檔案學基礎理論概述

理論是科學的生命，無理論無以成科學，檔案學也不例外。檔案學作為一門應用科學，其理論的內容及抽象程度自然有其應用科學的基本特點，而不能與哲學、數學等純理論科學混為一談。檔案學的宗旨是要解決檔案尤其是檔案管理實踐中的原理、原則、方法、技術等方面的理論問題，為人們認識檔案與檔案管理現象、做好檔案管理工作提供理論武器。像大多數應用學科一樣，檔案學的學科內容除檔案與檔案管理現象的一般性知識外，其理論部分大致由兩個層面構成：一是基礎理論層，二是具體操作層。基礎理論層一般被稱為基礎理論，即對學科研究具有普遍的基礎意義的規律性理論問題的探討；具體操作層是指對在某些具體的操作實踐中所特有的規律性、技巧性問題的理論探討。

一、檔案學基礎理論的構成

檔案學基礎理論主要由兩個層面構成：一是對檔案與檔案管理活動的基本理論性認識，如檔案的定義、本質、種類、作用、價值及其規律，檔案管理活動的性質、規律，檔案與檔案管理的歷史發展進程及規律等；二是檔案管理的基本理論，即關于檔案管理的總體性、宏觀性理論問題和檔案管理基本方法、原則的理論探討。這種理論與具體操作層的理論的區別是：它具有普遍性、基礎性，未必能解決具體的操作問題，但卻對具體操作具有基礎性的理論指導意義，對人們深刻思考檔案管理問題具有理論啟示價值。第一層面的檔案學基礎理論問題在前面各章已充分展開，本章則主要講述第二層面即檔案管理的基本理論問題。

二、檔案管理基本理論的主要內容

檔案管理基本理論又稱檔案管理理論，是關于檔案管理活動的總體性、宏觀性理論問題和檔案管理基本方法、原則的理論探討。換句話說，就是對檔案管理活動究竟是怎么回事，檔案總體上究竟應該怎樣管，為什么要這樣管而不能那樣管等基本理論問題的探討。其主要內容除涉及更宏觀層面的問題外，從目前看，大致涉及以下兩個方面：

(一)對檔案管理工作的總體理論認識與剖析 ．

檔案管理工作作為一種管理活動，雖與社會中的其他管理有相同之處，但也有其自身的特殊性。對這一工作的總體理論認識與剖析，可采用不同的理論角度與方法。如可用信息論、系統論、控制論的角度與方法，將其劃分為檔案信息的采集(輸入)、加工、處理、輸出、反饋、調整等環節，并將其總體上作為一個相對獨立的工作系統加以剖析、研究。當然，也可以從檔案管理工作的具體業務操作環節(如收集、整理、保管等)角度進行認識分析。目前，中國檔案界一般是將上述兩種角度、方法結合起來，將檔案管理工作劃分為“八項內容”與“兩大方面”，并將其看做是一個與外界有直接的信息交換和制約關系的開放系統。

將“八項內容”展開，實質上就是檔案管理學的內容。而“兩大方面”(即“實體管理”與“信息內容的開發利用”)的分法則具有宏觀的理論指導意義：第一，它進一步揭示出了二者之間的理論關系，為人們從總體上把握好檔案工作提供了理論指導：實體管理是“手段”和“基礎”，內容信息的開發利用是“目的”及“方向”。管檔案不是單純為了管檔案，而是為了用檔案，但用檔案又離不開手段這個基礎的支撐。中國檔案界在“文化大革命”之前的“基礎工作”與“利用工作”的分法也有同樣的理論功效。第二，它可以解釋檔案管理基本方法上的“二元”現象，即實體管理與內容信息的開發利用分別采用了兩種理論性質不同的基本方法：前者以歷史主義方法為主，或者說基本上只能采用歷史主義的方法；后者則多種方法同時并用，且以邏輯主義方法為主(詳細內容參閱中國人民大學出版社1996年版《檔案管理學(修訂本)》的“導論”)。

(二)對檔案管理基本方法的理論探討

檔案管理的方法存在于檔案管理的各項具體業務操作之中，人類社會的管理活動均是靠各種方法和裝備、工具進行活動并實現其目的的。檔案管理的各種業務性操作中使用的方法是多種多樣且極為復雜的，其根本宗旨都是通過維護檔案的原始性來維護社會歷史的真實面貌。因此，檔案管理的基本方法或核心方法是歷史主義的方法。盡管歷史主義方法在不同歷史時期、不同管理環節上的具體應用有所不同，但它始終是檔案管理的靈魂。

檔案分類是檔案管理的重要方法，而不同的分類方法的管理功能及效果明顯不同。一般認為，分類方法有所謂“歷史主義”與“邏輯主義”兩大流派。“歷史主義”的分法是指根據事物真實的存在狀態與界線對事物所作的直接認定與劃分的方法。如將國家分成省、將大學分成系、將一年分為四季，或將國家分為“南半球國家”和“北半球國家”等。這種分法不是抽象的邏輯性分法，其劃分標準與界線是真實存在的客觀現實(因此又稱為“客觀主義”或“自然主義”的方法)；而“邏輯主義”的分法(即形式邏輯意義上的概念劃分形式)，其基本原理與機制是根據事物抽象的屬性與特征，在觀念中對事物進行分類，并形成概念性的類別。如將人分成男人與女人、好人與壞人，將國家分成社會主義國家、資本主義國家或發達國家、發展中國家等。由于檔案是歷史的原始記錄且形成于各 P237 個具體的社會組織與個人的社會實踐活動之中，人們保存和使用檔案的目的也在于考證史實、保持歷史事實的本來面貌，所以，其實體管理一般只能采用歷史主義的分法或以歷史主義分法為主。如將其直接認定為具體的全宗、工程項目，將全宗內文書檔案直接分為具體的年度、機構類等。而檔案的信息則有多向成類性，且人們對其的需求也是多種多樣的，所以，對檔案信息的分類則是多種方法同時并用，一般以邏輯主義方法為主，同時也常常需要兼顧檔案文件之間的歷史聯系，輔之以歷史主義的方法。

來源原則是歷史主義方法在檔案管理中的具體應用。這一原則是人們在實踐中對檔案管理方法進行深刻反思的基礎上形成并逐漸被世界各國所接受的，其思想理論內涵極其深刻，所以引起了各國檔案界廣泛持久的發掘、探討。無論是其早期的雛形，還是演變發展中的各種形態，乃至20世紀90年代出現的“新來源觀”，都從來沒有離開過歷史主義的方法論。從尊重檔案形成過程中的有機聯系，到注重文件的形成過程和背景；從通過實體集合來反映文件之間的有機聯系，到使用元數據來記錄文件的結構和背景信息，其實質都是尊重歷史，維護歷史記憶的真實和可靠。

文件生命周期理論是一個從宏觀角度分析、研究文件與檔案管理問題的理論，它將文件與檔案在社會實踐中的作用及其運行和轉化看做一個類似生命現象的周期性過程，突出強調了文件與檔案運行、管理活動的整體性與有機連續性，為實現所謂“文檔一體化管理”奠定了理論基礎。因此，它也迅速在各國傳播并被人們所接受，引起了人們對其進行深入理論發掘、探討的興趣。文件生命周期理論的實質在于探尋客觀存在的文件運動規律，并以此作為確定文件、檔案管理體制、管理方法的依據，其歷史主義內核不言而喻。

檔案鑒定是檔案管理的重點和難點之一，是一項充滿復雜性與困惑性的工作。在長期的實踐和研究中，中外檔案鑒定理論日益趨同的基點就是必須采用歷史主義的方法。20世紀八九十年代形成的“社會分析與職能鑒定論”、“文獻戰略”和“宏觀鑒定戰略”等，它們一個鮮明的共同點是主張將檔案所反映的歷史事實的重要程度作為判定檔案價值的依據，而不是根據檔案形成者或利用者的某種需要，其實質正是歷史主義的方法和理念。