關于印發《 寧夏回族自治區檔案資料收集辦法》的通知  
寧檔發[1998]63號   各地、市、縣（區）檔案局（館），區直各機關、團體、事業單位：    為豐富檔案館藏，提高檔案工作水平，實現檔案管理的規范化，使檔案信息資源得到有效利用，根據國家有關檔案法律規章，我們制定了《寧夏回族自治區檔案資料收集辦法》。自治區各級檔案館，各級機關、團體、事業單位的檔案資料收集工作，均按此執行。各級檔案局應依此進行業務指導，包括在檔案工作目標管理達標升級工作中，以此為相關項目的考評標準，同時，按照本《辦法》做好檔案資料的征集工作。
   《 辦法》中所提GB/T9705 —88 《文書檔案案卷格式》 和GB/T13968 -92 《檔案交接文據格式》均已在《中國檔案》雜志刊登。                                                寧夏回族自治區當那局                                              一九九八年十二月一日    寧夏回族自治區檔案資料收集辦法（1998年12 月1 日）1 引言
l.1 為便于檔案管理和提供利用，實現檔案管理的規范化，依據《 檔案法》 、《 各級國家檔案館收集檔案范圍的規定》 、《 檔案館工作通則》 、《機關檔案工作業務建設規范》等法規，結合寧夏檔案工作實際，制定本辦法。本辦法適用于自治區和各地、市、縣（區）檔案館，自治區各級機關、團體、事業單位的檔案工作。
2 收集范圍
2.1 各機關、團體、事業單位檔案部門
2.1.1 應建立、健全文件材料的歸檔制度，按規定做好本單位各部門形成的各種門類與載體的文件材料、有關資料的收集工作。
2.1.2 代管和本單位有關的撤銷、合并單位的檔案資料，保證這些檔案資料的齊全完整，不得散失。
2.2 檔案館
2.2.1 本館應接收的各機關、團體、事業單位具有永久、長期保存價值的檔案資料。
2.2.1.1 經協商，可以接收各民主黨派機關的檔案資料。
2.2.1.2 經協商，可以接收中央在寧機構的檔案資料。
2.2.2 屬于本館應接收的撤銷機關、團體、事業單位的檔案資料。
2.2.3 屬于本館應接收、征集的中華人民共和國成立以前的檔案資料。
2.3 經協商同意，檔案館機關、團體、事業單位可接收或代存屬集體、個體所有的對社會有重要保存價值具有鮮明民族地方特色的檔案資料；收集政治、經濟、科學文化等各領域的地方名人檔案資料
3 保持全宗的完整
3.1 凡是在本單位職能活動中直接接形成的．具有查考、科學研究價值的各種門類和載體的檔案．均應收集齊全不得隨意分散
3.1.1 撤銷，合并單位的檔案，代管單位要將其單獨管理，保持完整不得與本單位檔案混合
4  分類清楚科學，系統連續
4.1 歸檔的文件材料應進行科學的分類，根據各單位的工作性質和內部組織機構設置情況，制定本單位的檔案分類大綱
4.2 一個全宗的檔案應制定統一的分類方案，方案類別設置要符合本單位和檔案的實際情況．各類之間要有明顯的界限區別，彼此交叉和相互包容，要保持分類方案的一致性和連續性．不能隨意變動
4.3  內部機構較穩定，職能分工較明確的單位應按年度——組織機構分類；內部機構少、職能分工不很明確或未設內部組織機構、文件難以按機構分類的單位，可采用年度——問題分類
4.4  文書檔案以外的各種專門檔案應按國家檔案局和有關行業主管部門共同制定的分類方案分類
5 鑒定與劃分保管期限
5.1 依據國家檔案局《機關檔案保管期限的規定》，結合本單位實際，會同各業務部門 ，全面考慮檔案的保存價值，共同制定出本單位的《檔案保管期限表》，依此進行整理鑒定工作5.2 各種文件材料均應按永久，長斯、短期三種保管期限分開，經過系統整理，達到案卷質量要求6 案卷質量要求
6.1 案卷質量總的要求是遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用6.1.1 文書檔案要按GB/T9705-88《文書檔案案卷格式》標準立檔6.1.2會計、科技、照片、聲像等專門檔案的質量標準，按照國家檔案局與各行業主管部門制定的標準執行6.2 文件級質量要求6.2.1 按分類大綱、保管期限將所形成的文件分別立卷。6.2.2一個年度內的文件必須齊全完整，同一年度的文件應在一起立卷；跨年度的請示與批復．應放在復文年度6.2 3 每份文件的正件與附件、正本與底稿、請示與批復轉發件與原件等應立在一起；文電應統一立卷
6.2.4 卷內文件排列應條理系統．注重保持文件之間的內在聯系，使卷內文件形成一個有機的整體同一個卷內可按問題重要程度或形成的時間順序排列，密不可分的文件件應排列在一起，使批復在前，請示在后，正件在前、附件在后，正本在前、底稿在后，重要文件的歷次修改稿依時間順序排在定稿之后會議文件按會議程序排列。6.2.5 卷內文件必須以卷為單位按文件排列順序．依次編寫件號，頁號，裝訂的案卷應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角編寫頁號，不裝訂的案卷，須在每份文件材料的右上方加蓋檔號章．并逐件編寫件號將檔案填寫齊全
6.2.6 卷內文件須逐件填寫卷內目錄，項目要齊全，用鋼筆書寫工整或打印，文件材料的責任者，題名，不要隨意簡化，更改，責任者必須寫全稱或選用簡稱；兩個以上的責任者可標寫主要的，文件沒有題名或雖有題名但不能反映文件內容的，應重新擬寫。時間要將年，月，日寫全，沒有時間，責任者的文件材料要考證清楚后再填寫全，沒有時間，責任者的文件材料要考證清楚后再填寫，會議記錄應填寫每次會議的名稱，時間和主要內容。卷內文件目錄應放在卷首。 6.2.7  文件修復。對破損的文件材料要按裱糊的技術要求進行托裱，字跡已擴散的應予以復制并將復制件與原件放在一起。6.2.8  卷內文件的金屬物必須除去6.2.9  每卷文件均應建立備考將卷內文件中的有關情況，如破損，缺頁、移出等加以說明。立卷人、檢查人的姓名、時間要填寫清楚，備考表應置卷尾。6.3  案卷級質量要求6.3.1  使用標準卷皮，即縣級以上檔案行政管理部門監制的250克牛皮紙硬卷皮6.3.2  填寫案卷封面，案卷封面上的項目要填寫齊全，用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。6.3.2.1  立檔單位名稱要用全稱或通用簡稱。類別要填寫分類大綱中的一級類目6.3.2.2  案卷題名要簡明確切，能揭示卷內文件的內容。題名由文件責任者、內容，文種組成；責任者應填寫卷內文件主要作者的全稱或通用簡稱；內容要做到全面、確切的概括；卷內文種較少時，應一一列出，較多時，可選擇有代表性的6.3.3 案卷裝訂
  采用三孔一線的方法裝訂．裝訂要結實、整齊，兼顧左邊，取右邊齊；不能有掉頁、倒頁、壓字、損壞文件、妨礙閱讀等問題不裝訂的案卷，卷內的文件要逐件用細線裝訂案卷厚度一般不超過2 厘米或100頁
6.3.4 案卷排列
  按時問分別又不同保管期限進行排列保持案卷之間的聯系，一年中內同一類（即同一內部機構或問題的）案卷可按問題、重要程度排列排列方法上應按分類方案的類別順序，并保持前后一致.
6.3.5編寫檔號
6.3.5.1 全宗號須按自治區各級檔案館指定的代號填寫目錄號，按保管期限編制一個全宗內的歷年案卷按不同的保管期限分別依次編制大流水號、同一全宗、保管期限的案卷號不得重復*不同年度的卷號應首尾銜接.6.3.5.2 卷脊欄目上要填寫全宗號、目錄號、案卷號，并須與案卷封面的檔號相一致，同時用阿拉伯數字標明案卷內文件形成的年度
7 編制目錄
7.1 每個立檔單位均應根據年度、案卷排列．保管期限，分別編制案卷目錄和全引目錄
7.2 案卷目錄上的項目要齊全完整案卷號包括檔案室、檔案館兩項．檔案館編號應與檔號寧的案卷號一致案卷目錄中的題名應和案卷上的題名完全一致案卷目錄一式兩套，其中一套必須是耐久字跡村料書寫的原件
7.3 全引目錄（即：案卷文件目錄）填寫的項目要齊全完整，案卷、卷內題名的填寫要與案卷封面、卷內目錄完全一致全引目錄要一式兩套，其中一套必須是耐久字跡材料書寫的原件。9.1.1 自治區機關、團體事業單位的永久、長期檔案在本單位保存20年，各地、市、縣（區）機關、團體、事業單位的永久、長期檔案在本單位保存10 年，即須向檔案館移交。各單位可與檔案館協商，分階段移交。因本單位保管條件惡劣可能導致檔案不完整或嚴重損毀的，可以提前收入檔案館。
9.1.2  撤銷、合并單位的檔案，嚴禁分散、銷毀或丟失，應由撤銷的單位負責組織力量將檔案認真清點、核對，向檔案館移交，或由接管工作的單位代管。代管單位應向相應的檔案行政管理部門報告，保持代管檔案的完整與安全，并與檔案館商定進館時限，承擔向檔案館移交的任務。
9.1.3  各種臨時工作機構撤銷時，其檔案應向檔案館移交，或作為主管單位檔案的組成部分按規定時限向檔案館移交。
9.2  進館檔案必須齊全完整，按統一的分類方案分類，正確劃分保管期限，達到案卷質量標準。要切實保障全宗的完整性，一個機關單位形成的檔案要作為一個整體，按規定時限統一向一個檔案館移交，不得分散；
9.2.1 1988 年以前的檔案，要達到長期以上各種文件材料齊全，分類基本清楚，保管期限劃分基本準確，組卷 8 輔助材料齊全完整
8.1 各立檔單位應收集有助于了解檔案內容及立檔單位情況的各種資料，包括大事記、文件匯編等。8.2 編寫并續編本單位的組織沿革、全宗介紹，健全補充全宗卷。9 檔案資料的交接
9.1 進館時限合理，有案卷目錄、全引目錄，并對存在的問題進行了必要的整改，才能向檔案館移交。
9.2.2 與檔案有關的資料、立檔單位的組織沿革、全宗介紹要隨檔案一同移交。本單位編纂的大事記、文件匯編、史志文獻應各備兩份與檔案一并移交進館。已將檔案進行著錄標引、數據輸入計算機者，要將拷貝的數據軟盤一并移交。
9.2.3 為保證進館檔案質量，檔案館應調查移交單位檔案的完整程度、質量、數量，配套性資料、目錄等情況，及時解決存在的問題，在達到接收要求后，方可辦理交接手續。
9.2.4 與進館檔案相對應的案卷目錄、全引目錄應一式兩套，一套隨檔案進館，一套留本單位備查。
9.3 立檔單位與檔案館在交接檔案時，應對照目錄詳細清點，經認真核查，數量無誤，輔助資料、材料齊全，方可辦理交接簽字手續。
9.3.1 交接文據按GB / T13968 一92 《檔案交接文據格式》應一式二份，逐項填寫清楚，經雙方蓋公章，領導人、經辦人簽字，移交單位和接收單位各執一份。
10 檔案館和機關、團體、事業單位除做好檔案資料的接收工作外，還應積極征集散失在社會上的檔案資料，集中交檔案館管理。
10.1 自治區各級檔案館要在調研基礎上制定征集計劃，根據征集的內容和實際價值編制征集檔案的名冊，確定征集對象，有計劃的進行征集。機關、團體、事業單位應積極提供線索，協助進行征集工作。
10.2 征集檔案資料的范圍
反映寧夏地區歷史面貌的具有長遠保存利用價值的各種文字、圖表，聲像等不同形式和載體的檔案資料10.2.1 歷代舊政權機關、社會團體檔案。
10.2.1.1歷代封建王朝和民國時期形成的涉及寧夏歷史的詔書、奏本、題本．告示、委任伏、嘉獎令及各種材料制成的公文，往來文書、書信、手稿、譜牒、碑文、墓志和各種報刊，傳單、契約、證券等；歷代在寧夏任職的主要官員和重要人物的檔案資料；有關寧夏的照片、錄音等檔案資料。
10.2.1.2 歷代編修的有關寧夏地區的各種新舊志書，包括各種地方志、鄉鎮志、資料志、人物志及家譜、族譜等。
10.2.2 革命歷史檔案．
10.2.2.1 解放前中國共產黨各級組織形成的涉及寧夏的各種文件、電報、報紙、刊物以及黨、政、軍領導人和知名人士在革命斗爭中形成的著作、筆記．書信、日記，講話稿、傳記、回憶錄原稿等；有關以上內容的照片、錄音、錄像等
10.2.3 現行檔案資料，即包括與本地區有關的領導人視察等重要或重大活動中形成的檔案資料。
10.2.3.1 黨和國家領導同志．中央各部委領導來寧的講話、照片、錄音、錄像、題詞；
10.2.3.2 寧夏黨、政軍主要領導參加重要活動形成的各種門類、不同載體的檔案資料；
10.2.3.3 曾經或正在寧夏工作的有影響的科學家、文學家。藝術家以及其他著名人物在其工作活動中形成的著作手稿．傳記，講話稿、文電、信函、日記、筆記及照片、錄音、錄像帶，獎狀獎旗、獎章等檔案資料；10.2.4 反映寧夏各種地方民族特色的檔案資料。
10.2.4.1 反映寧夏名勝古跡的各種形式載體的原始檔案資料。
10.2.4.2 反映寧夏資源、經濟、社會事業等情況的各種檔案資料。10.2.4.3 反映寧夏回族在民族、宗教，經濟、文化、風俗習慣等各方面特點的不同形式和載體的檔案資料。10.2.4.4 理名優特產：反映寧夏傳統名牌產品．自行設計、生產的優秀產品的檔案資料。10.3 征集檔某資料應注意鑒別真偽，經鑒定確定為真品，有保管利用價值者才可進館。10.4 凡征集進館的檔案資料均應辦理登記、交接手續1l 本辦法由自治區檔案局負責解釋。自治區檔案局成立檔案收集工作領導小組，負責本辦法的檢查落實。12 本辦法自公布之日起執行。