科技檔案信息資源開發(fā)的含義與任務(wù)

1 科技檔案信息資源開發(fā)的含義

科技檔案信息資源開發(fā)，就是檔案部門通過科學(xué)手段，對(duì)科技檔案信息資源進(jìn)行多層次的加工、整理，將蘊(yùn)藏于其中有價(jià)值的、適應(yīng)用戶需求和社會(huì)發(fā)展需要的各類信息挖掘出來，提供給用戶，并通過用戶對(duì)其利用進(jìn)而實(shí)現(xiàn)科技檔案價(jià)值的全部過程。

從社會(huì)意義上講，科技檔案信息資源開發(fā)的目的就是實(shí)現(xiàn)科技檔案的價(jià)值，促進(jìn)科技進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展。如何達(dá)到這一目的呢？顯然，僅僅依靠科技檔案工作者的努力是不夠的，還必須通過用戶對(duì)加工出來的科技檔案信息進(jìn)行利用。因此，只有將科技檔案工作者和用戶的勞動(dòng)有機(jī)地結(jié)合起來，才能實(shí)現(xiàn)科技檔案的全部?jī)r(jià)值，才能產(chǎn)生社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，科技檔案信息資源開發(fā)也才算最終完結(jié)。

按此分析，科技檔案信息資源開發(fā)主體就不僅僅是科技檔案工作者，也包括科技檔案用戶在內(nèi)。一方面科技檔案工作者通過科學(xué)的手段，對(duì)科技檔案進(jìn)行加工，充分揭示科技檔案的內(nèi)容特征和形式特征，并將其傳輸給科技檔案用戶；另一方面用戶根據(jù)科技檔案部門傳輸?shù)目萍紮n案信息，主動(dòng)利用，并加以活化，最終產(chǎn)生效益。顯然，前者是科技檔案信息資源開發(fā)的必要條件，后者則是科技檔案信息資源開發(fā)的最終目的。將科技檔案用戶納入科技檔案信息資源開發(fā)的主體范疇，也是建立開放的科技檔案信息資源開發(fā)系統(tǒng)的必然要求。它可以改變科技檔案部門“只重開發(fā)成品數(shù)量，而忽視開發(fā)效益”的狀況，真正將用戶的利用需求放在首位，更好地為各項(xiàng)工作服務(wù)。

2 科技檔案信息資源開發(fā)的任務(wù)

科技檔案信息資源開發(fā)的主體由科技檔案工作者和用戶組成，我們可從這兩方面來說明科技檔案信息資源開發(fā)的任務(wù)。

科技檔案工作者的任務(wù)，包括以下五個(gè)方面：

（1）內(nèi)調(diào)外查。“內(nèi)調(diào)”，是指熟悉科技檔案庫藏，弄清“家底”，否則“巧婦難做無米之炊”，此乃“知己”； “外查”，是指調(diào)查用戶的利用需求，研究和掌握不同用戶的利用規(guī)律，從而保證開發(fā)的科技檔案信息針對(duì)性強(qiáng)，準(zhǔn)確率高，此乃“知彼”。通過調(diào)查研究，吃透兩頭，以求獲得最大的效益。

（2）編輯研究。簡(jiǎn)稱編研。科技檔案有三方面的構(gòu)成要素：①科技檔案的記錄手段：符號(hào)系統(tǒng)；②科技檔案的物質(zhì)表現(xiàn)：載體形態(tài)；③科技檔案的核心要素：信息內(nèi)容。與之相對(duì)應(yīng)的科技檔案編研也有以下三種方式。

一是對(duì)科技檔案內(nèi)容的記錄和反映手段進(jìn)行編研。例如：文字的轉(zhuǎn)化（翻譯）、內(nèi)容與字詞的詮釋、將文字轉(zhuǎn)換為表格、把數(shù)值轉(zhuǎn)換成圖譜等。此類編研的目的在于擴(kuò)大覆蓋面，通俗易懂，幫助用戶迅速而方便地利用科技檔案信息。

二是對(duì)科技檔案的載體進(jìn)行轉(zhuǎn)化。由于科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，科技檔案載體也呈現(xiàn)出多樣化的發(fā)展趨勢(shì)。這一方面解決了科技檔案信息高密度存貯的問題，另一方面也解決了科技檔案高效率傳輸和檢索問題。隨著現(xiàn)代化技術(shù)的日益普及，科技檔案的載體，如印刷型載體、縮微型載體、聲像型載體和電子型載體相互之間的轉(zhuǎn)化已成為可能。比如，我們常把某產(chǎn)品說明方面的文件材料制作成錄像帶、將科技檔案信息上網(wǎng)等就屬于此類。

第三，對(duì)科技檔案的信息內(nèi)容進(jìn)行編研。由于科技檔案直接形成于各項(xiàng)科技生產(chǎn)活動(dòng)中，因此，無論從科技檔案信息內(nèi)容的系統(tǒng)性來看，還是從科技檔案信息內(nèi)容的可利用性來看，進(jìn)行科技檔案內(nèi)容的編研都是非常重要，而且這早已成為科技檔案編研中的主要內(nèi)容。根據(jù)對(duì)信息內(nèi)容加工程度的不同，其成果有一次性、二次性、三次性或匯編型、文摘型、編纂型三種之分。

（3）建庫建網(wǎng)。為了實(shí)現(xiàn)科技檔案信息資源的共享，同時(shí)也為科技檔案信息的高速傳輸、快速檢索創(chuàng)造條件，科技檔案部門建庫建網(wǎng)勢(shì)在必行。建庫包括建立科技檔案全文數(shù)據(jù)庫、科技檔案題錄數(shù)據(jù)庫、專題數(shù)據(jù)庫等；建網(wǎng)是指建立科技檔案信息系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)。在當(dāng)前條件下，首先要處理好數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與手工檢索工具之間相互協(xié)調(diào)的問題，因?yàn)檫@兩者并非相互排斥的關(guān)系；其次要打破條塊分割、各自為政、單位所有制、部門所有制的局限，走聯(lián)合共建之路，形成規(guī)模效應(yīng)。這樣不僅克服了單一檔案部門開發(fā)能力不強(qiáng)、信息交流渠道不暢的弱點(diǎn)，而且可充分發(fā)揮信息網(wǎng)絡(luò)輻射的作用，吸引更多的科技檔案用戶，為實(shí)現(xiàn)科技檔案價(jià)值提供物質(zhì)保障。

（4）利用服務(wù)。這是科技檔案信息資源開發(fā)與經(jīng)濟(jì)建設(shè)、科技進(jìn)步直接掛鉤的基本手段。科技檔案部門應(yīng)在傳統(tǒng)的提供利用基礎(chǔ)上，大力開展咨詢服務(wù)、專題服務(wù)、跟蹤服務(wù)等多種服務(wù)形式，努力使科技檔案信息進(jìn)入各種信息市場(chǎng)，實(shí)行有償交流和服務(wù)，并借助于先進(jìn)設(shè)備，擴(kuò)大科技檔案信息的輻射面。

（5）用戶教育。用戶是科技檔案信息資源開發(fā)的主體之一，也是最能動(dòng)的因素，其表達(dá)需求的能力、查找信息的能力、轉(zhuǎn)換信息的能力、物化信息的能力均直接影響科技檔案信息資源開發(fā)效益的實(shí)現(xiàn)。為此，對(duì)用戶進(jìn)行教育也應(yīng)納入科技檔案工作者的開發(fā)任務(wù)中。

科技檔案用戶的任務(wù)，包括以下兩個(gè)方面：

（1）主動(dòng)檢索。用戶要從浩如煙海的信息資源中找到自己所需要的科技檔案信息，就必須主動(dòng)檢索。隨著科技檔案信息資源開發(fā)工作的日趨完善，信息市場(chǎng)的逐步健全，科技檔案工作者的提供利用也會(huì)與用戶的主動(dòng)檢索相銜接、相接軌。當(dāng)然，對(duì)用戶來講，熟練運(yùn)用各種檢索工具，努力提高信檢索能力也是信息時(shí)代所要求的。

（2）創(chuàng)造效益。用戶找到自己所需的科技檔案信息，通過其勞動(dòng)，特別是復(fù)雜勞動(dòng)及抽象勞動(dòng)，進(jìn)行信息活化，從而創(chuàng)造出效益。效益的產(chǎn)生才意味著開發(fā)工作的完結(jié)。

3 科技檔案信息資源開發(fā)系統(tǒng)

為了完成科技檔案信息資源開發(fā)的任務(wù)，建立科技檔案信息資源開發(fā)系統(tǒng)是十分必要的。它是為收集、處理、存貯、傳遞科技檔案信息并加以活化而建立的人工系統(tǒng)，通常可作為科技檔案管理系統(tǒng)的子系統(tǒng)。

系統(tǒng)論告訴我們：系統(tǒng)可分為自然系統(tǒng)和人工系統(tǒng)，人工系統(tǒng)又分為物質(zhì)流系統(tǒng)和信息流系統(tǒng)。信息流系統(tǒng)又可分為信息流通系統(tǒng)和信息處理系統(tǒng)兩種，前者不改變信息本身的結(jié)構(gòu)與形態(tài)，只是把信息從此處傳到彼處；后者則對(duì)信息加工處理，使之獲得新的結(jié)構(gòu)與形態(tài)，產(chǎn)生新的信息。

科技檔案信息資源開發(fā)系統(tǒng)具有信息流通系統(tǒng)和信息處理系統(tǒng)的雙重特性。原始的科技檔案管理系統(tǒng)基本上是一般的信息流通系統(tǒng)，按科技檔案的原貌來傳遞信息。隨著社會(huì)信息化程度的提高，科技檔案及其信息的社會(huì)功能越來越凸顯出來，整個(gè)社會(huì)對(duì)科技檔案信息的要求不斷提高。人們不僅需要利用原始的科技檔案信息，而且更渴望得到經(jīng)過加工處理的、集中有序的科技檔案信息，這就從客觀上要求科技檔案信息資源開發(fā)系統(tǒng)具備信息處理的特性與能力。因此，我們?cè)谠O(shè)計(jì)與建立科技檔案信息資源開發(fā)系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)著眼于這種雙重性的特點(diǎn)，建立具有雙重性的科技檔案信息資源開發(fā)系統(tǒng)。

科技檔案信息資源開發(fā)系統(tǒng)通常包括以下六個(gè)方面的功能：

1.輸入功能

科技檔案信息資源開發(fā)系統(tǒng)輸入的主要對(duì)象是科技檔案信息，它是開發(fā)的基礎(chǔ)。因此，對(duì)于開發(fā)系統(tǒng)來說，最首要的課題就是解決科技檔案信息源源不斷地輸入、補(bǔ)充的問題。此外，系統(tǒng)的輸入還包括反饋信息的輸入，即將用戶利用后的效果信息輸入系統(tǒng)，并對(duì)系統(tǒng)的運(yùn)行產(chǎn)生影響。反饋信息可以對(duì)開發(fā)系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)節(jié)，使系統(tǒng)達(dá)到最佳狀態(tài)。

2.存貯功能

開發(fā)系統(tǒng)的存貯功能是指系統(tǒng)貯藏各種科技檔案信息的能力。從檔案箱、檔案柜這樣的存貯形式到計(jì)算機(jī)磁性介質(zhì)的存貯方式，可以看出存貯功能在開發(fā)系統(tǒng)中占有的重要位置。

3.處理功能

開發(fā)系統(tǒng)的處理功能就是對(duì)輸入并存貯的科技檔案信息進(jìn)行各種各樣的加工處理，既有對(duì)科技檔案信息內(nèi)容的加工處理，也有科技檔案信息存在形式上的加工處理，還有科技檔案信息組織方式的加工處理。

4.輸出功能

開發(fā)系統(tǒng)的輸出功能是指將經(jīng)過加工處理的科技檔案信息傳遞、輸出給科技檔案用戶。科技檔案信息的輸出，主要是通過利用服務(wù)實(shí)現(xiàn)的。選擇何種服務(wù)方式，主要考慮接受對(duì)象、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、方法等因素。

5.活化功能

加工處理的科技檔案信息，經(jīng)過輸出，傳遞到用戶手中后，還必須通過用戶的利用，將其活化，才能產(chǎn)生效益，否則只能是一種“擺設(shè)”。活化科技檔案信息，實(shí)際上就是將科技檔案信息與用戶所進(jìn)行的科技生產(chǎn)活動(dòng)緊密結(jié)合起來，或更新技術(shù)，或改進(jìn)工藝，或提高素質(zhì)，或提供憑證，等等。

6.控制功能

開發(fā)系統(tǒng)的控制功能是保證系統(tǒng)的輸入、存貯、處理、輸出等過程正常進(jìn)行、完成系統(tǒng)整體功能的必要條件。只有對(duì)開發(fā)系統(tǒng)實(shí)施有效的控制，系統(tǒng)的其它各項(xiàng)功能才能最優(yōu)化，系統(tǒng)才能以最佳狀態(tài)運(yùn)行。