職資料員對本科、室或項目小組形成的科技文件，要隨時按項目（或課題）進行登記建帳，妥善保管，并在歸檔前負責提供日常的借閱使用。

3.科技檔案部門積累、保管

基層科技檔案部門也負責某些類型科技文件的積累、保管任務，主要是產品或工程設計的底圖、藍圖。產品或工程設計的底圖、藍圖，在一般情況下，數量都比較大，而且需要復制、傳遞，因此，在設計完成、歸檔之前，為便于管理，一般都由科技檔案部門暫時保管，待產品定型或工程設計完成后，正式歸檔。歸檔前，科技檔案部門對這些底圖、藍圖，應登記建帳，單獨保管，并負責提供利用。

2 檢查、監督科技文件形成與積累的具體方法和措施

1.以科技生產活動程序及相關的標準或規范為依據，檢查、監督科技文件的形成與積累

科技生產活動程序及相關的標準或規范，是一切科技生產活動都必須遵循的，是進行科技生產活動的依據。它規定了科技生產活動的階段、步驟和整個工作過程，規定了每個階段、步驟的工作任務和應形成的科技文件，規定各種科技文件的記述、表述和編制方法。因此，這些標準或規范，既是科技部門和科技人員開展科技生產活動的基本依據，又是科技檔案部門檢查、監督科技文件形成與積累的基本依據。科技檔案部門應以此為依據，檢查每一項科技生產活動形成的科技文件是否完整、準確、系統；檢查科技文件的規格、編號、書寫、繪制、審簽等是否符合標準規定；監督有關科技人員做好科技文件的平時積累，并為科技文件的整理、歸檔工作奠定基礎。

2.根據科技生產活動的類型和性質，檢查、監督科技文件的形成與積累以工業產品的開發研制為例，因具體情況和任務的不同，可劃分為若干不同的開發類型，如全新產品的開發研制、變型產品的開發研制等。產品開發類型不同，其設計、研制的任務以及所形成的科技文件也不盡相同。因此，對科技文件形成和積累的管理工作也應有所不同。

全新產品的開發研制，其技術指標、工作性能、整體結構、技術規格等方面都具有創新的性質。因此，全新產品的開發研制涉及面較廣、難度較大、周期較長，科技文件基本上是在產品開發研制的過程中新編制的。對這類科技文件應集中全力抓好其形成、積累工作，并實行全過程的跟蹤管理，以確保科技文件的完整和準確。而對產品開發研制的其它類型，則需根據開發類型的特點，抓住重點和關鍵環節，保證重點和關鍵環節形成的科技文件完整、準確。

再以建筑工程項目為例，按其建設性質可分為新建項目、擴建項目、改建項目等不同類型。工程項目的建設性質不同，其任務范圍、工作基礎和形成的科技文件內容、數量也不相同，因此，對不同性質建筑工程的科技文件形成和積累的管理工作也不同。對新建項目科技文件的形成和積累，必須實行全過程監督管理，以確保新建項目成套科技文件的完整、準確、系統。對擴建和改建項目的科技文件，則實行重點環節的監督和檢查，以保證擴建或改建部分科技文件的完整和準確。

3.抓住科技文件形成或者積累的薄弱環節，做好科技文件形成和積累的檢查與監督

在絕大多數的科技生產活動中，由于一定的原因，如管理體制的不健全或者檔案意識的薄弱等，總會存在某些科技文件形成或積累的薄弱環節。為此，有目的、有針對性地抓住這些薄弱環節，對于確保科技文件的完整，具有重要的意義。例如，一項科技活動的開始階段，往往由于缺乏一定的工作基礎，或者由于人們的思想認識不夠，也可能是因為制度未能及時建立，科技人員常常不太注意或者無暇顧及到科技文件形成或積累工作。因此，科技檔案部門應注意抓好這一階段科技文件形成和積累的檢查與監督，科技生產活動的開始，也就是科技文件形成和積累工作的開始，而且在開始階段形成的文件往往在整個科技生產活動中起著非常重要的作用，如各種依據性文件、原始基礎性文件等。所以，一項科技生產活動最終形成的科技文件是否完整、成套，至關重要的一環是能否抓好“開始關”，即能否在科技生產活動開始階段做好科技文件的形成和積累工作以及相應的檢查與監督工作。

4.實行“三納入”，使科技文件的形成和積累制度化

對科技文件的形成和積累實行有效的管理工作，最根本的措施是實行“三納入”，即把科技文件的形成和積累納入科技工作程序，納入生產、科研、基本建設等工作計劃，納入有關部門和有關人員的職責范圍。“三納入”的實質是從加強科技管理入手，將科技文件的形成和積累制度化。實踐證明，只有實行“三納入”，才能做到組織上有保證，制度上有規定，職責上有分工，工作上有安排，管理上有考核。這是確保科技文件形成和積累的行之有效的方法。

（1）納入科技工作程序。這是要求在相關的科技管理制度中，具體規定科技生產活動全過程的每一階段應該形成和積累哪些科技文件，將這些科技文件的名稱、內容明確地規定下來。

（2）納入科技工作計劃管理。這是要求在安排科技生產計劃的同時，把有關科技文件的形成、積累列入計劃之中，同科技工作任務同時下達。具體內容包括：在一項科技生產活動完成后，必須形成和積累完整的科技文件，并按要求歸檔，否則不算完成計劃；在每項計劃中，應當考慮形成和積累科技文件所需的時間，在時間上作出安排；科技檔案部門應會同計劃管理部門，按照計劃規定進行檢查、監督。

（3）納入有關人員的崗位責任制。形成、積累科技文件，本來就是科技人員的職責，之所以納入崗位責任制，是為了使這種職責制度化，以制度的形式明文固定下來，一方面加強有關人員的責任感，另一方面也便于檢查、管理。在實際工作中， “有關人員”主要是指兩方面的人員：一是有關的科技生產人員，包括工程和產品的設計人員、生產操作人員、課題研究人員以及各種自然現象的觀測、勘探人員等；二是有關的科技管理人員，包括設備管理人員、施工管理人員、質量管理人員、工程管理人員以及課題組長、設計（研究）室主任等。

“三納入”是對所有科技生產活動提出的要求，針對某一專業、某一類型的科技生產活動，還可結合其特點進一步具體化。前面提到的“四同步”管理則是“三納入”在科學技術研究活動中運用的產物。

5.運用經濟原則，加強對科技文件形成和積累的監督管理

適當運用經濟原則，是對科技文件形成、積累進行監督管理的有效方式。運用經濟原則，包括外部和內部兩種情況。

對外運用經濟原則，是指對承擔本單位科技項目任務的外單位運用經濟原則。如竣工圖的編制就屬于這種情況。在工程承包合同中，可以明確規定竣工圖的編制是施工單位的責任，并且以經濟原則確保竣工圖的有效編制。對內運用經濟原則，就是將科技文件形成和積累與有關人員的崗位責任制結合起來，把科技文件的形成、積累作為考核與獎勵的一個條件，使科技文件的形成、積累與有關人員的經濟利益合理地聯系起來。

6.建立監督管理網絡，保證科技文件的形成和積累

在一個單位內部，可以建立起自上而下的，由管理人員、科技人員、專兼職檔案人員共同組成的網絡體系，這是保證科技文件完整、準確、系統的重要措施。