檔案自由標引與自動標引

一、檔案自由標引

檔案自由標引是指標引時不依據分類表和詞表, 而由標引人員直接從檔案題名或正文中抽取標引詞或自擬標引詞。檔案自由標引不受分類表和詞表的限制, 對標引人員要求低, 標引難度小, 標引速度快, 由于直接采用作者所用的詞進行標引, 可達到較高的專指度。然而, 由于自由詞標引沒有統一的依據, 在大量標引的情況下容易造成用詞不一致, 使同一主題的檔案分散在幾個詞下, 使檢全率降低。解決此問題的有效手段是編制后控詞表。

(一) 檔案自由標引要點

(1 ) 檔案題名在很大程度上反映了檔案的主題內容, 因此可作為自由標引的主要依據, 但當檔案題名不能確切表達檔案主題, 或者檔案正文或摘要中含有題名中未反映出來的有檢索意義的內容時, 就須從檔案正文或摘要中抽取標引詞。

(2 ) 標引詞可由標引人員根據標引規則自主措詞, 不必拘泥于原文用詞, 但必須準確、規范、簡潔、通用, 并盡量保證同一主題檔案標引用詞的統一, 必要時可參考詞表或權威性詞典。

(3 ) 除了標引檔案主題中的主體因素外, 還應標引其他方面的因素, 以達到與檔案主題相應的專指度。

(4 ) 由于自由標引主要用于計算機檔案檢索系統, 因此對標引深度無多大限制, 只要是有檢索意義的主題概念都可以標引出來, 并盡可能地反映新學科、新事物、新概念, 對檔案作者所用的新名詞術語應盡量直接采用。

(5 ) 為控制標引質量, 應預先制定詳盡的標引規則, 保證標引的順利進行。標引規則的內容包括主題分析方法、標引用詞的規定、標引內容的取舍、標引深度的確定, 人名、地名、機構名的處理及其他標引要求等。

(二) 檔案自由標引的措詞

檔案自由標引用詞是由標引人員自行決定的, 可以從檔案原文中直接抽取, 也可以由標引人員根據標引規則自主措詞, 措詞的好壞直接關系到自由標引的質量和檢索效果。

對自由標引措詞的基本要求是簡明、確切, 符合用戶習慣和檢索思路, 并力求對相同主題概念措詞的一致性。

1. 措詞的簡明性

標引用詞不能過于冗長、繁瑣, 盡量避免不起作用的詞的堆砌, 應在明確表達主題的前提下盡可能地簡潔。如“ 中華人民共和國政府嚴正聲明” 用“ 中國政府聲明” 即可。但標引措詞也不能簡略到含義不清的地步, 如“ 北大同學錄” 應標引為“ 北京大學”、“ 同學錄”。

2. 措詞的確切性

對于原文中含義不清的詞, 應透過其字面描述把握其實際含義, 概括出能準確反映主題概念的詞。例如: “關于集中整治無證‘ 三車’ 的通知”, 應標引為“ 無證行駛”、“ 電力三輪車”、“人力三輪車”、“板車”、“交通管理” 等。

3. 措詞的用戶保障原則

自由標引用詞要符合用戶習慣和檢索思路, 盡量不用用戶想不到的措詞形式。如“ 野游避險” 可標引為“ 旅游安全”。

4. 措詞的一致性

對同一主題概念的標引盡可能保持用詞的一致, 尤其是對檔案中那些常用的主題概念或容易引起分歧的主題概念應盡量做到標引用詞的統一。例如: “ 周恩來100 周年誕辰紀念”、“ 紀念周總理誕辰100 周年”、“紀念周恩來百年誕辰”、“ 周總理誕辰100周年紀念” 一律用“ 周恩來誕辰100 周年紀念” 標引。再如 印巴關系”, 既可能指印度和巴基斯坦的關系, 又可能指印度尼西亞和巴基斯坦的關系, 標引時應作統一規范, 最好用全稱表示,避免產生歧義。

(三) 檔案自由標引中對人名、地名、機構名的處理

1. 人名的處理

對檔案中涉及到的人名, 凡是具有檢索意義的, 都應析出標引, 若是僅僅提及, 無具體內容的, 不必標引。標引人名時應針對下列情況作分別處理:

(1 ) 黨和國家領導人的講話, 應標引講話人。

(2 ) 典型人物事跡介紹材料, 應將典型人物的人名標出。

(3 ) 檔案中涉及的人物的合稱詞如“ 全國十佳少年”、“ 宋家三姊妹” 等, 除標引合稱詞外, 若論及了每個人的具體情況, 應將其分別標引。

(4 ) 檔案中用了人稱代詞的如“ 我”、“ 你”、“ 他”、“ 某人”等, 將其全名標出。

(5 ) 人名不全, 如僅有“ 姓+ 職務” 的, 用人名全稱, 并可將其職務、身份一并標引, 如: “ 朱