科技檔案——協助、指導科技文件整理

在科技文件形成、積累以后，特別是在歸檔準備過程中，為了確保歸檔文件的系統和完整，科技檔案部門應根據本單位科技活動的特點和科技文件形成的具體情況，協助、指導科技部門和科技人員做好科技文件歸檔前的整理工作。科技文件整理工作的主要內容包括：對形成的科技文件進行鑒別，把鑒別后的科技文件組成案卷，對組成的案卷進行編目。

1 科技文件鑒別

科技文件鑒別工作的主要內容包括：歸檔文件完整性鑒別、準確性鑒別、屬性鑒別、保存價值與密級的鑒別。

1.完整性鑒別

維護科技檔案的完整，是科技檔案管理的一項基本要求。實現這一要求，應該從科技檔案的前身抓起，做好歸檔文件完整性的鑒別工作。具體來說，在科技文件整理、歸檔之前都應按科技生產活動項目收集齊全、完整成套，不能缺項；在一套科技文件內，整套科技文件應該能夠完整地反映該項科技生產活動的全部內容和歷史過程，其中既有原始性或者依據性文件，又有中間性及結果性文件，不能缺張少頁。科技檔案部門應根據科技生產活動的專業性質以及內容，認真進行檢查并協助、指導科技部門做好歸檔文件完整性的鑒別工作。

2.準確性鑒別

維護科技檔案的準確性，也是科技檔案管理的一項基本要求。實現這一要求，保證歸檔文件的準確性是一個重要方面。圍繞一項獨立的科技生產活動形成的一套科技文件，只有達到兩個“一致”才算準確，一是科技文件同它所記述和反映的科技實體對象或科技生產活動過程一致；二是同一個項目的科技文件相互之間在內容上應該一致，不能前后矛盾，如底圖和藍圖應保持一致，成果報告和實驗記錄或階段小結應保持一致等。由于科技部門及科技人員最熟悉科技文件的形成規律或內容，因此由他們進行科技文件準確性的鑒別最為適當，而科技檔案部門則應給予必要的協助。

3.屬性鑒別

即判斷文件及相關材料的性質歸屬。一般來說，主要是進行科技文件、政務文件、科技資料的鑒別區分。科技檔案部門要協助和指導科技部門，把三者區分清楚，以便挑選出真正的科技文件整理歸檔。由于科技檔案是由科技文件轉化而來的，因此，科技檔案與文書檔案的區分、科技檔案與科技資料的區分，同樣適用于科技文件與政務文件的區分以及科技文件與科技資料的區分。這里不再贅述。

4.密級鑒別

即審查確定應該整理、歸檔的科技文件的機密等級。由于科技文件的性質、作用和重要程度不同，為了便于保管和利用，應該確定科技文件的密級，以便根據不同的密級分別組成案卷。在科技文件的密級劃分上，應以國家相關法規和政策以及本單位的保密規定等為依據，結合本專業、本單位劃分密級的原則和要求，由項目負責人組織進行，科技檔案部門予以協助和指導。目前，常用的密級有三種，即絕密、機密和秘密。

5.保管期限鑒別

歸檔的科技文件應該是具有保存價值的文件。因此，歸檔之前，要根據歸檔制度的有關規定和科技文件的具體情況，鑒別科技文件是否具有保存價值，從而確定哪些文件應該整理歸檔，哪些文件不必歸檔，而且對應該歸檔的科技文件，還應根據其保存價值的大小確定保管期限。保管期限通常有永久、長期和短期三種。確定科技文件保存價值以及保管期限，是歸檔的要求和組成案卷的前提條件。科技檔案部門應主動參與這項工作，從科技檔案和科技檔案管理的角度出發，向相關部門或人員傳授科技文件價值鑒別工作的有關規定、原則和方法，提供科技檔案保管期限表，并給予一定的指導

2 案卷組織

歸檔的科技文件不應是雜亂無章的堆積，而應該經過系統整理，組成案卷。案卷組織是科技文件整理工作的核心內容，這項工作由有關的科技部門承擔，科技檔案部門履行監督、指導的職責。

1.案卷與案卷組織的要求

案卷是一組具有有機聯系的、數量適度的、價值和密級基本相同的科技文件的集合體。它的基本特征體現在質和量兩個方面：從質的方面看，案卷是一組具有有機聯系的科技文件；從量的方面看，案卷內的科技文件有一個相對的數量界限。在案卷組織時，必須按以下四點要求進行。

（1）案卷是一組具有有機聯系的科技文件的組合。“有機聯系”是案卷質的特征，它不能是內容毫不相關的一堆文件的隨意組合，這是案卷組織的基本要求。如何確定科技文件之間是否具有有機聯系呢？方法就是看這些科技文件是不是在一個項目中形成的，如果是，這些文件之間就有聯系；如果不是，這些文件之間就沒有聯系。因此，一個案卷所包括的科技文件必須是在一個項目中形成的。

（2）案卷內科技文件的數量要適度。作為案卷，既要有質的要求，也要有量的規定。這是因為“有機聯系”的范圍伸縮性很大。比如，一架飛機在研發、生產過程中，僅形成的圖紙就有上萬張。顯然，這上萬張圖紙組成一個案卷是難以想象的，既不便于管理，也不便于利用。因此，組織案卷除了要保持科技文件之間的有機聯系外，還必須有一個量的界限，這就是案卷的組合度。

所謂組合度，一般表現為案卷的厚度，而厚度則是由科技文件的張數決定的。由于科技文件的載體復雜，案卷的形式多樣，因此組成案卷的數量界限只能是相對的。具體操作時，可按國家標準《科學技術檔案案卷構成的一般要求》的規定，依科技文件的具體情況確定。一般卷夾的厚度為20mm，卷盒的厚度則有20mm，30mm，40mm，50mm，60mm五種。

（3）案卷內科技文件的保存價值和密級應基本一致。科技文件整理的目的是便于管理和利用。從這一角度來考慮，這一要求是必不可少的。

在一般情況下，一個案卷，既是一組具有有機聯系的文件，也是一組保存價值和密級相同的文件，三者基本上是一致的。但是，這也不是絕對的。這是由于保持“有機聯系”和“區分價值”、“劃分密級”是從三個不同的角度提出的要求，其衡量標準不可能完全一致。解決這個矛盾一般應以保持有機聯系為主，在維護有機聯系的前提下，再考慮按不同價值和密級組織案卷；如果因為區分價值和密級而有損于保持科技文件的有機聯系，那么就不要硬性分開，其價值和密級按“就高不就低”的原則確定，即價值小的服從價值大的，密級低的服從密級高的。

（4）案卷應力求整齊美觀。案卷既是科技業務部門歸檔的成果，也是科技檔案部門管理科技檔案的基本單元。不論是科技檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計工作，還是科技檔案的著錄檢索、提供利用工作，都是以案卷為基本單位進行的。因此，組織案卷是一項基本功，不僅要注重它內在的有機聯系和價值、密級的劃分，而且要做到整齊美觀，便于管理和使用。

2.組織案卷的方法

一個案卷所包含的科技文件必須是在一個項目中形成的；反過來，一個項目形成的科技文件是否只能組成一個案卷呢？答案顯然是否定的，因為一個項目形成的科技文件超過案卷組合度的情況是非常普遍的。如何將一個項目形成的科技文件組成多個案卷呢？

（1）按結構組織案卷。主要適用于機械產品和設備類科技文件。其做法是：按照機械產品和設備的部件或系統將科技文件分別組成案卷。比如，一臺車床，是由床身、傳動機構、變速機構、進給箱、電氣系統、潤滑系統等部分組成。各組成部分的科技文件，各自是一個有機的整體，即可分別組成案卷。

（2）按子項或子課題組織案卷。按子項組織案卷，主要適用于基本建設工程類科技文件。其做法是：按照基本建設工程的子項將科技文件分別組成案卷。比如，某學校基本建設工程由行政樓、教學樓、實驗樓、學生宿舍、圖書館、體育館等子項組成，各子項的科技文件，各自具有更密切的有機聯系，即可分別組成案卷。

按子課題組織案卷，適用于科研課題文件。大的科研課題常常是由若干個子課題構成，每個子課題的科技文件具有更密切的聯系，可分別組織案卷。

（3）按工序或階段組織案卷。這是根據科技生產活動的程序，把反映同一程序或過程的科技文件組成一個案卷。這種方法適用性較廣。比如，工藝文件可以按加工工序的不同，組織相應的案卷；科研、設計文件，可以按科研、設計階段組織案卷；產品文件可以按生產流程組織案卷；地質勘探文件可按踏勘、初探等工作進程組織案卷。

（4）按專業組織案卷。這是按照科技文件內容所涉及到的專業，來分別組成案卷。比如，一個機械產品的工藝材料，可以按鑄造、鍛造、熱處理、焊接、電鍍、油漆等不同專業，分別組成案卷；工程設計和基本建設工程的圖樣文件，可以按土建、結構、水暖、通風、電氣等不同專業，分別組成案卷。

（5）按問題組織案卷。這是按照科技文件反映的不同問題，分別組織案卷。比如，某項綜合調查或考察、某個專業討論會、某方面的合理化建議等，均可按照調查或考察、討論和建議中的不同問題，將科技文件分別組成案卷。

（6）按名稱或文件性質組織案卷。前者是按照科技文件的不同名稱，分別組織案卷。這種方法適用于所含內容都十分明確的科技文件。比如，設計任務書、計算書、說明書、工程預算或決算、學位論文等，可以分別組成案卷。后者是按照科技文件的不同性質，如原始基礎性文件、中間過程性文件、成果性文件等，分別組織案卷。

（7）按地域組織案卷。這是按照科技文件所反映或形成的地域特征，分別組織案卷。主要適用于自然現象觀測活動中形成的文件，如地質勘探文件、地形測量文件以及水文、氣象觀測文件等。

（8）按時間組織案卷。這是按照科技文件所反映或形成的時間特征，分別組織案卷。這種方法同樣適用于自然現象觀測活動中形成的文件。如氣象預報，可按時間把一年內形成的氣象月報集中在一起組成一個案卷；也可把一年內形成的月報和本年度的年報集中到一起，組成一個案卷。

（9）按責任者組織案卷。責任者，即作者，包括個人作者、集體作者或機構。按責任者組織案卷，就是把同一責任者形成的科技文件，單獨組成案卷。比如，專家關于科學技術問題的建議、科學家考察報告、論文、專著手稿等，均可以按不同的責任者分別組成案卷。

以上所述的是組織案卷的基本方法。由于科技文件種類繁多，類型和載體復雜，在具體運用時，可根據科技文件的具體情況，選用既能保持科技文件的有機聯系，又便于科技檔案管理和使用的方法。

3.案卷內科技文件的排列

案卷內科技文件的系統排列，也是組織案卷的一項工作內容，其目的是為更好地保持和正確地反映案卷內科技文件之間的有機聯系，便于日后的管理和查找利用。科技文件排列，必須遵循一定的原則：第一，遵循科技文件的自然形成規律，盡可能按自然形成過程進行排列；第二，充分考慮科技文件所反映的對象在結構上的隸屬關系或工作程序上的銜接關系；第三，把握文件形成的重要程度。

（1）圖樣文件排列。圖樣在形成時，一般有兩種情況：一種是形成時編制了圖樣目錄；另一種是形成時沒有編制圖樣目錄。對于第一種情況，只需按已編制的圖樣目錄順序排列即可。對于第二種情況，排列圖樣有以下幾種方法可供選擇：

A.按隸屬關系排列。主要適用于機械產品圖樣文件的排列。機械產品圖樣文件一般是運用結構特征組織案卷，同這種組織案卷的方法相適應，案卷內的圖樣文件可按“隸屬關系”進行排列。其一般排列順序是：總圖在前，其他圖樣排后；部件圖在前，分部件圖和零件圖排后，即按照總圖→部件圖→ 分部件圖→零件圖的順序進行排列。如果按部件組織案卷，其排列順為部件圖→第一分部件圖及其所屬各零件圖→第二分部件圖及其所屬各零件圖→直屬部件的零件圖等。如果圖樣是按隸屬編號法進行編號的，即可按圖號依次排列。

B.按總體和局部關系排列。主要適用于基本建設工程圖樣文件的系統排列，其總的排序是：總體布置圖→系統圖→平面圖（或立面圖、剖面圖）→大樣圖等，即總體性、綜合性的圖樣在前，局部性的圖樣居中，細部的、大樣性的圖樣在后。

C.按圖幅比例進行排列。主要適用于大地和地形測繪、測量圖樣的系統排列。

D.按地區特征進行排列。主要適用于地質勘探圖樣、地震觀測圖樣文件的系統排列。

E.按時間順序排列。主要適用于某些自然現象觀測圖樣，如水文觀測圖樣、氣象觀測圖樣文件的系統排列。

（2）文字文件排列。案卷內科技文件如果單純是文字文件，有以下幾種排列方法可供選擇。

A.按重要程度排列。一般是重要文件在前，次要文件在后。比如，在一個案卷內，既有成果性文件，又有原始記錄和過程性文件，則根據重要程度排列的順序為：成果文件→原始記錄文件→中間性文件，這樣不僅可以體現出科技文件的重要程度，而且也符合人們的查找利用規律。

B.按地區排列。根據科技文件的形成或內容所反映的地區特征，按順序進行系統排列。

C.按時間排列。按科技文件的形成時間或其內容所反映的時間進行排列。

D.按科技文件之間的邏輯關系排列。這主要是指：對反映同一問題的來文和復文，正文和附件，正本和原稿的排列，一般應是復文在前，來文在后；正文在前，附件在后；正本在前，原稿在后。

（3）圖文混合文件的排列。在由圖樣文件和文字文件混合組成的案卷中，其系統排列只要區分以下兩種情況：

A. 如果案卷內的文字文件是對整個對象（如產品、工程、課題等）或整個案卷（如部件、專業等）或多份圖樣進行的總說明，則文字在前，圖樣在后。

B. 如果案卷內的文字文件只是對案卷內的某份圖樣文件進行補充或局部性的說明，這時，圖樣在前，文字在后。

3 案卷編目

案卷編目，是在科技文件歸檔前由科技業務部門隨同組織案卷一并進行的，它是科技文件歸檔前整理工作的一項重要內容。科技檔案部門應協助和指導科技業務部門做好案卷的編目工作。

1.案卷編目的內容和要求

案卷編目，是以案卷為對象，通過一定的形式固定案卷系統整理的成果，揭示案卷內科技文件內容與成分的工作。案卷編目的內容包括：編頁號，填寫案卷內科技文件目錄，填寫備考表，填制案卷封面和脊背標簽等。

案卷編目，是在案卷組織的基礎上進行的，用以固定案卷組織的成果，便于日后案卷的管理和利用。因此，案卷編目應符合以下要求：

（1）要正確地反映案卷系統整理成果，揭示出案卷內科技文件的內容與成分，便于迅速、準確地查找和提供科技檔案。

（2）要能夠固定案卷內科技文件的排列順序和位置，為日后科技檔案管理提供基礎，確保科技檔案的完整與安全。

（3）使用語言、符號要標準化或規范化，文字簡明、書寫工整、字跡清楚。

2.案卷編目的方法

（1）編頁號。編頁號的目的是為了固定案卷內科技文件的排列順序，便于確定案卷內科技文件的數量，便于保護和查找使用。其方法是：在案卷內科技文件排列順序確定以后，統一采用阿拉伯數字從“1”開始依次標注。某些科技文件，如成套圖樣、說明書、計算書、論文等，在編制時已經編有頁號，就不必另行重復編號。只有在案卷內科技文件沒有統一順序號，或者編號順序不連貫，或者排列次序有了變動及出現誤差時，才需要編頁號或重新編頁號。頁號位置：單面書寫的科技文件在右下角編頁號；雙面書寫的科技文件，正面在右下角，背面在左下角。

（2）填寫案卷內科技文件目錄。案卷內科技文件目錄，是案卷內每一份文字文件或每一張圖樣文件的明細表。它通常放在案卷內文件首頁之前，對于管理和使用案卷具有重要作用。成套圖樣文件或科技文字文件，一般在編制時就有圖樣目錄或文件目錄，在編目時應盡量利用原有目錄。如”起依次標注；文件編號，指該份果在科技文件形成時沒有編制目錄，或原有目錄不適用時，則要編制或重新編制目錄。

案卷內科技文件目錄，其主要項目有：序號，指該份文字文件或圖樣文件在案卷內的排列序號，用阿拉伯數字從“1”起依次標注；文件編號，指該份文字文件的文件號或圖樣文件的圖號；責任者，指該份文件的編制單位或個人；文件題名，亦稱文件標題；日期，指該份文件的編制日期；頁次，指該份文件首頁上標注的頁號；備注等。

（3）填寫備考表。備考表是用來記載和說明歸檔前和歸檔后案卷內科技文件基本情況和變化情況的一種工具。它對于案卷的保管、使用、鑒定和統計都有一定的作用。

備考表一般置于案卷內文件尾頁之后。其主要內容包括兩部分：一部分是組織案卷時，案卷內科技文件基本情況的有關記載和說明，如圖樣文件、文字文件、照片材料等數量的記載，以及歸檔單位或案卷組織者對案卷內科技文件完整、準確性的說明。這部分內容由整理人員填寫。另一部分，是科技文件歸檔后，在科技檔案日常管理工作過程中，對有關該案卷變化情況的記載和說明，如缺損、修改、補充、移出或銷毀等需要說明的情況。這部分內容由科技檔案部門填寫。

（4）編制案卷封面。案卷封面，是以一定的格式概要介紹案卷內科技文件內容和形式特征的一種工具。它不僅對案卷的查找和利用起到一個檢索入口的作用，同時又對案卷內的科技文件起著外殼保護作用。封面編制的質量和水平，將直接影響到對科技檔案著錄和檢索工具的編制，關系到科技檔案的保管和開發利用。所以，編制案卷封面在案卷編目中是一項重要內容。

案卷封面可采用外封面和內封面兩種形式。外封面印制在案卷的正表面，內封面排列在案卷內目錄之前。但這兩種不同形式的封面，其內容項目是一致的。

案卷封面的內容項目，主要由三部分組成：

A.案卷題名。又稱案卷標題，是案卷內科技文件的綜合名稱，用來概括地反映案卷的內容與形式特征，也是日后管理科技檔案的依據。因此，案卷題名是案卷封面的核心內容，應置于封面的中心突出部位。

在結構上，案卷題名一般由三個部分組成：一是項目名稱，即案卷內科技文件所屬工程、產品、課題或設備等的名稱或代號；二是案卷內科技文件的內容特征，如機械產品某組成部分的文件（結構特征），工程設計某設計階段的文件（階段特征），等等；三是科技文件名稱特征，即文種，如裝配圖、明書、計算書、實驗記錄、成果報告、學位論文等。

擬制案卷題名，要注意做到文字簡練、表達準確，但也要注意完整性，能夠恰當地揭示案卷內文件的內容和成分。

案卷名稱，舉例分析如下：

B.案卷管理性內容項目。包括：編制單位（責任者），指案卷內科技文件的形成單位或主要責任者；編制日期，指案卷內科技文件形成日期或起止日期；保管期限，填寫經鑒別劃定的保管期限；密級，根據保密規定填寫。這些項目，填寫在案卷封面的下半部。

C.檔號項。包括：檔號，即本案卷的科技檔案號，由分類號和案卷排列順序號組成；檔案館（室）號，填寫國家給定的本檔案館（室）的編號；縮微號，填寫縮微時給定的本案卷的編號。

（5）填寫案卷脊背標簽。脊背標簽是管理和使用案卷的必備工具。其項目有案卷題名和檔案號。