科技檔案信息資源開發效益概述

現代管理學關于效益的一般公式是：

效益＝產出投入

或        效益＝產出／投入

其中的第一個公式為絕對式，用兩者之差表示某次收益的凈值，單位為貨幣單位“元”；第二個公式為相對式，用兩者之比表示，結果通常以百分數表示。這里的“產出”是符合社會需要的產品（包括勞務）總量； “投入”是指社會所耗費、占用的勞動總量（包括活勞動和物化勞動）。所謂“效益”，就是以盡量少的活勞動消耗和物質消耗，生產更多符合社會需要的產品。由于科技檔案信息資源開發與社會的聯系是多方面的，因此，科技檔案信息資源開發的“產品”也能滿足社會多方面的需要，既包括物質文明建設的需要，也包括精神文明建設的需要。自然而然地，科技檔案信息資源開發所創造的效益，也就包括經濟效益和社會效益。

1 科技檔案信息資源開發的經濟效益

經濟效益一般是指人們在科技生產活動中所取得的經濟利益，它是與滿足人們物質文明的需要相對應的。具體地講，是指人們在從事經濟活動過程中，用盡可能少的勞動消耗，取得盡可能多的勞動成果。開發科技檔案信息資源能產生豐厚的經濟效益，這既有堅實的理論依據作基礎，也有不勝枚舉的實例做佐證。環顧常見的領域，開發科技檔案信息資源，產生經濟效益的例子隨處可見。

——在基本建設方面，從基建工程的勘測、設計、施工到竣工使用、維修以至改建、擴建等，開發利用科技檔案信息資源能夠獲得可靠的技術依據，提高工作效率與工程質量，避免重復勞動、物資浪費，節約大量建設投資。

——在工業生產方面，從產品的研制、設備的使用維修、技術改造到提高產品質量都離不開科技檔案信息資源的開發利用。

——在農業生產方面，開發工作也為促進科技進步、提高農業產量作出了貢獻。

——在城市管理方面，隨著管理現代化程度的日益提高，對科技檔案信在交通、運輸、能源、電力、電信等領域，開發利用科技檔案信息資源不僅可以為本部門直接創造經濟效益，而且也可為整個社會創造經濟效益。

開發科技檔案信息資源，為什么能產生經濟效益？科技檔案是人們在科技生產活動中形成的原始記錄，人們科技生產活動的結果不僅有實實在在的“硬成果”產生，而且也有反映其過程及結果的“軟成果”形成，這就使得科技檔案一方面具有一般檔案的共性——原始記錄性，另一方面也是更主要的，它是科學技術的一種存在形式。雖然我們不能將科技檔案與科學技術劃等號，但我們幾乎完全可以斷言：人類社會發展到今天，任何一項科學技術其最初的存在形式都是科技檔案。

明確了這一點，我們再來分析科學技術與生產力之間的關系。科學技術是第一生產力，科學技術同生產力的基本要素之間是密切結合的關系，有人曾用一個簡單的數學公式表示其兩者之間的關系：

社會生產力＝科學技術×（勞動者＋生產工具+勞動對象＋……

這就清楚地表明了科學技術處于第一生產力的位置，同時也說明科學技術應用于生產勞動過程，就能轉化為生產力，參與創造新的價值，創造經濟效益。作為科學技術主要存在形式的科技檔案，自然在科學技術轉化為現實生產力的過程中，起著十分重要的作用——中介作用。

2 科技檔案信息資源開發的社會效益

科技檔案信息資源開發的社會效益，主要是指通過利用科技檔案信息解決社會問題和促進社會進步。社會效益與經濟效益不同，很難從數量的角度給予定量的描述，但我們又不能忽視社會效益的存在，而且有時社會效益也是非常重要而巨大的。下面我們列舉幾點，就很能說明問題：

——在編史修志方面，特別是編修諸如工業、交通、郵電、水利、電力等專業史志時，科技檔案信息扮演著極其重要的角色。1991年全國各行各業利用館藏檔案編史修志占利用總量的45.5%，顯然這里多數是科技檔案信息。

——在宣傳教育方面，科技檔案信息可作為生動、形象的素材，在促進社會可持續發展過程中，為提高全民的素質、改變人們的精神面貌和道德面貌、協調人與自然的關系發揮重要作用。

——在科技生產領域，常常需要發揮科技檔案的憑證作用，來解決個人之間、單位之間、地區之間、甚至國家之間的產權爭執，來解決職稱晉升、職務考核中的依據問題。

3 社會效益與經濟效益的關系

開發利用科技檔案信息資源，既能創造經濟效益，又能產生社會效益。那么兩者之間究竟是什么關系呢？

從理論上來看，社會效益是一個廣泛的概念。就開發科技檔案信息資源的社會效益而言，無論是編史修志效益、教育宣傳效益、保護責任者權益，還是經濟效益等，都包括在社會效益之內。換句話說，經濟效益是社會效益的一部分，社會效益包含經濟效益。因為，開發科技檔案信息資源是通過科學技術和文化知識的傳遞，來提高勞動者的科學文化素質，改進生產工具，改變勞動數量和勞動質量，推動社會生產力的發展，創造出經濟效益。經濟效益本身，就是一種社會性的概念。所以，社會效益和經濟效益的關系，就是總體與部分的關系。但通常我們總是把這兩者看成是并列的，而且已約定俗成。要將這種觀念改變過來，決非易事。在此情況下，正確處理好兩者的關系就顯得尤為重要。

第一，社會效益與經濟效益并列，非兩者對立。在特定的條件下，兩者可以轉化。如將開發的成果用于宣傳教育，可提高勞動者的素質，從而導致經濟效益的增長。

第二，開發科技檔案信息資源所創效益，既包括經濟效益，也包括社會效益，而這兩者中又以經濟效益為主。從某種意義上來說，檔案工作的重點要轉移到為經濟建設服務上來，主要就是針對科技檔案工作的，進一步講就是針對科技檔案信息資源開發的。

因此，我們在科技檔案信息資源開發過程中要重點考慮經濟效益，也不忽視社會效益。

4 科技檔案信息資源開發所創經濟效益的特點

開發科技檔案信息資源所創效益主要是經濟效益，而所創經濟效益又是有很多特點的。了解這些特點，有利于我們對其進行正確的分析和科學的計算。

1.廣域性

經濟效益廣域性的特點，是由科技檔案的形成規律和利用規律決定的。由于科技檔案形成的廣域性，以及科技檔案信息繼承性、共享性的特點，使得科技檔案信息資源開發的經濟效益呈現出廣域性的特點。從行業的廣域性看，工農業生產對其開發可產生巨大的經濟效益，交通運輸、水利電力、礦山城建對其開發也可產生經濟效益。從一個單位看，對內自然會產生很大的經濟效益，對外也會產生經濟效益，許多單位將開發“成品”拿到科技信息市場“掛牌”出售，就是例證。對此，科技檔案工作者應當高起點、全方位地開發科技檔案信息資源，計算其經濟效益時也應考慮到各個方方面面。

2.條件性

在物質生產領域和非物質生產領域中，任何一個部門和單位，要獲得經濟效益都必須具備一定的條件。在物質生產領域中，如果沒有勞動資料和勞動對象，只憑一雙手，是不可能產生經濟效益的；在非物質生產領域中，如果不尋求與經濟建設的結合點，參與或服務于經濟建設，也不可能有經濟效益。所以，任何一個領域、單位的任何一項活動，產生經濟效益都有一定的條件性。開發工作所創經濟效益的條件性，具體表現在以下兩個方面：

第一，需要一定的經費投入，支付管理、保護和開發的費用，確保科技檔案齊全、完整，確保開發成品適銷、對路。否則，經濟效益就不可能產生。

第二，開發工作必須有用戶的密切配合，離開了用戶，開發成品只能束之高閣，而遠離經濟建設的主戰場，當然也就談不上經濟效益。

3.隱含性

從科技檔案形成及管理過程來看，人們所投入的勞動主要體現在兩個方面：一方面是科技檔案的內容記述、反映的科技生產活動成果，凝聚著科技生產人員的辛勤勞動；另一方面是圍繞科技檔案材料本身從收集到開發利用整個過程科技檔案工作者的勞動。前者得到了大家的承認和賞識。后者盡管也包括大量而具體的內容，科技檔案工作者也為之付出了腦力勞動和體力勞動，但由于與前者產生的效益合在一起，往往得不到人們的注意，得不到大家的承認。這便是科技檔案信息資源開發所創經濟效益隱含性的特點。這種隱含性，遮擋了人們的視線，影響了人們對科技檔案作用的認識，更削弱了科技檔案工作在經濟建設中的地位。所以說，把這種隱含的經濟效益給予明確的揭示，并加以量化，無疑有著重要的意義。

4.避損性

一般的經濟效益都表現為創收多少、獲利多少，開發科技檔案信息資源所創經濟效益當然也有這樣表示的。例如：向外單位有償提供科技檔案復制件，獲效益（轉讓費與成本之差）多少；開發利用科技檔案增加產量、提高質量、擴大銷售，獲得效益多少，這種形式的效益用獲利多少表示，而且獲利是實實在在的。但在開發科技檔案信息資源所創效益中，大部分并非如此，往往是用減少多少付出來體現的。如開發科技檔案信息資源，節約原材料、能源多少，節約工作量多少，更有甚者是避免多少損失。這樣的效益，我們不妨稱之為避損效益。避損效益當然也屬效益之范疇，但它與一般效益相比區別也十分明顯：一是數值難以確定，二是往往不太容易引起人們的重視。

5.模糊性

開發科技檔案信息資源產生經濟效益，長期以來不被人們所重視、認識，還因其具有模糊性的特點。這種經濟效益絕大多數情況下包含在整個經濟活動所創造的經濟效益中，所占的份額是大、是小，是輕、是重，由于人們觀察問題的角度不同，認識水平也有差異，因此經常是仁者見仁，智者見智，差別甚大。有時甚至會出現幾乎是兩個極端的估價。

科技檔案信息資源開發所創經濟效益的上述特點，使其計算有很大的難度。現代管理科學，特別是模糊數學的出現，為我們科學地解決這一難題提供了可能，當然這需要有一個較長的過程。1994年國家檔案局發布的《開發利用科技檔案所創經濟效益計算方法的規定（試行）》，就是一個很好的嘗試。