科技檔案著錄與標(biāo)引

科技檔案的著錄與標(biāo)引是建立科技檔案檢索體系的重要步驟，其目的是形成科技檔案的檢索條目。

1 科技檔案著錄與標(biāo)引的內(nèi)容及意義

科技檔案著錄，是指在編制檢索條目時(shí)，對(duì)科技檔案的內(nèi)容特征和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。所謂內(nèi)容特征，就是指對(duì)科技檔案主題的揭示，其結(jié)果表現(xiàn)為科技檔案的分類號(hào)、主題詞、摘要等；所謂形式特征，包括檔案的標(biāo)題、作者、形成時(shí)間、地點(diǎn)、檔號(hào)、文種、載體等。

在科技檔案著錄中對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行分析和選擇，并賦予其規(guī)范化檢索標(biāo)識(shí)的過程，稱為科技檔案標(biāo)引。其中，賦予分類號(hào)標(biāo)識(shí)的過程稱為分類標(biāo)引，賦予主題詞標(biāo)識(shí)的過程稱為主題標(biāo)引。

著錄、標(biāo)引都是形成科技檔案檢索條目必須的步驟，但兩者有著明顯的區(qū)別。首先，著錄和標(biāo)引雖然都從科技檔案內(nèi)容入手，但它們分析內(nèi)容的范圍不同。著錄需要對(duì)科技檔案進(jìn)行全面分析，既要分析科技檔案的內(nèi)容特征，又要分析形式特征，因?yàn)橹挥性谌娣治龅幕A(chǔ)上，才能選擇出需要揭示的全部特征，并把它們反映出來。標(biāo)引的任務(wù)在于準(zhǔn)確、扼要地揭示科技檔案的內(nèi)容特征，為用戶提供查找的線索。因此，標(biāo)引只需分析科技檔案的基本內(nèi)容。其次，著錄、標(biāo)引的表達(dá)方式不同。著錄對(duì)它所揭示的科技檔案的內(nèi)容特征和形式特征采用直錄的方式，即用自然語言直接表述；標(biāo)引則必須通過語言的轉(zhuǎn)換，即用檢索語言來表述科技檔案的主題內(nèi)容。這是兩者最根本的區(qū)別。

科技檔案著錄、標(biāo)引的作用是多方面的，如登記、介紹、報(bào)道、交流和檢索的作用。其中最主要的是檢索作用。

在描述科技檔案檢索體系時(shí)我們?cè)赋觯▋蓚€(gè)子系統(tǒng)：存貯子系統(tǒng)和檢索子系統(tǒng)。存貯子系統(tǒng)的目的是建立檢索工具體系或數(shù)據(jù)庫。無論是組織手檢工具體系，還是建立機(jī)檢數(shù)據(jù)庫，都必須對(duì)科技檔案進(jìn)行前處理工作。所謂前處理工作就是對(duì)納入檢索系統(tǒng)的每一份檔案給出檢索標(biāo)識(shí)，以簡練的形式表示出檔案的特征。沒有檢索標(biāo)識(shí)的檔案，不能存貯在檢索系統(tǒng)中，當(dāng)然也就不能對(duì)其進(jìn)行檢索。

從手工檢索來說，其基本工具是科技檔案目錄。科技檔案目錄是由檔案條目組成的。檔案條目即對(duì)單份文件或案卷所作的一條記錄，它是組成目錄的基本單元。檔案條目又是由著錄項(xiàng)目組成的，每一個(gè)著錄項(xiàng)目都揭示了檔案內(nèi)容和形式方面的特征。也就是說，對(duì)單份文件或案卷著錄項(xiàng)目的組合是條目，按一定的順序編排而成的條目就是檔案目錄。由此可見，科技檔案目錄的基本內(nèi)容歸根到底是由著錄項(xiàng)目提供的。

從計(jì)算機(jī)檢索來看，科技檔案檢索是通過對(duì)數(shù)據(jù)庫的搜尋實(shí)現(xiàn)的。存貯過程的結(jié)果體現(xiàn)為數(shù)據(jù)庫的建立，而數(shù)據(jù)庫的建立，必須依賴于科技檔案著錄項(xiàng)目的輸入，沒有這種輸入，計(jì)算機(jī)檢索便成為“無米之炊”。

科技檔案著錄與標(biāo)引工作在其檢索中的重要作用決定了著錄和標(biāo)引工作的質(zhì)量，對(duì)于科技檔案的檢索效率具有重大的影響。科技檔案檢索的理想效果是獲得較高的查全率和查準(zhǔn)率，盡可能降低漏檢率和誤檢率。實(shí)現(xiàn)這一效果需要多方面因素的配合。概括起來，主要有兩個(gè)方面：一是輸入因素；二是輸出因素。科技檔案著錄與標(biāo)引的質(zhì)量就是輸入影響中的主要方面之一。例如，如果主題分析不準(zhǔn)確，析出主題與檔案內(nèi)容不符，就會(huì)造成漏檢或誤檢；如果著錄標(biāo)引人員不熟悉檢索語言，產(chǎn)生標(biāo)引錯(cuò)誤、組配錯(cuò)誤，使給出的檢索標(biāo)識(shí)與主題概念不符，也可造成漏檢、誤檢。

綜上所述，科技檔案著錄與標(biāo)引在科技檔案檢索中占有重要地位。高速度、高質(zhì)量地做好科技檔案著錄標(biāo)引工作，是提高檢索水平的重要因素，也是建立自動(dòng)化檢索系統(tǒng)的必要前提。

2 科技檔案著錄與管理

為了規(guī)范、統(tǒng)一檔案著錄工作，保證檔案著錄的順利進(jìn)行，建立高效的檔案檢索體系，國家頒布了行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案著錄規(guī)則》（GB3792.5-85），這同樣適用于科技檔案著錄。

1.著錄項(xiàng)目

著錄項(xiàng)目是指用以揭示科技檔案內(nèi)容和形式特征所需要的記錄事項(xiàng)。根據(jù)《檔案著錄規(guī)則》的規(guī)定，科技檔案的著錄項(xiàng)目有：

（1）題名和責(zé)任者項(xiàng)。題名就是被著錄的科技檔案文件或案卷的名稱，是直接表達(dá)有別于其它科技檔案內(nèi)容的著錄項(xiàng)目，包括正題名、并列題名、副題名及說明題名文字；責(zé)任者是指著錄對(duì)象形成者的姓名或形成單位，包括第一責(zé)任者、其他責(zé)任者。

（2）文本項(xiàng)。指文件稿本的名稱，如正本、副本、草稿、定稿、手稿等。

（3）密級(jí)與保管期限項(xiàng)。

（4）時(shí)間項(xiàng)。對(duì)于單份文件，是指形成或編制的時(shí)間；對(duì)于案卷則指案卷內(nèi)文件形成或編制的起止日期。

（5）載體形態(tài)項(xiàng)。指科技檔案的物理形態(tài)特征，包括數(shù)量、單位、規(guī)格、附件等小項(xiàng)。

（6）叢編項(xiàng)。叢編，是指在一個(gè)題名下匯集若干同一類型、統(tǒng)一編號(hào)發(fā)布的系列文件，多用于會(huì)議文件、叢書、叢刊等。

（7）附注項(xiàng)。指對(duì)各著錄項(xiàng)目加以說明和補(bǔ)充的項(xiàng)目。

（8）標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)及有關(guān)記載項(xiàng)。此項(xiàng)是為了與圖書著錄標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)應(yīng)而設(shè)置的。

（9）提要項(xiàng)。該項(xiàng)用于對(duì)科技檔案內(nèi)容的簡介或評(píng)述。

（10）排檢與編號(hào)項(xiàng)。該項(xiàng)包括分類號(hào)、檔案館（室）代號(hào)、檔號(hào)、縮微號(hào)、主題詞五個(gè)小項(xiàng)。

2.標(biāo)識(shí)符號(hào)

標(biāo)識(shí)符號(hào)是表示不同著錄項(xiàng)目和著錄含義的標(biāo)志，分為著錄項(xiàng)目標(biāo)識(shí)符和著錄內(nèi)容識(shí)別符兩種。

（1）著錄項(xiàng)目標(biāo)識(shí)符。這是在每個(gè)著錄項(xiàng)目之前冠以一定的標(biāo)識(shí)符號(hào)，用以證實(shí)該項(xiàng)目的存在，以及區(qū)分不同的著錄項(xiàng)目。著錄項(xiàng)目標(biāo)識(shí)有：

.——各大項(xiàng)（其中題名與責(zé)任者、排檢與編號(hào)項(xiàng)、提要項(xiàng)除外）；

＝ 并列題名；

副題名及說明題名文字、文件編號(hào)、規(guī)格；

／第一責(zé)任者；

；其他責(zé)任者、保管期限；

十　　附件。

（2）著錄內(nèi)容識(shí)別符。這是表示對(duì)著錄項(xiàng)目中的需要解釋、補(bǔ)充說明、考證、存疑、缺字、起止連接事項(xiàng)等符號(hào)。著錄內(nèi)容識(shí)別符有：

（）責(zé)任者所屬機(jī)構(gòu)名稱、責(zé)任者真實(shí)姓名、責(zé)任者職務(wù)、中國責(zé)任者時(shí)代、外國責(zé)任者國別及姓名原文、叢編項(xiàng)；

[ ]自擬著錄內(nèi)容、載體類型標(biāo)識(shí)；

？推測的不能確定的著錄內(nèi)容，與[ ]結(jié)合使用；

□每一個(gè)殘缺文字，未考證出的責(zé)任者、時(shí)間及難以計(jì)數(shù)的殘缺文字用三個(gè)“□”表示；

外文縮寫；

——起止連接。

3.著錄格式

著錄格式是著錄項(xiàng)目在條目中的排列順序及其表達(dá)方式。《檔案著錄規(guī)則》規(guī)定，一般采用段落符號(hào)式的著錄格式，實(shí)際工作需要時(shí)也可以采用表格式條目格式。段落符號(hào)式是指將著錄項(xiàng)目分為若干段落，每個(gè)項(xiàng)目之間用符號(hào)區(qū)分開來的著錄格式。這種格式每一著錄項(xiàng)目的字?jǐn)?shù)不受限制。表格式是指將著錄項(xiàng)目名稱及填寫位置印制成表格的條目格式，這種格式直觀，易于掌握，但每一著錄項(xiàng)目的字?jǐn)?shù)受表格大小的限制。

段落符號(hào)式著錄格式如圖17-1所示

著錄條目有卡片式和書本式兩種形式。卡片式規(guī)格為312.5px*187.5px，著錄時(shí)四周各空。書本式一般為雙欄排版形式，各條目間空一行，正題名前加注黑體字的條目順序編號(hào)。

4.科技檔案著錄的組織管理

（1）著錄級(jí)別的選擇。根據(jù)著錄對(duì)象的不同，科技檔案著錄條目可以分為以下級(jí)別。

文件級(jí)：以單份文件或單份圖紙為單位，形成著錄條目。

案卷級(jí)：以案卷為單位形成著錄條目。

項(xiàng)目級(jí)：以成套的科技檔案為單位，形成著錄條目。

組合級(jí)：以若干份文件或若干個(gè)案卷為單位，形成著錄條目。

著錄級(jí)別，對(duì)于科技檔案著錄效率和科技檔案條目的檢索功能有著重要的影響。科技檔案部門應(yīng)該根據(jù)科技檔案的具體情況和檢索的實(shí)際需要，合理地選擇和確定。一般以某一級(jí)別為主，輔以其它級(jí)別，并注意隨檢索需要而不斷完善。

（2）著錄深度的確定。著錄深度，是指著錄條目反映著錄項(xiàng)目多少的程度，它對(duì)科技檔案檢索工具的專指性有很大的影響，是決定科技檔案檢索體系功能的主要因素之一。科技檔案著錄深度分為兩個(gè)級(jí)次：簡要級(jí)次和詳細(xì)級(jí)次。條目僅著錄必要項(xiàng)目的，稱為簡要級(jí)次；條目除著錄必要項(xiàng)目外，還著錄部分或全部選擇項(xiàng)目的，稱為詳細(xì)級(jí)次。確定這兩個(gè)著錄級(jí)次，一方面是為了適應(yīng)企事業(yè)單位及科技專業(yè)檔案館的不同規(guī)模，保持著錄的靈活性；另一方面是為了控制科技檔案條目的質(zhì)量，防止隨意選擇著錄項(xiàng)目，保證著錄的規(guī)范化。

科技檔案著錄的必要項(xiàng)目有：正題名、第一責(zé)任者、時(shí)間、分類號(hào)、檔號(hào)、縮微號(hào)和主題詞；選擇項(xiàng)目為：并列題名、副題名及題名說明文字、文件編號(hào)、載體類型標(biāo)識(shí)、其他責(zé)任者、文本、密級(jí)、保管期限、載體形態(tài)、叢編、附注、提要、檔案館（室）代號(hào)和電子文檔號(hào)。

（3）著錄實(shí)施的組織。目前，科技檔案著錄實(shí)施的組織方式有兩種：一是科技檔案部門實(shí)施著錄，二是科技生產(chǎn)部門或組卷人實(shí)施著錄。前者著錄規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)化程度較高，但工作量大，難以在短期內(nèi)完成；后者對(duì)科技檔案相關(guān)內(nèi)容的著錄比較準(zhǔn)確，因?qū)⒃擁?xiàng)工作化整為零，故時(shí)間也易得到保證，不足之處是規(guī)范化程度稍差。

3 科技檔案標(biāo)引與管理

標(biāo)引的目的是揭示科技檔案的主題內(nèi)容，為從內(nèi)容方面查找科技檔案提供檢索途徑。科技檔案標(biāo)引通常包括主題分析、標(biāo)識(shí)給定和標(biāo)引審查三個(gè)步驟。

1.主題分析

主題，就是人們常說的中心內(nèi)容。主題分析，即判斷科技檔案記錄或反映的中心內(nèi)容，確定被標(biāo)引科技檔案主題概念的過程。正確的主題分析是保證科技檔案標(biāo)引質(zhì)量的重要因素，主題分析的誤差必然導(dǎo)致檢索標(biāo)識(shí)的誤差，從而直接影響科技檔案檢索的效率。主題分析的內(nèi)容包括主題類型的確定和主題構(gòu)成因素的揭示。

主題的類型，依據(jù)科技檔案內(nèi)容可分為單主題和多主題。單主題是指一件（卷）檔案只表達(dá)一個(gè)問題。根據(jù)主題概念語義性質(zhì)的不同，單主題中又有單元主題和復(fù)合主題之分。單元主題是指用一個(gè)單元詞即可表達(dá)的主題；復(fù)合主題是指用若干個(gè)單元詞組配或直接采用復(fù)合詞才可以表達(dá)的主題。多主題是指一件（卷）檔案表述兩個(gè)或兩個(gè)以上的問題。

按照國家標(biāo)準(zhǔn)《文獻(xiàn)主題標(biāo)引規(guī)則》的規(guī)定，主題因素分為以下幾種：

（1）主體因素。是指反映文件或案卷中所論述的主題的關(guān)鍵性概念，作為對(duì)該文件或案卷的檢索入口。

（2）通用因素。是指某些通用的詞匯或概念，這些詞匯本身不具有專業(yè)屬性，但它與主體因素相結(jié)合，可以加強(qiáng)主題的專指性。

（3）位置因素。是指文件或案卷所論述對(duì)象的空間和地理位置的概念，包括國家、地區(qū)、機(jī)構(gòu)等方面的標(biāo)識(shí)。

（4）時(shí)間因素。是指文件或案卷所論述對(duì)象存在的時(shí)間概念，包括朝代、年度等方面的標(biāo)識(shí)。

（5）文件類型因素。是指文件類型和形式方面的概念。

例如：1995年XX建筑設(shè)計(jì)院關(guān)于懸索結(jié)構(gòu)若干標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定

（ 時(shí)間） （ 位置） （ 主體） （ 通用） （ 文件類型）

上述5種因素在一般意義上概括了文件或案卷主題的范圍和方面。但每一具體的主題也會(huì)有所不同，有的主題包括了全部5種因素（如上所述），有的主題僅包括其中幾種因素。

檔案主題是通過對(duì)內(nèi)容特征和形式特征的分析而得到的，內(nèi)容特征是其根本依據(jù)，形式特征是其輔助依據(jù)。主題分析的步驟是：第一，閱讀、理解標(biāo)題；第二，閱讀文摘、簡介、前言、領(lǐng)導(dǎo)人批語等；第三，瀏覽正文；第四，查閱文件外部特征，包括作者、時(shí)間、密級(jí)等。

2.檢索標(biāo)識(shí)的給定

檢索標(biāo)識(shí)的給定，即“概念轉(zhuǎn)換”，是指將主題分析確定的主題概念轉(zhuǎn)換為規(guī)范的檢索標(biāo)識(shí)。概念轉(zhuǎn)換是檔案標(biāo)引結(jié)果的體現(xiàn)，如果在轉(zhuǎn)換中發(fā)生誤差，未能選擇恰當(dāng)?shù)臋z索標(biāo)識(shí)，造成誤標(biāo)或漏標(biāo)，同樣也會(huì)影響檢索效果。科技檔案標(biāo)引有分類標(biāo)引和主題標(biāo)引之分。分類標(biāo)引概念轉(zhuǎn)換的基本做法是：根據(jù)主題分析的結(jié)果，查找檔案分類表，將相應(yīng)類目的分類號(hào)作為標(biāo)識(shí)賦予被標(biāo)引的檔案文件。主題標(biāo)引概念轉(zhuǎn)換的基本做法是：根據(jù)主題分析的結(jié)果，查找主題詞表，將相應(yīng)的主題詞作為檢索標(biāo)識(shí)賦予被標(biāo)引的檔案文件。

3.標(biāo)引審定

審定是標(biāo)引的最后一道工序，是確保標(biāo)引質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。標(biāo)引審定的內(nèi)容有以下幾個(gè)方面：

（1）檔案主題提煉是否準(zhǔn)確全面；主題概念是否準(zhǔn)確恰當(dāng)；是否遺漏了隱含的主題；所標(biāo)主題是否真正有檢索意義。

（2）是否存在過度標(biāo)引和標(biāo)引不足的問題。

（3）分類標(biāo)引是否符合分類標(biāo)引規(guī)則；主題標(biāo)引是否符合主題標(biāo)引規(guī)則和組配規(guī)則。

（4）標(biāo)引的類號(hào)、主題詞是否充分、完整、準(zhǔn)確，書寫是否準(zhǔn)確無誤。

（5）對(duì)同一主題的標(biāo)引是否前后一致。

審定的程序分為自審、互審和總審。標(biāo)引質(zhì)量的評(píng)價(jià)指標(biāo)主要有：①標(biāo)引的網(wǎng)羅度，是指標(biāo)引工作中確認(rèn)科技檔案所有主題的程度；②標(biāo)引的專指度，是指檢索標(biāo)識(shí)表達(dá)科技檔案內(nèi)容的精確程度；③標(biāo)引的一致度，是指選用表達(dá)科技檔案主題內(nèi)容所需標(biāo)引詞的一致程度。

4.科技檔案標(biāo)引的管理

（1）制訂標(biāo)引細(xì)則。標(biāo)引細(xì)則是各單位的標(biāo)引工作制度。它應(yīng)在標(biāo)引規(guī)則的基礎(chǔ)上，根據(jù)各單位科技檔案的實(shí)際和用戶的習(xí)慣制訂。具體內(nèi)容包括：標(biāo)引程序、標(biāo)引深度、作業(yè)方式、詞表和類表的使用范圍與方法、自由標(biāo)引的要求等。

（2）確定標(biāo)引方法。根據(jù)實(shí)際需要和可能，具體選擇以下方法：①整體標(biāo)引，對(duì)一個(gè)標(biāo)引對(duì)象反映的總體內(nèi)容，用一個(gè)標(biāo)識(shí)進(jìn)行概括性標(biāo)引，這是一種淺標(biāo)引的方法。②全面標(biāo)引，對(duì)一個(gè)標(biāo)引對(duì)象所反映的各個(gè)局部子主題內(nèi)容或者構(gòu)成主題的各個(gè)因素都進(jìn)行標(biāo)引，這是一種深標(biāo)引的方法。③補(bǔ)充標(biāo)引，這是對(duì)整體標(biāo)引的一種補(bǔ)充方法，即對(duì)一個(gè)標(biāo)引對(duì)象除了做整體標(biāo)引外，再選擇少數(shù)重要的局部或主題因素給予單獨(dú)標(biāo)引。④重點(diǎn)標(biāo)引，只選擇標(biāo)引對(duì)象中對(duì)本單位或本專業(yè)科技人員有參考、使用價(jià)值的相關(guān)主題進(jìn)行標(biāo)引。

（3）選擇作業(yè)方式。標(biāo)引的作業(yè)方式即標(biāo)引的組織，是完成標(biāo)引、保證其質(zhì)量的重要條件。與著錄實(shí)施的組織方式相對(duì)應(yīng)，標(biāo)引的作業(yè)方式一般也有兩種：一種是分別標(biāo)引，即在科技文件形成過程中，由作者自己進(jìn)行標(biāo)引。由于形成者最熟悉文件內(nèi)容，主題分析比較準(zhǔn)確，容易保證標(biāo)引的質(zhì)量。另一種為集中標(biāo)引，即由科技檔案部門負(fù)責(zé)標(biāo)引，具體又可以由著錄人員邊著錄邊標(biāo)引或設(shè)標(biāo)引員專門負(fù)責(zé)標(biāo)引。