電子檔案管理制度

    一、為規(guī)范我局電子檔案管理，確保歸檔電子文件的真實(shí)、完整、可用和安全，加強(qiáng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用，按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和《中共廣東省委辦公廳  廣東省人民政府辦公廳關(guān)于印發(fā)〈廣東省電子文件管理暫行辦法〉》(粵委辦〔2010〕103號(hào))精神，制定本制度。

    二、本制度所稱電子文件，是指我局在處理公務(wù)過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。經(jīng)鑒定具有保存和利用價(jià)值的電子文件經(jīng)規(guī)范整理歸檔后，形成電子檔案。

三、我局的電子文件應(yīng)用中山市文件與檔案管理服務(wù)平臺(tái)系統(tǒng)管理，堅(jiān)持統(tǒng)一管理、全程監(jiān)控、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、安全保密、便于利用的工作原則，確保電子文件的真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性。

四、局綜合檔案室負(fù)責(zé)電子檔案的日常管理和提供利用，同時(shí)負(fù)責(zé)涉密電子檔案的保密監(jiān)督管理；信息技術(shù)科負(fù)責(zé)為電子文件管理提供信息化技術(shù)支持；各相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)電子文件在管理系統(tǒng)中的的形成、承辦、流轉(zhuǎn)、整理、歸檔、移交等工作。

五、電子文件的歸檔

　　（一）能通過(guò)信息處理系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時(shí)歸檔的，應(yīng)對(duì)已辦結(jié)的電子文件及時(shí)歸檔；不能實(shí)時(shí)歸檔的，應(yīng)通過(guò)安全存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)已辦結(jié)的電子文件進(jìn)行定期歸檔；

（二）根據(jù)我局綜合檔案室各類(lèi)檔案的歸檔整理辦法和保管期限表，對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行準(zhǔn)確劃分保管期限、規(guī)范分類(lèi)和整理，嚴(yán)格保持電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案的關(guān)聯(lián)性和一致性。

　　（三）電子文件及其元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)同時(shí)歸檔，元數(shù)據(jù)應(yīng)符合國(guó)家、省相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

六、電子檔案的保管與利用

（一）完善配置電子檔案保管和利用設(shè)備，促進(jìn)信息資源共享，保證歸檔電子文件在規(guī)定范圍內(nèi)得到規(guī)范保管和方便利用；

（二）定期檢查電子文件的保管情況，電子文件運(yùn)行的軟硬環(huán)境、存儲(chǔ)載體等變化時(shí)及時(shí)遷移、轉(zhuǎn)換電子文件，做好電子檔案?jìng)浞莨ぷ鳎?/span>

（三）利用時(shí)應(yīng)使用拷貝件，歸檔電子文件的封存載體不得外借，未經(jīng)批準(zhǔn)任何單位或個(gè)人不得擅自復(fù)制電子文件；

（四）按年度對(duì)歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷(xiāo)毀情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

    七、電子文件的安全保密

    （一）按照國(guó)家信息安全等級(jí)保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)和涉密信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)管理規(guī)定建立電子文件管理系統(tǒng)和信息內(nèi)容安全保密防護(hù)體系，執(zhí)行嚴(yán)格的安全保密管理制度；

（二）屬于國(guó)家秘密的電子文件應(yīng)當(dāng)使用專(zhuān)用保密存儲(chǔ)介質(zhì)存儲(chǔ)，并按保密規(guī)定辦理歸檔手續(xù)。

八、歸檔電子文件的移交，與其關(guān)聯(lián)的實(shí)體檔案移交同步進(jìn)行。

（一）按有關(guān)規(guī)定對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行認(rèn)真檢驗(yàn)合格并辦理相應(yīng)移交接收手續(xù)后，由電子文件形成部門(mén)按期向局綜合檔案室移交；

（二）屬于國(guó)家綜合檔案館接收范圍的電子文件及其元數(shù)據(jù)，由局綜合檔案室按照工作要求和規(guī)定時(shí)限向市檔案館移交；

（三）歸檔電子文件檢驗(yàn)內(nèi)容包括電子文件載體及其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性、有效性檢驗(yàn)及審核等。

九、電子檔案的鑒定與銷(xiāo)毀。電子檔案的銷(xiāo)毀管理應(yīng)參照同類(lèi)紙質(zhì)檔案銷(xiāo)毀的有關(guān)規(guī)定，履行有關(guān)審批手續(xù)；涉密電子檔案的銷(xiāo)毀應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家保密法律法規(guī)的規(guī)定處理。

十、根據(jù)局機(jī)關(guān)工作人員崗位職責(zé)和年度考核工作等要求，對(duì)在電子文件管理工作中取得突出成績(jī)的個(gè)人，應(yīng)當(dāng)給予表彰。

十一、有下列情形之一的，責(zé)令限期整改；情節(jié)嚴(yán)重的，對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員按照有關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)處分：

　　（一）電子文件管理不符合真實(shí)、完整、可用和安全保密要求的；

　　（二）不按照規(guī)定移交或者接收電子文件的；

　　（三）不按照規(guī)定提供電子文件的；

　　（四）損毀、丟失、篡改、偽造電子文件的；

　　（五）擅自提供、復(fù)制、公布、銷(xiāo)毀電子文件的；

　　（六）擅自出賣(mài)電子文件的；

　　（七）玩忽職守，造成電子文件損失的。

有前款第四、五、六、七項(xiàng)情形，涉嫌犯罪的，移送司法機(jī)關(guān)依法處理。

十二、本制度由中山市××局辦公室負(fù)責(zé)解釋?zhuān)杂“l(fā)之日起執(zhí)行。