檔案的標引
一、檔案標引概述
檔案標引是對文件或案卷的內容進行主題分析, 根據檢索語言賦予檢索標識的過程。依據分類法給予分類號標識的過程, 稱分類標引; 依據主題法給予主題詞標識的過程稱主題標引。
所謂主題, 是指檔案文獻所記載和涉及的具體對象與問題,即檔案的中心內容。
(一) 檔案標引方式
(1 ) 整體標引: 即對一份檔案的整體主題用一個標識進行概括式標引;
(2 ) 全面標引: 對一份案卷或文件的各個局部主題或主題因素分別標引;
(3 ) 補充標引: 又稱分析標引, 即除了對檔案的整體主題進行概括性標引外, 再選擇個別重要的局部主題或主題因素作單獨標引;
(4 ) 重點標引: 只選擇檔案中對本單位服務對象有價值的個別局部主題進行標引。
其中, 整體標引標引深度較小, 常以案卷為單位進行, 不能全面反映檔案的主題內容, 為淺標引方式, 不能很好滿足檔案檢索的需要; 全面標引能比較深入、全面地揭示文件或案卷的各個主題, 標引深度大, 為深標引方式, 但標引工作量也大為增加;
重點標引只適用于專業性檔案機構, 不能廣泛采用。所以, 就目前情況來看, 上述三種標引方式各有局限性。在檔案檢索還停留在手工檢索階段的情況下, 為了既提高檢索效率, 又加快標引速度, 以采用補充標引方式為宜。由于案卷標題一般可全面、準確地概括卷內文件主題, 同時每個案卷卷首都附有卷內文件目錄,列舉了卷內文件的主要內容和成分, 所以在實際標引過程中可以案卷標題和卷內文件目錄為主要依據, 先將案卷的整體主題標引出來, 然后根據卷內文件標題有選擇地補充標引某些重要的局部主題, 達到適度標引的目的。當檔案標題不能確切表達文件或案卷的主題時, 須根據檔案的正文或其他特征進行分析, 保證標引的準確性。
(二) 檔案標引深度
標引深度指標引一份檔案所用的標識數量。所用的標識少,標引深度就小, 稱之為淺標引; 所用標識多, 標引深度就大, 稱之為深標引, 標引深度越大, 提供的檔案途徑就越多, 文獻的利用率也會隨之提高。但標引深度并不是沒有限制的, 因為標引用詞過多, 必然將一些情報價值不大的內容標引出來, 這樣反倒會影響檢索效率。因此, 手工檢索系統中規定標引深度在5 以內,機檢系統對標引深度要求不是很嚴格, 一般以5～15 為宜。
(三) 檔案標引程序
(1 ) 審讀文件、案卷, 了解檔案所論述的內容。主要通過題名來確定檔案主題, 如果題名不能確切反映文件內容和成分, 再查閱正文、文頭、文尾和附加標記等, 力求準確把握檔案的主題。
(2 ) 進行主題分析, 確定主題類型與結構。
(3 ) 查表, 轉換主題概念。將檔案的主題概念分析出來后,即可從檔案分類表和主題詞表中選定相應的分類號和主題詞進行概念轉換, 對于多主題的檔案應分解成幾個單主題進行標引。
(4 ) 給出檔案標識。
(5 ) 作標引記錄。對標引的結果以及標引中所處理的某些問題( 如增刪主題詞等) 進行記載, 以不斷提高標引質量。
(6 ) 校對審核。主要審核主題分析是否全面、準確, 主題概念的轉換是否符合標引規則, 標引記錄有無差錯等。
(四) 評價檔案標引質量的標準
(1 ) 網羅度: 即標引結果網羅文獻主題的范圍。如果將一份檔案的全部主題都標引出來, 那么就達到了最高的網羅度, 但在實際標引過程中往往不可能達到最高的網羅度。原因有二: 其一, 提高網羅度可提高檢全率, 但同時意味著檢準率的降低; 其二, 主題有主次之分, 如果對所有的主題都進行標引, 那么從某一次要主題入手查找檔案, 就很有可能檢出不太相關的檔案。因此, 不必對所有的主題都作標引, 也就是說, 標引的網羅度應該適中, 應保持在既有較高的檢全率又不太影響檢準率的范圍之內, 即要進行適度標引。
(2 ) 專指度: 標引的專指度指檢索標識表達檔案內容的確切程度。如果檢索標識太泛指, 其含義大于檔案主題概念, 將降低檢準率; 如果標識的含義小于檔案主題, 則會影響檢全率, 造成漏檢。
(3 ) 一致性: 標引的一致性是指對主題內容相同的檔案標引的結果應該一致, 如果對同一主題內容的檔案賦予不同的標識,必然會造成該主題檔案的分散, 影響檢索效率。在對同一內容檔案的標引中, 不同的標引人員所給標識往往不同, 同一人在不同時間的標引結果也往往不一致。因此, 標引一致性是在檔案標引中急需解決的問題。可采用以下措施提高一致性: 在標引時嚴格遵守標引規則; 采用統一的檢索語言進行標引; 對組配標引、上位詞、相關詞標引及增補新詞等進行記錄, 留作以后參考。
二、檔案主題分析
檔案主題分析, 是根據檔案標引和檢索的需要, 依據一定方式, 對檔案內容進行分析, 提取檔案主題概念, 確定檔案主題的類型與結構的過程。它是檔案標引的首要步驟, 也是檔案信息前處理過程中智力消耗較大的階段, 檔案主題內容的復雜性與標引人員知識水平的有限性, 檔案主題內容的客觀性與標引人員分析判斷的主觀性等方面的矛盾使得檔案主題分析過程的誤差難于避免, 造成檔案信息失真現象。主題分析的質量如何, 直接關系到檔案標引的效果乃至整個檔案檢索系統的檢索效率, 因此, 須掌握檔案主題分析的基本方法, 在充分把握檔案主題類型及其構成因素的基礎上, 按照檔案檢索系統的具體要求, 對具有檢索意義的檔案主題概念進行提煉和取舍, 使檔案主題分析達到較高水平。
(一) 檔案主題分析的依據
分析檔案主題的依據主要為檔案題名、文件版頭、附加標記乃至正文等, 其中檔案題名是作者對檔案中心內容的概括, 一般都能正確反映檔案的內容和性質, 但也有一些檔案題名不能準確表達檔案的中心內容, 所以題名不能作為檔案主題分析的唯一依據, 此時就需查閱文件版頭和附加標記。文件版頭包括作者、收文機關、文件字號、時間、密級等內容, 通過它有助于明確文件的具體內容、使用范圍及參考價值等。當從標題、文件版頭和附加標記還不能判定檔案主題時, 就有必要瀏覽正文。通過翻閱檔案正文可以了解其撰寫目的、中心內容, 從而確定檔案論述和研究的主題。
事實上, 在絕大多數情況下, 僅以檔案題名為依據基本上就能迅速、準確地判定檔案的主題, 這是由檔案題名的情報性特點所決定的。所謂題名的情報性, 是指文獻題名反映文獻主題的全面性、準確性程度。由于對擬寫檔案題名有比較嚴格的規定和要求, 形成了檔案題名規范性的特點。普通檔案題名一般由作者、事由、文件( 或案卷) 名稱三部分組成, 并標明了發文機關名稱, 其中含有大量可供檢索的內容特征和形式特征, 相對于其他文獻標題而言能更準確、完整地概括檔案的主題內容, 具有較強的情報性。例如, 從《中共中央關于文電統一管理的辦法》、《財政部關于節約事業費開支的規定》、《山西省人民政府關于修路架橋的決定》這些題名, 就能明確判斷檔案的主題。
檔案題名不能直接、準確地反映檔案主題內容的情況一般有下面幾種:
(1 ) 題名過泛, 如《1990 年工作計劃》。
(2 ) 題名過窄, 未囊括檔案中有檢索價值的主題內容, 如《關于國有企業兼并聯營的調查》, 檔案中實際論述了有關工業經濟體制改革的各方面內容, 題名中未作充分反映。
(3 ) 題名含義不清, 如《211 課題研究綱要》。
(4 ) 題名中無主題事項, 如《武漢市人民政府公告》。
(5 ) 題名與正文不符, 如題名為《關于在職人員職務調整的通知》, 正文內容卻是有關職稱評定的。
當遇到上述情況時, 就須從檔案正文及其他構成部分分析檔案的主題。
(二) 檔案主題分析方法
1 . 對主題類型的分析
所謂主題, 是指檔案文獻所記載和涉及的具體對象與問題,即檔案的中心內容。
依主題數量分, 檔案主題類型分為單主題與多主題兩種。只記錄或闡述一個事物或一個問題的檔案, 稱單主題檔案, 如經濟作物、檔案館建筑設計等; 論述兩個或兩個以上事物或問題的檔案, 稱之為多主題檔案, 如棉花和大豆的種植與銷售等。對多主題檔案應分解為幾個單主題分別進行分析。
依主題的構成因素分, 可分為單元主題和復合主題。單元主題是指由一個主題因素構成的主題, 如農作物、圖書館等, 論述的是一特定的事物對象或問題, 分析時只須將該主題概念析出即可; 復合主題是指由若干個主題因素結合構成的主題, 如大氣污染的防治、中國機構改革現狀等, 對復合主題須深入分析其結構及主題因素之間的相互關系。
依主題的重要程度分, 分為主要主題和次要主題。主要主題是在檔案主題內容中作者重點論述的主題, 也稱中心主題; 次要主題是在檔案論及的幾個主題中未加重點論述的主題。在進行主題分析時, 應重點分析主要主題, 根據標引的需要對其作充分的提煉, 而對次要主題, 則應根據它的實際標引價值決定其取舍。
依對主題表達的明確程度, 分為顯性主題和隱性主題。顯性主題是作者明確闡述的主題; 隱性主題是作者未直接加以表達,而是隱含于檔案內容之中的主題。對顯性主題的分析較為容易,可根據檔案題名或正文直接提取主題概念, 而隱性主題則易漏標, 須在深入了解檔案內容的基礎上進行分析和提煉。
2 . 對主題結構的分析
主題結構是指構成主題的因素( 主題因素) 以及這些主題因素在主題中的作用和相互關系。單元主題結構簡單, 只由一個主題因素構成, 而復合主題結構復雜, 一般由幾個主題因素構成,因此分析主題結構, 主要是針對復合主題而言。主題因素分為下列五種:
(1 ) 主體因素。即文件或案卷中論述的關鍵性主題概念, 是主題中的核心部分。凡具有獨立檢索意義的主題概念, 都可作為主體因素。如《××縣人民政府關于加強糧食收購工作的決定》,其中的“ 糧食收購工作” 即為主體因素。
(2 ) 通用因素。即構成主題的通用概念。凡是沒有獨立檢索意義的一些主題概念因素, 如研究、方法、設備、總結等, 均為通用因素。它們一般不能作為檢索入口, 在主題中主要對主體因素起細分作用, 用以補充說明主體因素。如“拖拉機的生產規劃” 這個主題中, “規劃” 為通用因素。
(3 ) 位置因素。即檔案所論述的對象所處的空間、地理位置等主題因素, 它對主體因素所在的空間、地理位置起限定作用。如“ 北京市發展鄉鎮企業情況的報告”, 其中“北京市” 為位置因素。
(4 ) 時間因素。即檔案所論述的對象所處的時間范圍的主題因素。如朝代、年代、年度等, 它也對主體因素起限定和修飾作用。如“ ××省人民政府1986 年度工作報告” 其中“1986 年”為時間因素。
(5 ) 檔案類型因素。即表示檔案種類或文件名稱的主題概念, 如會議記錄、指示、通知、報告、通報、命令等。
上述五種主題因素的組配次序如下: A - B - C - D - E, 不同檔案主題所包含的主題因素多少不同, 應根據標引深度的要求選擇應該標引的主題概念。例如“ 中國五期間業經濟體制革究告” 包含了上述五種因素, 如果標引深度規定為3的話, 那么只能選擇“ 工業經濟—經濟體制改革—中國” 進行組配標引。檔案主題概念, 除主體因素不能省略外, 其他因素都可根據要求在標引中略去不標。確定主題結構的過程, 也就是對復合主題進行概念分解的過程。
3 . 對主題因素間相互關系的分析
主題因素之間的相互關系主要有下面幾種:
(1 ) 限定關系。表示事物與事物的某一屬性及方面, 如“ 汽車的保養”。
(2 ) 交叉關系。表示具有概念相交關系的同級事物或對象,如“ 水生哺乳動物”。
(3 ) 應用關系。表示某種學科、原理、方法、材料、設備、工藝等在某方面的應用, 如“ 激光技術在醫學中的應用”。
(4 ) 影響關系。表示某事物對另一事物的影響, 如“ 環境污染對生物的影響”。
(5 ) 因果關系。表示某事物是另一事物的原因或結果, 如“大氣污染的危害”。
(6 ) 比較關系。表示兩個或兩個以上主題因素之間的比較,如“ 國有經濟與個體經濟”。
(三) 檔案主題分析水平及其評價標準
主題分析水平是由主題分析的廣度與深度所決定的。依主題分析的廣度, 可分為宏觀分析和微觀分析。宏觀分析是對檔案的整體主題進行全面分析, 微觀分析是針對檔案的局部主題, 有重點地選取個別主題進行分析。依主題分析的深度, 可分為概括式分析和描述式分析。概括式分析一般只須析出檔案的中心主題,而描述式分析則須對檔案的各個有檢索意義的主題概念進行充分地提煉和選取。
應根據檔案的不同類型、檔案檢索系統的特點及特定的檢索要求, 采取不同的分析角度和方式, 達到相應的分析水平。一般來說, 對普通檔案只需作宏觀分析和概括式分析, 而對科技檔案或其他專門檔案則應作微觀分析和描述式分析。對于采用淺標引的手工檢索系統, 只需析出檔案的整體主題和有較大檢索價值的主題即可, 而對采用深標引的計算機檢索系統, 則要將檔案中論述的全部有檢索價值的主題概念都提煉出來。由于不同的檢索者的檢索要求各異, 應根據檔案內容和檢索者的具體需要, 有針對性地對檔案的主題概念進行取舍, 重點提取與檢索要求相符或密切相關的檔案主題。
評價主題分析質量的標準如下:
(1 ) 主題分析是否適度。應既不遺漏檔案中包含的有檢索價值的主題概念, 又不將無關緊要的內容分析出來。
(2 ) 主題分析是否正確。析出的主題概念應與檔案的實際內容相符。
(3 ) 是否忽視了隱性主題。隱性主題在檔案材料的字面上沒有直接反映, 而是隱含于檔案內容之中, 極易遺漏, 需仔細辨識和提煉。
(4 ) 是否依檢索的具體要求對析出的主題概念進行了取舍。對檔案中包含的與檢索要求無關或關系不大的次要主題概念可以略去。
(四) 檔案主題分析模式
檔案主題分析是一種較復雜的腦力勞動, 受標引人員的主觀因素影響較大, 不同的標引人員對同一檔案主題分析的結果有可能不同, 同一個人在不同時間對同一檔案主題分析的結果也可能有差異。為保證主題分析的質量, 國內外不少學者對文獻主題結構的規律性進行了深入的探索, 提出了不少文獻主題分析的結構模式, 上述對檔案主題結構的分析方法就基于劉湘生提出的主題分面公式, 該主題分面公式已被國家標準《文獻敘詞標引規則》所采用。
不同類型的文獻以及不同的學科專業領域, 其主題結構具有不同的內在規律, 因此, 在通用的文獻主題分析模式的基礎上,應建立適應各類文獻及專業領域的具體的主題分析模式, 使之更易于實施。
檔案在其形成過程、論述方式以及檢索價值等方面都具有不同于一般文獻的特點, 檔案主題分析也有不同于一般文獻的特殊要求, 因此, 在套用通用的文獻主題分析模式的同時, 應建立檔案文獻特有的主題分析模式, 使檔案主題分析水平得以提高。
三、檔案分類標引
(一) 檔案分類標引的基本規則
(1 ) 檔案分類標引須依據檔案分類原則, 以檔案的職能特性及其他特性為依據, 對檔案文件進行周密的主題分析, 查明文件所論述的對象屬什么類別, 不能只憑標題進行分類。
(2 ) 應根據分類表及其使用規則, 辨明類目的確切含義, 不能脫離類目之間的聯系和類目注釋的限定來孤立地判定類目的含義。
(3 ) 檔案分類標引須符合專指性要求, 分入最切合檔案內容的類目, 只有當分類表中無恰當的類目時, 才能分入上位類或相關類, 并作出記錄, 以保證標引的一致性。
(4 ) 檔案分類標引應提供必要的檢索途徑, 為充分發揮檔案的作用創造條件。當一份文件或案卷涉及兩個以上主題時, 可標引一個以上的分類號, 但應防止過度標引, 最多不宜超過三個分類號。
(5 ) 檔案分類標引的內容必須是文件或案卷中比較具體論述了的, 有一定參考價值, 可以成為檢索對象的。具備了上述條件不予標引, 為標引不足; 未具備上述條件而給予標引, 則為標引過度, 總之應進行適度標引, 保證較高的檢索效率。
(二) 檔案歸類方法
檔案內容十分繁雜, 有的只記錄或闡述一個事物或一個問題, 稱單主題檔案; 有的論述兩個或兩個以上事物或問題, 稱之為多主題檔案。單主題檔案又有單元主題和復合主題之分, 復合主題也就是所謂的多因素主題。根據檔案主題不同的情況有不同的歸類方法。
1 . 單主題檔案的歸類
(1 ) 只記錄或闡述一個事物或一個問題, 內容比較專一的單主題檔案, 依其內容的職能性質歸類, 如“ 中共中央關于整黨問題的決定”, 入“A251”。
(2 ) 從不同的方面來論述同一事物的檔案, 應按分類表中有關集中與分散的要求, 歸入相應類目。如“ 棉花種植”, 入“MA12” 農業類, “棉花購銷”, 入“LA311”商業類。
(3 ) 論述同一事物的兩個或兩個以上方面的檔案, 若論述的方面是屬于同一職能同一類別的, 應歸入其上位類, 如“ 知識分子入黨和提干問題”, 入“A2” 組織類; 若屬于不同職能類別的, 依檔案論述的事物的主要方面歸類, 如“ 關于進一步做好市場管理加強物價檢查監督的通知”, 入“J44”物價檢查監督類。
(4 ) 從幾種職能工作角度綜合論述一個主題的檔案, 按其主要職能歸類, 如“工青婦組織和黨政部門關心大齡未婚青年”,入“C191” 民政類。
2 . 多主題檔案的歸類
一份檔案論述兩個或兩個以上主題時, 標引時應分析各主題之間的關系, 確定給予一個或幾個分類號。
(1 ) 并列關系。三個以下并列主題, 應分別給予分類號, 如“關于加強民航保衛與鐵路保衛工作的通知” 分別給予兩個分類號“C3317”和“C3315”。如果并列主題超過三個以上, 又屬于同一上位類, 則歸入其所屬上位類, 如一份檔案論述了函授、夜大、電大、自學考試等內容, 應歸入其上位類“GB8” 成人教育和繼續教育類。
(2 ) 從屬關系。即上下位類關系, 一般歸入上位類, 如“ 職業技術教育與中專教育”, 入“GB5”。如果兩個具有從屬關系主題中重點論述的是較小主題時, 則歸入下位類, 如“ 檔案事業與文書立卷” 重點論述文書立卷歸檔方面的內容, 入“GA933”。
3 . 多因素主題檔案的歸類
(1 ) 因果關系。按結果一方歸類, 如“ 由于忽視航空安全檢查造成××飛機失事的調查報告”, 入“ PC34”。
(2 ) 影響關系。一般按受影響一方歸類, 如“ 新技術革命對檔案事業的影響”, 入“GA93”; 如果論述一事物在各方面影響的則依發生影響的主題歸類, 如“新技術革命的影響與后果”,入“ H111” 科學技術類。
(3 ) 應用關系。按應用到的主題歸類, 如“ 計算機在檔案工作中的應用”, 入“GA93”; 如果是綜合論述一主題在各方面應用的情況則按被應用的方面歸類, 如“ 計算機在圖書情報、檔案工作中的應用”, 入“NK36”。
(4 ) 比較關系。一般按作者所要闡明的主題歸類, 如“ 個體經濟與國民經濟的比較”, 作者重點闡述的是個體經濟, 入“J66”。必要時, 也可將被比較的幾方分別歸類。
(三) 檔案分類標引實例
1 . 建設部關于加強城市規劃工作的通知
主題分析: 單主題, 為單元主題, 直接歸入相應類別即可。
標引結果: R12
2 . 石油化工產品生產管理條例
主題分析: 單主題, 多因素主題, 用專用復分表細分。
標引結果: NR2042
說明: 042” 為“工業專用綜合復分表” 中“ 生產、技術管理” 的復分號, 標引時直接加在主類號后即可。
3 . 新洲縣委、縣政府關于1985 年保衛工作、機要工作的規劃
主題分析: 多主題, 包括兩個并列主題, 即(1 ) 保衛工作規劃; ( 2) 機要工作規劃, 應分別標引。
標引結果: ( 1) C3311 - 32; ( 2) B223 - 32
說明: “ - 32” 為“ 綜合復分表” 中“ 規劃” 的復分號。
4 . 空氣污染對兒童健康影響的調查
主題分析: 多因素主題, 各主題因素之間為影響關系,依受影響一方歸類。
標引結果: GC42 - 61
5 . 激光技術在醫學中的應用專題報告
主題分析: 多因素主題, 各主題因素之間為應用關系,依應用到的一方歸類。
標引結果: GC8
6 . 省(市) 級機關文書處理工作和檔案工作暫行條例
主題分析: 多主題, 即(1 ) 文書處理工作條例; (2 ) 檔案工作條例
標引結果: ( 1) B221 - 13; ( 2) GA933 - 13
說明: 當查到“B225 檔案室工作” 時, 下注“ 宜入GA933”。
7 . 冶金礦山地下建筑設計
主題分析: 單主題
標引結果: NG69193
說明: 此處采用了仿分的方法, “93” 為仿R413 分時所得的“地下建筑” 的分類號。
8 . 紡織機械設備管理辦法
主題分析: 單主題
標引結果: NJ37048∶NV7048
說明: 此處采用了組配編號法, 將紡織機械設備管理集中在“NJ37 專用機械設備” 類, 其中“048” 為工業專用復分號。
9 . 新疆財政狀況統計調查
主題分析: 單主題, 先用“ 綜合復分表” 復分, 再用“中國地區表”復分。
標引結果: KA7 - 33 [ 65 ]
說明: “ [ 65 ]” 為“中國地區表” 中“新疆” 的復分號。
10 . 海洋污染源的調查研究與總結報告
主題分析: 單主題, 具有“ 綜合復分表” 中兩種以上特征的檔案, 選擇其中主要的一種加以復分。
標引結果: TA76 - 61
說明: “ - 61” 為“調查研究” 的綜合復分號。
四、檔案主題標引
(一) 檔案主題標引的一般規則
(1 ) 檔案主題標引必須客觀地、直接地反映檔案論述或涉及的事物和問題, 不應摻雜標引人員的臆測和褒貶。
(2 ) 檔案主題標引應遵循專指性原則, 即選擇詞表中最專指、最恰當的主題詞進行標引, 當詞表中有表達該主題概念的專指詞組時, 不得選用其上位詞或下位詞, 也不得進行組配標引。
(3 ) 當詞表中沒有專指詞時, 應選擇最直接、最關聯的兩個以上的主題詞進行組配標引; 當組配標引不能準確地表達主題概念時, 可選用最鄰近的上位詞或相關詞進行標引; 當用上位詞、相關詞標引也不合適時, 可采用自由詞標引或增詞標引。
(4 ) 選定的主題詞應是詞表中的正式主題詞, 書寫形式要與詞表中的詞形一致, 不能隨意更改或省略。
(5 ) 每一份檔案的標引深度, 原則上應以能準確、完整地表達檔案主題內容, 充分揭示出有檢索意義的檔案信息以及檢索系統的處理能力為依據。一般文件級可標3～8 個主題詞, 案卷級可適當增加。
(6 ) 標引時要注意反映檔案中新論點、新政策、新成果, 盡量向利用者提供更多的信息。
(二) 主題詞組配規則
所謂主題詞的組配, 是指通過兩個或兩個以上主題詞的邏輯組合來表達一復合主題概念。組配標引的規則如下:
(1 ) 組配必須是概念組配, 而不應是字面組配。概念組配基于概念邏輯原理, 重在拆義, 而字面組配以構詞法為基礎, 重在拆詞。如“ 鍵盤樂器的制造”, 這一主題概念應用“ 鍵盤樂器—樂器制造” 進行概念組配, 而不能用”“ 鍵盤—樂器—制造” 單純從字面上組配。判斷是否為概念組配的標準是看被組配的主題詞在單獨使用時會不會產生意義失真和有無檢索意義。
(2 ) 應用詞表中最專指的詞進行組配, 不能越級組配。如“業余學校的組織管理” 應用“業余學校—學校行政” 組配, 而不能用業余大學—學校行政” 也不能用“學校—學校行政” 組配。
(3 ) 如果被組配的詞之間為交叉關系, 用“ ∶” 組配符號,如果是限定關系則用組配符號“ —”。
(4 ) 當復合主題中含有多個主題因素時, 應按其重要程度確定組配的次序, 并根據標引深度的要求對其加以取舍。當標引深度超過規定時, 可略去次要的主題因素。
(5 ) 當一份檔案中有兩個或兩個以上主題, 組配時可能產生假聯系時, 應對每一個主題分別進行組配標引。
(6 ) 組配的結果應概念清楚, 含義確切、專一, 邏輯合理,當組配有可能產生歧義時, 應改用上位詞或相關詞標引, 或增補新詞。
(三) 檔案主題標引實例
1 . 國務院關于加強精神文明建設的通知
主題分析: 單元主題
標引結果: 精神文明建設
2 . 普通高等學校函授教育暫行工作條例
主題分析: 復合主題, 采用方面詞組配標引。
標引結果: 高等學校—函授教育—條例
3 . 國務院關于老干部離休、退休制度的規定
主題分析: 多主題, 分別標引。
標引結果: 1) 老干部—離休制度—規定; ( 2) 老干部—退休制度—規定
4 . 中華人民共和國1987 年國庫券條例
主題分析: 復合主題, 位置因素和時間因素在此不能省略。
標引結果: 國庫券—條例—中國—1987
5 . 1950 年湖北省農業增產計劃草案
主題分析: 復合主題, 位置因素和時間因素略去不標。
標引結果: 1) 農業計劃: 生產計劃—草案; ( 2 ) 生產計劃: 農業計劃—草案
說明: 詞表中無“增產計劃” 一詞, 用其上位詞“ 生產計劃” 標引, 并與“ 農業計劃” 一詞輪排, 提供另一條檢索途徑, “ 草案” 一詞作為檢索入口意義不大, 故不參加輪排。
6 . 1994 年錢塘江水情預報
主題分析: 復合主題, 此處不能省略位置因素和時間因素。
標引結果: 水文預報—錢塘江—1994
說明: 詞表中無“錢塘江” 一詞, 在此作自由詞標引。
7 . 中華人民共和國技術合同法
主題分析: 復合主題, 應標引位置因素。
標引結果: 技術合同法—中國
說明: 詞表中無“ 技術合同法” 一詞, 此為漏收的重要主題概念, 作增詞標引。
8 . 國務院關于違反財政紀律處罰的暫行規定
主題分析: 復合主題, 此處不能省略文件類型因素。
標引結果: 違反財經紀律—懲罰—法規
說明: 文件類型因素標引時一般可以略去, 但具有法規作用的文件名稱和專門性文件名稱一般應當標引。
9 . 火工品可靠性試驗報告
主題分析: 整體主題為“火工品可靠性試驗”; 局部主題為“電雷管可靠性試驗”、“導火索可靠性試驗”、“拉火管可靠性試驗”。
整體標引結果: 火工品—可靠性試驗
全面標引結果: 1) 火工品—可靠性試驗; ( 2 ) 電雷管—可靠性試驗; (3 ) 導火索—可靠性試驗; ( 4) 拉火管—可靠性試驗
補充標引結果: 1) 火工品—可靠性試驗; ( 2 ) 電雷管—可靠性試驗
重點標引結果: 電雷管—可靠性試驗
10 . 關于加強產品質量管理的決定( 全國質量管理工作會議文件之一)
主題分析: 復合主題
標引結果: 1 ) 質量管理—會議文件; (2 ) 產品質量—質量管理
說明: 此處采用了綜合標引與分散標引相結合的方式,在對一次會議形成的系列文件進行綜合標引的同時, 對其中的單份文件進行分散標引。
