一、編制說明

根據(jù)國(guó)家教育部、檔案局聯(lián)合下發(fā)的27號(hào)令《高校檔案管理辦法》及原國(guó)家教委發(fā)布的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》（教辦[1994]429號(hào)）的要求，結(jié)合我校實(shí)際情況制訂本辦法。

（-）類目的劃分與標(biāo)識(shí)

1.-級(jí)類目的設(shè)置和標(biāo)識(shí)

根據(jù)檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域，結(jié)合檔案記述的內(nèi)容，我校形成檔案主要分為十-大類，同時(shí)作為相應(yīng)檔案的補(bǔ)充，增加了聲像、實(shí)物、電子三個(gè)類別，標(biāo)識(shí)采用名稱主詞的漢語拼音的第-個(gè)字母。

DQ黨群

主要包括學(xué)校黨群部門在工作中形成的文件材料。

XZ行政

主要包括行政職能部門（教務(wù)、科研、科技開發(fā)、基建、外事、財(cái)務(wù)等部門除外）工作中形成的文件材料。

JX教學(xué)

主要包括教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中形成的文件材料。

KY科研

主要包括科研管理和科研實(shí)踐活動(dòng)過程中形成的文件材料。

CP產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)

主要包括產(chǎn)品生產(chǎn)、科技開發(fā)管理及活動(dòng)過程中形成的文件材料。

JJ基建

主要包括基本建設(shè)管理和項(xiàng)目建設(shè)中形成的文件材料。

SB儀器設(shè)備

主要包括在儀器設(shè)備工作管理和儀器設(shè)備申賄、開箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試、管理使用、維修改造、申請(qǐng)報(bào)廢等環(huán)節(jié)中形成的文件材料。

CB出版

主要包括出版工作管理和出版活動(dòng)過程中形成的文件材料。

WS外事

主要包括外事工作管理和外事活動(dòng)中形成的文件材料。

CK財(cái)會(huì)

主要包括財(cái)務(wù)工作管理和會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的文件材料。

RW人物

主要包括在本校或曾在本校學(xué)習(xí)、工作過的黨政領(lǐng)導(dǎo)及著名專家學(xué)者在從事各種活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家、學(xué)校和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、音像等形式的歷史記錄。

 

附加：

SX聲像

主要包括學(xué)校在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中，通過攝錄或掃描形成的具有保存價(jià)值的照片、圖像、錄像帶、錄音帶、唱片、光盤片、縮微片、幻燈片等。

SW實(shí)物

主要包括學(xué)校獲得的校級(jí)以上的各級(jí)各類獎(jiǎng)勵(lì)實(shí)物（獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀等），曾經(jīng)使用過的印章，兄弟單位、國(guó)內(nèi)外友人、校友贈(zèng)送的珍貴禮品，名人到校的題詞及字畫。

DZ電子

主要包括學(xué)校在黨政管理、教學(xué)、科研等活動(dòng)中形成的各類電子檔案（文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、超媒體鏈接文件、程序文件和數(shù)據(jù)庫(kù)文件）。

2.二級(jí)類目的設(shè)置和標(biāo)識(shí)

二級(jí)類目是對(duì)-級(jí)類目的細(xì)劃，具體設(shè)置情況如下

（1）黨群類（DQ），下設(shè)9個(gè)二級(jí)類目：綜合（DQ11）、紀(jì)檢監(jiān)察（DQ12）、組織（DQ13）、宣傳教育（DQ14）、統(tǒng)戰(zhàn)（DQ15）、工會(huì)（DQ16）、團(tuán)委（DQ17）、學(xué)生工作（DQ18）、各院（部、中心）分黨委、黨總支黨務(wù)綜合（DQ19）。

（2）行政類（XZ），下設(shè)7個(gè)二級(jí)類目：綜合（XZ11）、人事（XZ12）、審計(jì)（XZ13）、武裝保衛(wèi)（XZ14）、總務(wù)資產(chǎn)（XZ15）、圖書檔案（XZ16）、各院（部、中心）行政綜合（XZ17）。

（3）教學(xué)類（JX），下設(shè)8個(gè)二級(jí)類目：綜合（JX11）、學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)（JX12）、招生工作（JX13）、學(xué)籍管理（JX14）、課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐（JX15）、學(xué)位工作（JX16）、畢業(yè)生工作（JX17）、教材管理（JX18）。

（4）科研類（KY），下設(shè)7個(gè)二級(jí)類目：綜合（KY11）、縱向科研項(xiàng)目（KY12）、橫向科研項(xiàng)目（KY13）、科研成果及獎(jiǎng)勵(lì)（KY14）、專利證書（KY15）、標(biāo)準(zhǔn)（KY16）、論文專著（KYl7）。

（5）基建類（JJ），下設(shè)2個(gè)二級(jí)類目：綜合（JI11）、基建項(xiàng)目（JJ12）。

（6）儀器設(shè)備類（SB），下設(shè)2個(gè)二級(jí)類目：綜合（SB11）、設(shè)備項(xiàng)目（SB12）

（7）產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)類（CP），下設(shè)2個(gè)二級(jí)類目：綜合（CP11）、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)項(xiàng)目（CP12）。

（8）出版類（CB），下設(shè)3個(gè)二級(jí)類目：綜合（CB11）、報(bào)紙（CB12）、刊物（CB13）。

（9）外事類（WS），下設(shè)5個(gè)二級(jí)類目：綜合（WS11）、出國(guó)（境）（WS12）、來校（WS13）、國(guó)際合作與會(huì)議（WS14）、外國(guó)留學(xué)生工作（WS15）。

（10）財(cái)會(huì)類（CK），下設(shè)5個(gè)二級(jí)類目：綜合（CK11）、會(huì)計(jì)報(bào)表（CK12）、會(huì)計(jì)賬簿（CK13）、會(huì)計(jì)憑證（CK14）、工資冊(cè)（CK15）。

（11）人物類（RW），下設(shè)1個(gè)二級(jí)類目：人物姓名首字母。

3.三級(jí)類目的設(shè)置

根據(jù)學(xué)校在教學(xué)和管理的過程中，實(shí)際產(chǎn)生的檔案情況，對(duì)部分二級(jí)類目設(shè)置了三級(jí)類目。

教學(xué)類檔案三級(jí)類目的設(shè)置，是根據(jù)我校辦學(xué)形式多樣及發(fā)展規(guī)模的實(shí)際，按辦學(xué)層次設(shè)研究生、全日制本專科生和成人教育3個(gè)三級(jí)類目。

科研類檔案三級(jí)類目的設(shè)置，主要在科研項(xiàng)目上設(shè)置了自然科學(xué)研究項(xiàng)目和人文社會(huì)科學(xué)研究項(xiàng)目2個(gè)三級(jí)類目。

基建類檔案三級(jí)類目的設(shè)置，由于單體基建項(xiàng)目案卷多，因此基建項(xiàng)目類將按照項(xiàng)目實(shí)體設(shè)置三級(jí)類目。

財(cái)會(huì)類檔案三級(jí)類目的設(shè)置，僅會(huì)計(jì)憑證-項(xiàng)按其內(nèi)容不同，設(shè)學(xué)校財(cái)務(wù)類、基建類2個(gè)三級(jí)類目。

人物類檔案按其資料的種類設(shè)置8個(gè)三級(jí)類目。

（二）檔號(hào)的編制及標(biāo)識(shí)

檔號(hào)是存取檔案的代號(hào)，排架的依據(jù)，反映了我校檔案的分類體系和物理位置。

根據(jù)檔案形成的方式不同，我校檔案采取案卷級(jí)和文件級(jí)交叉管理方式，除新生錄取名冊(cè)（JX1301、JX1302、JX1303）、學(xué)籍管理（JX1401、JX1402、JX1403）、科研項(xiàng)目（KY12、KY13）、基建項(xiàng)目（JJ12）、儀器設(shè)備（SB12）、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)項(xiàng)目（CP12）、會(huì)計(jì)報(bào)表（CK12）、會(huì)計(jì)帳本（CK13）、財(cái)會(huì)憑證（CK14）、工資冊(cè)（CK15）采取案卷級(jí)管理外，其余均采取文件級(jí)管理。

1.檔號(hào)的結(jié)構(gòu)

案卷級(jí)

檔號(hào)=全宗號(hào)+年度+分類號(hào)+保管期限+案卷號(hào)

卷內(nèi)文件級(jí)檔號(hào)=全宗號(hào)+年度+分類號(hào)+保管期限+案卷號(hào)+件號(hào)

其中，基建項(xiàng)目類檔案檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：

全宗號(hào)+分類號(hào)+保管期限+案卷號(hào)

文件級(jí)

檔號(hào)=全宗號(hào)+年度+分類號(hào)+保管期限+件號(hào)

其中，人物檔案檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：

RW+人物姓名代號(hào)+材料類別號(hào)+保管期限+順序號(hào)

2.檔號(hào)的標(biāo)識(shí)

檔號(hào)的標(biāo)識(shí)采用現(xiàn)代漢語拼音和阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合的混合號(hào)碼制。全宗號(hào)、年度號(hào)、分類號(hào)、保管期限號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)之間用符號(hào)"-"連接。

全宗號(hào)：由-位阿拉伯?dāng)?shù)字構(gòu)成

年度號(hào)：由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成。

分類號(hào)：-級(jí)類目+二級(jí)類目+三級(jí)類目。

案卷號(hào)：即案卷順序號(hào)，是指同-類目下的案卷順序編號(hào)。

件號(hào)：即文件順序號(hào)。

例如：河南師范大學(xué)2009年組織工作檔案永久第5件，可標(biāo)為：1-2009-DQ13-Y-05

河南師范大學(xué)2009年本科生學(xué)籍檔案永久第15卷，可標(biāo)為：1-2009-JXI402-Y-15

（三）聲像、實(shí)物、電子檔案

聲像檔案、實(shí)物檔案、電子檔案同是高等學(xué)校檔案的重要組成部分，內(nèi)容不超過十-大類，但由于載體和幅面尺寸（類型）不同，保管要求不同等原因，擬單獨(dú)列出，單獨(dú)編號(hào)排架，作為十-大類檔案的補(bǔ)充。

1.聲像檔案包括照片、錄音帶、錄像帶、幻燈片、磁盤、影視膠片、微縮膠片、光盤片等不同載體的文件材料。

檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：

全宗號(hào)+年度號(hào)+聲像檔案分類號(hào)+保管期限+保管單位順序號(hào)。

保管單位采用卷、冊(cè)、盒、盤。

例如：河南師范大學(xué)2011年管理學(xué)院畢業(yè)生集體照，檔號(hào)為1-2011-SX1102-Y-3

2.實(shí)物檔案包括獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀（證書）、獎(jiǎng)?wù)隆㈠\旗、獎(jiǎng)杯、印章，各類禮品和樣品等實(shí)物。

檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：

全宗號(hào)+年度號(hào)+實(shí)物檔案分類號(hào)+保管期限+保管單位順序號(hào)。

保管單位采用件。

3.電子檔案實(shí)體為各類電子文件的脫機(jī)載體，包括只讀光盤、-次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。

檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：

全宗號(hào)+年度號(hào)+電子文件檔案分類號(hào)+保管期限+保管單位順序號(hào)

保管單位采用盤。

例如：河南師范大學(xué)2011屆畢業(yè)生學(xué)籍檔案掃描電子文件光盤，檔號(hào)為：1-2011-DZ11I02-Y-1

二、檔案的實(shí)體排架

根據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》的規(guī)定，高校檔案排架時(shí)要嚴(yán)格按檔號(hào)排架，不留空柜，不空號(hào)。結(jié)合我校實(shí)際，采用分年度，依次按-級(jí)類目、二級(jí)類目排架，每類中按問題編號(hào)，每個(gè)問題中按保管期限的順序排架。

三、河南師范大學(xué)檔案實(shí)體分類方法主表

DQ黨群

11.綜合

12.紀(jì)檢監(jiān)察

13.組織

老干部工作入此類

14.宣傳教育

15.統(tǒng)戰(zhàn)

民主黨派材料入此類

16.工會(huì)

教代會(huì)、工代會(huì)和婦女材料入此類

17.團(tuán)委

學(xué)生社團(tuán)、社會(huì)實(shí)踐、科技創(chuàng)新入此類

18.學(xué)生工作

學(xué)生表彰、違紀(jì)處分材料，學(xué)生思想政治教育、大學(xué)生心理健康教育、學(xué)生資助管理工作、職業(yè)教育入此類

19.院（部、中心）分黨委、黨總支黨務(wù)綜合后勤集團(tuán)黨務(wù)綜合材料入此類

XZ行政

11.綜合

12.人事

13.審計(jì)

14.武裝保衛(wèi)

15.總務(wù)資產(chǎn)

計(jì)劃生育材料入此類

16.檔案圖書

17.院（部、中心）行政綜合后勤集團(tuán)行政綜合材料入此類

JX教學(xué)

11.綜合

學(xué)生運(yùn)動(dòng)會(huì)，教學(xué)評(píng)估，優(yōu)秀教學(xué)評(píng)獎(jiǎng)材料入此類

12.學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)

專業(yè)設(shè)置、精品課程、特色專業(yè)入此類

13.招生工作

1301.研究生（碩博）教育

1302.全日制本、專科教育

1303.成人教育

14.學(xué)籍管理

1401.研究生（碩博）教育

1402.全日制本、專科教育

1403.成人教育

15.課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐

16.學(xué)位工作

17.畢業(yè)生工作

畢業(yè)生信息反饋材料入此類

18.教材管理

KY科研

11.綜合

學(xué)術(shù)活動(dòng)材料入此類

12-[n].縱向科研項(xiàng)目，按科研項(xiàng)目設(shè)置類目。其中：n=[項(xiàng)目]=1，2，3......）

1201-[n].自然科學(xué)類研究項(xiàng)目

1202-[n].人文社科類研究項(xiàng)目

13-[n].橫向科研項(xiàng)目

14.科研成果及獎(jiǎng)勵(lì)

15.專利證書

16.標(biāo)準(zhǔn)

17.論文專著

CP產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)

11.綜合

校辦工廠、國(guó)家大學(xué)科技園材料入此類

12-[n].產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)項(xiàng)目（n=[項(xiàng)目J：1、2、

3......，）

JJ基建

11.綜合

12.按單項(xiàng)工程設(shè)置三級(jí)類目

......

SB儀器設(shè)備

11、綜合

12-[nl.按儀器設(shè)備種類或型號(hào)設(shè)置二級(jí)類目（n=[型號(hào)1=1、2、3......）

CB出版

11.綜合

12.報(bào)紙

13.刊物

WS外事工作

11.綜合

12.出國(guó)（境）

13.來校

14.國(guó)際合作與會(huì)議

15.外國(guó)留學(xué)生工作

CK財(cái)會(huì)

11.綜合

12.會(huì)計(jì)報(bào)表

13.會(huì)計(jì)帳簿

14.會(huì)計(jì)憑證

1401.學(xué)校財(cái)務(wù)類

1402.基建類

15.工資冊(cè)

獎(jiǎng)金、獎(jiǎng)學(xué)金、助學(xué)金發(fā)放明細(xì)入此類

RW人物

人名首字母為二級(jí)目錄

三級(jí)目錄為：

01生平、傳記

02專著、譯著

03撰寫的論文

04各種有價(jià)值的學(xué)術(shù)筆記和手稿

05各時(shí)期的照片、錄音、錄像等材料

06有價(jià)值的來往書信

07獎(jiǎng)狀、證書、獎(jiǎng)品、證章、聘書、任命書等

08國(guó)內(nèi)外對(duì)人物的評(píng)價(jià)材料

 

附：

SX聲像

11.照片

12.光盤片

13.錄像帶

14.錄音帶

15.影視膠片

16.縮微膠片

17.幻燈片

三級(jí)類目：

01黨政類

02教學(xué)類

03科研類

04外事類

05產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)類

06基建類

07人物類

SW實(shí)物

11.獎(jiǎng)勵(lì)牌匾

12.獎(jiǎng)狀、證書

13.獎(jiǎng)杯

14.錦旗

15.印章

16.珍貴禮品

17.字畫（含題詞）

18.有保存價(jià)值的其它物品

DZ電子

11.光盤

12.磁盤

13.磁帶

三級(jí)目錄：

T文本文件

I圖像文件

G圖形文件

V影像文件

A聲音文件

O超媒體鏈接文件

P程序文件

D數(shù)據(jù)文件

四級(jí)類目：

01黨政管理類

02教學(xué)類

03科研類

04基本建設(shè)類

05儀器設(shè)備類

06產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)類

07出版類

08外事類

09財(cái)會(huì)類