科技檔案利用服務的內容與要求

科技檔案利用服務，與建立檢索系統、開展檔案編研是科技檔案工作者開發科技檔案信息資源不可分割的兩個方面，兩者相互銜接，相互促進，其目的都是為了方便用戶的利用，實現科技檔案的價值。

1 科技檔案利用服務的內容

科技檔案利用服務，也稱科技檔案提供服務。它是指采取多種有效的方式，直接提供科技檔案及其信息成品，及時、準確地滿足用戶對科技檔案的利用需求。

科技檔案利用服務的主要內容是：熟悉庫藏科技檔案的內容與成分，了解企事業單位的業務活動及業務流程，掌握用戶對科技檔案信息的需求，通過檔案咨詢、接待等服務方式，把經過篩選鑒別、整序編研出來的科技檔案及信息成品提供給廣大用戶，滿足其利用需要。

前已闡述，科技檔案信息資源開發的主體是由科技檔案工作者與用戶共同組成的，而科技檔案利用服務正是連接兩者之間的橋梁，科技檔案工作的服務性也正是在科技檔案利用服務中直接體現出來的。因此，科技檔案部門必須重視科技檔案利用服務，并將此建設為科技檔案工作的“窗口”，從而樹立科技檔案部門的良好形象；用戶也可以更好地了解科技檔案和科技檔案工作，獲取所需要的科技檔案及其信息。

2 科技檔案利用服務的要求

科技檔案利用服務的要求，概括起來主要有以下四個方面：

1.主動性

存貯在科技檔案中的信息，內容廣泛，門類眾多，僅僅依靠用戶到科技檔案部門查閱，會極大地限制科技檔案作用的發揮。科技檔案工作者應改變過去“為用戶找檔案”的陳舊思維模式，確立“為檔案找用戶”的新觀念，抓住企事業單位科技生產活動信息需求量大的特點，主動上門為各部門服務，采取各種方法、手段和技術，使蘊藏在科技檔案中的靜態信息與生產力各要素緊密結合，轉化為現實的生產力。

科技檔案工作者主動開展利用服務，其前提必須是要“知己知彼”。一方面，要求他們熟悉庫藏科技檔案的種類、內容與成分，對哪些科技檔案能為科技生產活動提供參考和依據，做到心中有數，以便能全面地挖掘出科技檔案信息的價值；另一方面，要求他們了解并掌握科技檔案用戶的利用需求規律和特點，能根據不同人員的不同需要，準確地提供利用服務。

2.時效性

加強科技檔案利用服務的時效性非常重要。首先，科技檔案作為一種信息資源，如果長時間被束之高閣，得不到及時的利用，很大一部分科技檔案信息就會失去利用價值，造成科技檔案信息資源的極大浪費；其次，時間對于企事業單位來說，意味著機會和效益，在決策、研發、生產、經營等活動中需要及時獲取各種信息，以滿足競爭和發展的需要。

科技檔案工作者及時提供利用服務，除了要熟知科技檔案種類、內容、特點及用戶利用需求兩方面的因素外，還要熟悉企事業單位各種工作流程，以便科學地預測，把科技檔案利用服務滲透到企事業單位的各項工作流程中。

3.社會性

科技檔案利用服務的社會性要求，是指面向全社會的運行機制，這不僅是科技專業檔案館同時也是基層科技檔案機構科技檔案利用服務的一個發展趨勢。一方面，信息是現代社會的一種戰略性資源，科技檔案信息不僅對企事業單位內部有用，對外部社會也有著重要的作用；另一方面，每個企事業單位自身形成的科技檔案為其所獨有，因而是稀缺資源，對外提供能為企事業單位帶來經濟效益和社會效益。從某種意義上講，社會化程度也是衡量檔案館（室）利用服務水平的重要標志。

可以預料，隨著未來社會的發展，科研院所、高等院校、工礦企業等單位與社會聯系的加強，社會上利用科技檔案的人員會越來越多。科技檔案工作者應把目光放得長遠一些，認識到利用服務社會性的發展要求，并作出相應的準備。

4.安全性

無論是科技專業檔案館，還是基層科技檔案機構，所保存的科技檔案在一定時間和空間范圍內，都會帶有一定的秘密性。因此，在主動提供利用服務時，特別要注意保證科技檔案信息的安全。

要保證科技檔案信息的安全，必須對科技檔案信息內容與科技檔案用戶采取區別對待的原則，并加以嚴格的控制。首先，對不同機密程度的科技檔案信息要分別對待。比如，一般的科技檔案可以提供閱覽、借閱，技術專利、產品配方等則須嚴格保管，只有具有利用權限的用戶才能查閱、利用。其次，對不同的科技檔案用戶也應區別對待。在檔案館（室），科技檔案信息秘密是相對的，沒有絕對機密而不能利用的科技檔案信息。所謂機密性，是指科技檔案信息被控制在一定的用戶范圍內，密級越高，用戶范圍越小，密級越低，用戶范圍則越大。因此，要保證科技檔案信息的安全，對不同級別的用戶應分別對待，授予不同的用戶以不同的利用權限。

要做到對上述兩因素的有效控制，必須采取可行的措施，如實行完整的利用登記制度，制定利用獎懲措施，鼓勵積極利用檔案，懲罰借利用之名，行竊取情報之實的行為，等等；特別是要把有關規定、辦法等寫入企事業單位的各項規章制度中，并建立相應的監督體系，保證實施。

3 科技檔案利用服務的制約因素

科技檔案利用服務，受到檔案部門內部和外部的多種因素制約，必須認真研究這些因素，理順各種關系，才能使利用服務工作有效地開展起來。

1.利用與保密的關系

做好科技檔案利用服務工作，是科技檔案工作的根本目的；保證科技檔案的安全，特別是保守科技檔案機密，是科技檔案利用服務乃至整個科技檔案工作必須遵循的基本原則之一。顯然，這兩者之間存在著一定的矛盾。

（1）保守科技檔案機密的根本原因。科技檔案是國家或企事業單位科技機密的一個重要組成部分。科技檔案的機要性，是由科技檔案的內容性質所決定的，主要表現在以下兩個方面。

一是科技檔案的經濟性。科技檔案產生于國家經濟建設的各個領域，記錄和反映了企事業單位的各種科技活動內容與各項科技成果。隨著我國正式加入WTO，企業與企業之間、行業與行業之間、地區與地區之間的競爭不斷加劇，要想在競爭中處于有利地位，就必須充分發揮自己的科技優勢，合理使用和保護本單位、本部門、本行業、本地區的尖端技術和科技成果，從而使自己保持在科技上的領先地位或提升競爭能力，這就需要適當地保守有關的科技檔案機密，避免因泄露科技秘密而有損單位、部門、行業或地區的利益。

二是科技檔案的政治性。這是科技檔案經濟性的一種最高表現。由于人類社會的各類政治矛盾無不源于經濟利益的沖突，而科技檔案的許多內容又與各種經濟利益有著最為直接的聯系，因此，從政治矛盾的基本性質出發，我們就不難發現，科技檔案機密在階級與階級、國家與國家之間，更多地體現在政治上。在我國，科技檔案是國家財富的重要組成部分，其內容體現了整個國家的利益，這一點在國家各類尖端技術生產科研部門和軍事設施設計建設部門表現得尤為突出。所以，從國家的角度強調保守科技檔案機密，實際上是突出科技檔案內容的政治性，這在當今紛繁復雜的國際環境下是非常必要的。那種認為科技檔案無密可保或忽視科技檔案機密政治性質的觀點是不利于國家安全和政治利益的。

（2）利用與保密是辯證統一的關系。開發利用科技檔案和保守科技檔案機密，是黨和國家賦予檔案部門的兩個不同方面的重要職能，都具有一定政策性和科學性，二者之間的關系是辯證統一的。

首先，利用和保密都是相對的。開發利用科技檔案，是科技檔案工作的根本目的，科技檔案的利用是否科學有效，直接影響到科技檔案工作的效益及其存在的價值。但是，毫無限制地利用科技檔案，任何人在任何情況下都可以隨意利用科技檔案，是不符合我國現代化建設的根本利益的。這種“利用”并不是科學意義上的開發利用，它缺乏利用科技檔案中所規定的目的性，是盲目和無原則的“利用”。因此，毫無原則和毫無控制地利用科技檔案對我們的各項工作是有害無益的，這就必須要引入適當的控制機制。從科學管理的角度來看，保守科技檔案機密，實際上是一種控制手段，同時也是開發利用目的的組成部分。

但是，毫無政策性地擴大保密范圍，使科技檔案保密絕對化，則無異于禁止科技檔案的利用。科學正確的保密觀念和保密措施，應當有助于科學有效地利用科技檔案，對開發利用起著良好的促進和控制作用。因此，要進行科技檔案的利用，就必須同時做好科技檔案的保密工作；保守科技檔案機密，也必須在有助于促進開發利用的前提下進行。特別應指出的是，開發利用科技檔案與保守科技檔案機密，二者都是為現代化建設服務的，應當在這個基礎上協調兩者的關系。

其次，利用和保密的政策性和科學性也是一致的。利用科技檔案與保守科技檔案機密，都是政策性和科學性很強的工作，在利用科技檔案的過程中，二者的政策性和科學性是統一的，這是因為二者的根本目的是一致的。當然，在具體的工作中，保守科技檔案機密更側重于突出政策性，而科技檔案利用則更強調科學性，這實際上是科學有效的要求在兩個工作方面的不同體現。重視保密的政策性和利用科學性的統一，有以下四點需要認真地對待：一是正確劃定保密的范圍，保密不僅不能影響科技檔案的正常利用，而且還應促進科技檔案利用更為科學有效地進行。二是在保密范圍內也要開展科技檔案利用，保密不等于完全封閉，即使密級最高的科技檔案，也總是要在一定范圍內利用的。因此，對于保密的科技檔案，必須依據其密級確定相應的利用范圍以及需辦理的相關手續。三是保密是有時間性的，科技檔案的機密等級不是一成不變的，隨著時間的推移和科學技術的不斷發展，原定的密級會逐步降低直至完全開放。科技檔案機密的時間性要求檔案部門及時做好科技檔案利用范圍的調整和利用手續的簡化。四是單純源于科技檔案經濟性的保密，檔案部門可以通過有償服務的方式從受讓方得到必要的經濟補償，從而使保密與利用的矛盾在經濟杠桿的作用下得到解決。當然這只局限在部分科技檔案的范圍之內，對于那些有關國家利益的科技機密，是不可能用金錢來衡量的。所以，科技檔案的有償服務只是處理保密與利用關系的一種特殊形式。

綜上所述，在利用和保密兩者關系的處理上，對保密放松警惕或不負責任的輕率態度是必須加以克服的；把保密與利用對立起來，使保密擴大化、絕對化的做法也是必須要加以糾正的。

2.針對性與多元化的關系

提高科技檔案利用服務的質量，既離不開服務對象與服務內容的針對性，也離不開服務方式與服務手段的多元化，更離不開這兩者的有機結合。科技檔案形成于科技生產活動中，其管理和利用的最終目的同樣也是服務于科技生產活動。因此，科技檔案利用服務必須直接針對科技生產活動的客觀需要來展開。有針對性地服務，主要表現為兩種形式：一是科技檔案利用服務的經常性，二是科技檔案利用服務的偶然性。前者是指科技檔案利用服務，應立足于那些經常性的利用需求；后者是指這項工作還應滿足某些專門的特殊利用需要。科技檔案工作者要把為那些經常利用檔案的部門和人員服務作為工作的基礎，提高服務的質量；把根據特定需要開展的特殊服務作為拓寬工作范圍的契機，從偶然性中發現必然性，將一些偶然提供科技檔案用戶分析的專門服務，轉化為經常性的利用服務活動，從而明確科技檔案利用服務的范圍。

多元化服務是針對性服務要求的必然補充，它是由科技檔案的特點和用戶對科技檔案信息需求的特點決定的。一方面，科技檔案門類眾多、載體復雜；另一方面，利用科技檔案的部門和人員種類多、數量大，往往帶有不同的利用目的。多元化的檔案內容和形式、多元化的利用需求，必然要求科技檔案工作尤其是科技檔案利用服務工作以多元化的服務方式與之相適應。

多元化的服務，主要表現為兩個層次：一是提供利用服務方式的多元化，即采用出借、閱覽、復制、咨詢等多種方式開展利用服務；二是提供給用戶利用的信息內容多元化，包括綜合檔案信息和其它非檔案信息。現代社會信息綜合集成的趨勢越來越明顯，單純的科技檔案信息利用，已不能滿足用戶所有的信息需求。以現代企業為例，企業信息流的成分十分復雜，除了內部形成的被記錄下來的原生信息外，還包括其它形式的、來源于報紙、圖書、資料等載體的政策、技術、標準、人才等信息，單純的科技檔案或檔案利用服務肯定不能勝任企業信息服務的全部職責，檔案利用服務只是企業信息服務工作的一部分。檔案部門應同圖書、情報以及其它業務部門密切配合，采取跟蹤服務、定題服務等多種形式，把整合集成的信息提供給用戶。

在多元化服務的過程中，科技檔案工作者應認識到：第一，科技檔案信息是信息“家族”的重要組成部分，其真實性、準確性獨占鰲頭，無可替代；第二，科技檔案信息必須與其它信息綜合運用，才能全面發揮其價值；第三，科技檔案信息必須在利用服務中保持相對獨立性，以保證科技檔案信息的安全。

實踐證明，凡是在科技檔案利用服務方式上走針對性與多元化相結合道路的檔案部門，科技檔案工作就充滿生機、富有活力，最終取得良好的經濟效益和社會效益。