音頻視頻檔案整理歸檔制度

一、歸檔范圍

本局在各項(xiàng)工作活動(dòng)過(guò)程中形成的有保存價(jià)值的音頻、視頻材料均屬音頻視頻檔案歸檔范圍，具體范圍見《音頻視頻檔案歸檔范圍和保管期限表》。

二、歸檔要求

歸檔的音頻或視頻應(yīng)真實(shí)、清晰、完整，并符合以下要求：

（一）真實(shí)原始性要求

收集的音頻或視頻應(yīng)是用攝錄設(shè)備直接攝錄或由原始攝錄的音頻或視頻通過(guò)信號(hào)或格式轉(zhuǎn)換形成的音頻或視頻文件。

（二）文字說(shuō)明要求

收集的音頻或視頻應(yīng)具有完整準(zhǔn)確的文字說(shuō)明，包括活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、主要人物姓名或景物名稱、攝錄者等要素。文字說(shuō)明宜用“TXT”文件保存。

（三）信號(hào)轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)格式要求

屬于模擬信息或不符合歸檔數(shù)字格式要求的音頻或視頻應(yīng)先按以下要求轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)數(shù)字格式：

1、音頻（MP3、WAV、FLAC、APE、OGG、MID、MIDI等）應(yīng)轉(zhuǎn)換為MP3或WAV文件格式，并保留原始格式。

2、視頻（MKV、AVI、MOV、MX、WMV、ASF、ASX、RM、RMVB、MPG、3GP、MPEG-2、MPEG-4、M4V、DAT、FLV、VOB等）應(yīng)轉(zhuǎn)換為MPEG-4文件格式，并保留原始格式，同時(shí)保存一份FLV格式便于利用。

三、歸檔時(shí)間

原則上，各科室負(fù)責(zé)拍攝的經(jīng)辦人應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)將擬好文字說(shuō)明的音頻視頻材料移交至聲像檔案科，聲像檔案科將整理完畢的音頻視頻檔案定期移交至本局綜合檔案室。

四、音頻視頻整理

音頻或視頻按“件”整理歸檔。音頻、視頻檔案不管其載體形式（磁帶、光盤、其他），只看內(nèi)容記錄形式，如既有聲音又有影像的，則為視頻；如只有聲音無(wú)影像的，則為音頻。非本局形成的電教片、宣傳片，不作為檔案保存，可作為音視頻資料。音頻、視頻檔案的保管期限均為永久。

（一）按內(nèi)容分件。一項(xiàng)工作或活動(dòng)所形成的音頻或視頻作為一件檔案材料。

（二）剪輯。按一次活動(dòng)為一件的原則將接收的音頻或視頻剪輯成相對(duì)完整的音頻或視頻片段文件，并按規(guī)則命名(“攝錄日期?地點(diǎn)?活動(dòng)內(nèi)容?攝錄者”規(guī)則命名)后存儲(chǔ)在工作計(jì)算機(jī)中。屬于模擬信息或不符合歸檔數(shù)字格式要求的音頻或視頻應(yīng)先轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)數(shù)字格式再剪輯。

（三）著錄上傳。在市文檔平臺(tái)“文件著錄”音頻檔案或視頻檔案分類中上傳剪輯后的音頻或視頻文件，然后修改每份歸檔文件的基本信息，檢查無(wú)誤后點(diǎn)擊“歸檔”生成檔號(hào)等信息，完成“預(yù)歸檔”操作。

（四）歸檔存儲(chǔ)。將“預(yù)歸檔”庫(kù)中的音頻或視頻存儲(chǔ)到移動(dòng)硬盤上備份，并在“特殊載體”中按要求為備份載體編號(hào)。

（五）編制檔案目錄

本年度音頻或視頻歸檔完畢后，在市文檔平臺(tái)“預(yù)歸檔庫(kù)”中按年度打印“音視頻檔案目錄”一式兩份，在“編目管理”模塊中打印目錄軟皮封面、硬皮目錄夾封面標(biāo)簽和背脊標(biāo)簽各一式一份，用于編制《音頻視頻檔案目錄》。

《音頻視頻檔案目錄》要求制作一式兩份，一份用硬皮目錄夾裝訂，一份用牛皮紙等軟皮裝訂。《音頻視頻檔案目錄》可一年或若干年裝訂成一本，若干年裝訂在一起的，每年之間用一張彩色紙隔開。音頻類與視頻類檔案目錄要分開裝訂。

（六）封裝入庫(kù)。在“預(yù)歸檔庫(kù)”中選中需要封裝入庫(kù)的檔案，對(duì)檔案信息檢查無(wú)誤后，點(diǎn)擊“封裝入庫(kù)”，檔案封裝入庫(kù)成功后，檔案進(jìn)入“檔案中心”歸檔數(shù)據(jù)管理相對(duì)應(yīng)的分類下。進(jìn)入“檔案中心”的檔案只能修改目錄。

附件：

音頻視頻檔案歸檔范圍和保管期限表