市委、市政府辦公廳下發的《關于進一步加強本市檔案工作的若干意見》明確指出:“要逐步把各地區、各部門、各單位檔案的目錄信息集中起來;建立上海檔案目錄中心,以更好地為上海改革開放和社會主義現代化建設提供全面、準確、系統、及時、方便、安全的信息服務”。這給檔案工作提出了更高更新的目標。閘北區檔案館在如何構建區級檔案目錄中心查詢系統方面作了有益的探索和嘗試。
一、構建區級檔案目錄中心與現行文件閱覽窗口的設想
我們設想,構建一個區級檔案目錄中心和現行文件共享查詢系統,使其作為上海市檔案目錄中心查詢系統的子系統,利用先進的計算機和網絡通信技術縱向通過市公務網與市系統連通,橫向與區政務信息網連通,并與全區各機關部門連接,借助網絡互聯而形成雙向信息共享查詢系統。
(一)構建的條件與過程
區級檔案目錄中心和現行文件共享查詢系統作為一項系統工程,除了要有一定的相關工作基礎和大量前期準備工作之外,著重是要解決網絡硬件建設、系統軟件開發、檔案信息數字化、軟硬件與數據三者集成、業務指導與技術培訓等問題。
1、網絡硬件建設
這是整個系統運行必不可少的物質基礎。我們根據今后接入市公務網和信息交換量等方面的要求,投資完成了職責范圍內的局域網建設,建成了與區政務 信息網連接的100M帶寬的全屏蔽網絡系統,并經區政務信息網實現了與全區八十多個單位的連通。另外,還購置了網絡服務器、交換器、路由器、高速掃描儀等硬件設備、以滿足工作開展的需要。
2、系統軟件開發
檔案目錄中心的正常運作必須依托功能強大的應用軟件。因而,做好系統軟件的開發顯得尤為重要。我們從檔案現代化管理的總體要求出發來研究、設計和開發,經過不斷開發、試用和完善,研發出一個綜合信息管理系統,具有較強的靈活性、開放性和實用性。此系統不但能滿足檔案信息管理的一般需求,而且還可以根據檔案工作的實際情況,由用戶靈活設置系統結構、框架及管理方法,既可兼顧檔案目錄中心的功能,又能為各聯網單位提供文檔一體化管理的服務。此系統還特別強調了安全性,從縱向與橫向兩個方面采取措施。首先對于信息數據,規定了保密、內部和開放三個共享級別;其次對于用戶,根據職能不同劃分了系統總管理員、機構管理員和用戶的不同權限,從而保障了軟件的系統安全性。
3、檔案信息數字化
檔案目錄中心所提供的目錄與現行文件必須是數字化的信息。對于數字化工作,我們首先制訂了統一的數據格式標準,然后分館內、館外兩個層面共同實施。對館內已有的大量館藏檔案信息,按照系列、重要價值和利用率高的等級,集中組織力量打攻堅戰,完成數字化任務。對館外各單位的室藏檔案應由其自行處理,處理完畢后由檔案館負責采集導入數據庫。從1998年起,我們要求各區級機關部門在上報檔案統計年報表的同時一起報送案卷目錄數據庫文件;在2001年,又組織了有較好工作基礎的20家單位,開展全部室藏檔案的文件級信息輸入工作;2002年在檔案接收工作中明確規定進館檔案,必須與文件級目錄數據庫一起接收進館。通過這一系列有力的措施,促進其實現檔案信息的數字化。
目前,我們通過多種途徑與方法共完成各類檔案的案卷級目錄約23.7萬條,文件級目錄約19萬條,婚姻檔案、知(支)青回滬檔案、知青子女檔案、獨生子女檔案、出生證明檔案、公證檔案及閘北新聞等專題目錄約49.3萬條,全文級掃描圖像信息4300多頁(幅),以及2356分鐘錄音、錄像檔案的數字化處理,擁有了近9G的檔案數字化信息。
4、軟硬件及數據三者的系統集成
為達到目錄中心運轉的目的,必須抓緊完成軟件、硬件、數據三者的系統集成工作。我們既解決了集成期間計算機網絡硬件、應用軟件等方面的技術問題,還按照檔案管理的業務要求,將92多萬條的檔案目錄等信息分門別類導入系統,完成大量的關聯連接工作,使三者有機的結合起來,形成了一個完整的系統,真正滿足網上共享查詢之需。
5、業務指導與技術培訓
為使檔案人員適應檔案信息化工作的需要,保證工作的順利開展,必須培養和造就計算機技術與檔案業務的復合型人才,形成了一支既懂計算機技術和日常操作,又懂檔案管理的檔案干部隊伍。在開展檔案業務檢查和指導中,我們將檔案信息化工作作為重點檢查的內容,優先考慮,狠抓技術培訓。針對每年立卷歸檔上報案卷目錄數據,開辦錄入操作培訓班。為提高檔案人員的計算機應用水平,又針對檔案目錄中心軟件的投入使用的需要,由軟件開發技術人員針對系統管理員、機構管理員及一般用戶的操作知識進行培訓,從而使檔案人員正確掌握運用該系統的功能。
(二)目錄中心查詢系統的框架結構
閘北區檔案目錄中心目前開設有:閘北區檔案館、職能部門、歷史上的閘北和現行文件四個結構層次。“閘北區檔案館”下設文書檔案、科技檔案、專業檔案、聲像檔案、實物檔案五個大類目。大類目下又分設子類目。“職能部門”下設存檔單位信息表、文書檔案、科技檔案、專業檔案、聲像檔案和特色檔案六個大類目。“歷史上的閘北”設歷史事件和歷史名人兩類。“現行文件”擬設政策類、法規類、公益類、服務類四個大類目,向社會提供與人民群眾關系密切,能夠公開的政策性、規定性等文件,供網上查詢與傳遞。這些層次、類目,今后可隨實際工作的不斷深入,隨時作相應的增設。
目錄中心的數據庫類型以目錄(案卷級、文件級)數據為主,兼顧全宗級和全文級數據;以各類專業檔案數據為主,兼有文書檔案、科技檔案、聲像檔案和實物檔案數據;以文書、照片掃描圖像數據為主,兼顧音頻、視頻和多媒體文件數據。
二、構建中的思考與總結
(一)立足高起點,注重整體設計規劃
我們把構建檔案目錄中心作為檔案管理現代化總體建設的一個組成部分來統籌規劃和構思。工作實踐使我們體會到,當計算機輔助檔案管理進入到高層次、全方位、網絡化階段時,單項的或幾個環節的計算機管理軟件已不能滿足實際工作的需求,這促使我們追求更高、更完善的檔案管理模式。我們根據實際需要,制訂了系統框架和總體目標。目前,構建的檔案目錄中心不僅僅是檔案信息數據的匯集,而是充分考慮了全區檔案管理現代化的需要,為聯網各部門提供了檔案管理系統功能,有利于檔案管理水平的提高,有利于檔案資源的整合,有利于檔案信息的共享。目錄中心除了提供目錄信息以外,還提供了文書、照片、錄像、錄音等檔案的全文和多媒體信息,從根本上解決了檔案管理與利用的不足。
(二)依托公務網,共享網絡硬件資源
我們抓住區信息化建設這一契機,積極爭取使檔案信息化建設在區信息化建設中占有一席之地。在構建檔案目錄中心時,我們多次與區信息中心溝通,并共同赴外區學習,把檔案信息數字化工作納入區信息化建設的規劃之中。其目的一是增強各級領導和干部對檔案信息化建設的重要性和必要性的認識;二是可以依托區政府信息公務網以及技術力量,達到全區范圍的聯網以及與市檔案信息網聯通,真正實現全區網絡硬件設施資源共享,避免了檔案部門單方面開發而產生的重復投資和低水平建設。
(三)配合信息錄入,制定系列規范標準
檔案信息數據的錄入是檔案目錄中心的基礎工作,檔案信息的前處理工作則是建立檔案信息機讀檢索系統的基礎和前提條件,它直接影響著檔案信息資源能否得到充分開發和利用,同時也影響著本館實現檔案管理現代化的進程。為保證檔案信息數據的高質量,必須有一個統一、科學、規范的標準。我們在吸取以往經驗的基礎上,根據目錄中心庫結構設置的要求,充分考慮各類信息處理的靈活性、規范性、安全性及其保密性,按照上海市檔案局的規范標準,制訂了各類檔案目錄、現行文件目錄的統一數據格式標準,便于著錄工作的延續性、一致性,保證各類數據在整合過程中的兼容性。
(四)上下同步開展,提升檔案管理水平
構建檔案目錄中心是全區檔案系統的整體工作,要實現真正意義上的檔案信息數字化,必須從檔案信息產生的源頭開展,從基礎建設抓起。在工作步驟上:一、采用館內、館外兩個層面共同實施館、室藏檔案信數字化,協調開展,同步推進,達到區檔案館與各部門檔案室數字化處理工作同時完成的目的。二、開展文書立卷改革試點,通過探索與完善并逐步在機關推開,把檔案的數字化與辦公的自動化有機的結合起來,各機關部門當年就能完成文書信息向檔案信息轉化的過程,及時通過網絡錄入到檔案目錄中心為各部門預制的數據庫中,促使檔案信息化工作重心前移。三、在調查分析的基礎上,專門與各有關單位協商,解決部門單位檔案專用計算機與檔案信息輸入的人力問題,從而保證了檔案目錄中心各環節工作的有序開展,加快了各單位檔案信息輸入工作。
(郭紅解、李軍摘自《上海檔案》2002年第4期)
一、構建區級檔案目錄中心與現行文件閱覽窗口的設想
我們設想,構建一個區級檔案目錄中心和現行文件共享查詢系統,使其作為上海市檔案目錄中心查詢系統的子系統,利用先進的計算機和網絡通信技術縱向通過市公務網與市系統連通,橫向與區政務信息網連通,并與全區各機關部門連接,借助網絡互聯而形成雙向信息共享查詢系統。
(一)構建的條件與過程
區級檔案目錄中心和現行文件共享查詢系統作為一項系統工程,除了要有一定的相關工作基礎和大量前期準備工作之外,著重是要解決網絡硬件建設、系統軟件開發、檔案信息數字化、軟硬件與數據三者集成、業務指導與技術培訓等問題。
1、網絡硬件建設
這是整個系統運行必不可少的物質基礎。我們根據今后接入市公務網和信息交換量等方面的要求,投資完成了職責范圍內的局域網建設,建成了與區政務 信息網連接的100M帶寬的全屏蔽網絡系統,并經區政務信息網實現了與全區八十多個單位的連通。另外,還購置了網絡服務器、交換器、路由器、高速掃描儀等硬件設備、以滿足工作開展的需要。
2、系統軟件開發
檔案目錄中心的正常運作必須依托功能強大的應用軟件。因而,做好系統軟件的開發顯得尤為重要。我們從檔案現代化管理的總體要求出發來研究、設計和開發,經過不斷開發、試用和完善,研發出一個綜合信息管理系統,具有較強的靈活性、開放性和實用性。此系統不但能滿足檔案信息管理的一般需求,而且還可以根據檔案工作的實際情況,由用戶靈活設置系統結構、框架及管理方法,既可兼顧檔案目錄中心的功能,又能為各聯網單位提供文檔一體化管理的服務。此系統還特別強調了安全性,從縱向與橫向兩個方面采取措施。首先對于信息數據,規定了保密、內部和開放三個共享級別;其次對于用戶,根據職能不同劃分了系統總管理員、機構管理員和用戶的不同權限,從而保障了軟件的系統安全性。
3、檔案信息數字化
檔案目錄中心所提供的目錄與現行文件必須是數字化的信息。對于數字化工作,我們首先制訂了統一的數據格式標準,然后分館內、館外兩個層面共同實施。對館內已有的大量館藏檔案信息,按照系列、重要價值和利用率高的等級,集中組織力量打攻堅戰,完成數字化任務。對館外各單位的室藏檔案應由其自行處理,處理完畢后由檔案館負責采集導入數據庫。從1998年起,我們要求各區級機關部門在上報檔案統計年報表的同時一起報送案卷目錄數據庫文件;在2001年,又組織了有較好工作基礎的20家單位,開展全部室藏檔案的文件級信息輸入工作;2002年在檔案接收工作中明確規定進館檔案,必須與文件級目錄數據庫一起接收進館。通過這一系列有力的措施,促進其實現檔案信息的數字化。
目前,我們通過多種途徑與方法共完成各類檔案的案卷級目錄約23.7萬條,文件級目錄約19萬條,婚姻檔案、知(支)青回滬檔案、知青子女檔案、獨生子女檔案、出生證明檔案、公證檔案及閘北新聞等專題目錄約49.3萬條,全文級掃描圖像信息4300多頁(幅),以及2356分鐘錄音、錄像檔案的數字化處理,擁有了近9G的檔案數字化信息。
4、軟硬件及數據三者的系統集成
為達到目錄中心運轉的目的,必須抓緊完成軟件、硬件、數據三者的系統集成工作。我們既解決了集成期間計算機網絡硬件、應用軟件等方面的技術問題,還按照檔案管理的業務要求,將92多萬條的檔案目錄等信息分門別類導入系統,完成大量的關聯連接工作,使三者有機的結合起來,形成了一個完整的系統,真正滿足網上共享查詢之需。
5、業務指導與技術培訓
為使檔案人員適應檔案信息化工作的需要,保證工作的順利開展,必須培養和造就計算機技術與檔案業務的復合型人才,形成了一支既懂計算機技術和日常操作,又懂檔案管理的檔案干部隊伍。在開展檔案業務檢查和指導中,我們將檔案信息化工作作為重點檢查的內容,優先考慮,狠抓技術培訓。針對每年立卷歸檔上報案卷目錄數據,開辦錄入操作培訓班。為提高檔案人員的計算機應用水平,又針對檔案目錄中心軟件的投入使用的需要,由軟件開發技術人員針對系統管理員、機構管理員及一般用戶的操作知識進行培訓,從而使檔案人員正確掌握運用該系統的功能。
(二)目錄中心查詢系統的框架結構
閘北區檔案目錄中心目前開設有:閘北區檔案館、職能部門、歷史上的閘北和現行文件四個結構層次。“閘北區檔案館”下設文書檔案、科技檔案、專業檔案、聲像檔案、實物檔案五個大類目。大類目下又分設子類目。“職能部門”下設存檔單位信息表、文書檔案、科技檔案、專業檔案、聲像檔案和特色檔案六個大類目。“歷史上的閘北”設歷史事件和歷史名人兩類。“現行文件”擬設政策類、法規類、公益類、服務類四個大類目,向社會提供與人民群眾關系密切,能夠公開的政策性、規定性等文件,供網上查詢與傳遞。這些層次、類目,今后可隨實際工作的不斷深入,隨時作相應的增設。
目錄中心的數據庫類型以目錄(案卷級、文件級)數據為主,兼顧全宗級和全文級數據;以各類專業檔案數據為主,兼有文書檔案、科技檔案、聲像檔案和實物檔案數據;以文書、照片掃描圖像數據為主,兼顧音頻、視頻和多媒體文件數據。
二、構建中的思考與總結
(一)立足高起點,注重整體設計規劃
我們把構建檔案目錄中心作為檔案管理現代化總體建設的一個組成部分來統籌規劃和構思。工作實踐使我們體會到,當計算機輔助檔案管理進入到高層次、全方位、網絡化階段時,單項的或幾個環節的計算機管理軟件已不能滿足實際工作的需求,這促使我們追求更高、更完善的檔案管理模式。我們根據實際需要,制訂了系統框架和總體目標。目前,構建的檔案目錄中心不僅僅是檔案信息數據的匯集,而是充分考慮了全區檔案管理現代化的需要,為聯網各部門提供了檔案管理系統功能,有利于檔案管理水平的提高,有利于檔案資源的整合,有利于檔案信息的共享。目錄中心除了提供目錄信息以外,還提供了文書、照片、錄像、錄音等檔案的全文和多媒體信息,從根本上解決了檔案管理與利用的不足。
(二)依托公務網,共享網絡硬件資源
我們抓住區信息化建設這一契機,積極爭取使檔案信息化建設在區信息化建設中占有一席之地。在構建檔案目錄中心時,我們多次與區信息中心溝通,并共同赴外區學習,把檔案信息數字化工作納入區信息化建設的規劃之中。其目的一是增強各級領導和干部對檔案信息化建設的重要性和必要性的認識;二是可以依托區政府信息公務網以及技術力量,達到全區范圍的聯網以及與市檔案信息網聯通,真正實現全區網絡硬件設施資源共享,避免了檔案部門單方面開發而產生的重復投資和低水平建設。
(三)配合信息錄入,制定系列規范標準
檔案信息數據的錄入是檔案目錄中心的基礎工作,檔案信息的前處理工作則是建立檔案信息機讀檢索系統的基礎和前提條件,它直接影響著檔案信息資源能否得到充分開發和利用,同時也影響著本館實現檔案管理現代化的進程。為保證檔案信息數據的高質量,必須有一個統一、科學、規范的標準。我們在吸取以往經驗的基礎上,根據目錄中心庫結構設置的要求,充分考慮各類信息處理的靈活性、規范性、安全性及其保密性,按照上海市檔案局的規范標準,制訂了各類檔案目錄、現行文件目錄的統一數據格式標準,便于著錄工作的延續性、一致性,保證各類數據在整合過程中的兼容性。
(四)上下同步開展,提升檔案管理水平
構建檔案目錄中心是全區檔案系統的整體工作,要實現真正意義上的檔案信息數字化,必須從檔案信息產生的源頭開展,從基礎建設抓起。在工作步驟上:一、采用館內、館外兩個層面共同實施館、室藏檔案信數字化,協調開展,同步推進,達到區檔案館與各部門檔案室數字化處理工作同時完成的目的。二、開展文書立卷改革試點,通過探索與完善并逐步在機關推開,把檔案的數字化與辦公的自動化有機的結合起來,各機關部門當年就能完成文書信息向檔案信息轉化的過程,及時通過網絡錄入到檔案目錄中心為各部門預制的數據庫中,促使檔案信息化工作重心前移。三、在調查分析的基礎上,專門與各有關單位協商,解決部門單位檔案專用計算機與檔案信息輸入的人力問題,從而保證了檔案目錄中心各環節工作的有序開展,加快了各單位檔案信息輸入工作。
(郭紅解、李軍摘自《上海檔案》2002年第4期)