檔案的概念與性質

（一）檔案的概念

1．檔案概念之分——學術概念與法律概念

學術概念與法律概念，其外延不同，內涵基本一致。學術概念外延寬泛，為一般意義上的檔案；法律概念外延相對小些，是指法律法規監管的范圍，即是指國有的或非國有但對國家和社會有保存價值或涉及國家秘密的檔案。

檔案學術概念，以國家檔案行業標準《檔案工作基本術語》關于檔案的表述為代表:檔案是“國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。”

檔案法律概念，以《中華人民共和國檔案法》第二條關于檔案的表述為代表：“本法所稱的檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”

2．檔案概念的四個方面含義

一是檔案的形成主體是國家機關、社會組織和個人。

二是檔案是有保存價值的文件：無意識（自然）的形成需要通過有意識的制作和有意識的保存，才能成為檔案。有保存價值并且已經處理完畢的文件才能轉化為檔案。檔案和現行文件是同一事物的兩個不同階段。

三是檔案的實存形態是多種多樣的：記錄方式有文字、圖像、聲音、數碼等；載體形態有甲骨、竹木、金石、貝葉、縑帛、紙張、膠片、磁帶、磁盤及各種實物等。

四是檔案是直接形成的歷史記錄：與圖書、情報等一般信息不同，檔案不是事后編寫或隨意收集的材料。

（二）檔案的性質（檔案的屬性）

檔案性質又稱檔案屬性，檔案屬性可分為本質屬性和一般屬性。

1．檔案的本質屬性——原始記錄性原始性與歷史性的結合是檔案的獨有標志，檔案的本質屬性是原始記錄性，是檔案區別于其他事物尤其是相鄰事物的獨一無二的本質所在。

2．檔案的一般屬性——知識性和信息性

檔案的知識性：檔案是認識和改造客主觀世界的記錄，是一種原生態的知識，具有儲存和傳播知識的功能，是社會的智力資源。

檔案的信息性：檔案不但具有信息的中介性、可替代性、可傳輸性、可分享性等一般屬性，而且具有原始性和回溯性等自身的某些特征。

（三）檔案與圖書、文物、資料的聯系與區別

分析三者間的聯系（共性）與區別（差異），判斷某一事物是否屬于檔案，關鍵是分析其是否具有原始記錄性和憑證價值。了解檔案與文物的交叉及《檔案法》第十二條第一款之規定，檔案與圖書、資料轉化的條件。