科技檔案——協助、指導科技文件歸檔

科技文件歸檔，是科技文件工作的最后一個環節，也是科技文件轉化為科技檔案的“關口”。為了保證歸檔文件的質量和安全，科技檔案部門必須積極協助、科學指導，并把科技文件歸檔與科技檔案收集緊密結合起來。在此過程中，核心內容是建立健全科技文件歸檔制度。科技文件歸檔制度既是科技業務部門進行科技文件歸檔的基本規范，也是科技檔案部門協助、指導科技業務部門做好歸檔工作的依據。因此，在一個單位內部，歸檔制度具有雙重性質，它既是一項科技管理制度，又是一項科技檔案管理制度。

1 制定科技文件歸檔制度的要求

建立健全科技文件歸檔制度，對做好科技文件歸檔工作、保證歸檔文件的質量有著重要的意義。科技文件歸檔制度中的有關規定，是否科學和切實可行，將直接影響歸檔工作的順利進行和歸檔文件的質量。為此，國家和各專業主管機關對建立健全科技文件歸檔制度提出了基本要求，各基層企事業單位，在制定本單位歸檔制度時，要遵循集中統一管理本單位科技檔案的原則，認真貫徹國家和上級專業主管機關有關歸檔方面的規定，其具體要求是：

1.必須符合本單位科技生產活動和科技文件的實際狀況

制定歸檔制度，一定要從本單位的實際出發，既要考慮本單位科技生產活動的性質、任務和特點，又要考慮科技文件的種類、內容和形成規律，不能盲目參照，生搬硬套。只有這樣，歸檔制度才能切實可行。

2.必須與本單位其它相關的科技管理制度相協調

歸檔制度不是一項孤立的管理制度，而應該同其它各項有關的科技管理制度相銜接，使其成為本單位整個管理制度的有機組成部分。

首先，要與相關的科技管理制度（如課題管理、工程管理、設備管理等）相銜接，將有關科技文件的歸檔問題納入到相關的管理制度中；其次，要與計劃管理制度和有關的獎勵制度相銜接，如把歸檔任務的完成和歸檔質量納入計劃管理制度，并且同有關人員的經濟利益掛起鉤來，以保證歸檔制度的正確貫徹執行；再次，要與科技人員的崗位責任制相銜接，把科技文件的歸檔要求納入有關人員的崗位責任制；最后，要與標準化管理制度相銜接，把科技文件的歸檔問題納入標準化管理。比如歸檔文件的完整性、準確性、系統性以及各種書寫材料、幅面要求等，都應符合有關標準規定或者經本單位標準化部門的審查。

3.應該具有可操作性

科技文件歸檔制度作為指導歸檔工作的依據，必須明確、具體，便于貫徹執行。

4.應該具有群眾性

歸檔制度的制定雖然以科技檔案部門為主，但必須廣泛聽取各專業科技人員和有關科技領導的意見，使所定的歸檔制度符合客觀實際，并有廣泛的群眾基礎。

5.應該具有相對穩定性

歸檔制度要有一定的穩定性，不要隨意變化，但這種穩定必須是相對的。當本單位的科技生產活動發生變化或有所調整時，相應的歸檔制度也應及時進行修改或調整。

2 制定科技文件歸檔制度的程序

制定科技文件歸檔制度，一般采用如下程序：

1.學習文件

在制定歸檔制度之前，有關人員要認真學習科技檔案工作指導性和參考性文件，主要有《中華人民共和國檔案法》、《科學技術檔案工作條例》、專業主管機關制訂的科技檔案管理辦法、本單位的各項科技管理制度等。

2.調查研究

在學習有關文件的基礎上，對本單位各部門的科技生產活動及其科技文件的形成過程和特點進行調查研究，尤其要有計劃、有目的地聽取有關人員對科技文件歸檔的意見。

3.擬定初稿

在科技檔案工作基本原則的指導下，密切結合本單位科技生產活動的特點以及科技文件的形成規律，條理清楚、明確具體地擬定出本單位科技文件歸檔制度的條文，形成歸檔制度的初稿。

4.征求意見，修改、定稿

初稿擬定后，要就其內容的正確性、可行性，廣泛征求科技文件形成者和利用者的意見。然后，匯總和鑒別各方面的意見，對歸檔制度的初稿進行修改，形成定稿。

5.審查批準，印發執行

歸檔制度定稿后，經有關會議和主管領導人批準，即可作為本單位的規章制度印發執行。

3 科技文件歸檔制度的內容構成

科技文件歸檔制度一般由歸檔范圍、歸檔時間、歸檔份數、歸檔要求歸檔手續等組成。其核心內容是歸檔范圍和歸檔時間。

1.歸檔范圍

確定歸檔范圍，就是確定一個單位內哪些科技文件應該歸檔。要根據科技檔案的基本含義和本單位各科技生產活動的范圍與任務，具體劃定哪些科技文件應該歸檔，哪些科技文件不必歸檔。正確劃定科技文件歸檔范圍，是保證本單位科技檔案完整的關鍵。

確定歸檔范圍的標準是科技檔案是否具有保存和繼續使用的價值。這既包括在當前或一定時期內的依據和參考作用，也包括長遠的歷史價值。凡是直接記述和反映本單位科技生產活動的，具有現實和長遠參考價值的科技文件，都應列入歸檔范圍。確定歸檔范圍的基本方法是：

（1）研究和分析本單位科技活動的范圍，掌握本單位在科技生產活動中形成的科技文件的種類、成分，最終確定在歸檔范圍中應該包括哪些方面的科技文件。

（2）掌握本單位基本職能活動，將本單位在基本職能活動中形成的科技文件作為歸檔范圍的主體。首先保證在基本職能活動中形成的科技文件歸檔范圍清楚、明確；然后再以基本職能活動為中心，研究和分析圍繞基本職能活動所進行的其他科技生產活動所形成的科技文件，進而確定這些科技文件的歸檔范圍。這樣，就能既把握重點，又兼顧一般，所確定的歸檔范圍主次分明。

（3）正確地劃定本單位科技文件與科技資料、科技文件與政務文件的界限。在確定歸檔范圍時，一方面要按照區分科技檔案與科技資料的原則及方法，避免科技資料混入歸檔范圍；另一方面要按照區分科技檔案和文書檔案的原則及方法，把政務文件剔除出來，另行歸檔。

（4）根據科技文件的保存價值，確定歸檔范圍。把具有保存價值的科技文件劃入歸檔范圍，沒有保存價值的科技文件則剔除出來，另行處理。

2.歸檔時間

正確規定科技文件的歸檔時間，對維護科技檔案的完整與安全，確保科技部門以及科技檔案部門的正常工作秩序，都有實際意義。各種科技文件的歸檔時間，應該根據科技文件的形成規律和特點來做具體規定。歸檔時間過晚，科技文件長期滯留在各部門或者人員手中，容易缺損或泄密，也會給文件的形成部門或人員造成負擔，還會增加科技檔案部門接收時的困難；歸檔時間過早，則會影響到文件利用部門對科技文件的使用，也會影響科技檔案部門正常業務工作的開展。

綜合各種科技生產活動的特點與科技文件的形成規律，其歸檔時間可劃分為以下幾種類型：

（1）按項目結束時間歸檔。這是指在一項科技生產活動（如一項工程設計、一個新產品開發或一項課題研究等）結束后歸檔，主要適用于周期不太長（可以一年為界限）的科技生產活動或者專業性技術會議、學術會議等。按項目結束時間歸檔，符合科技生產活動的自然進程，易于保持科技文件的完整，并使歸檔工作和相應科技生產活動的總結收尾工作同步。

（2）按工作階段歸檔。周期較長的科技生產活動形成的科技文件，可以按形成階段歸檔。當一項科技生產活動按照其工作程序完成一個工作階段后，即可將該階段形成的科技文件整理歸檔。比如，在一項重點工程或一個復雜的新產品設計活動中，可按可行性研究階段、初步設計階段、施工圖或工作圖設計階段等，分別進行歸檔。這種歸檔時間，主要是為了方便科技部門的工作和便于保護科技檔案。有些科技生產活動，由于時間跨度比較長，如果不分階段或程序，而等到活動完結后歸檔，大量的科技文件長期地散放在形成部門，無疑對形成部門是個負擔，而且不利于維護科技文件的完整和安全。所以，對形成周期較長的科技文件，按階段歸檔是必要的。

（3）按子項結束時間歸檔。大型設計項目或科研課題項目，不僅進行的周期較長，而且每個項目往往由若干個子項（單項工程或子課題）組成。比如，一個大型鋼鐵聯合企業的設計和施工，包括燒結、煉鐵、煉鋼、軋鋼等多個單項工程。這些單項工程作為整個工程的組成部分，在工作進展上常常是不平衡的。因此，為了保證工作正常進行和科技檔案的完整、系統，當一個子項結束后，即可將其形成的科技文件先行歸檔。

（4）按年度歸檔。這是在每年的初始階段，將上一個年度形成的科技文件整理歸檔，主要適用于年度特征明顯的氣象、水文等自然觀測活動中形成的科技文件。此外，作為科技檔案歸檔保存的科技管理性文件一般也按年度進行歸檔。

（5）隨時歸檔。主要適用于下列三種情況：

一是科技文件復制部門同科技檔案部門合一的設計單位。這些單位為了保證科技文件的積累、復制和傳遞，常常對設計圖樣隨設計隨歸檔隨復制隨傳遞，而不等項目設計完畢，甚至不等一個設計階段完畢。

二是機密性強的科技文件。由于保密的需要，要求相關科技文件隨時形成，隨時歸檔。

三是外來文件。如外購設備的隨機文件，委托外單位設計的文件等。要求在收到文件時立即歸檔，然后再按規定提供給有關部門使用或者將復制件提供使用

3.歸檔份數

在歸檔制度中，應對科技文件的歸檔份數作出原則的規定。歸檔份數應適當合理，歸檔份數過多，會造成人力物力的浪費，不利于管理工作；歸檔份數過少，則不能滿足利用需要，也不利于保護科技檔案。原則上，凡是需要歸檔的科技文件，一般歸檔一份；但重要的、使用頻繁的、需要匯總上報的或移交科技專業檔案館的、原件不允許外借的，則應當酌情多歸檔幾份。因此，確定科技文件的歸檔份數不宜籠統，也不能按套作出統一規定，而應根據不同文件的具體情況和客觀需要，分門別類地作出規定，只有這樣才符合工作需要，也便于貫徹執行。比如，基建工程設計文件，其設計依據性文件往往只有一份，也只能歸檔一份；但施工圖樣，卻可根據需要，除底圖歸檔外，還可以歸檔若干份藍圖。又如科研課題的文件，原始記錄只有一份，也只能歸檔一份；而課題報告卻有足量的副本，可根據實際需要歸檔一份或幾份。

4.歸檔要求

歸檔要求的提出，是確保科技文件質量的直接手段。歸檔要求因具體單位和各種科技文件的不同而不盡一致。最基本的要求，主要有以下幾個方面：

（1）由科技業務部門或有關科技人員負責歸檔工作，科技檔案部門進行指導和協助。這是由科技生產活動的特點、科技文件的形成規律以及科技檔案管理的需要所決定的。

（2）歸檔文件在內容與形式上要達到“檔案化”的標準。這主要是指歸檔文件應當做到內容完整、字跡工整、圖形清晰、材料優良，有利于長久保存。

（3）歸檔的科技文件必須經過系統整理。凡是需要歸檔的文件，由科技部門及其有關人員收集齊全，核對準確，并加以系統整理，組成案卷，方可歸檔。

（4）實行科技文件歸檔審簽制度。為確保歸檔文件的完整和系統，凡需要歸檔的科技文件，都應經過項目負責人審定和有關領導人審批簽字。為此，有必要建立和健全科技文件歸檔審批表制度。審批表的內容主要包括：歸檔文件的項目名稱、項目代號、歸檔文件形成時間、項目主要責任人、歸檔文件完整情況評價、審批人簽字和日期等。歸檔審批表，須同歸檔文件一起移交給科技檔案部門。

5.歸檔手

（1）編寫歸檔文件的簡要說明。為了便于對歸檔文件進行檢查和驗收，有助于日后的管理和使用，在歸檔時，應由有關的歸檔人員編寫歸檔文件簡要說明。其內容包括：本項目的名稱和代號，項目的任務來源和工作依據，本項目的科技水平、質量評價和技術經濟效益，項目科技文件完整、準確、系統的狀況及價值說明，項目主持人和參加人姓名和分工，歸檔文件整理人和說明書撰寫人姓名、日期等。

（2）填寫歸檔文件移交清單。移交清單，也可稱移交目錄或清冊，是科技文件歸檔和接收的憑證。它由科技檔案部門設計，歸檔者填制一式兩份，歸檔時交接雙方按清單交點清楚，雙方簽字，各留一份，以備查考。

科技文件歸檔，是科技文件工作的最后一個環節。歸檔的結束，也使科技文件完成了向科技檔案的轉化。科技檔案部門至此也完成了以檢查、監督、協助、指導為主要內容的科技檔案超前管理，此后便真正開始科技檔案的諸項管理了。