檔案加工數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)管方式的實踐與探索

作者：楊世洪 來源：《四川檔案》

     2013年10月，國家檔案局提出：要用15年左右的時間建成以數(shù)字資源為基礎(chǔ)、安全管理為保障、遠程利用為目標的數(shù)字檔案館（室）體系，頒發(fā)了《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》。自2011年起，遂寧市檔案局引進專業(yè)服務(wù)公司，開始對館藏檔案進行數(shù)字化加工，堅持數(shù)量質(zhì)量并重，不斷調(diào)整優(yōu)化，走出了一條質(zhì)效兼顧的路子。

    逐步探索，不斷改進監(jiān)管方式。

    思想決定行動。遂寧市檔案局在數(shù)字化加工一開始就明確了加工場所必須在檔案館內(nèi)，以確保檔案局工作人員隨時對承包公司進行業(yè)務(wù)指導和安全監(jiān)督。由于數(shù)字化加工數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)管是正在探索的新業(yè)務(wù)，且審核量大、情況復雜、要求高，要在實踐中不斷總結(jié)，不斷調(diào)整審核方式，不斷優(yōu)化審核內(nèi)容，以求高質(zhì)高效。

    從2011年到2014年，遂寧市檔案局的監(jiān)管方式從逐條概要審核、逐件粗略審核、逐頁全面審核到逐件重點審核，經(jīng)歷了4個階段的變化，逐漸走出了一條切實可行的路子。

    2011年，按照通行的做法，以“委托加工，抽驗把關(guān)”為指導思想，進行逐條概要審核，之間或進行業(yè)務(wù)指導和安全監(jiān)督，對加工后提交驗收的數(shù)據(jù)只采取抽查式粗檢，通過即可。然而在實際工作中，這種做法的弊端日益顯現(xiàn)。

    從2012年，開始“介入過程，注重質(zhì)量”。按照新的規(guī)范要求，針對館藏檔案存在的問題，介入了公司的加工過程，在數(shù)字化加工之前增加了鑒定整理環(huán)節(jié)，如剔除重份和無效頁、調(diào)整文件錯誤排列順序，保持文件完整性等，但錯誤率仍然較高。

    2014年，國家檔案局對涉密檔案、數(shù)字化外包安全管理以及民生檔案管理提出了新的要求，該局即對公司加工實行全程監(jiān)管——規(guī)范了加工流程，明確了每道加工工序的注意事項；建立了隨工單制度，每卷檔案都有一張隨工單，從鑒定、編碼、著錄、掃描到圖片處理掛接，每個環(huán)節(jié)的工作人員都要將每卷的隨工單填寫并簽字。隨工單制度既明確了數(shù)據(jù)加工責任，又可對數(shù)據(jù)質(zhì)量問題進行倒查追責。這樣一來每道環(huán)節(jié)都堅持逐件、逐頁、全面對每條數(shù)據(jù)的所有字段重復審核了3遍，雖然能完全保證數(shù)據(jù)的安全和準確，但多次重復造成了數(shù)據(jù)審核進度與數(shù)字化加工進度脫節(jié)，需要審核的數(shù)據(jù)積壓太多，嚴重影響了數(shù)字化建設(shè)進程。

    嚴把關(guān)鍵問題，堅持質(zhì)量和效率兼顧。

    2015年，為減少錯誤率，該檔案局加強對外包公司的督促，實行數(shù)據(jù)質(zhì)量與結(jié)算費掛鉤，并以“排除安全問題，排除檢索障礙”為原則，抓大放小，確定審核重點。加強了數(shù)據(jù)與實體檔案比對環(huán)節(jié)，做到與加工同步，并將這個環(huán)節(jié)置于實體檔案加工后裝訂工序前，審核員一旦發(fā)現(xiàn)問題，及時修改數(shù)據(jù)并調(diào)整相應(yīng)的實體檔案，避免了裝訂后再拆卷，減小了對實體檔案的損壞，也大大提高了審核效率。同時，簡化了管理系統(tǒng)接收模塊審核，增加了管理系統(tǒng)的自檢程序。

    審核方式及內(nèi)容：第1關(guān)打包前圖片審核，逐件進行；第2關(guān)條目數(shù)據(jù)與實體檔案比對；第3關(guān)管理系統(tǒng)接收模塊抽檢，逐卷進行（按整理規(guī)范程度、字跡辨識程度、內(nèi)容重要程度分為3種，詳查——審核該卷前中后各1件、平查——審查該卷中后各1件、略查——隨機審核該卷1件，若一旦發(fā)現(xiàn)有一處重大質(zhì)量問題，該卷則要逐件進行審核）；第4關(guān)入庫前系統(tǒng)對數(shù)據(jù)吻合性自檢。重點審核密級漏（錯）錄、條目漏錄、題名漏錄、圖片漏掃、圖片錯掛等這些會造成數(shù)據(jù)安全問題和檢索障礙的關(guān)鍵問題。

    監(jiān)管方式調(diào)整后，把住了關(guān)鍵問題，審核速度大大加快。根據(jù)不同環(huán)節(jié)的進度情況隨時調(diào)整人力配置，以求達到數(shù)據(jù)審核與數(shù)字化加工同步。同時，針對館藏檔案存在的具體問題，擬寫了《關(guān)于檔案數(shù)字化加工中具體問題處理暫行辦法》，確定了檔號調(diào)整原則、館藏檔案中一些具體問題的處理意見，為承包公司數(shù)字化鑒定整理工作提供了業(yè)務(wù)指導，把這些具體情況可能引起的數(shù)據(jù)問題解決在鑒定環(huán)節(jié)，減少了數(shù)字化加工后實體檔案調(diào)整和數(shù)據(jù)修改的工作量。

    高質(zhì)高效，數(shù)字化建設(shè)順利推進。

    截至2015年底，遂寧市檔案館館藏檔案數(shù)字化率，以卷整理的達51.7%，以件整理的達99.2%。實踐證明，對數(shù)字化加工數(shù)據(jù)逐件重點審核，在力求加快數(shù)字化進程的同時，講求數(shù)據(jù)質(zhì)量和安全，是一種質(zhì)效兼顧的可行的監(jiān)管方式。

    基本保證數(shù)據(jù)的準確完整。數(shù)據(jù)與實體檔案逐頁比對的審核，使加工數(shù)據(jù)與實體檔案做到了一一對應(yīng)，數(shù)據(jù)準確無遺漏。民生檔案標注為建立民生檔案專題目錄提供了便捷，使數(shù)據(jù)更加完整，同時，也為群眾利用提高了查檢效率。

    確保數(shù)據(jù)的安全。逐件審核以及多環(huán)節(jié)重點重復審核涉密檔案的審核方式，確保了涉密檔案和涉密檔案標注不漏，保證了信息安全，又為檔案開放鑒定提供了檢索上的便捷。

    促進服務(wù)商不斷加強責任心和提升工作效率。建立隨工單制度、不斷優(yōu)化數(shù)據(jù)審核要求，促使承包公司不斷加強管理，同時也促進了軟件公司不斷完善和增強檔案管理系統(tǒng)功能。建立了經(jīng)濟制約機制，即：數(shù)據(jù)與實體檔案比對環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)的重大錯誤由外包公司管理人員確認后逐一登記，待一個全宗檔案數(shù)字化加工完成后，根據(jù)重大錯誤登記，對承包公司按設(shè)置的經(jīng)濟標準進行經(jīng)濟上的扣減，公司再根據(jù)出現(xiàn)錯誤的環(huán)節(jié)，進行倒查追責，對相關(guān)人員進行經(jīng)濟上的獎罰。實踐證明，這種管理機制有效地增強了公司人員的責任心，大大降低數(shù)據(jù)加工過程中的出錯率（著錄環(huán)節(jié)的錯誤率由原來的10%-20%下降到2%左右，掃描環(huán)節(jié)錯誤率由原來的0.05%-0.09%下降到0，圖片處理環(huán)節(jié)錯誤率由原來的0.5%-1.7%下降到0.005%，約等于0），也減少了數(shù)據(jù)審核人員工作量，大大加快了加工進度。

    在數(shù)字化建設(shè)進程中，隨著形勢的變化會不斷出現(xiàn)新的問題，提出新的要求。只有解放思想，努力探索，才能與時俱進、推動事業(yè)發(fā)展。