科技檔案信息資源開發(fā)管理

科技檔案信息資源開發(fā)，是由一系列相互獨立、同時又相互依存的工作內(nèi)容構(gòu)成的一項系統(tǒng)工程。對科技檔案信息資源開發(fā)實行科學的管理，就是要從制度上、人員配備上和控制手段上加強對系統(tǒng)業(yè)務、經(jīng)營、成果及組織的協(xié)調(diào)和引導，以促使其保持良性的運轉(zhuǎn)狀態(tài)，高質(zhì)量、高效率地開發(fā)科技檔案信息資源。

1 科技檔案信息資源開發(fā)業(yè)務管理

科技檔案信息資源開發(fā)業(yè)務管理主要是制定工作計劃，組織協(xié)調(diào)人、財、物等各種要素，并根據(jù)形勢的發(fā)展和需求的變化，對開發(fā)活動進行指揮和控制，以促使開發(fā)工作各個環(huán)節(jié)的同步發(fā)展。其內(nèi)容包括：業(yè)務計劃、組織協(xié)調(diào)、質(zhì)量控制和開發(fā)工作標準化。

1.業(yè)務計劃

為了有效地管理科技檔案信息資源開發(fā)，首先必須對整個工作統(tǒng)籌安排，制定計劃。一般說來，開發(fā)工作業(yè)務計劃的基本內(nèi)容有：

（1）開發(fā)工作的目的和要求；

（2）開發(fā)工作的內(nèi)容和范圍，主要的項目名稱、項目來源等；

（3）開發(fā)工作的組織分工和責任；

（4）開發(fā)工作的進度與安排；

（5）與有關(guān)單位、部門的協(xié)作；

（6）成開發(fā)工作的其它事項。

以上內(nèi)容的核心，就是要解決3個“W”和1個“H”的問題，即業(yè)務計劃要明確指出“做什么”（What）、 “誰來做“（who）、 “何時做”（when）、和“如何做”（how）。

2.組織協(xié)調(diào)

科技檔案信息資源開發(fā)的各個環(huán)節(jié)，包括科技檔案信息的輸入、加工、輸出、活化等，是一個有機的整體。在業(yè)務管理的過程中，要科學地反映各環(huán)節(jié)的內(nèi)在聯(lián)系，使之具有協(xié)調(diào)一致的能力，形成統(tǒng)一的管理系統(tǒng)。根據(jù)開發(fā)工作的特點和科技檔案信息的運動規(guī)律，開發(fā)系統(tǒng)的組織協(xié)調(diào)主要有以下四個方面。

（1）預先性的組織協(xié)調(diào)。這是指在開發(fā)計劃實施前所進行的組織協(xié)調(diào)，其內(nèi)容包括：根據(jù)開發(fā)計劃的目標和任務選擇、配備人員，配置技術(shù)設備，落實有關(guān)經(jīng)費。

（2）過程性的組織協(xié)調(diào)。即在開發(fā)計劃實施過程中的組織協(xié)調(diào)，內(nèi)容有：貫徹執(zhí)行有關(guān)的規(guī)定，對開發(fā)活動進行定期或不定期的檢查，并處理已發(fā)現(xiàn)的各種問題。

（3）反饋性的組織協(xié)調(diào)。是指通過開發(fā)活動的結(jié)果來協(xié)調(diào)控制未來的開發(fā)活動，內(nèi)容有：開發(fā)計劃完成情況分析，效益分析，經(jīng)費收支狀況分析等。

（4）總體性的組織協(xié)調(diào)。這是指檔案行政管理部門和專業(yè)主管部門依據(jù)有關(guān)的總體發(fā)展目標，在管理體制、任務安排、力量選配、資源配置和經(jīng)費投入等方面，對各地區(qū)、各部門、各單位的開發(fā)工作進行的協(xié)調(diào)控制。

3.質(zhì)量控制

開發(fā)工作的質(zhì)量控制主要是對開發(fā)成品、信息服務全過程的控制。開發(fā)成品及其服務質(zhì)量都要接受用戶的檢驗，并通過利用效果反映出來。實行全面質(zhì)量管理，其原因有二：一是開發(fā)工作已由無償服務轉(zhuǎn)變?yōu)闊o償與有償相結(jié)合的服務，如果沒有高質(zhì)量的開發(fā)成品，就難以吸引用戶，當然也就難以產(chǎn)生社會效益和經(jīng)濟效益；二是信息市場日趨繁榮，信息產(chǎn)品與服務的競爭也日趨激烈，用戶對信息產(chǎn)品與服務的要求也越來越高，只有高質(zhì)量的開發(fā)成品，才能滿足用戶的需求。

對開發(fā)工作實施質(zhì)量控制，其基本內(nèi)容是：確定質(zhì)量目標，提出質(zhì)量要求，明確質(zhì)量管理方向，做到檢查有標準，考核有依據(jù)，實現(xiàn)管理科學化。

4.開發(fā)工作標準化

開發(fā)工作的標準是指開發(fā)工作中的各項技術(shù)規(guī)范。通過標準化能使開發(fā)工作由繁變簡，由雜亂走向統(tǒng)一，確保開發(fā)成品的質(zhì)量，更好地實現(xiàn)科技檔案信息資源的共享。開發(fā)工作的標準化主要包括信息代碼標準化、著錄格式標準化、檢索語言標準化和開發(fā)成品標準化等。

2 科技檔案信息資源開發(fā)經(jīng)營管理

科技檔案信息資源開發(fā)要以經(jīng)濟建設為中心，調(diào)動一切積極因素，最大限度地滿足經(jīng)濟建設的信息需求，促使科技檔案信息盡快轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。為此，在開發(fā)過程中適當引進產(chǎn)業(yè)化的運作方式，建立與市場經(jīng)濟相適應的經(jīng)營管理體制是十分必要的。

科技檔案信息資源開發(fā)經(jīng)營管理主要包括開發(fā)項目的選擇、開發(fā)成品的生產(chǎn)、價格、推銷和信息市場的開發(fā)等內(nèi)容，其核心就是要加強開發(fā)過程中的經(jīng)濟管理。

1.經(jīng)費管理

這里的經(jīng)費是指投入開發(fā)活動的經(jīng)費，包括有關(guān)部門計劃下?lián)艿墓嫘苑战?jīng)費和根據(jù)其經(jīng)濟效益籌措的計劃外經(jīng)費兩部分。經(jīng)費管理的原則是：根據(jù)社會發(fā)展的客觀需求，結(jié)合其服務目標和市場變化，靈活運用，在服務經(jīng)營過程中提高資金的使用效益，以盡可能少的投入，產(chǎn)生最佳的經(jīng)濟效益和社會效益。經(jīng)費管理的具體任務是開源、運轉(zhuǎn)、創(chuàng)效益。開源是指資金的籌措，要多渠道籌集資金；運轉(zhuǎn)是指合理、有效地使用資金，加速資金的周轉(zhuǎn)；創(chuàng)效益是指通過資金的合理使用，在開發(fā)經(jīng)營過程中提高“投入／產(chǎn)出”比，實現(xiàn)資金的增值。

2.經(jīng)濟核算

主要任務是執(zhí)行國家有關(guān)的財務制度，對資金的收支情況、技術(shù)合同定額、人財物的投入，以及整個經(jīng)費的預算、分配、決算和固定資產(chǎn)分攤等進行全面核算。通過經(jīng)濟核算，建立嚴密的經(jīng)營管理體制，使有限的資金得到充分的、有效的利用。

3.經(jīng)濟責任制

旨在將責、權(quán)、利三者統(tǒng)一起來。通過建立完善的任務考核與獎勵制度，進一步體現(xiàn)按勞分配的原則，從而調(diào)動開發(fā)人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。經(jīng)濟責任制一般有崗位經(jīng)濟責任制、開發(fā)項目承包制以及定額管理和按經(jīng)營收入提成分配等形式。

4.項目合同制

科技檔案部門在承接用戶委托開發(fā)的項目時，一般需與用戶簽定項目合同，規(guī)定任務內(nèi)容、信息提供形式、開發(fā)期限和質(zhì)量要求以及任務完成后科技檔案部門所應獲得的收益等。

5.收費辦法

科技檔案信息資源開發(fā)的方向之一就是要變無償服務為無償服務與有償服務相結(jié)合。有償服務離不開收費的問題。實踐證明：收費過高、過低都不利于開發(fā)工作的順利進行。怎樣才能合理收費呢？科技檔案部門可借鑒信息市場中的價格策略，來確定合理的收費方法。目前常采用的價格策略主要有：壟斷價格、協(xié)商價格、輸出效果價格、區(qū)別性價格、平均價格、免費價格等。選擇何種價格策略，需根據(jù)具體情況，結(jié)合各種價格策略的特點而定。

3 科技檔案信息資源開發(fā)成果管理

科技檔案信息資源開發(fā)成果，是人類聰明才智和科學創(chuàng)造性勞動成果的有機組成部分，它與科學技術(shù)研究成果一樣，都是科學勞動的成果，都是人類社會的寶貴財富。因此，科技檔案信息資源開發(fā)成果也應受到與一般科研成果同樣的重視，并加以科學的管理。

開發(fā)成果管理的核心內(nèi)容是開發(fā)成果的評價。一般說來，評價開發(fā)成果應考慮以下四個因素：

（1）效益大小。這是指開發(fā)成果在科技生產(chǎn)活動中已經(jīng)產(chǎn)生或可能產(chǎn)生的直接與間接、近期與遠期的經(jīng)濟效益和社會效益。

（2）水平高低。是指開發(fā)成果的觀點、概念、方法、理論對科學技術(shù)發(fā)展的作用和影響，技術(shù)上是否有所突破或創(chuàng)新，學術(shù)上是否有獨立見解，是否具有國內(nèi)或國際先進水平。

（3）難易程度。是指開發(fā)的深度和廣度以及開發(fā)過程的復雜程度和協(xié)作規(guī)模等。

（4）適用性。是指開發(fā)成果是否貼近科技生產(chǎn)活動的實際，并能否在科技生產(chǎn)活動中加以運用。

需要特別指出的是，上述四個因素之間既沒有固定的先后順序關(guān)系，也沒有不變的權(quán)重大小。實際進行時，通常與開發(fā)成果鑒定一起由鑒定人員根據(jù)具體的成果類型綜合評判。

4 科技檔案信息資源開發(fā)組織管理

在科技檔案信息資源開發(fā)過程中，無論是業(yè)務管理，還是經(jīng)營管理，或者是成果管理，都必須由一定的組織來完成。對科技檔案信息資源開發(fā)實施有效的組織管理，才能使它的各項任務及其管理落到實處，從而保證開發(fā)工作的順利進行。

科技檔案信息資源開發(fā)的組織管理是一項科學性很強的工作。對外，組織管理人員面對著錯綜復雜的科技信息市場和各種各樣的用戶，面對著整個社會科學、文化、經(jīng)濟的發(fā)展，如何在這千變?nèi)f化的世界中，掌握用戶的真正需求，做到開發(fā)對路，有的放矢，進行細致的需求調(diào)查和科學的需求預測是非常必要的；對內(nèi)，組織管理人員必須準確核算開發(fā)人員的勞動數(shù)量，認真評估開發(fā)人員的勞動質(zhì)量，并以此作為分配的依據(jù)，這樣才能充分調(diào)動開發(fā)人員的積極性。

組織管理的另一項重要內(nèi)容是公共關(guān)系工作。眾所周知，公共關(guān)系是一種管理藝術(shù)，其主要任務是“內(nèi)求團結(jié)，外求發(fā)展”?？萍紮n案信息資源開發(fā)涉及到各個方方面面的關(guān)系，在組織管理的過程中，首先要樹立良好的形象，對內(nèi)可以增強開發(fā)人員的凝聚力，對外可以產(chǎn)生吸引力增進了解，加強合作；其次要保證信息傳輸暢通，以加強科技檔案部門與外界的聯(lián)系，開發(fā)人員之間的聯(lián)系；再次要協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系，為開發(fā)工作創(chuàng)造良好的環(huán)境條件。